Tendances de la transformation numérique

Votre entreprise grandit, super.

Votre liste de clients ne cesse de s’allonger, incroyable.

Vos papiers, documents et contrats s’accumulent… Pas bon.

Un système de gestion documentaire est une solution évolutive et efficace à ce problème.

Qu’est-ce que la gestion documentaire ?
La gestion documentaire est essentiellement le processus au cours duquel vous organisez, stockez, suivez et contrôlez les données de votre entreprise, telles que les documents, les visuels et autres fichiers.

La gestion documentaire prend en charge les documents dès leur capture, jusqu’à leur suppression ou destruction une fois qu’ils ne sont plus utiles ou ont atteint la fin de leur cycle de vie. Cependant, elle inclut également le stockage, la modification et le partage de documents.

Lorsque les entreprises sont petites, vous pouvez gérer facilement vos documents vous-même avec un système papier ou en les organisant directement dans des dossiers sur vos serveurs.

Cependant, lorsque l’entreprise grandit et devient plus complexe, le nombre de documents à traiter quotidiennement augmente également.

Ainsi, vous devrez recourir à un système de gestion documentaire (SGD) pour suivre vos documents de manière efficace.

Qu’est-ce qu’un SGD ?
Un SGD est un système de gestion documentaire, autrement dit un logiciel chargé de stocker et de gérer tous les documents de votre entreprise : présentations, contrats, plans d’affaires, etc.

Il offre une plateforme centralisée où les documents peuvent être capturés, organisés, indexés et stockés en toute sécurité pour une récupération et une collaboration facilitées.

Les systèmes de gestion documentaire sont généralement déployés dans le cloud, afin de constituer une option évolutive. Peu importe la croissance de votre volume de documents, votre système peut suivre.

En utilisant un SGD puissant, vous pouvez intégrer l’ensemble de votre pile d’outils afin de ne jamais quitter la plateforme, et ainsi accroître l’efficacité.

Fonctionnalités d’un SGD

Qu’est-ce qui différencie un SGD d’applications comme Google Drive, où vous pouvez simplement organiser vos documents dans différents dossiers ?

Oui, un SGD stocke toutes vos données dans des classeurs numériques, mais de nombreuses autres fonctionnalités en font une option plus efficace pour vos besoins de gestion documentaire.

Voici quelques fonctionnalités indispensables :

Flux de travail avancés et personnalisés
L’un des atouts majeurs des SGD et des ECM est la possibilité d’ajouter un flux de travail personnalisé à chaque type de document.

Qu’est-ce que cela signifie exactement ?

Un flux de travail est essentiellement les étapes qu’un document particulier doit suivre avant d’être considéré comme terminé.

Voici un exemple pratique : vous recevez une proposition d’embauche.

Cette proposition doit être révisée par les RH et le PDG, puis envoyée à la comptabilité pour vérifier la rémunération. Une fois révisée, la proposition retourne à l’émetteur initial.

Après confirmation, un contrat doit être rédigé, à nouveau examiné par différents départements pour confirmer les détails, ajouter des signatures, tampons, etc.

Une fois le contrat signé, il peut être finalisé et archivé.

Si vous optez pour un ECM tel que Dokmee, vous pouvez concevoir ces flux de travail vous-même, obtenir l’assistance de l’équipe ou faire construire un flux de travail avancé et personnalisé pour votre entreprise.

Options pour renforcer la sécurité
Particulièrement dans les grandes entreprises avec des documents sensibles, tout le monde ne doit pas avoir accès aux mêmes fichiers et données.

Il est donc essentiel que votre système de gestion documentaire vous permette d’octroyer à vos collaborateurs des droits de consultation, de modification ou un contrôle complet sur les documents pertinents.

De plus, certains logiciels, comme Dokmee, proposent d’ajouter des filigranes à vos documents afin de garantir leur protection.

Fonction de rétention des fichiers
Les fichiers s’accumulent et il est très facile de submerger votre logiciel avec des documents inutiles.

Une fonction de rétention permet de définir des conditions spécifiques pour supprimer, archiver ou déplacer les fichiers dans une corbeille de rétention lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

Par exemple, vous ne souhaitez probablement pas conserver des factures reçues il y a 10 ans. Vous pouvez donc instaurer une règle : après 7 ans sans ouverture, la facture est supprimée définitivement.

Cela vous permet de garder des données propres et pertinentes sans avoir à parcourir des fichiers à supprimer manuellement.

Indexation et étiquetage par métadonnées
L’indexation et l’étiquetage par métadonnées vous permettent d’organiser, retrouver et extraire efficacement vos documents.

