Votre entreprise est en pleine croissance et vous ne pouvez plus dépendre d’une gestion documentaire obsolète.
Cependant, migrer l’ensemble de vos documents vers un système de gestion documentaire moderne peut soulever certaines questions :
Où iront mes documents ? Où est hébergé un DMS ? Comment puis-je migrer mes documents sans en perdre ?
Pas d’inquiétude, vous pouvez effectuer la transition en 7 étapes simples.
Où pouvez-vous implémenter un DMS ?
Avant de commencer à mettre en œuvre et déployer votre DMS ou système ECM, vous devez décider du type de déploiement que vous allez choisir.
Que signifie cela ?
En fonction de la sensibilité de vos documents, vous devrez personnaliser votre système de gestion documentaire.
Autrement dit, si vous gérez des données extrêmement sensibles, par exemple dans une institution gouvernementale ou une banque, vos documents devront être stockés sur des serveurs locaux — un déploiement sur site.
Si vous traitez d’autres documents qui doivent rester sécurisés, mais que votre équipe est répartie dans le monde entier (comme c’est le cas pour les cabinets comptables ou les entreprises industrielles), vous pouvez héberger vos documents dans le cloud. Il s’agit d’un déploiement également très sécurisé, accessible à tout moment et de n’importe où (par les utilisateurs autorisés, bien sûr).
Si vous gérez à la fois des documents sensibles et d'autres moins critiques, vous pouvez opter pour un système hybride qui vous permet de stocker les informations sensibles sur vos serveurs locaux, et le reste dans le cloud.
| Type de déploiement |
Contrôle |
Coût |
Scalabilité |
Idéal pour |
| Cloud |
Faible |
Faible |
Élevée |
Startups, équipes à distance, peu de charge IT |
| Sur site |
Élevé |
Élevé |
Modérée |
Secteurs réglementés, organisations sensibles aux données |
| Hybride |
Modéré |
Modéré |
Élevée |
Entreprises avec des besoins d’infrastructure mixtes |
Déploiement dans le cloud
Comme mentionné, un DMS ou ECM cloud est hébergé sur des serveurs distants sécurisés et accessible via Internet.
Cette méthode offre plusieurs avantages, à commencer par l’accessibilité. La plupart des entreprises ont un grand pourcentage de travailleurs à distance. Puisqu’il n’est pas possible de se rendre physiquement dans leurs bureaux, il est crucial que tout le monde ait un accès immédiat à la même version des documents en même temps.
Le déploiement cloud est également idéal pour les startups, car il s’agit d’une méthode très évolutive qui ne nécessite pas un investissement initial important ni une équipe informatique dédiée. Vous commencez avec un système plus petit qui peut évoluer avec la croissance de votre entreprise.
Quand un déploiement cloud n’est-il pas une bonne idée ?
Lorsqu’il ne respecte pas les réglementations de sécurité.
Bien que vos documents soient en sécurité, les informations plus sensibles ont généralement besoin de protections supplémentaires.
Déploiement sur site
Un déploiement sur site signifie que votre DMS est installé et hébergé sur des serveurs physiques situés au sein de votre organisation.
Cela nécessite un investissement initial plus important et une équipe informatique dédiée chargée de l’entretien et de la maintenance de votre infrastructure.
Ce type de déploiement vous offre un contrôle absolu et total sur tous les aspects de votre infrastructure documentaire, les politiques de sécurité, et les accès.
Avoir votre DMS hébergé sur site est parfait pour les industries qui gèrent des données sensibles, telles que la santé, les administrations publiques ou les secteurs juridiques qui doivent se conformer aux normes HIPAA et FINRA.
Déploiement hybride
Un déploiement hybride combine des déploiements sur site et dans le cloud, ce qui signifie que vous décidez quels documents sont hébergés sur vos serveurs locaux et lesquels sont accessibles via Internet.
Le principal avantage de ce système est de pouvoir combiner le contrôle et la conformité des systèmes sur site avec la flexibilité et la personnalisation d’un déploiement cloud.
Veillez à adapter votre infrastructure aux besoins de votre entreprise, aux niveaux de sécurité et aux contraintes budgétaires.
