Qu’est-ce que la gestion documentaire ?

Votre entreprise se développe, formidable.

Votre liste de clients ne cesse de s’allonger, incroyable.

Vos papiers, documents et contrats s’empilent… Pas bon.

Un système de gestion documentaire est une solution évolutive et efficace à ce problème.

Qu’est-ce que la gestion documentaire ?

La gestion documentaire est essentiellement le processus par lequel vous organisez, stockez, suivez et contrôlez les données de votre entreprise, telles que les documents, les visuels et autres fichiers.

La gestion documentaire gère les documents depuis leur création jusqu’à leur suppression ou destruction lorsqu’ils ne sont plus utiles ou qu’ils ont terminé leur cycle de vie. Cependant, la gestion documentaire comprend également le stockage, l’édition et le partage des documents.

Lorsque l’entreprise est petite, il est facile de gérer soi-même ses documents avec un système papier ou en les organisant directement sur vos serveurs dans des dossiers.

Cependant, à mesure que l’entreprise se développe et devient plus complexe, la quantité de documents à gérer quotidiennement augmente également.

Par conséquent, vous devrez vous appuyer sur un système de gestion documentaire (SGD) pour suivre efficacement vos documents.

Qu’est-ce qu’un SGD ?

Un SGD est un système de gestion documentaire. Autrement dit, un logiciel en charge de stocker et de gérer tous les documents de votre entreprise. Des présentations, aux contrats, business plans, etc.

Il fournit une plateforme centralisée où les documents peuvent être capturés, organisés, indexés et stockés en toute sécurité pour une récupération et une collaboration simples.

Les systèmes de gestion documentaire sont généralement déployés sur le cloud, pour en faire une option évolutive. Peu importe l’ampleur de la croissance de votre entreprise, votre système peut évoluer avec votre volume de documents.

En utilisant un SGD performant, vous pouvez intégrer toute votre pile d’outils, de sorte que vous n’ayez jamais à quitter la plateforme, et donc augmenter votre efficacité.

Fonctionnalités d’un SGD

Qu’est-ce qui distingue un SGD d’applications telles que Google Drive, où il vous suffit d’organiser vos documents dans différents dossiers ?

Certes, un SGD stocke toutes vos données dans des armoires numériques, cependant, il existe de nombreuses autres fonctionnalités qui font d’un SGD l’option la plus efficace pour la gestion documentaire.

Quelques fonctionnalités indispensables :

• Workflows avancés et personnalisés

L’une des meilleures fonctionnalités d’un SGD ou d’un ECM est d’ajouter un workflow personnalisé à chaque type de document.

Qu’est-ce que cela signifie exactement ?

Un workflow est essentiellement les étapes qu’un document particulier doit suivre avant d’être considéré comme terminé.

Voici un exemple pratique : vous recevez une proposition d’embauche.

Cette proposition doit être examinée par les RH ainsi que par le PDG, puis envoyée à la comptabilité pour vérifier la rémunération ; une fois révisée, la proposition est renvoyée à la source initiale.

Après une confirmation, un contrat doit être établi ; il circule à nouveau dans différents services pour valider les détails, ajouter des signatures, tampons, etc.

Une fois le contrat signé, il peut être finalisé et archivé.

Si vous choisissez un ECM tel que Dokmee, vous pouvez créer ces workflows vous-même, bénéficier d’un accompagnement de l’équipe, ou avoir un workflow avancé et personnalisé dédié à votre entreprise.

Options pour renforcer la sécurité

En particulier dans les grandes entreprises gérant des documents sensibles, tout le monde ne doit pas avoir accès aux mêmes fichiers et données.

Il est donc crucial que votre système de gestion documentaire permette d’attribuer à vos collaborateurs les droits d’affichage, d’édition ou de contrôle total sur les documents qui les concernent.

En outre, il existe des logiciels comme Dokmee qui offrent la possibilité d’ajouter des filigranes à vos documents afin d’en garantir la protection.