L’indexation ajoute des attributs à vos documents (type, projet, nom, numéro d’ID, etc.) pour affiner vos recherches.

Les métadonnées ajoutent des informations descriptives comme mots-clés ou sujets.

Combiner indexation et métadonnées transforme un fichier statique en un atout dynamique, facilement catégorisé, filtré et géré tout au long de son cycle de vie.

Intégrations puissantes
Avec une intégration de qualité, votre SGD permet bien plus que consulter des documents.

Les intégrations facilitent les workflows sans changer d’outil et limitent le risque de perte de documents.

Parmi les intégrations courantes :

→ Outils de productivité : Microsoft Office 365 ou Google Workspace
→ Plateformes de messagerie
→ CRM
→ Outils de signature électronique

Visionneuse et éditeur de documents performant
Vous devez pouvoir consulter efficacement tous vos documents directement depuis votre SGD, dans n’importe quel format.

En outre, il est utile de pouvoir les modifier facilement.

Signer, tamponner, compléter ou joindre d’autres fichiers -- si vous devez quitter votre logiciel, votre efficacité en sera affectée.

SGD vs ECM

Un logiciel de gestion documentaire permet de capturer, stocker et indexer les documents pour un stockage et une manipulation simplifiés.

Pour les petites entreprises, un SGD suffit et peut considérablement améliorer l’efficacité.

Cependant, pour une entreprise plus grande ou complexe, un ECM est préférable :

• Il inclut toutes les meilleures fonctionnalités d’un SGD,

• Ajoute la gestion de contenu web, social, archivage des emails, gestion des actifs numériques, automatisation des workflows et plus encore,

• Améliore les intégrations (CRM, etc.).

Fonctionnalité	SGD	ECM
Stockage de documents	✔️	✔️
Contrôle des versions	✔️	✔️
Recherche & récupération	✔️	✔️
Automatisation des workflows	❌/Limitée	✔️
Conformité & gestion des archives	❌/Limitée	✔️
Intégration aux systèmes d’entreprise	❌/Limitée	✔️
Gestion du cycle de vie	❌	✔️
Gestion de contenu Web	❌	✔️

Fonctions d’un SGD

Un SGD remplit cinq fonctions principales :

Capture documentaire
Il s’agit d’intégrer vos documents dans le système, qu’il s’agisse de numérisation, d’importation ou d’envoi dans la plateforme.

Stockage documentaire
Les documents sont conservés dans des classeurs numériques, accessibles à tout moment, avec organisation intelligente via champs personnalisés (date, type, département, client, ID, etc.).

Modification documentaire
De nombreux SGD offrent des fonctionnalités de modification légère (contrôle de versions, annotations, tampons, signatures, workflows check-in/out), garantissant que les utilisateurs ne se chevauchent pas et accèdent toujours à la version la plus récente.

Un ECM permet davantage d’édition in-app pour une création d’équipe plus fluide.

Récupération documentaire
La grande force d’un SGD est la rapidité de recherche et de récupération. Vous n’avez plus besoin de connaître le nom ou l’emplacement du fichier, il suffit de chercher par mot‑clé, filtres, ou d’utiliser l’OCR pour les documents scannés.

Archivage, rétention ou suppression documentaire
Quand les documents atteignent la fin de leur cycle actif, le SGD les archive en format sécurisé en lecture seule, conforme aux réglementations, tout en ménageant l’espace actif. Vous pouvez définir des règles d’archivage ou de suppression selon le temps écoulé depuis la réception, l’ouverture ou la modification.

Avantages d’un SGD

Implémenter un SGD améliore l’efficacité, l’organisation et la collaboration :

• Gain de temps et d’espace : fini le fouillis de dossiers papier ou numériques.

• Flux de travail automatisés : notifications, validations, signatures, retours rapides.

• Audit simplifié : recherche rapide, trace d’audit horodatée, contrôle des versions.

• Sécurité renforcée : gestion des accès, traçabilité des consultations, protection des données sensibles.

• Communication optimisée : centralisation des documents, collaboration en temps réel, transparence.

• Réduction des erreurs humaines : workflows programmés pour que rien ne soit oublié.

Où déployer un SGD ?

Selon vos besoins :

SGD auto‑hébergé
Installé sur vos serveurs : contrôle total sur les données, sécurité, conformité, mais nécessite maintenance, sauvegarde et ressources IT.

SGD dans le cloud
Accessible en tout lieu : mises à jour automatiques, sauvegardes, évolutivité, et sécurité fournisseur. Idéal pour équipes distribuées, support IT limité.

