Qu’est-ce que la conservation des fichiers dans un DMS et un ECM ?

L’un des plus grands défis lors de la gestion de documents sensibles est d’éviter tout risque de sécurité.

Mais comment y parvenir ?

C’est simple. Mettez en place une politique et un workflow solides de conservation des fichiers dans votre système de gestion documentaire.

Qu’est-ce que la conservation des fichiers ?

La conservation des fichiers est le processus par lequel vous stockez et gérez les documents professionnels tout au long de leur cycle de vie. Cela inclut la création, la distribution, le stockage et l’archivage.

Ce processus vous permet d’accéder à vos documents à des fins opérationnelles, de conformité légale ou de référence historique jusqu’à leur élimination ou destruction.

Parmi les documents concernés par la conservation, on retrouve par exemple les dossiers d’employés, documents fiscaux, dossiers patients, contrats, factures, etc. Comme vous pouvez l’imaginer, la plupart de ces documents sont sensibles et doivent répondre à certaines réglementations telles que HIPAA, RGPD, SOX ou d’autres, selon votre pays.

Pour rester en conformité avec la réglementation, vos documents doivent être conservés entre 3 et 7 ans, selon leur nature.

Il est donc essentiel de comprendre la nature de vos documents pour établir votre politique de conservation.

Détaillons par secteur :

Politiques de conservation des fichiers

Les politiques de conservation déterminent la durée de conservation des différents types de documents, ainsi que le moment de leur destruction ou archivage.

Ces politiques aident les organisations à respecter les règlements fédéraux, régionaux ou sectoriels, tout en réduisant les coûts de stockage et les risques juridiques.

Une politique de conservation bien définie précise les délais pour chaque catégorie de document, les départements responsables et les méthodes de suppression sécurisées. Ces politiques permettent aussi de limiter la surconservation, ce qui limite les risques de responsabilité ou de faille de sécurité.

Vous pouvez également automatiser vos politiques de conservation, mais n’anticipons pas trop.

Recommandations par secteur pour la conservation des fichiers

Les règles de conservation varient selon les secteurs (et même les documents concernés).

Il est important de bien connaître les réglementations encadrant votre secteur et le type de fichiers/dossiers traités.

Voici 5 exemples par secteur.

1. Industrie manufacturière

Les fabricants doivent conserver une documentation stricte pour répondre aux normes de responsabilité produit et d’assurance qualité.

Les organismes de contrôle comme la FDA, OSHA ou l’ISO imposent la conservation à long terme des dossiers de production, des résultats de tests, et des rapports de sécurité. La durée dépend souvent de la durée de vie du produit ou de l’équipement et peut être prolongée de plusieurs années après coup.

2. Santé

Dans le secteur de la santé, la conservation des dossiers patients, données de facturation et documents de conformité est essentielle au respect des réglementations.

HIPAA fixe des minimas fédéraux, mais les lois d’État peuvent varier, notamment pour les mineurs (par exemple, dans le cas des dossiers adultes conservés 10 ans, tandis que pour les mineurs, la destruction doit intervenir 10 ans après leur 18 ans ; au Royaume-Uni, les dossiers adultes sont conservés 8 ans, les pédiatriques jusqu’aux 25 ans du patient).

Notez que cela varie d’un pays à l’autre ou d’un État à l’autre aux États-Unis.

Les prestataires de santé doivent aussi tenir compte du risque de contentieux, des audits et des meilleures pratiques médicales lors de la définition du calendrier de conservation.

3. Comptabilité et finances

Les services comptables doivent conserver les documents financiers et fiscaux pour se conformer aux directives de l’IRS et aux normes comptables comme les GAAP et SOX.

L’objectif ici est la traçabilité, la défense légale et la transparence.

Certains documents financiers (liés à des audits ou états financiers, par exemple) sont conservés de manière permanente, alors que d’autres (paie ou déclarations fiscales) sont soumis à des délais stricts de plusieurs années.

4. Administration et secteur public

L’administration doit respecter les exigences les plus strictes, en raison de son devoir de transparence et de préservation de la confiance publique.

Beaucoup de documents (ordonnances, procès-verbaux) sont conservés de façon permanente. Le respect du FOIA et d’autres lois d’accès impose une documentation rigoureuse, une politique constante et un archivage numérique longue durée.

5. Immobilier

Les professionnels de l’immobilier et gestionnaires de biens traitent des contrats, baux, inspections et rapports de conformité.

Ces documents ont souvent des impacts juridiques, la conservation doit donc répondre aux contraintes contractuelles et aux normes imposées par la HUD, la FHA ou l’autorité locale de logement.

Certains documents (actes, titres) doivent être conservés en permanence.