Fonctionnalité de conservation des fichiers

Les fichiers s’accumulent et il est très facile de surcharger votre logiciel avec des documents inutiles.

Une fonctionnalité de conservation des fichiers vous permettra de définir des conditions spécifiques pour supprimer, mettre à jour ou envoyer des fichiers dans une corbeille de rétention lorsque vous n’en avez plus besoin.

Par exemple, il est probable que vous ne souhaitiez pas conserver des factures reçues il y a 10 ans. Vous pouvez donc paramétrer une règle sur toutes les factures indiquant qu’après 7 ans sans ouverture du fichier, celui-ci sera supprimé définitivement.

Cela vous permettra de garder vos données propres et pertinentes, sans avoir à parcourir des fichiers sans fin pour supprimer les inutiles.

Indexation et balisage de métadonnées

L’indexation et le balisage des métadonnées vous permettront d’organiser, de retrouver et de récupérer vos documents de manière claire et efficace.

L’indexation ajoute des attributs à vos documents, tels que le type de document, projet, nom, numéros d’ID, etc., afin de cibler vos recherches en renseignant les critères précis des documents à retrouver.

Le balisage de métadonnées ajoute des informations descriptives au document, comme des mots-clés ou des thématiques.

En combinant indexation et métadonnées, vous transformez un fichier statique en ressource dynamique et recherchable, facilement catégorisable, filtrable et gérable au cours de tout son cycle de vie.

Intégrations puissantes

Avec une intégration solide, votre SGD vous permet de faire bien plus que simplement consulter vos documents.

Les intégrations vous aident à fluidifier votre workflow sans avoir à jongler d’un outil à l’autre, et réduisent le risque de perte de documents.

Quelques exemples courants d’intégrations :

→ Outils de productivité : Microsoft Office 365 ou Google Workspace

→ Plateformes d’email

→ CRM

→ Outils de signature électronique

Un puissant module de visualisation et d’édition de documents

Vous devriez pouvoir visualiser tous vos documents depuis votre SGD, dans n’importe quel format.

De plus, il est conseillé de pouvoir modifier facilement vos documents à la volée.

Vous pouvez avoir besoin de signer, tamponner, compléter ou joindre d’autres fichiers à vos documents. Si vous devez sortir du logiciel pour le faire ailleurs, votre efficacité sera pénalisée.

SGD vs ECM

Un logiciel de gestion documentaire vous aide à gérer l’information de votre entreprise en capturant, stockant et indexant vos documents pour faciliter le stockage et la manipulation.

Pour les petites entreprises, un SGD suffit et peut nettement améliorer votre efficacité.

Cependant, pour une entreprise de plus grande taille, avec davantage de départements et de documents, cela peut devenir limité.

Un ECM, ou gestion de contenu d’entreprise, embarque toutes les meilleures fonctionnalités d’un SGD mais inclut aussi la gestion de contenu web, la gestion des réseaux sociaux, la gestion des dossiers, la gestion des ressources numériques, l’archivage d’emails, l’automatisation des processus, etc., et offre de meilleures intégrations avec des logiciels tels que CRM.

Les ECM offrent bien plus de fonctionnalités telles que :

Fonctionnalité	SGD	ECM
Stockage de documents	✔️	✔️
Gestion des versions	✔️	✔️
Recherche et récupération	✔️	✔️
Automatisation des workflows	❌/Limité	✔️
Conformité & gestion des dossiers	❌/Limité	✔️
Intégration aux systèmes d’entreprise	❌/Limité	✔️
Gestion du cycle de vie du contenu	❌	✔️
Gestion de contenu web	❌	✔️

Fonctions d’un SGD

Nous avons mentionné quelques-unes de nos fonctionnalités préférées d’un SGD, mais à quoi sert réellement un système de gestion documentaire ?

Un SGD a 5 fonctions principales dans la gestion de vos documents.

Capture documentaire

Il s’agit d’intégrer concrètement vos documents dans le système de gestion documentaire.

