Revue complète de Dokmee ECM : Test, Fonctionnalités et Avantages en 2025

Vous utilisez encore Google Drive ou, pire, le papier comme système de gestion de documents ?

Alors, on parie que vous avez à peine le temps de lire cet article, car vous devez encore fouiller parmi d’innombrables fichiers pour retrouver le document dont vous avez besoin.

Si vous nous accordez 10 minutes, dans cette revue de Dokmee ECM nous vous dirons tout sur Dokmee, un ECM qui vous aidera à optimiser la gestion de vos documents et à devenir plus efficace que jamais.

Qu’est-ce que Dokmee ?

Dokmee est un système de gestion de documents et un système de gestion de contenu d’entreprise doté d’une interface épurée, conçu pour aider les entreprises à capturer, stocker, gérer et retrouver des documents et enregistrements numériques.

Dokmee offre de nombreuses fonctionnalités (que nous aborderons plus loin) pour gérer tous les documents de votre entreprise comme un tout.

Parmi les fonctionnalités :

• Capture de documents
• Classeurs et conservation
• Pistes d’audit
• ECM mobile
• Logiciel de formulaires électroniques

En d’autres termes, Dokmee ECM garantit que vos équipes travaillent ensemble en offrant un accès à des documents à jour et partagés dans toute l’entreprise, permettant la collaboration en équipe et la capture de documents fluide.

Dokmee s’adresse aux entreprises de toutes tailles et est utilisé dans des secteurs comme le gouvernement, la fabrication, la comptabilité, les ressources humaines, le juridique, la santé, la finance, l’éducation ou l’immobilier, entre autres.

Dokmee sert de référentiel centralisé où les utilisateurs peuvent scanner, télécharger et indexer des documents pour les retrouver facilement.

Cet ECM prend en charge l’indexation intelligente, permettant le marquage des métadonnées et la recherche en texte intégral, ce qui réduit considérablement le temps nécessaire pour trouver des fichiers spécifiques. Sa fonction OCR convertit les images scannées en texte modifiable et consultable.

Fonctionnalités de Dokmee

Après avoir évoqué brièvement certaines capacités de Dokmee, explorons ses meilleures fonctionnalités.

Dokmee dispose de nombreuses fonctionnalités qui en font, selon moi, l’un des systèmes ECM les plus complets actuellement disponibles.

Stockage sécurisé des fichiers

La fonctionnalité la plus basique d’un DMS ou ECM est le stockage de vos documents.

Cependant, la façon dont ils sont organisés et stockés fait toute la différence.

Avec Dokmee, vous êtes libre d’organiser vos classeurs et de les catégoriser grâce à une indexation avancée et à des métadonnées pour garantir un accès facile à vos documents.

Voici quelques exemples d’indexation selon votre secteur :

Pour les agences gouvernementales :

• ID document
• Agence
• Numéro de réglementation
• Dates
• Objet

Pour les cabinets juridiques :

• Nom du client
• Numéro d’affaire
• Type de document
• Juridiction
• Dates

Pour les prestataires de santé :

• Nom du patient
• Numéro de dossier médical
• Médecin
• Diagnostic
• Assureur

Pour la fabrication :

• Auteur
• Numéro de plan
• Fournisseur
• Nom du projet
• Nom du produit

Vous avez une totale liberté pour décider comment catégoriser et classer vos documents avec Dokmee.

Avec Dokmee, vous pouvez collaborer avec votre équipe pour modifier vos documents, en glissant-déposant de nouvelles pages à vos fichiers, en ajoutant des annotations, des signatures, en compressant les fichiers, etc.

Vous pouvez retrouver facilement vos documents avec une barre de recherche avancée offrant un bouton « et/ou » pour inclure autant de métadonnées que nécessaire.

Rétention des fichiers

À mesure que votre entreprise évolue, il est facile de saturer votre système avec des documents inutiles et obsolètes.

Avec Dokmee, vous pouvez mettre en place un programme de rétention.

Cela signifie que vous pouvez automatiser la suppression, le déplacement ou l’archivage de vos documents après un certain temps depuis leur dernière consultation.

