Dokmee vs DocuWare : Comparatif des meilleurs systèmes de gestion documentaire

Choisir l’outil qui va gérer et administrer le socle de votre organisation (vos documents) est une décision importante.

Lorsqu’il s’agit de choisir votre GED, une question s’impose inévitablement : Dokmee ou DocuWare ?

Nous allons vous aider à analyser les fonctionnalités les plus importantes et à faire le meilleur choix de système de gestion documentaire.

Qu’est-ce que Dokmee ?

Dokmee propose des solutions solides de GED et ECM.

La GED de Dokmee est un système de gestion documentaire sécurisé qui vous permet de stocker, gérer et accéder à tous vos documents numériques.

C’est le système idéal pour les entreprises qui souhaitent passer à une gestion sans papier, sans avoir à investir ou à s’équiper de fonctionnalités avancées inutiles.

La tarification modulaire de Dokmee garantit que vous ne payez que ce dont vous avez réellement besoin.

Dokmee vous aide à améliorer votre productivité tout en protégeant vos documents grâce à des journaux d’audit avancés et des contrôles de sécurité pointus.

Si vous recherchez un système plus complet ou avancé, vous pouvez tester Dokmee ECM, qui stockera vos documents, mais qui va bien plus loin que la gestion documentaire classique.

Avec Dokmee ECM, vous bénéficiez de workflows automatisés avancés (personnalisables selon vos besoins) et de l’indexation par métadonnées pour garantir que tous vos documents soient toujours à portée de main.

Cela est idéal pour les grandes entreprises qui gèrent d’importants volumes de documents. Il s’agit d’une solution évolutive, riche en intégrations puissantes.

Dans tous les cas, Dokmee propose des armoires de fichiers centralisées pour stocker vos documents, facilement recherchables et accessibles selon les permissions, en faisant un outil essentiel pour les sociétés manipulant de grandes quantités de documents.

Dokmee est disponible en solution sur site mais aussi en mode cloud ; de quoi offrir aux entreprises une grande flexibilité de déploiement selon leurs besoins spécifiques.

Dokmee est conçu pour les organisations de toutes tailles, en particulier dans les secteurs juridique, médical, financier, éducatif, industriel et public.

C’est particulièrement avantageux pour les sociétés qui nécessitent un contrôle documentaire strict, comme celles devant respecter HIPAA, RGPD, SOX ou d’autres normes réglementaires.

Qu’est-ce que DocuWare ?

DocuWare est l’une des plateformes les plus populaires de gestion documentaire et d’automatisation des workflows.

DocuWare propose la capture, l’indexation, l’archivage et la récupération de vos documents, tout en favorisant la collaboration en équipe.

Ce système propose des fonctionnalités telles que l’indexation intelligente, le contrôle d’accès par rôle, la gestion des versions, les journaux d’audit, et l’intégration avec des outils métier comme Microsoft Office et les ERP.

Il offre également l’automatisation des workflows pour des tâches comme les validations, le traitement des factures ou la circulation des documents.

Puisqu’il ne propose pas les fonctionnalités ECM avancées, il conviendra davantage aux petites et moyennes entreprises.

Comme Dokmee, vous pouvez choisir la façon de déployer la solution : dans le cloud, sur site ou en mode hybride, pour mieux s’adapter aux besoins et impératifs de sécurité.

DocuWare est conçu pour les équipes finances, ressources humaines et qualité.

Les cas d’usage de DocuWare sont variés et couvrent de nombreux services en entreprise.

Dokmee vs DocuWare

Dokmee et DocuWare offrent tous deux des fonctionnalités essentielles pour tout système de gestion documentaire, ce qui rend le choix entre les deux parfois délicat.

Commençons par une comparaison rapide des deux meilleurs logiciels de gestion documentaire :

En comparant Dokmee et DocuWare, les deux plateformes proposent de puissantes capacités de gestion documentaire et d’automatisation des workflows, mais elles ciblent des besoins et priorités légèrement différents.

La grande différence entre DocuWare et Dokmee réside dans le fait que Dokmee offre une solution ECM, alors que DocuWare se concentre sur les workflows et la GED.

De plus, le déploiement de Dokmee est bien plus personnalisé, ce qui est particulièrement avantageux pour les structures recherchant une solution hybride ou cloud, DocuWare visant principalement un déploiement sur site.

D’autres caractéristiques méritent aussi d’être comparées :

UI et UX

Dokmee propose une interface intuitive et épurée, avec une expérience utilisateur optimisée et une personnalisation poussée pour coller à l’identité visuelle et aux besoins de workflow de votre organisation.

Ses possibilités marque blanche et la gestion multilingue offrent un atout pour les entreprises ayant besoin d’un environnement personnalisé et accessible à l’échelle mondiale.

DocuWare propose aussi une interface moderne, axée sur la simplicité, mais plus rigide en termes de design et de personnalisation comparé à Dokmee.

Source : DocuWare

Indexation

Dokmee offre de puissants outils d’indexation par métadonnées, permettant aux utilisateurs de tagguer, catégoriser et retrouver précisément chaque document.