Avec un système papier, vous acquériez le document puis le placiez dans son armoire dédiée.

Avec un SGD, même principe. Capturer des documents signifie les scanner, les récupérer d’une autre plateforme ou les envoyer sur la plateforme.

Une fois importés, vos documents sont enregistrés dans vos classeurs numériques.

Stockage documentaire

Votre SGD conserve et stocke vos documents dans des dossiers numériques selon vos choix. Vos informations sont conservées en toute sécurité, à tout moment accessibles pour consultation, modification, suppression, etc.

Ce qui rend un SGD plus efficace qu’un système papier, c’est l’indexation et le balisage de métadonnées.

Cela permet d’organiser et de catégoriser les documents avec des champs personnalisés comme date, type, service, client, ID projet, etc., pour optimiser le classement et la recherche.

Édition des documents

De nombreux SGD proposent des fonctionnalités de collaboration et d’édition légère, comme la gestion des versions, l’annotation, le marquage, les signatures et le contrôle des entrées/sorties.

Cela garantit que les utilisateurs peuvent mettre à jour les documents sans écraser le travail des autres, et ainsi disposer en permanence de la version la plus à jour.

Un ECM permet toutefois davantage d’édition collaborative directement dans l’application, pour une création de documents encore plus fluide en équipe.

Récupération des documents

Un atout majeur de tout SGD est la rapidité et la simplicité avec lesquelles on peut retrouver et accéder à ses documents stockés.

Grâce à la métadonnée et l’indexation, plus besoin de mémoriser les noms de fichiers ou l’arborescence : une simple recherche de mots-clés, ou un filtre par tags ou catégories suffit.

La plupart des systèmes proposent aussi des recherches avancées comme l’OCR pour retrouver des documents scannés à partir de leur contenu.

Retrouver un fichier devient aussi simple qu’une recherche, même au sein de milliers d’enregistrements.

Archivage, conservation ou suppression des documents

Finalement, les documents atteignent la fin de leur cycle d’utilisation, sans pour autant devoir être supprimés immédiatement.

Un SGD aide à l’archivage à long terme des documents inactifs ou obsolètes dans un format sécurisé et en lecture seule.

Cela permet la conformité aux réglementations tout en gardant votre espace de travail dégagé. Les documents archivés restent accessibles si besoin, mais séparés clairement du quotidien.

Avec des workflows avancés, vous pouvez ajouter une règle pour supprimer ou archiver automatiquement les fichiers après une certaine période depuis leur réception, ouverture ou modification.

Avantages de l’utilisation d’un SGD

L’implémentation d’un SGD dans votre entreprise offre de nombreux bénéfices pour votre efficacité, votre organisation et votre travail d’équipe.

Outre les gains de temps et d’espace, parmi les avantages principaux :

Gagnez en efficacité

En vous fiant à une gestion papier, ou à une organisation «digitale classique» (Google Drive ou des fichiers sur serveur), vous risquez de passer trop de temps à retrouver le bon document parmi toutes vos informations.

Vous devriez aussi passer vos documents par divers logiciels et e-mails rien que pour recueillir une signature ou un retour.

Un SGD avec indexation et intégrations avancées permet d’effectuer toutes ces actions en quelques minutes seulement.

L’efficacité est aussi améliorée grâce aux workflows : plus besoin de suivre qui a signé ou validé chaque document. Dés qu’un nouveau document arrive, chaque département reçoit une notification, ce qui accélère considérablement la réalisation des tâches.

Contrôlez les audits de vos documents

Que vous deviez faire des audits réguliers ou spécifiques, toutes vos données sont accessibles en un rien de temps.

Un SGD permet de taguer et catégoriser vos fichiers avec des métadonnées, facilitant l’extraction des éléments nécessaires aux auditeurs (contrats, factures, documents RH ou financiers) en quelques secondes.

De nombreux systèmes offrent également des fonctions de recherche et de filtrage avancées ; pas besoin donc de fouiller manuellement dans les dossiers ou le papier.