Par exemple : après le paiement complet d’une facture, votre ECM l’enverra automatiquement dans une corbeille de rétention après 7 ans sans consultation.

Vous pouvez choisir de les supprimer définitivement, ou de les placer dans la corbeille de rétention pour une récupération ultérieure au besoin.

Ce système permet une purge automatique afin de maintenir un environnement propre où les documents disponibles sont pertinents.

Automatisation des flux de documents

Dokmee est un ECM sans code, qui vous permet de créer vous-même des workflows personnalisés via une interface glisser-déposer.

La conception de votre workflow est entièrement entre vos mains.

Cependant, chez Dokmee nous savons que la création de workflows complexes peut être délicate, c’est pourquoi vous pouvez contacter l’équipe qui se chargera de les concevoir pour vous.

Dokmee vous permet de créer des workflows sur-mesure pour automatiser les validations, révisions et notifications de documents, réduisant ainsi les interventions manuelles et augmentant l’efficacité opérationnelle.

Le système intègre également des fonctions de collaboration, permettant à plusieurs utilisateurs d’accéder et de commenter les documents en temps réel, avec annotations, favoris, et intégration email pour fluidifier la communication et la transparence.

Source : Software Advice

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Rôles et permissions

Dokmee ECM fait tout pour proposer un maximum de mesures de sécurité, ce qui vous permet de définir un contrôle de version pour chaque document et d’appliquer une gouvernance stricte.

Les administrateurs peuvent définir des rôles utilisateurs, restreindre l’accès à certains dossiers ou types de documents, et surveiller l’activité de chaque utilisateur via des journaux détaillés.

Ce niveau de contrôle est essentiel pour les secteurs soumis à de fortes exigences en matière de confidentialité des données.

Vous pouvez affecter des permissions à chaque membre de l’équipe pour éviter toute violation de sécurité ou fuite de documents.

Quelques rôles possibles :

• Restriction totale → L’utilisateur ne pourra pas ouvrir ou accéder au document
• Lecture seule → L’utilisateur pourra seulement consulter le document directement depuis l’ECM. En d’autres termes, les droits d’édition, de téléchargement et d’envoi par email peuvent être retirés.
• Filigrane → Les utilisateurs peuvent accéder, télécharger ou envoyer par e-mail le document, mais un filigrane personnalisé sera automatiquement ajouté. Cela garantit une traçabilité complète en cas de fuite de document.
• Annotations et signatures → Les utilisateurs pourront modifier le document à tout moment, ajouter des commentaires, des annotations, des pages supplémentaires ou une signature électronique.

Vous pouvez modifier ces droits à tout moment selon vos besoins.

Pistes d’audit

Dokmee propose des pistes d’audit sécurisées et inaltérables qui garantissent la sécurité, la transparence et la conformité réglementaire.

Toute interaction avec le système ou un fichier est consignée dans un registre d’activité infalsifiable.

Les interactions peuvent inclure la consultation, le téléchargement, la modification, la suppression, le déplacement, la signature, l’impression, etc. Chaque action est enregistrée avec le nom de l’utilisateur et un horodatage.

Vous obtenez une visibilité en temps réel sur qui a effectué chaque action, quand et sur quel document. Ce processus est essentiel pour détecter tout accès non autorisé, garantir la responsabilité et faciliter les audits. Cela assure une traçabilité totale de votre ECM.

Le journal d’audit intégré facilite la génération de rapports, permettant de créer des synthèses et des comptes rendus détaillés des activités.

La traçabilité Dokmee permet à votre organisation de gérer des informations sensibles tout en respectant les réglementations telles que HIPAA, RGPD, SOX, etc.

Capture automatique de documents

La capture de documents avec Dokmee est idéale si vous devez scanner et extraire de l’information à partir de gros volumes de données.

Dokmee intègre la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour convertir les documents scannés en texte intégral modifiable et consultable.

L’OCR de Dokmee extrait des informations précieuses des documents papier, PDF et images. Cela élimine totalement la saisie manuelle et accélère les processus documentaires.

