DocuWare est l’un des systèmes de gestion de contenu d’entreprise (ECM) les plus populaires du marché.
Cependant, cela ne signifie pas qu’il s’agit de la seule, ni de la meilleure option pour vous.
Si vous recherchez des alternatives à DocuWare, vous êtes au bon endroit.
Qu’est-ce que DocuWare ?
DocuWare est un système de gestion documentaire et une plateforme d’automatisation des workflows fondé en 1988.
Depuis sa création, il a beaucoup évolué et figure aujourd’hui parmi les DMS les plus utilisés. Il propose de nombreuses fonctionnalités telles que la capture de documents, la recherche en texte intégral, le contrôle des versions et les pistes d’audit.
DocuWare est particulièrement apprécié pour son interface intuitive, ses capacités d’automatisation et son accent mis sur la sécurité et la conformité.
Ses fonctionnalités sont organisées autour de 3 piliers principaux :
Capture de documents
DocuWare capture automatiquement les documents depuis des scanners, des e-mails, Microsoft Office, des flux d’impression, des dossiers Windows, Outlook, Teams et SAP.
Il utilise l’indexation intelligente basée sur l’IA et la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire les métadonnées. Il propose aussi des formulaires web, la reconnaissance de codes-barres et l’enrichissement des données depuis des systèmes externes.
Gestion des workflows
La plateforme propose une automatisation native des processus avec conception par glisser-déposer, routage des tâches, règles d’escalade, délais, procurations et workflows de suppression pour la gestion des politiques de rétention.
Elle prend en charge l’édition numérique, le contrôle des versions, les signatures électroniques, les tableaux de bord et l’intégration iPaaS avec plus de 1 000 systèmes cloud.
Recherche flexible (via métadonnées)
DocuWare permet une recherche flexible via les métadonnées et le texte intégral, ainsi qu’un accès mobile via iOS et Android.
Parmi ses fonctionnalités : affichage en mode classeur, partage intelligent via liens ou Teams, regroupement de documents, vues liées et permissions avancées selon les rôles.
Même si DocuWare offre de nombreuses fonctionnalités puissantes, ce n’est pas toujours la meilleure option selon les besoins de chaque organisation.
Voici donc 5 alternatives que nous jugeons plus adaptées dans certains cas.
Les 5 Meilleures Alternatives à DocuWare
DocuWare fait partie des premiers systèmes de gestion documentaire, ce qui en fait un choix populaire.
Cependant, de nombreux utilisateurs estiment qu’il manque certaines fonctionnalités essentielles.
Voici donc 5 alternatives à considérer sérieusement :
| Alternative |
Atout Principal |
Idéal Pour |
| Dokmee |
Indexation IA + routage basé sur des règles |
Moyennes et grandes entreprises cherchant un DMS simple et automatisé |
| Laserfiche |
Workflows low-code + tarification transparente |
Secteurs réglementés, grandes entreprises |
| SharePoint |
Intégration avec l’écosystème Microsoft |
Environnements Microsoft 365 |
| DocuShare |
IA avancée + déploiements multiples |
Organisations à forte charge de numérisation |
| M‑Files |
Basé sur les métadonnées + alertes doublons |
Besoins à fort volume et centrés sur les métadonnées |
Dokmee
Qu’est-ce que Dokmee ?
Dokmee est un système de gestion documentaire (DMS) et de gestion de contenu d’entreprise (ECM) avec une interface épurée, conçu pour aider les entreprises à capturer, stocker, gérer et retrouver leurs documents numériques.
Fonctionnalités principales :
Dokmee permet aux équipes de collaborer efficacement en assurant un accès à jour et centralisé à tous les documents de l’entreprise.
Utilisé dans de nombreux secteurs (gouvernement, fabrication, RH, juridique, santé, finance, éducation, immobilier), Dokmee sert de dépôt centralisé où les utilisateurs peuvent numériser, téléverser et indexer des documents pour un accès rapide.
Son système d’indexation intelligente permet de taguer les fichiers avec des métadonnées et de les retrouver via la recherche en texte intégral. Son OCR transforme les images en texte éditable et consultable.
Pourquoi est-ce mieux ?
Dokmee se distingue par son agilité, son rapport qualité-prix et sa facilité d’utilisation, en particulier pour les PME qui privilégient la rapidité, la simplicité et la personnalisation.