De plus, la plupart des SGD conservent une piste d’audit complète automatiquement.

Toutes les actions sont historisées avec date/heure et nom de l’utilisateur. Grâce à la gestion des versions, vous pouvez aussi montrer l’évolution d’un document dans le temps, pour encore plus de transparence. Cela réduit le stress lié aux audits et le risque de sanctions, rendant vos contrôles simples, précis et fiables.

Renforcez la sécurité de vos documents

Dans chaque entreprise, vous traitez une grande quantité de documents quotidiennement, mais tous ne doivent pas être accessibles à tous.

Avec un SGD, vous décidez qui a accès à tel document, qui peut éditer, imprimer ou envoyer, afin d’assurer la protection des données sensibles.

Dans de nombreux SGD et ECM, vous pouvez aussi voir qui a consulté chaque document en cas de faille de sécurité, et ainsi prendre les mesures appropriées. Tracer l’accès est essentiel pour prouver sa conformité aux standards de l’industrie, à la législation ou aux politiques internes.

Et si vos documents sont hébergés sur le cloud, vous limitez grandement les risques de perte ou d’égarement de documents.

Améliorez la communication au sein de l’équipe

Dans beaucoup d’entreprises, une mauvaise communication provient d’informations dispersées. Documents archivés dans des disques personnels, partagés par mail, ou perdus dans des discussions interminables.

Un SGD centralise tous vos fichiers, offrant à chaque membre de l’équipe un accès à la version la plus récente d’un document. Cela élimine les risques d’incohérences de versions et garantit que tout le monde travaille à jour, dans tous les sens du terme.

Beaucoup de SGD proposent aussi des outils collaboratifs intégrés : commentaires, tâches, édition en temps réel et notifications de modifications.

Les membres d’équipe donnent ainsi leur avis, suivent les retours et travaillent ensemble sans échange interminable d’e-mails.

Les entreprises ont de plus en plus de membres en télétravail partout dans le monde : avoir un hub centralisé avec tous les documents et mises à jour est essentiel pour optimiser le travail collectif.

Exemple : une agence marketing qui gère plusieurs clients à la fois : les équipes créatives, les chefs de projet et les clients ont besoin d’accès aux mêmes documents. Avec un SGD, tout le monde travaille sur une plateforme centralisée, chaque document étant bien versionné et protégé.

En outre, certaines plateformes enregistrent chaque mouvement lié aux documents, assurant ainsi une totale transparence en interne.

Définissez vos workflows et réduisez les erreurs humaines

Comme vu plus haut, les documents circulent souvent entre plusieurs départements, ce qui multiplie les risques d’erreur.

Un contrat n’est pas signé à temps, une facture impayée, une proposition non validée…

Naturellement, il est aisé d’oublier certaines tâches sous la charge de travail.

En définissant un workflow, chaque intervenant est prévenu au bon moment afin qu’aucun détail ne soit négligé et que tous les délais soient respectés.

Vous obtiendrez ainsi une gestion plus efficace et sans erreurs.

Où peut-on implémenter un SGD ?

L’implémentation d’un SGD dépendra de vos besoins. Vous pouvez installer votre SGD sur site, dans le cloud ou en mode hybride.

Système de gestion documentaire auto-hébergé

Avec un SGD auto-hébergé, le logiciel est installé sur vos propres serveurs et infrastructures.

Vous gardez ainsi un contrôle total sur vos données, leur stockage et vos protocoles de sécurité.

Les organisations qui gèrent des informations très confidentielles ou qui doivent respecter une forte conformité réglementaire préfèrent souvent ce modèle.

Cependant, cela implique des responsabilités supplémentaires comme :

• Gestion interne de l’équipe IT pour la maintenance et les mises à jour
• Sécurisation physique et numérique des données
• Gestion des sauvegardes et du plan de reprise d’activité

Les systèmes auto-hébergés permettent la plus grande personnalisation mais requièrent d’importants investissements en matériel et ressources techniques.