L’OCR prend en charge Smart Zone OCR, MICR pour les polices bancaires, et la reconnaissance de l’écrit comme du manuscrit via OCR, ICR et OMR.

Cela permet de traiter précisément de nombreux types de documents, dont les factures ou formulaires manuscrits.

Dokmee améliore aussi l’extraction de données via deux modules intelligents : Magic Indexing et AI Scripting.

Magic Indexing est une fonctionnalité avancée qui rend l’indexation intuitive et performante.

Elle permet de taguer et organiser des documents automatiquement avec des métadonnées en analysant le contenu du document.

L’outil reconnait texte tapé, manuscrit, et jusque dans les logos pour taguer l’ensemble de vos fichiers de façon cohérente.

AI Scripting permet une approche programmable de l’indexation.

En JavaScript ou en C#, vous pouvez créer des logiques personnalisées pour manipuler la valeur d’un index ou automatiser la classification. Ceci est très utile pour traiter différents modèles de documents ou exigences sectorielles.

L’indexation peut être configurée selon différents modèles de métadonnées, offrant des options manuelles ou automatisées avec une prise en charge des signets PDF et du scan des codes-barres.

Les documents et métadonnées peuvent ensuite être exportés dans votre ECM via des formats standards (TIFF, PDF/A, JPEG, XML, CSV, etc).

Le meilleur, c’est que contrairement à de nombreuses solutions, Dokmee Capture propose le scan illimité, il n’y a pas de facturation à la page. Combiné à l’OCR puissant, l’indexation automatisée et les rapports, le logiciel maximise votre ROI sans sacrifier la fonctionnalité ou le contrôle.

Avec Dokmee, vous pouvez capturer vos documents depuis n’importe quel appareil, y compris votre mobile.

Logiciel de formulaires électroniques

Dokmee Forms vous permet de créer des formulaires électroniques personnalisables, pour collecter des données RH, retours clients, documents de conformité, ou tout autre besoin. Dokmee Forms vous aide à créer et gérer des formulaires sans écrire une seule ligne de code.

Dokmee Forms propose un générateur de formulaires par glisser-déposer. Avec une interface claire et intuitive, les formulaires peuvent être créés rapidement à l’aide de champs personnalisés, d’options d’envoi de fichiers (PNG, JPG, MP4, etc), et de la signature électronique intégrée.

Le logiciel comprend également des modèles de formulaires prêts à l’emploi et des composants modulaires, facilitant la conception des workflows pour la collecte de données.

Vous pouvez également adapter ces formulaires au mobile et à la tablette, utiles pour la collecte de données lors d’évènements, par exemple.

Dokmee propose un concepteur de thèmes pour adapter l’apparence à votre image de marque. Ajoutez logos, langues préférées, modèles personnalisés pour que vos formulaires soient uniques et cohérents avec votre entreprise.

Quelques fonctionnalités intégrées :

• CAPTCHA natif

Protégez vos formulaires des bots et du spam avec la validation CAPTCHA native et améliorez la qualité des données et la sécurité globale.

• Cloud

Travaillez depuis n’importe où grâce à l’infrastructure cloud Dokmee.

• Envoi de fichiers

Collectez différents types de fichiers avec vos formulaires, notamment des documents, images ou vidéos.

Grâce aux workflows de Dokmee, vous pouvez intégrer ces formulaires à des processus métier automatisés. Le générateur de formulaires offre une intégration avec d’autres outils permettant de router les données collectées via API ou intégration directe.

L’outil dispose aussi d’une analytique intégrée et de rapports. Vous pouvez analyser les taux de soumission, l’abandon et les erreurs afin d’optimiser l’engagement et la performance.

Où déployer Dokmee ?

Dokmee offre un déploiement flexible : en local, dans le cloud ou hybride. Vous pouvez donc adapter Dokmee selon la sensibilité de vos documents et vos besoins.

DMS sur site

Un déploiement sur site est plus adapté aux organisations soumises à de fortes exigences de gouvernance, déjà dotées d’une infrastructure interne, ou souhaitant un contrôle et une personnalisation avancée.

