Mise en œuvre d’un DMS : comment et où déployer votre système de gestion documentaire

Votre entreprise se développe et vous ne pouvez plus dépendre d’une gestion documentaire obsolète.

Cependant, la migration de l’ensemble de vos documents vers un système de gestion documentaire moderne peut soulever certaines questions :

Où iront mes documents ? Où un DMS est-il hébergé ? Comment puis-je migrer mes documents sans les perdre ?

Ne vous inquiétez pas, la mise en œuvre de votre DMS peut se faire en 7 étapes.

Où pouvez-vous mettre en œuvre un DMS ?

Avant de commencer à mettre en place et à déployer votre DMS ou ECM, vous devez décider du type de déploiement que vous allez choisir.

Qu’est-ce que cela signifie ?

En fonction de la sensibilité de vos documents, vous devrez personnaliser votre système de gestion documentaire.

En d’autres termes, si vous traitez des données extrêmement sensibles, par exemple une institution gouvernementale ou une banque, vos documents devront être stockés sur des serveurs locaux, c’est-à-dire un déploiement sur site.

Si vous avez d’autres documents qui doivent rester sécurisés mais que votre équipe est dispersée dans le monde entier, comme c’est le cas des cabinets comptables ou des entreprises industrielles, vous pouvez héberger vos documents dans le cloud. Il s’agit toujours d’un déploiement très sécurisé et il est accessible partout et à tout moment (uniquement pour les personnes autorisées, bien sûr).

Si vous gérez des documents de différents niveaux de sensibilité, vous pouvez opter pour un système hybride qui vous permet de stocker les informations les plus sensibles sur vos serveurs, et le reste dans le cloud.

Déploiement dans le cloud

Comme mentionné, un DMS ou ECM cloud est hébergé sur des serveurs distants sécurisés et accessible via Internet.

Cette méthode offre plusieurs avantages, à commencer par l’accessibilité. La plupart des entreprises comptent une grande part de collaborateurs à distance. Puisque vous ne pouvez pas simplement passer dans leurs bureaux, il est crucial que chacun ait un accès immédiat à la même version des documents en temps réel.

Un déploiement cloud est aussi idéal pour les startups, car il s’agit d’une méthode hautement évolutive qui ne nécessite ni investissement initial important ni équipe informatique dédiée. Vous commencez donc avec un système plus petit qui grandira au rythme de votre entreprise.

Quand le cloud n’est-il pas recommandé ?

Lorsque le cloud n’est pas conforme aux réglementations de sécurité.

Même si vos documents sont sécurisés, les informations plus sensibles nécessitent généralement des mesures de sécurité supplémentaires.

Déploiement sur site

Un déploiement sur site signifie que votre DMS est installé et hébergé sur des serveurs physiques au sein de votre organisation.

Cela nécessite un investissement initial plus important et une équipe informatique dédiée responsable de la maintenance de votre infrastructure.

Ce déploiement vous permet d’avoir un contrôle absolu sur tous les aspects de votre infrastructure documentaire, des politiques de sécurité et des accès.

Héberger votre DMS sur site est idéal pour les secteurs qui traitent des données sensibles, comme la santé, les organismes gouvernementaux ou les cabinets juridiques qui doivent respecter les normes HIPAA et FINRA.

Déploiement hybride

Un déploiement hybride combine les modèles sur site et cloud : vous décidez quels documents sont hébergés sur vos serveurs locaux et lesquels sont accessibles via Internet.

L’avantage principal de ce modèle est de pouvoir combiner le contrôle et la conformité des systèmes sur site et la flexibilité et la personnalisation du cloud.

Veillez à adapter votre infrastructure aux besoins de votre entreprise, à votre niveau de sécurité et à vos contraintes budgétaires.

Ceci est idéal pour les entreprises en transition vers le cloud, ou les cabinets d’avocats par exemple.

Comment mettre en œuvre un DMS étape par étape

Une fois que vous avez décidé où vous souhaitez héberger votre système de gestion documentaire et, dans le cas d’un déploiement hybride, quels documents seront dans le cloud et lesquels seront sur site, vous pouvez commencer la mise en œuvre.

Vous pouvez installer votre DMS en suivant 7 étapes simples et claires.

Étape 1 : Évaluer la nature de vos documents

Avant tout, assurez-vous d’avoir une bonne vision des documents que vous traitez dans votre organisation.

Comment ces documents sont-ils créés ? Où sont-ils stockés ? Qui y accède ?

Une fois que vous savez quels documents sont gérés, cartographiez leurs flux de travail et identifiez qui les contrôle.

Le point clé est aussi de recenser vos points faibles actuels, comme les problèmes de gestion des versions, les risques de sécurité, les fichiers perdus, les écarts de conformité, etc.

Étape 2 : Définir vos besoins et objectifs

Décidez quels problèmes vous souhaitez résoudre et comment votre DMS y répondra.

Assurez-vous d’identifier les fonctionnalités non négociables que votre DMS doit posséder pour répondre à vos problématiques, par exemple :

• OCR et capture automatisée de documents
• Indexation avancée et métadonnées
• Gestion des accès utilisateurs
• Automatisation des workflows
• Options de déploiement
• Logiciel de formulaires électroniques
• Signature électronique
• Intégrations

Étape 3 : Choisissez le bon outil

En gardant à l’esprit vos objectifs et fonctionnalités indispensables, vous pouvez commencer à chercher un DMS (si vous n’en avez pas déjà trouvé un qui vous convient).

Créez une liste de contrôle avec vos besoins et fonctionnalités et assurez-vous que le DMS choisi y répond. Demandez également des démos pour être certain de votre choix.