Ce type de déploiement est idéal pour les entreprises en transition vers le cloud, ou pour les cabinets d’avocats, par exemple.
Comment implémenter un DMS étape par étape
Une fois que vous avez décidé où vous souhaitez héberger votre système de gestion documentaire et, en cas de déploiement hybride, quels documents seront dans le cloud et lesquels seront sur site, vous pouvez commencer votre mise en œuvre.
Vous pouvez déployer votre DMS en suivant 7 étapes simples et claires.
Étape 1 : Évaluer la nature de vos documents
Avant tout, assurez-vous de bien connaître les documents que votre organisation traite.
Comment ces documents sont-ils créés ? Où sont-ils stockés ? Qui y a accès ?
Une fois que vous savez quels documents votre organisation gère, cartographiez leurs flux de travail et évaluez qui les contrôle.
L’essentiel à ce stade est aussi de noter vos points douloureux actuels, comme les problèmes de contrôle de versions, les risques de sécurité, les fichiers perdus, les lacunes en matière de conformité, etc.
Étape 2 : Définir vos besoins et objectifs
Décidez quels problèmes vous souhaitez résoudre et comment votre DMS va y répondre.
Assurez-vous d’établir les fonctionnalités incontournables que votre DMS doit posséder pour résoudre vos points douloureux. Celles-ci peuvent inclure :
- OCR et capture automatisée de documents
- Indexation avancée et métadonnées
- Contrôle d’accès des utilisateurs
- Automatisation des flux de travail
- Options de déploiement
- Logiciel de formulaires électroniques
- Signature électronique
- Intégrations
Étape 3 : Choisissez le bon outil
Avec vos objectifs et fonctionnalités nécessaires en tête, vous pouvez commencer à chercher un DMS (si vous n’en avez pas déjà trouvé un qui vous convient).
Créez une checklist avec vos objectifs et fonctionnalités, et assurez-vous que votre DMS répond à toutes vos exigences. N’hésitez pas à demander des démonstrations pour être sûr de faire le bon choix.
Veillez à lire des avis, comme cette critique de Dokmee, ainsi que les commentaires des utilisateurs sur différents outils pour voir comment ces outils ont fonctionné pour d’autres.
Évaluez la scalabilité, les options d’intégration (ERP, CRM), le modèle de licence et le support fournisseur.
Étape 4 : Préparez votre déploiement et la transition
Avant de commencer la migration de vos documents, créez une feuille de route détaillée de votre migration.
Celle-ci doit inclure les phases de déploiement telles que la phase pilote, le déploiement large et la phase d’expansion.
Planifiez vos mesures de sécurité, notamment en définissant quels utilisateurs peuvent consulter, modifier ou gérer différentes catégories de documents, ainsi qu’en établissant des permissions alignées avec les besoins métier.
À ce stade, l’intégration de la gouvernance des données est essentielle. Établissez une claire propriété des données, des standards de classification et des politiques de gestion du cycle de vie pour maintenir l’intégrité, la sécurité et la conformité des données aux règlements internes et externes.
Définissez un calendrier détaillé pour chaque phase de déploiement, avec des responsabilités clairement définies pour tous les membres de l’équipe impliqués.
Étape 5 : Migrez vos documents
C’est l’étape la plus délicate du processus : déplacer tous vos documents.
Commencez par effectuer un audit détaillé des fichiers afin d’identifier et de supprimer les documents non pertinents. Ce processus de nettoyage réduit l’encombrement et garantit que seuls les contenus utiles sont migrés, ce qui améliore à la fois la performance et la facilité d’utilisation du système.
Une fois le jeu de données affiné, utilisez des outils de numérisation et un logiciel OCR pour convertir les documents papier en format numérique.
Assurez-vous d’appliquer des métadonnées cohérentes à chaque document lors de l’indexation. Cela inclut la catégorisation par type de document, date, département et autres étiquettes pertinentes.
Une fois vos fichiers numérisés, vérifiez qu’il n’y ait pas de fichiers corrompus et confirmez que l’OCR et les métadonnées ont bien été appliqués.
Étape 6 : Personnalisez votre DMS
Avec vos documents en sécurité dans votre nouveau DMS, il est temps de personnaliser le système pour qu’il réponde parfaitement aux besoins de votre entreprise.
