Les risques de perte de données et les heures passées par votre équipe à rechercher des fichiers pèsent directement sur votre entreprise.

Selon Mordor Intelligence, les entreprises qui adoptent un système de stockage de documents numériques obtiennent des résultats concrets, avec des réductions de coûts allant jusqu’à 30 % et un traitement des documents près de 50 % plus rapide.

Si votre entreprise croule sous la paperasse, ce guide vous permettra de respirer plus facilement. Découvrez comment une plateforme intelligente de stockage de documents numériques peut simplifier les opérations, rationaliser vos activités et sécuriser les informations essentielles de votre entreprise.

Qu’est-ce que le stockage de documents numériques ?

Le stockage de documents numériques est la pratique qui consiste à convertir des documents physiques, tels que des dossiers papier, des registres papier et des factures, en formats électroniques, puis à les organiser au sein d’un référentiel numérique centralisé.

L’objectif principal est de renforcer la sécurité et l’accessibilité et de rationaliser l’efficacité opérationnelle.

Contrairement à l’archivage traditionnel sur papier ou aux dossiers de base dans le nuage, ce processus utilise un système de gestion des documents (SGD) ou une plateforme de gestion de contenu d’entreprise (ECM) pour appliquer une structure, une automatisation et une sécurité avancée à vos informations critiques.

La plateforme de Dokmee est conçue pour simplifier et sécuriser la transition entre le papier et le stockage de base dans le nuage.

Découvrez nos solutions de stockage numérique

Stockage de documents dans un SGD par rapport à un système papier

S’appuyer sur les méthodes traditionnelles de stockage des documents est inefficace. Cela vous coûte de l’argent et vous expose à des risques inutiles.

Ces frictions opérationnelles ont un impact sur vos résultats chaque jour. En voici un exemple :

• Un cabinet médical de taille moyenne qui conserve les dossiers des patients dans des classeurs est confronté à de nombreux défis : le personnel passe 20 à 30 minutes par jour à rechercher des documents spécifiques, les salles de stockage nécessitent un espace de bureau coûteux et la sécurité des documents dépend entièrement des contrôles d’accès physiques.
• Les cabinets juridiques connaissent des frustrations similaires. Lorsque les avocats travaillent à distance, les dossiers stockés dans des boîtes deviennent inaccessibles. La collaboration nécessite la copie physique de documents et, pire encore, les risques liés à la confidentialité des clients augmentent à chaque transfert manuel.

La mise en place d’un système de stockage physique peut sembler abordable au départ, mais les coûts de maintenance et d’inefficacité s’accumulent rapidement.

Un système numérique, en revanche, offre des rendements composés au fil du temps. La comparaison directe entre les deux systèmes montre clairement qu’il est judicieux d’opérer la transition.

Note : Ces chiffres sont une approximation prudente pour une entreprise de taille moyenne. Les coûts varieront en fonction de la géographie, de l’échelle et de la complexité de votre organisation.

Méthode de stockage	Configuration initiale	Entretien annuel	Temps de récupération des documents	Niveau de sécurité
Gestion des documents papier	$2,000-$5,000	$8,000-$12,000	5-15 minutes	De base
Stockage de documents numériques (DMS ou ECM)	$3,000-$8,000	$2,000-$4,000	10-30 secondes	Niveau entreprise
Systèmes hybrides	$5,000-$10,000	$5,000-$8,000	1-5 minutes	Améliorée

Stephen Mackey, expert en gestion des droits de l’information et en systèmes de contenu numérique, explique que la numérisation et le stockage des documents numériques ne sont plus un luxe.

Ils aident les entreprises à réduire les coûts, à améliorer la collaboration, à renforcer la sécurité et à prendre des décisions plus rapidement en réduisant la dépendance à l’égard du papier. De nombreuses entreprises constatent un retour sur investissement significatif au bout d’un an.

Pourquoi la conformité manuelle échoue-t-elle ?

Les secteurs tels que les soins de santé, la finance et les services juridiques sont soumis à des exigences strictes en matière de conservation et de sécurité des documents.

• La conformité à laloi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) exige des organisations qu’elles conservent les dossiers des patients pendant des périodes spécifiques tout en garantissant un accès autorisé uniquement.
• Laloi Sarbanes-Oxley (SOX) impose aux institutions financières de garantir l’intégrité des documents et de fournir des pistes d’audit claires.

Le stockage physique et les outils de base de l’informatique en nuage mettent vos données en danger. Les lacunes en matière de conformité et de sécurité ou les fichiers manquants vous ralentiront et vous coûteront cher.