Dans ce cas, le logiciel et le matériel sont situés physiquement dans l’entreprise, offrant un contrôle total et la possibilité de personnaliser la solution selon vos processus métier.

Les secteurs qui bénéficient de ce modèle sont la santé, la finance ou le gouvernement, qui gèrent de grandes quantités de données sensibles.

L’inconvénient est un coût initial plus élevé et le besoin d’une équipe IT dédiée pour la maintenance, les mises à jour, et le support.

DMS cloud

Un déploiement cloud permet d’accéder à la plateforme de n’importe où dans le monde, idéal pour les collaborateurs à distance.

L’investissement initial est minime et la dépendance à l’IT interne réduite. C’est aussi très évolutif.

Ce modèle convient particulièrement aux startups, PME ou organisations en forte croissance désirant une solution flexible sans sacrifier sécurité ou fonctionnalités.

DMS hybride

Vous pouvez enfin combiner le déploiement sur site et dans le cloud.

La solution hybride Dokmee offre un équilibre stratégique. Cette approche permet de répartir données et applications entre les deux environnements, pour une meilleure efficacité et sécurité.

L’hybride est idéal lors d’une migration partielle vers le cloud ou pour garder certaines données sensibles en local tout en basculant d’autres processus dans le cloud.

Cette option gagne en flexibilité mais ajoute des exigences en gestion et en intégration, et peut nécessiter une expertise IT spécifique.

Avis des utilisateurs

Les notes de Dokmee :

Capterra 4,7/5 | G2 4,5/5 | Software Finder 4,9/5 | Trust Radius 8,9/10

Les utilisateurs saluent les nombreuses intégrations de Dokmee avec d’autres outils.

Ainsi, Dokmee s’intègre à des outils de productivité (DocuSign, package Microsoft, etc.) permettant de modifier une présentation ou d’envoyer un document sans jamais quitter le logiciel.

D’autres notent également apprécier la diversité des fonctionnalités de l’ECM, notamment ses couches de sécurité comme l’authentification à deux facteurs ou les accès personnalisés.

✅ Avantages

• Disponible en plusieurs langues

Dokmee est disponible dans quasiment toutes les langues. Les ressources sont accessibles en anglais, français et espagnol.

• Gestion documentaire efficace et complète

Dokmee ECM regroupe de nombreuses fonctions pour la capture, le stockage, l’indexation, la recherche et l’archivage des documents.

Le soutien des métadonnées, du contrôle de version et des pistes d’audit garantit que tout est organisé, traçable et sécurisé.

• ECM mobile

Dokmee ECM assure un accès mobile, avec une interface web garantissant la sécurité et la consultation depuis n’importe où.

Les formulaires peuvent aussi être créés en version mobile.

• Automatisation avancée des workflows

Dokmee permet de créer des workflows sophistiqués pour garantir la collaboration, réduire les erreurs humaines et augmenter l’efficacité.

Les workflows automatisent validations, révisions, signatures, etc.

Ils sont faciles à créer, mais vous pouvez aussi demander à l’équipe Dokmee de concevoir les plus complexes.

• Recherche avancée et outils d’indexation

Magic Indexing, OCR, reconnaissance de codes-barres et outils scripting basés sur l’IA rendent la recherche et la récupération des documents rapides et précises, en limitant les manipulations et erreurs humaines.

• Déploiement flexible

Peu importe la sensibilité de vos documents ou la répartition de votre équipe, Dokmee s’adapte à tous vos besoins de déploiement.

❌ Inconvénients

• Courbe d’apprentissage initiale

Bien que l’interface soit intuitive, certaines fonctionnalités avancées (scripting, configuration de workflows) peuvent nécessiter une formation ou de l’expertise technique, surtout pour les implémentations complexes.

• La performance dépend du paramétrage

En déploiement sur site ou hybride, les performances dépendent de votre infrastructure interne et d’un bon paramétrage, ce qui peut exiger l’appui d’experts IT.

5. La personnalisation nécessite parfois une aide professionnelle

Les personnalisations très spécifiques (workflows, scripting, intégrations) peuvent nécessiter l’appui de l’équipe support Dokmee, ou de prestataires tiers.