Cela implique :
- L’attribution des rôles et permissions à vos documents
- L’établissement des types de documents, champs de métadonnées et structure des dossiers
- La conception de workflows personnalisés et automatisés
- La mise en place de pistes d’audit
Assurez-vous d’effectuer cette étape avant d’intégrer le reste de l’équipe dans le DMS afin d’éviter les fuites ou les documents manquants.
Étape 7 : Formez votre équipe
Commencez par organiser des sessions de formation adaptées aux différents utilisateurs et départements.
Les administrateurs, utilisateurs finaux et managers interagiront différemment avec le système, donc leur formation doit refléter ces besoins spécifiques.
Les administrateurs auront besoin d’approfondir la configuration du système et les permissions, tandis que les utilisateurs généraux se concentreront sur le téléchargement, la recherche et la gestion des documents dans leur périmètre d’accès. Les managers pourront bénéficier d’une formation sur la surveillance des workflows, la génération de rapports et la supervision des tâches de conformité.
Assurez-vous de fournir des guides, manuels d’utilisation et tutoriels accessibles à tous les membres de l’équipe.
Une équipe bien formée et informée est essentielle pour exploiter pleinement le potentiel du système et garantir son succès sur le long terme.
Bonnes pratiques pour le déploiement de votre DMS
Suivre le guide étape par étape mentionné ci-dessus garantira une transition en douceur vers le nouveau système.
Cependant, il existe certaines bonnes pratiques à adopter qui vous aideront à bien démarrer avec votre nouveau système de gestion documentaire.
L’objectif d’un DMS est de centraliser, il est donc essentiel de réunir toute l’équipe.
Comme nous l’avons déjà mentionné, il est important de former votre équipe et de s’assurer que tout le monde comprend les cadres de gouvernance des données.
Cela garantira une utilisation cohérente et correcte du DMS, ce qui conduira à une meilleure efficacité et à moins d’erreurs.
- Commencer petit et évoluer
Migrer tous les documents d’un seul coup entraînera inévitablement de la confusion.
Commencer par un déploiement pilote vous permettra de voir clairement ce qui se passe avec vos documents et où se trouvent les goulets d’étranglement ou autres problèmes nécessitant plus d’attention.
Une fois le système en place, vous pourrez intégrer des lots plus importants de documents, de workflows et d’utilisateurs.
- Assurez-vous que vos fichiers sont propres et bien organisés avant la transition
Migrer un ensemble désordonné de fichiers et documents entraînera des documents manquants et des classeurs mal organisés.
Passer en revue les documents de votre organisation et supprimer tous les documents non pertinents garantira une transition sans accroc.
- Ne soyez pas trop ambitieux avec les workflows au début
Avec un DMS, vous pourrez créer des workflows entièrement automatisés, et il peut être tentant d’intégrer autant d’automatisation que possible.
Cependant, pour garantir une transition en douceur vers le nouveau système, il est beaucoup mieux de personnaliser vos workflows en fonction de vos workflows actuels.
Configurez les types de documents, structures de dossiers, champs de métadonnées et workflows selon la manière dont votre équipe travaille réellement. Automatisez les tâches répétitives comme les approbations et les alertes de conservation dans la mesure du possible.
Devriez-vous mettre en place un DMS ?
Oui, vous devriez implémenter un DMS dans votre entreprise.
À mesure que votre entreprise grandit, vous ne pouvez pas vous permettre de perdre du temps avec des méthodes de gestion documentaire obsolètes qui limiteront votre efficacité.
Suivre ces 7 étapes simples pour la mise en place d’un DMS offre à votre équipe une feuille de route claire et structurée pour numériser, organiser et optimiser vos actifs informationnels.
Un déploiement solide de DMS vous aidera à réduire l’utilisation de papier et rendra la gestion documentaire beaucoup plus efficace, mais il permettra aussi de renforcer vos équipes, protéger vos données et aider votre entreprise à fonctionner avec plus d’agilité et de confiance.
La mise en place d’un DMS dans votre organisation peut être délicate, cependant, Dokmee dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires pour faciliter cette transition.