Ses capacités de gouvernance facilitent le respect des normes grâce à l’application automatique des conventions de nommage, des règles de conservation et du contrôle d’accès par rôle.

DocuWare exploite aussi l’indexation intelligente et les champs de métadonnées, mais mise davantage sur des modèles automatisés que sur des structures entièrement personnalisables.

Dokmee s’impose donc comme une solution plus versatile pour les organisations ayant des exigences fortes de gouvernance des données grâce à ses possibilités de personnalisation illimitées.

Capture

La capture documentaire est une étape incontournable dans toute GED, surtout lors de la transition d’un système papier.

Dokmee met à disposition Dokmee Capture comme solution indépendante de numérisation et de capture à grand volume.

Ce produit dédié prend en charge l’OCR avancé, la reconnaissance de codes-barres, la capture zonale et le traitement en lots, ce qui en fait la solution idéale pour des départements comme la finance ou les RH, très consommateurs de documents.

Ce module Dokmee propose :

• Capture automatisée de données
• Indexation intelligente (« magic indexing »)
• Scripting
• Outils de reporting

DocuWare inclut bien la capture intelligente de documents, mais ne propose pas de moteur de capture dédié – ce qui peut être limitant pour les efforts de numérisation massifs.

Par ailleurs, l’importation automatisée de documents chez DocuWare n’intègre pas de technologies avancées, telles que l’OCR, contrairement à Dokmee.

Intégrations

Les deux plateformes s’intègrent aux outils professionnels populaires comme Microsoft 365, SAP et QuickBooks.

En revanche, Dokmee offre plus de souplesse grâce à son API, permettant des intégrations personnalisées et une connexion fluide avec les systèmes propres à chaque secteur.

DocuWare prend aussi en charge les intégrations majeures, mais met l’accent sur les plug-ins standardisés, rendant Dokmee préférable si vous avez besoin d’interfaçages sur mesure.

Concepteur de workflow

Les workflows de gestion documentaire permettent à vos équipes de collaborer efficacement, tout en assurant traçabilité, responsabilité et notifications à chaque étape. Ils garantissent que rien ne se perd dans les méandres du traitement documentaire.

Dokmee propose un concepteur de workflow par glisser-déposer permettant de créer des processus métiers complexes sans codage.

Pour plus de simplicité, vous pouvez aussi confier au support Dokmee la configuration de workflows sur-mesure : vous avez ainsi la certitude qu’ils sont optimaux dès le départ, sans devoir passer par des allers-retours.

Pour en savoir plus sur l’automatisation des workflows Dokmee, regardez cette vidéo.

DocuWare a été conçu dès l’origine pour l’automatisation des workflows. Leur création et leur déploiement sont simples, cependant la personnalisation reste limitée, car vous devez partir de modèles fournis.

Source : DocuWare

Fonctionnalités de sécurité

Côté sécurité, Dokmee et DocuWare vous assurent la protection de vos documents les plus sensibles, mais Dokmee va plus loin dans la personnalisation des rôles et permissions.

Dokmee permet d’attribuer des droits très précis à chaque utilisateur, allant de l’accès administrateur complet à des permissions ultra-restreintes (lecture seule, envoi par email, impression, etc.).

On retrouve aussi des fonctionnalités avancées telles que la sécurité au niveau du document, le contrôle d’accès par dossier, et des restrictions d’utilisateur pour le téléchargement, l’édition ou la suppression. Dokmee intègre en outre l’option d’apposer des filigranes sur les documents confidentiels, afin de garantir leur confidentialité lors de leur affichage ou partage.

DocuWare prend également en charge le contrôle d’accès par rôle, mais son modèle de permissions est généralement plus standardisé, avec moins d’options de personnalisation fine sur le volet droits d’accès. Pour atteindre le même niveau de granularité que Dokmee, des configurations ou licences supplémentaires peuvent s’avérer nécessaires.

Les deux solutions proposent des pistes d’audit complètes, enregistrant chaque action utilisateur (lecture, modification, suppression, validation, etc.) pour garantir transparence et conformité réglementaire.

Les rapports d’audit de Dokmee offrent des journaux en temps réel, des rapports d’activité exportables, et des outils pour les administrateurs afin de suivre la conformité.

DocuWare maintient aussi des logs d’audit solides, mais Dokmee propose plus de souplesse dans la manière de filtrer, visualiser et exploiter ces rapports, ce qui confère aux équipes sécurité davantage de contrôle.

Comment choisir entre Dokmee et DocuWare ?

En fin de compte, le choix dépend de vos besoins métiers.

Il est important d’analyser la nature de vos documents et les attentes de votre entreprise, puis de sélectionner le logiciel qui y répondra le mieux.

Cependant, si vous cherchez une solution évolutive et hautement personnalisable, avec des modules additionnels si besoin et de véritables fonctions ECM avancées, alors Dokmee est la solution à privilégier.

Si vous débutez tout juste vos recherches, nous avons listé 10 des meilleurs GED pour vous aider.

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