Un système de stockage de documents numériques est intrinsèquement plus sûr.

Conçu avec des fonctions de conformité automatisées telles que des journaux d’accès horodatés, des contrôles d’accès basés sur les rôles et le chiffrement, il peut être la solution aux problèmes de stockage, d’efficacité, de coût et de conformité de votre organisation.

Comment le stockage de vos documents dans un SGD résout vos problèmes opérationnels

Maintenant que nous avons établi les coûts élevés et les risques liés aux méthodes de stockage obsolètes, voyons comment un système de gestion documentaire (SGD) résout directement ces problèmes.

Gestion centralisée des documents

Le stockage de documents numériques n’est pas un dossier numérique.

Il s’agit d’un système actif conçu pour rendre vos processus commerciaux plus efficaces, plus intelligents et plus sûrs. L’avantage le plus immédiat est qu’il crée un référentiel centralisé pour tous vos documents d’entreprise.

Contrairement aux simples services de stockage en nuage comme Google Drive ou Microsoft OneDrive, où les fichiers sont souvent désorganisés, un DMS fournit un cadre structuré conçu pour une utilisation professionnelle.

Cela signifie qu’il n’est plus nécessaire de chercher dans des pièces jointes éparpillées ou dans des disques partagés. Tous les membres de votre équipe savent exactement où trouver la version la plus récente de n’importe quel fichier.

Capacités de recherche et d’extraction avancées

Les plateformes DMS modernes utilisent l’indexation et la reconnaissance optique de caractères (OCR) alimentées par l’IA pour rendre chaque document consultable, non seulement par son nom de fichier, mais aussi par son contenu.

La technologie OCR indexe le texte des documents numérisés, y compris les notes manuscrites.

Cela change la donne en matière de productivité. Par exemple, le personnel médical peut instantanément rechercher des informations sur les patients en utilisant plusieurs critères, tels que le nom du patient, les codes de diagnostic ou les dates de traitement spécifiques, ce qui réduit considérablement le temps administratif et améliore les soins prodigués aux patients.

Tâches répétitives automatisées

Un DMS est conçu pour automatiser les tâches répétitives et manuelles qui accaparent le temps de votre personnel.

Vous pouvez créer des flux d’approbation structurés qui acheminent automatiquement les documents en fonction de règles prédéfinies.

• Dans le domaine de la construction, un contrat de projet peut être automatiquement acheminé du chef de projet au service juridique pour examen, puis aux parties prenantes concernées pour signature finale, le tout avec une piste d’audit complète.
• Pour le service financier, un flux de traitement des factures peut automatiquement extraire les informations relatives aux fournisseurs, les acheminer pour approbation en fonction du montant, et déclencher le traitement du paiement dès l’approbation finale.
• Dans le domaine de l’éducation, le traitement des relevés de notes peut être entièrement automatisé. Lorsqu’un étudiant soumet une demande par l’intermédiaire d’un portail en ligne, le système peut vérifier son identité, récupérer son dossier scolaire, compiler le relevé de notes et l’envoyer en toute sécurité.

En d’autres termes, une fois qu’un DMS est intégré dans les flux de travail d’une organisation, le personnel n’a plus besoin de superviser les opérations, ce qui élimine les risques de retard, d’égarement et d’utilisation de versions obsolètes et se traduit par des économies substantielles de temps et de ressources pour toutes les personnes impliquées.

Cependant, bien qu’un DMS soit un outil puissant pour résoudre ces problèmes opérationnels, certaines organisations ont besoin de gérer un univers de contenu plus large.

Stockage de documents dans une GED

C’est là qu’intervient la gestion de contenu d’entreprise (ECM). Plus qu’un outil de gestion de documents, un système ECM est une plateforme complète permettant de gérer l’ensemble du cycle de vie du contenu de l’entreprise.

Quelle est la différence entre ECM et DMS ?

Pensez à la différence entre les systèmes DMS et ECM de la manière suivante : un DMS est une armoire de classement numérique hautement organisée et sécurisée pour vos documents, tandis qu’un ECM est la colonne vertébrale de l’information pour votre organisation.

Les plateformes ECM sont conçues pour gérer le contenu structuré et non structuré dans un environnement intégré.