Heureusement, l’équipe est toujours là pour aider.

Dokmee vs Docuware

Dokmee et DocuWare sont deux grands éditeurs ECM, et parfois le choix est difficile.

Les deux proposent des fonctionnalités essentielles : indexation documentaire, gestion des workflows, contrôle de version, sécurité d’accès.

Fonctionnalités	Dokmee	DocuWare
OCR et indexation	AI Indexing, Magic Indexing, ABBYY OCR	OCR de base, pas d’outils IA intégrés
Frais de scan	Illimités, pas de facturation à la page	Tarification au volume, dépassements possibles
Automatisation workflow	Avancée, drag-and-drop avec scripting	Workflows avancés mais difficiles à configurer
Déploiement	Sur site, Cloud, Hybride	Principalement Cloud, quelques On-Prem
Sécurité et audit trail	Accès par rôle, journal détaillé	Piste d’audit et sécurité avancées
Support et personnalisation	Support réactif, personnalisation flexible	Bon support mais frais de prestation élevés

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Pourtant, Dokmee se démarque par le scan illimité sans frais à la page, l’indexation IA avancée (scripting et Magic Indexing), et un modèle tarifaire plus abordable pour PME et TPE.

Dokmee offre également davantage de flexibilité de déploiement, avec support sur site, cloud et hybride. DocuWare propose aussi le cloud et du sur site mais reste axé sur le cloud, ce qui ne convient pas toujours aux organisations à forte conformité.

L’interface intuitive de Dokmee et sa facilité de prise en main facilitent aussi l’adoption rapide de l’ECM par vos équipes.

DocuWare propose plus d’intégrations pour de grands environnements, mais avec une courbe d’apprentissage plus raide et un coût supérieur, surtout pour les entreprises n’ayant pas besoin d’intégrations ERP profondes ou de support IT étendu.

Dokmee propose une solution ECM équilibrée, simple à prendre en main et économique, avec de puissantes automatisations et fonctionnalités de sécurité, ce qui en fait le meilleur choix pour ceux qui attendent une grande richesse fonctionnelle sans dépenser trop ni perdre de temps en formation.

Pour toutes ces raisons, Dokmee est le meilleur système de gestion documentaire et ECM.

Dokmee est-il le meilleur choix ?

Oui, Dokmee est le bon choix.

Que vous cherchiez une solution DMS basique ou un ECM avancé, Dokmee répond à tous les besoins.

L’interface est accessible via navigateur web et applications mobiles, assurant un accès à distance partout pour les équipes distribuées.

La plateforme s’intègre avec Microsoft Office, QuickBooks, et divers ERP.

Si vous souhaitez numériser vos documents et appliquer une gouvernance documentaire homogène, Dokmee est une solution complète, sécurisée et évolutive répondant aux besoins opérationnels quotidiens comme aux exigences d’archivage à long terme.

Si vous voulez en savoir plus, demandez une démo ou testez Dokmee sans attendre.

Foire aux questions

À quoi sert Dokmee ?

Dokmee est une solution ECM (gestion de contenu d’entreprise) utilisée pour capturer, stocker, gérer et retrouver des documents numériques.

Qu’est-ce qu’un logiciel ECM ?

Un logiciel ECM est une plateforme destinée à aider les organisations à capturer, stocker, gérer et distribuer leur contenu et leurs documents électroniques tout au long de leur cycle de vie, assurant un management sécurisé et efficace de l’information.

Quels sont les avantages d’un ECM ?

L’implémentation d’un ECM permet : meilleure organisation documentaire, collaboration accrue, productivité plus grande, workflows fluidifiés, conformité accrue, coûts de stockage réduits, et accès plus rapide à l’information.

Dokmee est-il cloud ou sur site ?

Dokmee offre des options de déploiement flexibles : sur site, dans le cloud ou hybride.

Dokmee peut-il s’intégrer à Microsoft Office ?

Oui, Dokmee s’intègre à Microsoft Office, QuickBooks, DocuSign, et d’autres outils professionnels.