Dokmee vs DocuWare : Meilleure comparaison de systèmes de gestion documentaire

Choisir l’outil qui gérera et administrera le socle de votre organisation (vos documents) est un choix important.

Lors du choix de votre DMS, une question inévitable se pose : Dokmee ou DocuWare ?

Nous allons vous aider à analyser les fonctionnalités les plus importantes et à choisir le meilleur système de gestion documentaire.

Qu’est-ce que Dokmee ?

Dokmee propose des solutions solides de DMS et ECM.

Le DMS de Dokmee est un système de gestion documentaire sécurisé qui vous permet de stocker, gérer et accéder à tous vos documents numériques.

C’est le système idéal pour les entreprises qui souhaitent passer d’un système sur papier, mais qui ne veulent pas investir ou n’ont pas besoin de nombreuses fonctionnalités avancées.

La tarification modulaire de Dokmee garantit que vous ne payez que ce dont vous avez besoin.

Dokmee vous aide à améliorer votre productivité tout en protégeant vos documents grâce à des pistes d’audit avancées et des contrôles de sécurité renforcés.

Si vous recherchez un système plus complet ou plus avancé, vous pouvez essayer l’ECM de Dokmee, qui stockera également vos documents mais va bien au-delà de la gestion documentaire classique.

Avec Dokmee ECM, vous bénéficiez de workflows automatisés avancés (personnalisables avec précision selon vos besoins) et utilisez l’indexation par métadonnées pour garder la main sur tous vos documents.

C’est idéal pour les grandes entreprises qui gèrent de très grands volumes de documents. C’est une solution évolutive, riche en intégrations puissantes.

Dans les deux cas, Dokmee fournit des armoires centralisées pour stocker vos documents, facilement accessibles et consultables selon les droits d’accès, ce qui en fait un outil essentiel pour les entreprises traitant de gros volumes de documentation.

Dokmee est proposé à la fois en solution locale et en service cloud, ce qui apporte aux sociétés une grande souplesse de déploiement en fonction de leurs besoins spécifiques.

Dokmee est conçu pour les organisations de toutes tailles, notamment dans le juridique, la santé, la finance, l’éducation, l’industrie et l’administration publique.

Il est particulièrement avantageux pour les entreprises soumises à des exigences strictes de contrôle documentaire, telles que celles devant respecter HIPAA, RGPD, SOX ou d’autres obligations réglementaires.

Qu’est-ce que DocuWare ?

DocuWare est l’une des plateformes de gestion documentaire et d’automatisation des workflows les plus populaires.

DocuWare propose la capture, l’indexation, l’archivage et la récupération de vos documents, tout en facilitant la collaboration en équipe.

Ce système offre des fonctionnalités comme l’indexation intelligente, la gestion des accès basée sur les rôles, le versioning, les pistes d’audit et l’intégration avec les outils professionnels tels que Microsoft Office et les systèmes ERP.

En outre, il propose l’automatisation de workflows pour des tâches comme les validations, le traitement des factures et le routage documentaire.

Puisqu’il n’offre pas les fonctionnalités avancées d’un ECM, il est mieux adapté aux petites et moyennes entreprises.

Comme Dokmee, vous pouvez choisir le mode de déploiement : sur le cloud, sur site ou en modèle hybride, afin de mieux répondre à vos exigences et à vos contrôles de sécurité.

DocuWare est conçu pour la finance, les ressources humaines et les équipes qualité.

Les cas d’utilisation de DocuWare sont variés et couvrent de nombreuses fonctions de l’entreprise.

Dokmee vs DocuWare

Dokmee et DocuWare proposent tous deux des fonctionnalités essentielles dans tout système de gestion documentaire, ce qui rend le choix entre les deux plateformes complexe, pour le moins.

Commençons par une comparaison rapide des deux meilleurs systèmes de gestion documentaire :

En comparant Dokmee et DocuWare, les deux plateformes proposent des fonctionnalités puissantes de gestion documentaire et d’automatisation des workflows, mais elles répondent à des besoins et priorités légèrement différents.

La principale différence entre DocuWare et Dokmee est que Dokmee propose une solution ECM, tandis que DocuWare s’appuie sur les workflows et le DMS.

De plus, le déploiement de Dokmee est bien plus personnalisé, ce qui est avantageux pour les structures souhaitant une solution hybride ou cloud, tandis que DocuWare privilégie plutôt un déploiement sur site.

D’autres fonctionnalités méritent d’être comparées :

UI et UX

Dokmee propose une interface soignée et intuitive, axée sur l’expérience utilisateur, permettant une personnalisation poussée pour s’adapter à l’image et aux processus de chaque organisation.

Ses capacités de marque blanche et son support multilingue constituent un avantage pour les entreprises nécessitant un environnement personnalisé et accessible internationalement.

DocuWare fournit aussi une interface moderne et axée sur la simplicité, bien qu’en général elle soit plus rigide et propose moins de personnalisation que Dokmee.