Les grandes organisations ont souvent besoin d’une solution ECM parce qu’un DMS seul ne peut pas gérer efficacement les divers types de contenu qu’elles traitent. En bref :

Fonctionnalité	Système de gestion des documents (SGD)	Gestion de contenu d’entreprise (ECM)
Champ d’application primaire	Gérer les documents et les dossiers individuels.	Gouverne l’ensemble du cycle de vie de tous les contenus de l’entreprise.
Contenu traité	Contenu principalement structuré comme les PDF, les documents Word et les feuilles de calcul.	Contenu structuré et non structuré, y compris les courriels des clients Manuels d’utilisation des produits Fichiers multimédias (vidéo, audio) Enregistrements de base de données
Fonction principale	Fournir un dépôt centralisé et sécurisé pour l’organisation et la récupération de documents.	Intégrer et gérer tous les actifs informationnels dans l’ensemble de l’organisation.
Meilleur pour	Les organisations qui cherchent à résoudre efficacement les problèmes opérationnels liés aux documents.	Les grandes organisations qui doivent gérer un univers de contenu diversifié au sein d’un écosystème intégré.

Capacités d’intégration transparente

Les ECM sont extrêmement puissants parce que vous pouvez les intégrer à vos autres applications commerciales de base pour créer un écosystème d’information unifié. Cela élimine les frictions opérationnelles causées par les silos d’information, où les employés doivent passer d’une application à l’autre pour trouver ce dont ils ont besoin.

• Votre système de gestion de la relation client (CRM) peut accéder instantanément à tous les contrats et communications clients pertinents stockés dans l’ECM.
• Votre système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) peut relier les documents financiers directement aux enregistrements des transactions, ce qui simplifie les audits et les rapports financiers.

Cela signifie que votre équipe de vente peut accéder aux modèles de proposition, à l’historique des contrats et aux communications avec les clients à partir d’une interface unique, ce qui élimine les inefficacités opérationnelles et améliore considérablement leur efficacité.

Évolutivité pour les organisations en croissance

Les plates-formes ECM s’adaptent à la croissance de l’organisation sans nécessiter de coûteuses révisions de l’infrastructure.

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, un système ECM peut prendre en charge des centaines, voire des milliers d’employés, tout en maintenant des pratiques de gestion documentaire cohérentes.

Vous n’avez pas à vous soucier de la capacité de stockage, car elle s’adapte automatiquement.

Les autorisations des utilisateurs peuvent être facilement ajustées pour refléter l’évolution des structures organisationnelles, et les options d’intégration peuvent s’étendre au fur et à mesure que votre entreprise adopte de nouvelles technologies.

C’est cette combinaison de sécurité, d’accessibilité et de contrôle qui rend si essentiel un système moderne de stockage de documents numériques dans le nuage. Examinons les caractéristiques spécifiques qui rendent cela possible.

Sécurité et accessibilité du stockage de documents dans le nuage

Les DMS et ECM modernes, tels que Dokmee, rendent vos documents extrêmement sûrs, efficaces et accessibles. Vous n’avez plus besoin de vous battre avec la recherche de fichiers ou les processus manuels grâce à ses fonctionnalités conçues pour la main-d’œuvre moderne et distribuée.

Sécurité de niveau entreprise

Un DMS moderne protège vos informations sensibles grâce à plusieurs niveaux de sécurité.

Notamment, le chiffrement de bout en bout pour garantir que vos documents restent sécurisés pendant la transmission et le stockage, et l’authentification multifactorielle pour empêcher les accès non autorisés et protéger les données privées des regards indiscrets.

Parmi les autres fonctions de sécurité avancées, citons

• Contrôles d’accès granulaires qui précisent exactement quels documents les utilisateurs peuvent consulter, modifier ou partager.
• Des systèmes de sauvegarde automatique qui empêchent la perte de données en cas de défaillance du matériel ou de cyber-attaques.
• Redondance géographique qui stocke des copies de documents dans plusieurs centres de données.
• Certifications de conformité, y compris SOC 2, ISO 27001, et normes spécifiques à l’industrie.

Accès à distance

La plupart des organisations ont besoin d’accéder à leurs documents à partir de différents lieux et appareils.

Un DMS basé sur le cloud permet un accès à distance sécurisé tout en maintenant les normes de sécurité de votre entreprise.

Les utilisateurs s’authentifient via les annuaires de l’entreprise, accèdent aux documents par le biais de connexions cryptées et travaillent dans les limites des autorisations que vous définissez en tant qu’administrateur.

Cette capacité est particulièrement précieuse pour les organisations dont les équipes sont réparties, les travailleurs sur le terrain ou le personnel en contact avec les clients qui ont besoin d’un accès immédiat aux documents lors de réunions ou de visites sur le terrain.