Contrairement à DocuWare, Dokmee offre une expérience plus intégrée avec l’automatisation des workflows, les pistes d’audit et la gestion de la rétention. Il propose des modules séparés pour la capture et l’OCR, afin de ne payer que ce dont vous avez besoin.
L’un de ses plus grands atouts est son indexation assistée par IA, qui organise automatiquement les documents selon leur contenu et des règles définies par l’utilisateur.
Son interface intuitive nécessite peu de support technique. En comparaison, DocuWare peut exiger une formation spécialisée ou l’intervention de consultants externes.
Dokmee est également reconnu pour son support client réactif et personnalisé.
Pour qui ?
Idéal pour les entreprises de taille moyenne à grande dans des secteurs comme l’informatique, la santé, le BTP, le marketing et autres, cherchant un DMS intuitif et évolutif avec une bonne automatisation des processus.
Laserfiche
Qu’est-ce que Laserfiche ?
Laserfiche est une plateforme ECM et d’automatisation des processus métier qui utilise l’intelligence artificielle pour la gestion et la capture documentaire.
Elle propose des outils tels que : capture intelligente, indexation par métadonnées, formulaires électroniques, gestion des enregistrements, automatisation des workflows et stockage sécurisé des fichiers.
Disponible en version cloud ou sur site, Laserfiche offre une flexibilité aux entreprises tout en gardant un contrôle centralisé sur les contenus sensibles.
Ses réglages de permissions granulaires, ses pistes d’audit et ses fonctionnalités de conformité en font une option de choix pour les secteurs fortement réglementés comme HIPAA, FERPA ou FINRA.
Elle propose également un « Solution Marketplace » avec des modèles de workflows que vous pouvez utiliser ou personnaliser, comme sur DocuWare.
Pourquoi est-ce mieux ?
Par rapport à DocuWare, Laserfiche se démarque par ses outils d’automatisation low-code/no-code, permettant aux utilisateurs de créer des workflows complexes sans compétences techniques poussées.
Son modèle de tarification transparent évite les coûts cachés typiques des systèmes modulaires comme DocuWare, et facilite la planification budgétaire.
Elle offre des intégrations natives avec Microsoft 365, Salesforce et divers systèmes ERP ou bancaires, assurant une circulation fluide des données.
Laserfiche est également reconnue pour sa facilité d’utilisation, son support client et sa rapidité de déploiement.
Pour qui ?
Parfait pour les entreprises de taille moyenne à grande dans les secteurs réglementés qui ont besoin de conformité, de scalabilité et de contrôle des processus.
Les administrations, établissements scolaires, institutions financières, organisations de santé et départements RH figurent parmi ses utilisateurs clés.
SharePoint
Qu’est-ce que SharePoint ?
Microsoft SharePoint est une plateforme ECM et de collaboration permettant de gérer des documents et de favoriser la communication interne et le travail d’équipe.
Disponible via Microsoft 365 (SharePoint Online) ou sur site (SharePoint Server), il sert de référentiel documentaire et d’intranet dynamique.
Il prend en charge : stockage centralisé, contrôle d’accès basé sur les rôles, versioning automatique, coédition de documents et recherche puissante, le tout intégré aux outils Microsoft comme Word, Excel, Outlook, Teams et OneDrive.
Il permet également de créer des sites personnalisés pour les équipes ou départements, sans avoir besoin de coder.
Pourquoi est-ce mieux ?
Si vous utilisez déjà les outils Microsoft, SharePoint s’intègre parfaitement, vous permettant de consulter, modifier et partager des documents dans un environnement familier.
Contrairement à DocuWare, centré sur les flux documentaires, SharePoint agit comme un hub collaboratif avec forums de discussion, listes de tâches, wikis et sites d’équipe. Il prend aussi en charge Power Automate pour automatiser les workflows sans outils tiers.
Grâce à son API et son modèle d’applications, SharePoint permet des extensions personnalisées ou des intégrations avec des outils tiers pour la gestion des enregistrements, l’audit ou la recherche avancée.
Il est très évolutif et peut convenir aussi bien à des petites équipes qu’à des multinationales.
Tandis que DocuWare peut nécessiter des modules ou licences supplémentaires, SharePoint inclut souvent ces fonctionnalités dans l’abonnement Microsoft 365.
Pour qui ?
