Avis complet sur Hyland OnBase 2025 : Fonctionnalités et avis des utilisateurs

Envisagez-vous OnBase comme votre solution de gestion de contenu d’entreprise (ECM) pour gérer vos contenus et automatiser vos processus ?

Choisir la meilleure option est aussi complexe qu’essentiel.

Dans cet avis sur Hyland OnBase, nous rassemblons toutes les informations à connaître avant de vous engager.

Qu’est-ce que Hyland OnBase ?

OnBase est une plateforme de gestion de contenu d’entreprise (ECM) et d’automatisation des processus, développée par Hyland. Comme la plupart des solutions ECM, elle est conçue pour automatiser vos flux de travail et centraliser le contenu de votre entreprise tout au long de son cycle de vie.

OnBase capture les informations provenant de documents, emails, formulaires, dossiers et fichiers de cas pour les organiser, les rendre accessibles et protégées.

L’outil combine le stockage, l’automatisation des workflows, la gestion des dossiers, la rétention des enregistrements et l’analytique en temps réel.

OnBase connecte le contenu directement aux processus métier qu’il supporte.

Cela vous permet d’automatiser les tâches manuelles (telles que les validations ou la saisie de données), d’appliquer les politiques de conformité et de fournir à votre équipe (ou vos clients) un accès instantané aux informations nécessaires à la prise de décision.

La plateforme propose des outils de configuration low-code pour adapter les workflows et les interfaces à vos besoins, et se connecte à votre ERP, CRM et logiciel RH.

OnBase prend en charge l’intégration en un clic avec des outils tels que Microsoft 365, SAP, Salesforce, Workday, Epic et Oracle.

Avec les API et services web de cet ECM, vous pouvez consulter des factures depuis votre ERP, visualiser des documents clients depuis l’interface de votre CRM ou récupérer des dossiers employés sans changer d’outil.

L’interface est intuitive même si elle peut parfois sembler un peu vieillotte.

Vous pouvez accéder à OnBase via un ordinateur de bureau, un navigateur web ou une application mobile, et créer des tableaux de bord personnalisés, des raccourcis et des volets de tâches configurables.

Principales fonctionnalités d’OnBase

La force d’un ECM réside dans ses fonctionnalités, au-delà du stockage documentaire.

Capture multicanale automatisée

OnBase capture vos documents depuis de multiples sources, y compris scanners, boîtes email, serveurs fax, formulaires numériques, appareils mobiles et autres applications.

Ces informations sont capturées, classées et validées pour devenir des données métiers structurées.

OnBase utilise l’OCR et des algorithmes de capture intelligente pour identifier automatiquement les métadonnées et indexer les documents pour leur restitution.

C’est une bonne option si vous gérez de gros volumes de factures, demandes d’indemnisation ou documents RH.

Automatisation avancée des processus

Le moteur d’automatisation des processus d’OnBase vous permet d’automatiser les workflows et de réduire les tâches manuelles répétitives.

Le système utilise des workflows configurables, des règles métiers intégrées et des outils de conception low-code qui vous permettent de modéliser visuellement les processus et d’automatiser des actions telles que le routage, les validations et les notifications.

OnBase peut diriger automatiquement vos documents et tâches vers les utilisateurs appropriés selon une logique métier prédéfinie.

En cas d’anomalie ou d’information manquante, l’outil signale cette erreur pour révision.

OnBase fonctionne avec des outils de robotisation pour traiter la saisie de données ou les mises à jour croisées de systèmes automatiquement.

Gestion des dossiers

OnBase offre une vue centrée sur le dossier : toutes les données, documents, communications et activités liés à un dossier spécifique sont regroupés dans une seule interface.

Par exemple, dans un service client, les échanges, formulaires et validations liés à une demande client sont accessibles au même endroit.

Vous pouvez suivre l’avancement, voir l’historique, gérer les échéances et définir des escalades automatiques lorsqu’un dossier nécessite une attention immédiate.

La gestion des dossiers comprend un tableau de bord centralisé, mis à jour automatiquement, le suivi des tâches et du journal d’activités, et des alertes et rappels automatiques,

Pour créer votre dashboard de gestion de dossier, vous pouvez utiliser des modèles de cas adaptés aux différents départements.

Collaboration et gestion documentaire

La collaboration et le contrôle documentaire incluent le partage sécurisé des documents, la co-édition et la gestion des versions, permettant à vos collaborateurs de travailler sur un même document (s’ils disposent des autorisations requises).

OnBase offre le versioning pour garantir que les utilisateurs travaillent toujours sur la version la plus récente, tout en conservant un historique détaillé des modifications précédentes dans des pistes d’audit.

Des notifications intégrées et des listes de tâches tiennent les équipes informées des échéances, commentaires et validations.

Les fonctions de sécurité, telles que les contrôles d’accès par rôle (RBAC) et les pistes d’audit, assurent que toutes les actions collaboratives soient suivies et conformes aux normes réglementaires et internes.

Gestion de la rétention et des enregistrements

OnBase propose un système de gestion de la rétention et des archives qui couvre l’ensemble du cycle de vie du contenu de votre entreprise.

