Tendances de la transformation numérique

Selon Interact, 19,8 % du temps de travail — soit environ une journée entière par semaine — est gaspillé par les employés à chercher les informations dont ils ont besoin pour bien faire leur travail.

Les flux de travail fragmentés d’édition sont l’une des principales causes. Votre équipe télécharge un contrat, le modifie dans un éditeur PDF gratuit, le fait signer dans un autre outil, puis l’envoie par e-mail en espérant que c’est la bonne version.

Ce va-et-vient entre applications nuit gravement à la productivité et expose vos données à des risques majeurs de sécurité et de contrôle des versions, surtout sur des réseaux et appareils non sécurisés.

La solution est simple : arrêtez de jongler entre les outils et reprenez le contrôle total de vos informations. Un système moderne de gestion documentaire (DMS) regroupe l’édition, la signature et la collaboration dans un environnement centralisé et sécurisé.

Qu’est-ce que l’Édition de Documents ?

L’édition de documents intégrée consiste à modifier, annoter et signer vos fichiers directement au sein de votre système de gestion documentaire (DMS) ou de votre solution de gestion de contenu d’entreprise (ECM).

Au lieu d’utiliser plusieurs applications distinctes — comme des éditeurs PDF ou des outils de signature en ligne — votre équipe peut ouvrir, modifier et enregistrer les documents sans qu’ils ne quittent l’environnement sécurisé.

Ainsi, un DMS trace chaque modification, conserve toutes les versions, et protège vos documents tout au long de leur cycle de vie.

Prêt à voir comment fonctionne l’édition centralisée ? L’intégration de Dokmee avec Microsoft 365 permet à votre équipe d’éditer des documents dans un environnement sécurisé et contrôlé.

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Pourquoi les Outils Gratuits d’Édition Sont Risqués pour Votre Entreprise

Les outils gratuits utilisés par votre équipe ne sont pas vraiment “gratuits”.

Ils ont des coûts cachés.

Lorsque vos employés travaillent à distance sans un environnement sécurisé et centralisé, ces coûts deviennent des risques critiques.

Problèmes de Contrôle des Versions

Impossible de gérer les versions quand un document existe en plusieurs exemplaires (sur des bureaux, par e-mail, dans le cloud).

Cela entraîne une perte de temps à fusionner les modifications ou à travailler sur des informations obsolètes, mettant en péril les échéances et les projets.

Failles de Sécurité

Chaque fois qu’un employé envoie un document sensible vers un outil en ligne non vérifié, vous perdez le contrôle de vos données.

Vous n’avez aucune visibilité sur les politiques de sécurité de ces plateformes, augmentant ainsi les risques de fuite d’informations confidentielles.

Risques de Non-Conformité

Dans les secteurs réglementés, l’absence de traçabilité dans les outils gratuits est un piège. Impossible de prouver la conformité sans historique clair, ce qui peut entraîner des sanctions lourdes.

• En 2016, Advocate Healthcare a écopé d’une amende de 5,5 millions de dollars après une violation touchant 4 millions de dossiers patients.

• En 2012, HSBC a payé une amende de 1,9 milliard de dollars pour des manquements graves aux lois anti-blanchiment d’argent.

Voici un résumé des risques que seul un DMS moderne peut résoudre efficacement :

Comment Dokmee Centralise l’Édition : Fonctionnalités Clés

Une plateforme DMS ou ECM intégrée comme Dokmee vous permet de gérer l’ensemble du cycle de vie de vos documents critiques à partir d’un seul environnement sécurisé.

Ce n’est pas seulement de la visualisation de fichiers, mais une suite complète d’outils pour éditer et collaborer efficacement.

Édition, Signature et Rédaction de PDFs

Les fichiers PDF sont le format standard pour les documents finals, mais sont souvent peu pratiques à modifier. Dokmee propose :

• Remplissage et signature de formulaires directement dans le système, sans outils externes comme DocuSign.

• Rédaction de données sensibles avant le partage — indispensable pour les RH et les services juridiques.

• Annotations et commentaires avec suivi complet dans l’historique du document.

Édition en Temps Réel avec Microsoft 365

Votre équipe travaille souvent avec Word, Excel et PowerPoint.

Dokmee s’intègre de manière transparente avec Microsoft 365 pour permettre une collaboration en temps réel. Contrairement aux systèmes anciens comme SharePoint, Dokmee ajoute des flux de travail puissants et un meilleur contrôle.

• Co-écriture de rapports

• Mise à jour de modèles Excel

• Création de présentations client

Toutes les modifications sont automatiquement versionnées.

Gestion d’Images et de Vidéos

Dokmee prend aussi en charge la gestion des médias :

• Versions des créations graphiques

• Métadonnées personnalisées pour le classement

• Organisation des vidéos de formation

Comparatif : Dokmee vs M-Files vs Laserfiche

Le Flux d’Édition Sécurisé en 4 Étapes

1. Recherche et Extraction du Document :
   Recherchez dans le dépôt centralisé. L’option de “check-out” verrouille le fichier pour éviter les conflits.

2. Édition avec les Outils Intégrés :
   Le document s’ouvre dans Dokmee via Microsoft 365. Aucune application externe n’est nécessaire.

3. Enregistrement avec Historique de Version :
   Chaque sauvegarde crée une nouvelle version avec possibilité d’ajouter un commentaire.

4. Validation / Check-in :
   Le document est remis en ligne. Le système enregistre toutes les actions pour les audits.

Avantages d’un Flux de Travail Intégré

• Productivité accrue : Moins d’erreurs, moins de confusion.

• Audits facilités : Journal complet des actions.

• Sécurité centralisée : Pas d’outils externes non sécurisés.

• Collaboration à distance sécurisée : Accès contrôlé depuis n’importe quel appareil.

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Foire Aux Questions (FAQ)

1. Qu’est-ce que l’édition de documents ?
   C’est la modification d’un fichier (texte, commentaires, rédaction) dans un système sécurisé qui suit chaque changement.

2. Puis-je modifier un document gratuitement ?
   Oui, mais les outils gratuits présentent des risques : fuites de données, confusion sur les versions, etc.

3. Comment éditer un document de manière efficace ?
   Utilisez un DMS intégré pour ouvrir, modifier et enregistrer des fichiers au même endroit de manière sécurisée.

4. Dokmee suit-il qui a modifié un document ?
   Oui. Il garde un journal détaillé de toutes les actions, avec horodatage.

5. Puis-je modifier des fichiers Word et Excel avec Dokmee ?
   Oui. Grâce à son intégration avec Microsoft 365, vous pouvez éditer des fichiers en temps réel avec gestion automatique des versions.