Qu’est-ce qu’un workflow de gestion documentaire ?

Les processus documentaires freinent la productivité.

Imaginez réduire le délai de traitement des contrats de plusieurs jours à quelques heures, garantir l’absence totale de lacunes en matière de conformité et libérer votre équipe des relances manuelles, le tout en un clic.

Des workflows avancés et personnalisés dans votre système de gestion documentaire (SGD) rendent cette transformation possible.

Qu’est-ce que la gestion des workflows documentaires

Les workflows de gestion documentaire représentent essentiellement tout le parcours suivi par votre document.

Ce parcours inclut la création, la relecture, l’approbation et l’archivage, et peut impliquer plusieurs personnes ou départements. Les workflows sont guidés par des règles métiers et une logique basée sur les métadonnées.

Source : Software Advice

Les workflows avancés automatisent l’acheminement des tâches et capturent les traces d’audit à chaque étape. De plus, les utilisateurs reçoivent généralement une notification ou une alerte lorsqu’ils doivent agir sur un document.

Le processus d’un workflow de gestion documentaire peut inclure :

Création du document → relecture → modification → gestion des versions → approbation → stockage (dans le bon dossier) → distribution → conservation ou archivage

En codifiant les étapes des processus, les organisations éliminent les chaînes d’e-mails ad hoc et les transmissions manuelles, transformant les dépôts statiques en moteurs dynamiques basés sur des règles.

Un bon workflow réduit les tâches manuelles, minimise les erreurs et garantit que les bonnes personnes ont accès aux bons documents au bon moment.

Bénéfices des workflows avancés

La mise en place de workflows dans vos processus de gestion documentaire offre de nombreux avantages.

Pour commencer, les workflows automatisés réduisent considérablement les cycles de traitement. En notifiant automatiquement les autres membres de l’équipe, les entreprises gagnent du temps en limitant les e-mails pour les demandes et validations.

L’application de règles de routage conditionnel (par exemple, contrats à forte valeur → DAF ; factures standard → responsable) réduit les taux d’erreurs et garantit que les bons acteurs interviennent au bon moment. Autrement dit, les membres de l’équipe et les dirigeants reçoivent les documents exactement au bon moment et n’ont plus à vérifier constamment l’état d’avancement.

Les escalades intégrées et les alertes de délai gardent les processus sur la bonne voie en notifiant automatiquement les superviseurs lorsque des tâches dépassent les SLA. En complément, les workflows enregistrent les traces d’audit détaillées et le contrôle de version pour que chacun accède toujours à la version la plus récente.

Enfin, les intégrations avec les plateformes ERP, CRM et de signature électronique éliminent les silos de données et permettent un écosystème digital unifié.

Composants d’un workflow de gestion documentaire

Un workflow SGD efficace comporte 5 éléments clés pour garantir une circulation fluide des documents, la conformité, la visibilité et l’automatisation tout au long du cycle de vie.

1. Définition des étapes

Définir les étapes de vos workflows signifie nommer clairement chaque phase. Des étapes bien nommées facilitent la mise en place et le reporting.

Par exemple :

Brouillon → Relecture juridique → Approbation financière → Approbation finale → Exécution → Archivage

2. Routage basé sur les métadonnées

Les documents sont acheminés automatiquement selon les métadonnées (données structurées relatives au document). Cela élimine les transmissions manuelles et permet une logique d’aiguillage intelligente.

Vous pouvez utiliser des champs indexés comme le type de document ou l’ID client pour déclencher des branches et automatiser les actions suivantes. Par exemple :

Un document étiqueté « NDA » est envoyé directement au service juridique

Cela permet d’obtenir des workflows contextuels, qui réduisent les délais.

3. Notifications

Configurez des alertes en temps réel et des règles d’escalade pour éviter les goulots d’étranglement et garantir le respect des SLA.

Les alertes et rappels automatisés assurent le suivi du workflow. Si une personne n’agit pas dans le délai imparti, les règles d’escalade s’appliquent.

Par exemple :

Un relecteur reçoit une notification pour un document. Après 48 heures d’inactivité, la tâche est escaladée à un manager.

4. Contrôles d’audit et de conformité

Les workflows doivent renforcer la conformité en intégrant des points de contrôle et en enregistrant automatiquement les journaux d’activité avec horodatage et nom d’utilisateur.

Ceci vous aide à être conforme à des exigences légales telles que SOX ou HIPAA et à limiter les risques dans les processus sensibles.

Par exemple :

Un contrat requiert une validation légale avant d’être finalisé

5. Points d’intégration

Votre SGD se connecte à d’autres logiciels, systèmes amont ou dépôts aval via des clés API.

Cela permet d’éliminer les silos de données et la saisie en double.

Par exemple :

Capturer les données d’un client dans un CRM lors de la création d’un contrat

Comment mettre en place des workflows en entreprise

La mise en place de workflows de gestion documentaire à grande échelle demande une planification précise, une collaboration inter-équipes et une exécution progressive.

• Cartographiez votre processus

Commencez par analyser votre processus actuel et définissez ce à quoi vous souhaitez qu’il ressemble.

Identifiez bien vos goulots d’étranglement et les problèmes à résoudre avec votre nouveau workflow.

Cela vous permettra de détailler les tâches étape par étape.

• Définissez un schéma de métadonnées

Élaborez un schéma de métadonnées pour orienter le routage et le reporting de façon cohérente dans tous les workflows.

Mettez en place une structure commune de métadonnées pour garantir que les documents sont bien classés, routés et reportés partout dans l’entreprise.

Les champs importants incluent notamment le type de document, le propriétaire, le service, le statut ou la date.

Veillez à appliquer des règles de validation pour éviter les erreurs de saisie.

• Lancez un workflow pilote

Commencez par des processus à fort volume et faible complexité (par exemple, validation des bons de commande), vérifiez les performances et recueillez les retours des utilisateurs.

Lors du paramétrage du workflow pilote, configurez-le dans votre SGD et collectez des avis sur l’ergonomie, la rapidité et les éventuels problèmes.

• Déployez par phases

Déployez progressivement et étendez la mise en œuvre de manière contrôlée pour inclure ensuite des workflows plus complexes. Par exemple, validation de contrats fournisseurs, documentation d’audit.

Suivez vos indicateurs : temps de cycle, taux d’adoption, taux d’erreurs…

• Formez vos équipes et assurez le changement

Assurez une transition fluide en préparant les utilisateurs avec les connaissances et les outils nécessaires pour s’approprier les nouveaux workflows en toute confiance.

Proposez des formations adaptées aux rôles, des démos en direct, des guides de démarrage rapide et des info-bulles intégrées pour accélérer l’adoption.

Pourquoi mettre en place des workflows ?

Grâce à des workflows avancés et personnalisés, les entreprises peuvent faire de la gestion documentaire un véritable levier stratégique, accélérer la prise de décision et la conformité, et, en définitive, améliorer sensiblement leur productivité.

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