Une fois les documents capturés, ils sont automatiquement étiquetés selon des politiques de rétention et des métadonnées, selon leur type, leur département ou les exigences réglementaires.

Cela permet à tout utilisateur de retrouver facilement un document, même sans connaître de mots-clés spécifiques.

Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez également planifier automatiquement l’archivage, la conservation ou la suppression de fichiers. Cette automatisation réduit le risque juridique, assure la conformité avec des normes comme le RGPD et HIPAA.

Avis des utilisateurs

Notes ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,4/5 | Capterra 4,3/5

La plupart des utilisateurs mettent en avant la facilité d’utilisation d’OnBase et son interface intuitive et conviviale.

Cependant, de nombreux commentaires négatifs font état de problèmes de mise à jour et de soucis techniques, ce qui laisse penser que cette solution peut convenir si vous n’avez pas besoin d’automatisation très avancée ni de très gros volumes de documents/contenus à stocker dans l’ECM.

Les utilisateurs relèvent aussi que le prix peut rapidement augmenter avec les modules complémentaires, même si beaucoup trouvent que des fonctionnalités comme Unity Forms valent le coup et fonctionnent bien avec l’OCR.

Certains notent également que, bien qu’OnBase ait beaucoup évolué ces dernières années en ajoutant de nombreuses automatisations et fonctionnalités avancées, la solution reste en retrait sur la fonctionnalité la plus basique : le stockage documentaire.

✔️ Avantages

• Plateforme low-code pour créer une solution en langage naturel
• Rétention des fichiers automatisée
• Intégrations puissantes
• Interface conviviale
• Capture documentaire depuis les emails

✖️ Inconvénients

• Contrairement à d’autres ECM comme Dokmee, OnBase ne permet pas de commenter ou répondre directement dans les documents
• Pas de déploiement sur site, donc pas idéal pour les métiers du droit ou le secteur public. La solution cloud reste le principal point bloquant pour les utilisateurs
• Mises à jour lentes (notamment avec Microsoft)
• Contrôles utilisateur trop dispersés
• Unity Forms ne fonctionne pas sur mobile

Hyland OnBase vs Dokmee

Une alternative à OnBase est Dokmee. Ce sont deux plateformes ECM qui proposent l’automatisation, les workflows et la rétention automatisée des fichiers. Toutefois, Dokmee continue d’assurer l’actualisation et la protection de la gestion de contenu, et offre une personnalisation poussée de l’organisation, des rôles et des permissions.

OnBase se positionne comme un ECM et une plateforme de services de contenu tout-en-un, destinée aux grandes entreprises, aux secteurs réglementés et aux opérations internationales.

Elle propose des capacités avancées de capture documentaire (y compris OCR, ingestion multicanal et extraction de métadonnées), des moteurs puissants de workflow et de gestion des dossiers, des outils de gouvernance et d’archivage complets ainsi qu’une forte intégration avec les systèmes ERP, CRM et applications métier.

Cependant, ce niveau de fonctionnalités implique des contreparties : une courbe d’apprentissage plus raide, plus de ressources en IT/configuration, une mise en œuvre plus longue et un coût plus élevé.

De plus, OnBase n’est disponible qu’en hébergement cloud, tandis que Dokmee propose un mode hybride, plus adapté pour les transitions progressives ou les secteurs très réglementés nécessitant un niveau de sécurité supérieur.

Dokmee met l’accent sur l’adoption utilisateur, la rapidité de mise en valeur et un déploiement simplifié.

Il est conçu pour capturer, stocker, rechercher et gérer tous les types de documents et contenus de façon fluide, avec des fonctions de workflow et de rétention allégées.

OnBase peut exiger plusieurs mois de planification, d’optimisation et de formation avant un déploiement complet, surtout si des applications personnalisées sont nécessaires. Dokmee permet souvent une prise en main plus rapide, pour équiper l’organisation en gestion de documents et workflows avec moins de contrainte.

En résumé : si vous recherchez un déploiement rapide, de la simplicité, un coût initial abaissé et un ROI plus rapide, alors Dokmee sera probablement le choix le plus pragmatique.

Hyland OnBase est-il fait pour vous ?

OnBase est une solution de gestion de contenu d’entreprise très complète.

Elle combine capture intelligente des données, automatisation des processus en low-code, gestion des dossiers et intégration entre applications.

C’est une bonne option si vous souhaitez unifier votre stratégie documentaire avec une collaboration efficace au sein de votre équipe.

OnBase offre un environnement évolutif et sécurisé qui grandit avec vos besoins organisationnels.

Cependant, la mise en place et la personnalisation initiales peuvent s’avérer complexes et l’absence de déploiement sur site la rend inadaptée aux secteurs fortement réglementés, tel que le juridique ou le public.

Une alternative solide, axée sur la gestion documentaire, la rétention automatisée, un déploiement flexible et la collaboration est Dokmee.

Si vous êtes prêt à essayer, contactez l’équipe dès maintenant.