SGD hybride
Combine auto‑hébergé et cloud : les documents sensibles restent sur site, les moins critiques sont stockés dans le cloud. Très utilisé dans la finance, la santé, le secteur juridique.

Qui a besoin d’un SGD ?

Tout secteur manipulant de gros volumes de données, en particulier :

• Secteur public & gouvernement : gestion des registres, FOIA, audits publics.

• Industrie manufacturière : conformité, propriété intellectuelle, procédures internes.

• Commerce & e‑commerce : contrats, bons de commande, catalogues produits.

• Immobilier & construction : plans, permis, documentation de projets.

• Juridique : dossiers, contrats, communications sensibles.

• Finance & banque : conformité réglementaire, dossiers clients, états financiers.

• Éducation : dossiers étudiants, accréditations, fichiers administratifs.

• Santé : dossiers patients, assurances, conformité HIPAA, efficacité des flux.

3 meilleurs systèmes de gestion documentaire

Bien qu’il existe de nombreux outils de gestion documentaire (SGD), voici quelques-uns de nos préférés :

Dokmee
DocuWare
Laserfiche

Avec ces brèves présentations, nous vous aidons à choisir celui qui convient le mieux à vos besoins.

Dokmee
Dokmee est une solution ECM et SGD basée sur le web, qui gère tous vos documents, à la fois en local et dans le cloud.

Vous pouvez stocker tous vos fichiers dans des classeurs numériques et les retrouver rapidement et facilement grâce à ses fonctions d’indexation. Vous pouvez également modifier, tamponner et signer vos documents sans quitter l’application, et ajouter des pages supplémentaires grâce au système glisser-déposer.

Dokmee vous offre un contrôle total et une grande liberté sur tous vos fichiers et droits, et comprend de nombreuses couches de sécurité, y compris des filigranes personnalisés.

De plus, une fonctionnalité d’audit permet d’enregistrer qui ouvre, modifie ou envoie un document.

Avec Dokmee, vous pouvez créer des flux de travail complexes manuellement, ou notre équipe peut les construire pour vous.

Source : Dokmee

✅ Avantages

• Disponible dans la plupart des langues

• Fonctionnalités de sécurité avancées

• Intégrations solides (DocuSign, Salesforce, Microsoft Office 365…)

❌ Inconvénient

• La fonctionnalité de formulaires est en version bêta

DocuWare
DocuWare est une plateforme de gestion documentaire et d’automatisation des workflows conçue pour les entreprises de taille moyenne à grande.

DocuWare permet aux utilisateurs de numériser, organiser et gérer les documents via une solution cloud ou locale.

Parmi ses fonctionnalités, on trouve le stockage documentaire, le traitement intelligent des documents et l’automatisation de workflows personnalisables.

DocuWare s’intègre à des systèmes tels que Microsoft Office, Outlook, ainsi que divers ERP et CRM.

Source : G2

✅ Avantages

• Workflows et tableaux de bord personnalisables

• Pistes d’audit

• Solution évolutive

❌ Inconvénients

• Courbe d’apprentissage élevée

• Fonctionnalité hors ligne limitée

• Application mobile basique

Laserfiche
Laserfiche est une plateforme de gestion documentaire et d’automatisation des processus métier alimentée par l’intelligence artificielle. Elle propose des workflows, des formulaires électroniques, la gestion de documents et des outils d’analyse.

Laserfiche permet de capturer, stocker et organiser du contenu tout en automatisant des processus tels que les validations, l’intégration des nouveaux employés et le suivi de la conformité.

Le système est disponible en local et dans le cloud.

Source : Laserfiche

✅ Avantages

• Interface visuelle conviviale

• Outils de conformité et pistes d’audit

• Communauté d’utilisateurs active

❌ Inconvénients

• La version cloud est moins complète

• Coût élevé des licences et de l’implémentation

• Intégrations limitées

Alors, devez-vous utiliser un système de gestion documentaire ?

En bref, oui.

Dans toutes les entreprises, les documents s’accumulent, et les gérer soi-même sur son ordinateur est inefficace et chronophage.

Que peut faire un SGD pour votre entreprise ?

✔️ Stocker vos documents
✔️ Mettre en place des workflows personnalisés
✔️ Archiver ou supprimer des fichiers
✔️ Modifier, signer, tamponner et envoyer
✔️ Unifier votre équipe et votre entreprise

… et bien plus encore.

Si vous êtes prêt à gérer vos documents avec un SGD ou un ECM, découvrez Dokmee et demandez une démo !