Système de gestion documentaire sur le cloud

En utilisant votre SGD sur le cloud, vous accédez à vos fichiers à tout moment, où que vous soyez, ce qui s’avère particulièrement utile lorsque :

• Vous avez des équipes dispersées ou des collaborateurs à distance
• Plusieurs services ont besoin d’un accès centralisé
• Votre entreprise manque de support technique interne

Un SGD cloud offre généralement des mises à jour automatiques, des sauvegardes intégrées et une grande évolutivité. Il réduit aussi les coûts liés au matériel et à la maintenance.

Vos données sont souvent protégées par des mesures de sécurité de niveau entreprise mises en place par l’éditeur.

Par ailleurs, plus besoin de s’inquiéter d’une panne de courant ou d’un autre incident (catastrophe naturelle…).

Votre SGD reste en ligne et accessible à tout moment dès lors que vous disposez d’une connexion internet.

Système de gestion documentaire hybride

Quand on gère des données sensibles, il est parfois impératif d’éviter toute faille de sécurité.

Certaines entreprises (par exemple les banques) conservent une partie de leurs documents sur serveurs internes plutôt que dans le cloud.

Dans ce cas, un déploiement hybride offre le meilleur des deux mondes.

Dans un modèle hybride, les documents critiques ou sensibles sont conservés sur site pour un contrôle maximal, tandis que les données moins sensibles sont gérées sur le cloud pour plus d’accessibilité et de collaboration.

Cet équilibre est apprécié dans des secteurs comme la finance, la santé ou les services juridiques. Par exemple, une banque stockera les dossiers clients et documents réglementaires localement, tout en utilisant le cloud pour ses supports marketing et notes internes.

Ce modèle hybride permet de concilier sécurité des données et flexibilité, garantissant la conformité sans sacrifier l’efficacité.

Qui a besoin d’un SGD ?

Un SGD est crucial pour toute entreprise manipulant de gros volumes de données, ce qui, avouons-le, concerne la plupart des secteurs.

Si quasiment toutes les industries peuvent en bénéficier, les secteurs suivants en ressentent le plus le besoin, au regard du volume, de la sensibilité ou des exigences réglementaires de leurs documents :

Secteur public & administration

Les organismes publics gèrent de très gros volumes de documents sensibles et réglementés : permis, dossiers publics, correspondances interservices, documentation des politiques publiques…

Un SGD garantit la conformité à la législation sur les documents publics et les demandes FOIA, tout en assurant traçabilité et transparence grâce à la piste d’audit.

De plus, avec un SGD, les agences gouvernementales peuvent améliorer leur efficacité dans la gestion des tâches, requêtes ou autres procédures administratives, qui sont souvent très chronophages à cause de la recherche de documents.

Industrie et fabrication

Les industriels gèrent une documentation technique complexe (spécifications, procédures, rapports de conformité, dossiers qualité), qui doit toujours être à jour et accessible.

Un SGD permet de gérer le suivi des versions de chaque document, et d’accélérer les audits.

Pour l’industrie, l’atout majeur du SGD réside dans la protection de la propriété intellectuelle grâce à ses protocoles de sécurité et ses autorisations d’accès.

Commerce & e-commerce

Gérez vos contrats fournisseurs, factures, commandes, catalogues produits et supports marketing au sein de multiples points de vente et la documentation du service client.

Immobilier & construction

Dans l’immobilier ou le BTP, vous pouvez gérer contrats, plans, documents de conformité, permis et documents de suivi de projet. Un SGD garantit à chaque acteur l’accès à l’information la plus à jour à chaque étape.

Juridique

Les cabinets et départements juridiques utilisent le SGD pour gérer les dossiers de plaidoirie, contrats, preuves, et la correspondance sensible des clients, tout en assurant la gestion des versions et la sécurité des données.