Bonnes pratiques pour la conservation des fichiers

Voici quelques conseils pour mettre en place votre politique de conservation :

• Utilisez des journaux d’audit pour suivre les accès, modifications et actions de suppression.
• Configurez la suppression automatique ou l’archivage selon le type de document et la période de conservation.
• Classez les documents de façon cohérente pour garantir l’application correcte des règles.
• Révisez et mettez à jour régulièrement votre calendrier de conservation avec l’avis de juristes ou d’un(e) responsable certifié(e).
• Formez le personnel en interne pour qu’il comprenne le cycle de vie des documents et les obligations de conformité.
• Stockez tous les fichiers critiques dans un DMS sécurisé doté d’une automatisation de la conservation

Comment automatiser la conservation des fichiers avec Dokmee

Comme vu précédemment, chaque document et secteur impose des durées et règlementations différentes, il peut donc être long et risqué de tout suivre manuellement.

Cependant, grâce à un système de gestion documentaire (DMS) ou une plateforme ECM, vous pouvez mettre en place des workflows automatisés qui gèrent tout le cycle de vie de vos documents.

Ces workflows garantissent la suppression ou l’archivage sécurisé des documents après la période de conservation, sans que vous ayez à trier manuellement vos fichiers.

Cela permet à votre organisation de rester en conformité, de réduire les risques et de garder un environnement numérique organisé.

En général, les workflows fonctionnent sur la base de déclencheurs. Une fois une action réalisée, le workflow passe à l’étape suivante.

Avec Dokmee, vous pouvez bâtir des workflows de deux façons :

• Éditeur graphique de workflows

Cela permet de construire un parcours en reliant des nœuds représentant les différentes tâches.

Cette méthode utilise une interface glisser-déposer, chaque élément représentant une étape du flux documentaire.

• Éditeur de workflows logique

La conception traditionnelle des workflows se base sur des instructions AND/OR et requiert des connaissances en programmation.

Cette méthode permet de concevoir des workflows bien plus précis grâce à des conditions booléennes.

Voici deux exemples de workflows automatisés :

Exemple 1 : Workflow de suppression automatique dans un service comptabilité

Supposons que la comptabilité traite des documents fiscaux annuels, comme les déclarations et annexes.

Selon l’IRS, ils doivent être conservés au minimum 7 ans. Dans Dokmee, une règle peut ainsi être créée pour le dossier ou le tag « Documents fiscaux ».

Voici comment fonctionne le workflow :

1. Type de document : Déclaration fiscale
2. Métadonnées collectées : type de document, année, date de dépôt
3. Règle de conservation : conserver 7 ans après la « date de dépôt »
4. Action après la période de conservation : marqué automatiquement pour suppression
5. Étape de validation : notifier le responsable conformité avant suppression
6. Action finale : si accepté, fichier supprimé définitivement et noté dans le journal d’audit

Ce workflow évite de conserver des données sensibles obsolètes, réduisant risques légaux et coûts de stockage.

En cas d’audit de l’IRS, vous disposez d’un historique traçable démontrant votre conformité.

Exemple 2 : Workflow d’archivage automatique dans une clinique de santé

Prenons une clinique de santé qui gère des milliers de dossiers médicaux patients.

Les dossiers adultes doivent généralement être conservés 7 à 10 ans après la dernière visite, mais un accès à long terme reste nécessaire.

Plutôt que de les supprimer, l’organisation décide de les archiver après la période active.

Voici le paramétrage de l’archivage dans Dokmee :

1. Type de document : Dossier médical adulte
2. Métadonnées collectées : nom du patient, date du dernier rendez-vous, type de document
3. Règle de conservation : marquer comme inactif 8 ans après la « date de dernière visite »
4. Action après la période de conservation : déplacer automatiquement dans le dépôt « Archives »
5. Contrôle d’accès : réservé aux responsables conformité et au personnel médical cadre
6. Journal d’audit : tous les accès/modifications sont enregistrés sans limite de temps

Ici, les dossiers archivés sont stockés dans un format sécurisé en lecture seule, afin de garantir leur intégrité et leur disponibilité si besoin légal ou médical.

Cela garantit la conformité HIPAA et la continuité des soins, sans encombrer les dossiers actifs.

Conservation des fichiers sécurisée avec Dokmee

Les outils de conservation Dokmee garantissent à chaque instant la sécurité, la gestion et la suppression de vos fichiers.

Avec ses outils d’automatisation, Dokmee permet de créer des workflows avec triggers personnalisés sur les métadonnées, des revues programmées, et des actions finales sécurisées.

Que ce soit pour une suppression légale ou un archivage historique, l’automatisation assure une gestion cohérente, conforme et sans effort.

Vous pouvez aussi contacter l’équipe support Dokmee pour bâtir des workflows avancés avec une conservation sur-mesure.