Outils de collaboration et contrôle des versions

Contrairement au stockage physique des documents ou aux simples disques durs sur le cloud, une GED facilite la collaboration en temps réel tout en évitant les conflits de versions.

Plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur des documents, toutes les modifications étant suivies et attribuées à des contributeurs spécifiques. Le système de contrôle des versions conserve un historique complet, ce qui signifie que vos équipes peuvent à tout moment revenir sur des modifications ou comparer des itérations de documents en toute confiance.

Cela est particulièrement utile pour les équipes de gestion de projet qui élaborent des propositions ou des rapports, car les cycles de révision peuvent se dérouler sous forme numérique avec suivi des commentaires.

Comment appliquer un DMS à votre secteur d’activité

Les avantages fondamentaux d’un DMS sont universels, mais la mise en œuvre n’est pas unique.

Un système moderne doit être configuré pour répondre aux besoins de votre secteur en matière de conformité et de flux de travail, en particulier dans les environnements professionnels exigeants.

Organismes de santé

Pour les organismes de soins de santé, un DMS est nécessaire pour garantir la conformité à la loi HIPAA.

Il doit s’intégrer de manière transparente aux plateformes de dossiers médicaux électroniques (DME) existantes, offrir des contrôles d’accès stricts et des politiques de conservation des fichiers automatisées pour protéger les données sensibles des patients, et prendre en charge les flux de travail cliniques.

Cabinets juridiques

Les cabinets juridiques traitent des informations hautement confidentielles sur les clients et sont tenus de conserver un enregistrement complet et inaltérable de chaque interaction.

Un SGD configuré pour le travail juridique prend en charge cette tâche grâce à une organisation basée sur les affaires et à des fonctionnalités avancées d’e-discovery.

Services financiers

Dans le secteur financier, un SGD est essentiel pour répondre aux exigences réglementaires strictes telles que la loi SOX.

Son intégration avec les systèmes bancaires de base et les flux automatisés de rapports de conformité assurent des pistes d’audit et un enregistrement des transactions irréprochables.

Dokmee a été conçu pour plus de 12 secteurs d’activité différents. Découvrez comment vous pouvez transformer lesflux de travail de votre organisation, que ce soit dans le domaine des soins de santé, de la logistique ou de la fabrication.

Comment choisir la bonne solution de stockage de documents numériques

Bien que les exigences de votre secteur d’activité déterminent vos besoins spécifiques, le processus de sélection d’une solution DMS ou ECM suit un cadre universel.

Voici les critères à évaluer pour vous assurer de choisir une plateforme qui résoudra vos problèmes actuels et soutiendra votre croissance future.

Capacité de stockage et modèles de tarification

Le prix du stockage de documents numériques varie en fonction du volume de stockage, du nombre d’utilisateurs et des fonctionnalités requises. Avant de choisir un plan de stockage, vous devez évaluer les volumes de documents actuels de votre organisation et prévoir votre croissance future.

En général, les structures tarifaires sont les suivantes :

• Abonnements mensuels par utilisateur allant de 10 à 50 dollars par utilisateur, en fonction des fonctionnalités.
• Tarification basée sur le stockage, avec une facturation mensuelle de 0,10 à 0,25 dollar par gigaoctet.
• Licence d’entreprise avec tarification personnalisée pour les grandes organisations.
• Modèles hybrides combinant des frais d’utilisation et des surcharges de stockage.

Cadre de comparaison des caractéristiques

Les fonctionnalités offertes par les solutions de base de stockage en nuage, de GED et d’ECM sont très différentes. Ce cadre vous aidera à comprendre les distinctions et ce que vous devez attendre d’une solution professionnelle.

Catégorie d’article	Stockage en nuage de base	Système de gestion des documents	Gestion de contenu d’entreprise
Stockage de fichiers	Oui	Oui	Oui
Contrôle des versions	Limitée	Oui	Oui
Automatisation des flux de travail	Non	Oui	Oui
Recherche avancée	Limitée	Oui	Oui
API d’intégration	De base	Oui	Oui
Outils de conformité	Limitée	Oui	Oui
Métadonnées personnalisées	Non	Oui	Oui
Gestion des processus	Non	Limitée	Oui

Calendrier de mise en œuvre et gestion du changement

Une transition réussie vers le stockage de documents numériques nécessite un plan structuré. Une mise en œuvre typique dure de 3 à 6 mois et comprend les phases suivantes.