Finance & banque

Un SGD garantit la conformité réglementaire, la préparation des audits et la gestion sécurisée des fichiers clients, prêts et états financiers, ce qui est parfait pour la banque et la comptabilité.

Éducation

Écoles, universités et centres de formation gèrent relevés, dossiers d’élèves, documents d’accréditation et administratifs. Un SGD améliore le partage d’information et la conservation à long terme.

Santé

Hôpitaux, cliniques, cabinets médicaux doivent sécuriser les dossiers patients, formulaires d’assurance, documents réglementaires et politiques internes. Un SGD garantit la conformité HIPAA et optimise les workflows.<! — notionvc: 4e2cbe87-7c1b-494a-8bcb-d4d2cb85cbe7 –>

3 meilleurs systèmes de gestion documentaire

Il existe de nombreux outils SGD, mais parmi nos favoris :

• Dokmee
• DocuWare
• Laserfiche

Ces avis rapides vous aideront à faire votre choix selon vos besoins.

Pour une sélection plus complète, retrouvez notre liste des meilleurs systèmes de gestion documentaire.

Dokmee

Dokmee est un ECM et SGD web permettant de gérer tous vos documents en local ou dans le cloud.

Vous pouvez stocker tous vos documents dans des classeurs numériques et les retrouver rapidement grâce à l’indexation. Vous pouvez également éditer, tamponner, signer vos documents sans quitter l’application, et ajoutez de nouvelles pages avec un système drag & drop.

Dokmee offre une maîtrise totale de vos documents et de vos droits, et propose de nombreuses couches de sécurité, dont des filigranes personnalisés.

En outre, une fonction d’audit enregistre qui ouvre, modifie ou transmet chaque document.

Avec Dokmee, vous pouvez configurer manuellement des workflows complexes, ou faire appel à notre équipe pour les mettre en place.

✅ Avantages

• Disponible dans la plupart des langues
• Haut niveau de sécurité
• Intégrations fortes (DocuSign, Salesforce, Microsoft Office 365…)

❌ Inconvénients

• L’option formulaires est en version bêta

DocuWare

DocuWare est une plateforme SGD et d’automatisation des workflows conçue pour les PME et les grandes entreprises.

DocuWare permet de numériser, organiser et gérer les documents avec une solution cloud ou sur site.

Parmi ses points forts : le stockage documentaire, le traitement intelligent des documents et la gestion des workflows personnalisée.

DocuWare s’intègre aux systèmes Microsoft Office, Outlook, ERP ou CRM.

Source : G2

✅ Avantages

• Workflows et tableaux de bord personnalisables.
• Piste d’audit
• Solution évolutive

❌ Inconvénients

• Période d’apprentissage longue
• Fonctionnalité hors-ligne limitée
• Application mobile basique

Laserfiche

Laserfiche est une plateforme SGD et d’automatisation pilotée par l’IA qui propose workflows, formulaires électroniques, gestion documentaire et suivi analytique.

Laserfiche permet la capture, le stockage et l’organisation de contenu, tout en automatisant des processus comme l’approbation, l’onboarding ou le suivi de la conformité.

La solution est disponible en local comme dans le cloud.

Source : Laserfiche

✅ Avantages

• Designer visuel ergonomique
• Outils de conformité et piste d’audit
• Communauté active

❌ Inconvénients

• La version cloud est moins complète
• Licence et déploiement onéreux
• Intégrations limitées

Alors, devez-vous adopter un système de gestion documentaire ?

En résumé : oui.

Dans toute entreprise, les documents s’accumulent et leur gestion manuelle sur ordinateur est inefficace et chronophage.

Que peut faire un SGD pour votre entreprise ?

✔️ Stocker vos documents

✔️ Configurer des workflows personnalisés

✔️ Archiver ou supprimer des fichiers

✔️ Éditer, signer, tamponner, envoyer

✔️ Unifier votre équipe et votre société

… et bien plus encore.

Si vous êtes prêt à gérer vos documents avec un SGD ou un ECM, consultez Dokmee et demandez une démo !