Source : DocuWare

Indexation

Dokmee propose de puissants outils d’indexation basés sur les métadonnées, permettant aux utilisateurs de taguer, classer et retrouver les documents avec précision.

Ses fonctionnalités de gouvernance assurent la conformité en appliquant des conventions de nommage, des politiques de conservation et des accès par rôle.

DocuWare utilise aussi l’indexation intelligente et les champs de métadonnées, mais repose davantage sur des modèles automatisés que sur des structures libres et personnalisables.

Grâce à la personnalisation poussée, Dokmee est une solution plus polyvalente pour les organisations ayant de vraies exigences en matière de gouvernance des données.

Capture

La capture de documents est une étape incontournable de toute gestion documentaire, en particulier lors d’un passage du papier au numérique.

Dokmee propose Dokmee Capture comme solution dédiée de numérisation et traitement en masse.

Ce produit dédié offre OCR avancé, reconnaissance de codes-barres, capture zonale et traitement par lot, le rendant parfaitement adapté aux services à fort volume documentaire comme la finance ou les RH.

Dokmee Capture propose :

• Capture de données automatisée
• Indexation automatique
• Scripting
• Outils de reporting

DocuWare inclut des fonctionnalités de capture au sein de sa plateforme, mais ne propose pas de moteur dédié, ce qui peut limiter la montée en charge sur de gros volumes.

En outre, l’importation automatique de documents chez DocuWare n’inclut pas de technologies avancées comme l’OCR, contrairement à Dokmee.

Intégrations

Les deux plateformes s’intègrent avec les outils professionnels comme Microsoft 365, SAP et QuickBooks.

Cependant, Dokmee offre plus de souplesse via son API pour réaliser des intégrations sur-mesure, se connectant ainsi facilement à des systèmes métiers spécifiques.

DocuWare offre aussi les principales intégrations, mais mise davantage sur des plug-ins normalisés. Dokmee sera donc préféré pour les entreprises nécessitant une interopérabilité sur-mesure.

Concepteur de workflow

Les workflows de gestion documentaire permettent aux équipes de collaborer en garantissant la traçabilité, la responsabilisation et des notifications à chaque étape. Ces workflows évitent tout oubli documentaire au fil du processus.

Dokmee propose un concepteur de workflow par glisser-déposer pour créer des processus complexes sans aucune programmation.

Les entreprises peuvent également faire appel à l’équipe de Dokmee pour concevoir et configurer leurs workflows selon leurs besoins précis, garantissant une solution optimale dès le départ, sans tâtonnements.

Pour en savoir plus sur les workflows automatisés de Dokmee, regardez cette vidéo.

DocuWare est pensé pour l’automatisation de workflows. Ceux-ci sont faciles à créer et à utiliser, mais la personnalisation reste limitée car il faut partir de modèles existants.

Source : DocuWare

Fonctionnalités de sécurité

En matière de sécurité documentaire, Dokmee comme DocuWare sauront protéger vos documents sensibles, mais Dokmee met à disposition davantage de rôles et permissions personnalisables.

Dokmee permet d’attribuer des rôles utilisateurs très précis : accès administrateur complet, accès en lecture seule, droits sur l’envoi de mails, sur l’impression, etc.

Le système prend également en charge la sécurité des documents au niveau du fichier, la gestion des accès par dossier, ainsi que la restriction des droits de téléchargement, modification ou suppression selon les profils utilisateurs. En outre, Dokmee propose l’ajout optionnel de filigranes sur les documents sensibles, assurant leur confidentialité lors de la consultation ou du partage.

DocuWare propose aussi la gestion des accès par rôle, mais son modèle de permission est plus standardisé, offrant moins d’options de réglages fins par défaut. Il faudra souvent une configuration ou une licence supplémentaire pour retrouver la granularité offerte par Dokmee.

Les deux plateformes disposent de pistes complètes d’audit, enregistrant chaque action (consultation, modification, suppression ou validation), gage de conformité réglementaire et de transparence totale.

Le reporting d’audit de Dokmee inclut des journaux en temps réel, des rapports d’activité exportables, et des outils internes pour le suivi administratif de la conformité.

DocuWare tient également des logs d’audit robustes, mais Dokmee offre plus de souplesse dans la consultation, l’export et le filtrage de ces historiques pour un contrôle accru par les équipes sécurité.

Comment choisir entre Dokmee et DocuWare ?

En définitive, tout dépendra de vos besoins métiers.

Vous devez d’abord évaluer la nature de vos documents et les exigences de votre entreprise, afin de sélectionner la solution qui conviendra le mieux.

Toutefois, si vous privilégiez une solution évolutive, hautement personnalisable, avec des modules complémentaires et des fonctionnalités ECM avancées, Dokmee se démarque comme la référence.

Si vous n’êtes qu’au début de votre phase de recherche, nous avons listé 10 des meilleurs DMS pour vous aider à faire le bon choix.

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