Au cours de cette période, vous passerez probablement par les phases suivantes :

1. Évaluation et planification (2-4 semaines) : Au cours de cette phase, vous documenterez les processus actuels, identifierez les points problématiques et établirez des indicateurs de réussite.
2. Configuration du système (4 à 6 semaines) : Ensuite, vous définirez les autorisations des utilisateurs, configurerez les flux de travail et intégrerez les systèmes existants.
3. Migration des données (2-8 semaines) : Cette phase est généralement celle qui prend le plus de temps. En fonction du volume de vos données, le transfert des documents existants avec une organisation et des métadonnées appropriées peut prendre jusqu’à deux mois.
4. Formation des utilisateurs (2 à 3 semaines) : La mise à niveau de vos employés avec les technologies nouvellement intégrées nécessite des sessions de formation et une documentation spécifiques à chaque service.
5. Mise en service et optimisation (en cours) : Contrôler les performances de votre système et affiner les processus en fonction du retour d’information des utilisateurs. Il s’agit d’un processus continu.

Bien entendu, une mise en œuvre réussie n’est qu’un début. L’étape suivante consiste à mesurer les retours tangibles sur votre investissement et à suivre les performances en cours pour garantir le succès à long terme.

Dernières réflexions…

Le stockage de documents numériques permet aux entreprises de passer d’une gestion réactive des fichiers à une gouvernance stratégique de l’information.

Lorsque vous mettez en œuvre un système moderne de stockage de documents numériques, vous transformez vos documents d’un passif à haut risque en un actif stratégique et sécurisé.

Les avantages sont clairs et cumulés : vous obtiendrez des améliorations immédiates en termes d’efficacité, le traitement intelligent des documents réduisant la saisie manuelle des données de plus de 90 % et les flux de travail automatisés accélérant les approbations jusqu’à 60 %.

Vous réaliserez des économies quantifiables dès la première année en éliminant des milliers de dollars de dépenses annuelles pour les salles de stockage physique, les classeurs et les fournitures d’impression.

Mais surtout, vous vous constituerez un avantage concurrentiel à long terme en renforçant la sécurité et la conformité grâce à la garantie d’une précision de contrôle de version de 100 % et à la réduction du stress lié à l’audit.

Laissez votre équipe prendre des décisions plus intelligentes et plus rapides. La GED intuitive et évolutive de Dokmee peut simplifier le stockage de vos documents, automatiser les flux de travail et renforcer la conformité, tout en gardant vos données sécurisées et facilement accessibles.

Commencez votre essai gratuit dès aujourd’hui et voyez à quel point le stockage intelligent de documents peut être facile avec Dokmee.

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Foire aux questions (FAQ)

1. Qu’est-ce que le stockage de documents numériques ?

Le stockage de documents numériques consiste à prendre tous vos dossiers et documents papier, à les convertir au format numérique et à les organiser dans un centre en ligne. Il s’agit d’aller au-delà des classeurs et d’opter pour un système sécurisé et instantanément consultable.

2. Quelle est la meilleure façon de stocker des documents sous forme numérique ?

Pour les entreprises, le meilleur moyen est un système de gestion des documents (SGD). Alors qu’un stockage de base dans le nuage comme Dropbox convient pour les fichiers personnels, un SGD vous offre la sécurité, les outils de conformité, le contrôle des versions et l’automatisation dont une organisation professionnelle a besoin.

3. Quel est le DMS le plus populaire ?

De nombreuses entreprises utilisent Microsoft SharePoint car il est souvent inclus dans Microsoft 365. Cependant, des plateformes spécialisées comme Dokmee sont très appréciées pour leurs puissantes fonctionnalités, l’automatisation des flux de travail et leur interface plus facile à utiliser.

4. Quand dois-je envisager d’utiliser un ECM plutôt qu’un DMS ?

Vous devriez penser à un ECM lorsque vous avez besoin de gérer plus que des documents standard. Si votre entreprise doit contrôler l’ensemble du cycle de vie de chaque élément (courriels, vidéos, dossiers RH, plans d’ingénierie), un ECM agit comme l’épine dorsale de l’information centrale pour l’ensemble de l’entreprise.

5. Devons-nous scanner tous nos anciens documents papier pour commencer ?

Non, et vous ne devriez pas avoir à le faire. La plupart des entreprises commencent par une approche « au jour le jour » : elles numérisent tous les nouveaux documents au fur et à mesure de leur arrivée et s’attaquent aux anciennes archives par étapes gérables. Cette approche vous permet de constater immédiatement les avantages de la numérisation sans avoir à mettre en œuvre un projet initial de grande envergure.