Idéal pour les organisations déjà intégrées à l’écosystème Microsoft, cherchant à centraliser la gestion documentaire, la collaboration et la communication.
Particulièrement utile pour les équipes qui partagent des documents, gèrent des projets ou publient sur un intranet. Les secteurs juridiques, éducatifs, financiers ou IT en tirent un grand avantage.
Cependant, si vous avez besoin d’une solution ECM complète, vous pourriez envisager DocuWare ou Dokmee.
Xerox DocuShare
Qu’est-ce que DocuShare ?
Xerox DocuShare est une plateforme ECM conçue pour simplifier la capture, la gestion, le stockage et la recherche de documents.
Disponible en version cloud (DocuShare Flex) ou sur site (DocuShare Enterprise), elle propose : capture intelligente, classification automatique, partage sécurisé, recherche de contenu, gestion des enregistrements, automatisation des workflows et suivi de conformité.
DocuShare permet la numérisation des documents via des imprimantes multifonctions Xerox et des applications mobiles, les envoyant directement vers les workflows définis.
Grâce à son organisation par métadonnées et ses outils d’indexation avancés, elle est idéale pour les entreprises gérant de grands volumes de données non structurées.
Pourquoi est-ce mieux ?
En tant que pionnier des DMS, DocuShare bénéficie d’années de développement et de retours utilisateurs.
Contrairement à DocuWare, qui nécessite souvent plusieurs modules, DocuShare intègre nativement la classification IA, le contrôle de versions, l’ingestion en masse et l’automatisation basée sur les métadonnées.
Son intégration avec les imprimantes Xerox en fait un atout majeur pour les entreprises souhaitant relier facilement les processus papier aux workflows numériques.
Il propose également des permissions détaillées, du chiffrement, des pistes d’audit et une conformité aux normes HIPAA, GDPR ou FINRA.
Pour qui ?
Idéal pour les moyennes et grandes entreprises dans les secteurs réglementés (santé, éducation, finances, administration publique) ayant besoin de fonctionnalités avancées en sécurité, classification et automatisation.
M-Files
Qu’est-ce que M-Files ?
M-Files est un système DMS et ECM moderne, basé sur les métadonnées, qui vous aide à organiser, accéder et automatiser vos documents.
Il utilise une logique de “coffre-fort” qui classe les documents selon leur nature (facture, contrat, rapport), et non leur emplacement.
Ainsi, vous retrouvez facilement les fichiers via des métadonnées comme le projet, le client, la date ou le type de document, peu importe où ils sont stockés.
Parmi ses fonctionnalités : contrôle des versions, reconnaissance IA, automatisation des workflows, signatures électroniques et collaboration en temps réel.
Il s’intègre à Microsoft Office, Outlook, Teams, SharePoint, Salesforce, ainsi que divers CRM et ERP.
Pourquoi est-ce mieux ?
Par rapport à DocuWare, M-Files propose une approche plus intuitive et intelligente de la gestion documentaire.
Grâce à son architecture basée sur les métadonnées, les documents ne se perdent plus dans des dossiers imbriqués. La détection des doublons, le versioning automatique et les pistes d’audit garantissent l’accès à l’information la plus à jour.
Son "Intelligent Metadata Layer" (IML), basé sur l’IA, permet de taguer et relier automatiquement les documents, même ceux stockés dans des systèmes externes (Google Drive, SharePoint, etc.), sans besoin de migration.
Alors que DocuWare requiert des modules séparés, M-Files propose un modèle tarifaire modulaire unifié, plus facile à adapter.
Pour qui ?
Idéal pour les entreprises de taille moyenne à grande avec un grand volume de documents et des exigences strictes en matière de versioning, conformité et permissions.
Particulièrement adapté aux secteurs juridique, financier, architecture, ingénierie, fabrication et services professionnels.
Quelle est la meilleure solution ?
Cela dépend de vos besoins spécifiques. Le meilleur DMS est celui qui simplifie vos processus documentaires et favorise la collaboration.
Cependant, si vous recherchez une solution avancée qui :
✔️ propose une liberté de déploiement
✔️ trace toutes les actions via des pistes d’audit
✔️ offre une personnalisation complète des rôles et permissions
✔️ inclut la capture documentaire et l’OCR
✔️ s’intègre parfaitement à d’autres outils
… alors Dokmee est un excellent choix !
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