Pensez à lire les avis, comme cet avis sur Dokmee, et les retours d’utilisateurs sur différents outils.

Évaluez la scalabilité, les options d’intégration (ERP, CRM), le modèle de licence et le support du fournisseur.

Étape 4 : Préparez votre déploiement et la transition

Avant de commencer la migration, établissez un plan de route détaillé.

Celui-ci doit inclure les différentes phases : phase pilote, déploiement général, expansion.

Cartographiez vos mesures de sécurité, y compris la définition des droits de visualisation, modification ou gestion par catégorie de documents, ainsi que l’attribution des permissions en adéquation avec les besoins métier.

À cette étape, il est crucial d’intégrer la gouvernance des données. Établissez des règles claires en matière de propriété des données, de classification, et de gestion du cycle de vie des documents afin d’en garantir l’intégrité, la sécurité et la conformité.

Définissez un calendrier précis pour chaque phase, ainsi que les responsabilités de chaque membre de l’équipe.

Étape 5 : Migrez vos documents

Il s’agit de l’étape la plus délicate du processus : le transfert de tous vos documents.

Commencez par réaliser un audit approfondi pour identifier et supprimer les documents inutiles. Ce nettoyage réduit l’encombrement et garantit que seules les informations utiles sont migrées, ce qui optimise la performance et la facilité d’utilisation du système.

Une fois l’ensemble de données affiné, utilisez des outils de numérisation et des logiciels OCR pour convertir les documents papier au format numérique.

Veillez à appliquer des métadonnées cohérentes à chaque document pendant l’indexation : type, date, service, et autres tags pertinents.

Une fois les fichiers numérisés, vérifiez les éventuels documents corrompus et assurez-vous que l’OCR et les métadonnées ont bien été appliqués.

Étape 6 : Personnalisez votre DMS

Avec vos documents sauvegardés dans votre nouveau DMS, il est temps de personnaliser le système pour qu’il réponde parfaitement à vos besoins d’entreprise.

Cela implique :

• Attribution des rôles et permissions sur vos documents
• Définition des types de documents, des champs de métadonnées et de la structure des dossiers
• Conception de workflows sur mesure et automatisés
• Mise en place des audits de traçabilité

Réalisez cette étape avant d’ouvrir le DMS à l’ensemble de l’équipe afin d’éviter les oublis et les pertes de documents.

Étape 7 : Formez votre équipe

Commencez par organiser des sessions de formation adaptées selon les profils et services.

Administrateurs, utilisateurs finaux et managers n’utiliseront pas le système de la même façon, leur formation doit donc être personnalisée.

Les administrateurs auront besoin d’une maîtrise approfondie de la configuration et des permissions, tandis que les utilisateurs classiques se concentreront sur l’ajout, la recherche et la gestion de documents dans leur périmètre. Pour les managers, il peut être pertinent d’apprendre à suivre les workflows, éditer des rapports et superviser la conformité.

Mettez à disposition guides, manuels et tutoriels pour toute l’équipe.

Une équipe bien formée et informée est la clé pour exploiter tout le potentiel du système et assurer son succès sur le long terme.

Meilleures pratiques pour la mise en œuvre de votre DMS

En suivant le guide étape par étape ci-dessus, vous garantissez une transition en douceur vers le nouveau système.

Cependant, certaines bonnes pratiques peuvent vous aider à bien démarrer avec votre DMS.

• Impliquer toute l’équipe

L’objectif d’un DMS est de centraliser, donc rassembler toute l’équipe est essentiel.

Comme mentionné précédemment, il est important de former votre équipe et de s’assurer que chacun comprend la gouvernance des données.

Cela garantira une utilisation cohérente et correcte du DMS, entraînant plus d’efficacité et moins d’erreurs.

• Commencer petit et évoluer progressivement

Migrer tous les documents d’un coup mène inévitablement à de la confusion.

En commençant par un déploiement pilote, vous pouvez clairement observer le traitement des documents et identifier les points bloquants ou à améliorer.

Une fois le système en place, ajoutez graduellement de plus gros volumes de documents, de workflows et d’utilisateurs.

• Assurez-vous que vos fichiers soient propres et organisés avant la migration

Migrer des fichiers ou des documents en désordre entraînera des pertes et des classements inefficaces.

Parcourez les documents de l’organisation et supprimez tous ceux qui sont inutiles pour garantir une transition fluide.

• Ne cherchez pas à tout automatiser dès le départ

Avec un DMS, il est possible de créer des workflows totalement automatisés, ce qui peut être tentant.

Cependant, pour assurer une transition fluide, il est préférable de personnaliser vos workflows à partir des processus existants.

Configurez les types de documents, structures de dossiers, champs de métadonnées et workflows conformément à vos habitudes de travail. Automatisez les tâches répétitives comme les validations et alertes de conservation dès que possible.

Devriez-vous mettre en place un DMS ?

Oui, vous devriez mettre en œuvre un DMS dans votre entreprise.

À mesure que votre activité grandit, vous ne pouvez pas vous permettre de perdre du temps avec des méthodes dépassées qui limitent l’efficacité.

Suivre ces 7 étapes pour la mise en place d’un DMS offre à vos équipes une feuille de route claire et structurée pour numériser, organiser et optimiser votre patrimoine informationnel.

Un bon déploiement de DMS permet de réduire l’utilisation du papier et d’optimiser la gestion documentaire, mais surtout, il donne la main à vos équipes, protège vos données, et permet à votre entreprise d’être plus agile et confiante.

Mettre en place un DMS peut sembler complexe, toutefois, Dokmee offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour faciliter la transition.