Système de gestion documentaire vs Gestion de contenu d’entreprise (SGD vs ECM)

Les SGD et ECM partagent de nombreuses fonctionnalités communes, cependant, ils ne sont pas identiques.

Si vous ne savez pas lequel conviendra le mieux à vos besoins et à ceux de votre entreprise, nous sommes là pour vous aider.

Dans cet article, nous allons analyser le SGD et l’ECM côte à côte.

Qu’est-ce qu’un système de gestion documentaire ?

Un SGD est un logiciel conçu pour stocker, gérer et organiser tous vos documents numériques. Cela peut inclure des documents numérisés, des contrats, des propositions, des présentations…

Vos documents sont organisés et stockés dans des armoires numériques. Cela peut se faire dans le cloud ou sur vos propres serveurs.

Avec votre SGD, vous pouvez organiser vos documents de manière efficace et les partager avec les personnes concernées.

Un SGD inclut généralement les fonctionnalités suivantes :

• Gestion des versions
• Autorisations d’accès
• Taggage par métadonnées
• Pistes d’audit

Les systèmes de gestion documentaire vous permettent de créer des workflows personnalisés qui automatisent chaque processus, comme la création, la relecture, l’approbation et l’archivage, entre autres.

Qu’est-ce que la gestion de contenu d’entreprise ?

Un ECM est également un outil utilisé pour gérer les documents tout au long de leur cycle de vie. L’ECM est un ensemble de technologies utilisées par les grandes entreprises pour capturer, gérer, stocker, conserver et distribuer du contenu et des documents.

La gestion de contenu d’entreprise contrôle bien plus que de simples documents, elle gère tous les contenus impliqués dans une organisation. Cela inclut des documents numérisés, des PDF, des contrats, des propositions, mais aussi des images, vidéos, emails, contenus web et archives.

Les ECM intègrent l’IA pour gérer le contenu à l’échelle de l’organisation, offrant une classification intelligente, la recherche sémantique utilisant le traitement du langage naturel (NLP), l’analyse de contenu pour la conformité et la détection des risques, ainsi que des analyses prédictives pour accompagner la prise de décision.

Ils améliorent les workflows en routant dynamiquement les contenus et en automatisant la gestion du cycle de vie sur la base de la compréhension du contexte.

Quelques fonctionnalités de l’ECM :

• Gestion documentaire
• Gestion des archives
• Automatisation des workflows
• Recherche et récupération
• Sécurité et autorisations
• Outils de collaboration
• Acquisition de contenu (OCR)
• Taggage automatisé des métadonnées
• Intégrations
• Audit et conformité
• Accès mobile
• Signatures électroniques

L’objectif de l’ECM est d’améliorer l’efficacité, la conformité et la collaboration en fournissant une plateforme unifiée qui supporte la création de contenu, la gestion des versions, l’accès sécurisé, l’automatisation des workflows et la gestion des archives.

Quels sont les points communs entre le SGD et l’ECM  ?

Avant tout, le SGD et l’ECM ont une base identique : stocker et gérer vos documents.

Les deux outils disposent d’armoires numériques pour stocker vos documents organisés grâce à un indexage avancé et au taggage par métadonnées.

Cependant, il existe d’autres similitudes entre ces deux outils. Par exemple :

• Stockage et recherche avancée

Comme mentionné, les deux outils visent à stocker tous les documents de votre entreprise dans des armoires numériques.

Avec un ECM et un SGD, vous pouvez facilement accéder à n’importe quel document et le retrouver rapidement grâce à la recherche avancée, l’indexation et le taggage par métadonnées.

• Automatisation des workflows

Avec un ECM et un SGD, il est possible de créer des parcours personnalisés et automatisés pour vos documents.

Ils permettent d’automatiser les workflows pour la relecture, l’approbation et le routage des documents, afin de simplifier les processus métier.

• Gestion des versions

Les deux systèmes vous permettent de suivre toutes les modifications apportées à un document. De plus, les deux vous donnent accès à la version la plus récente et à jour de votre document.

• Rôles et autorisations

Avec l’ECM et le SGD, il est possible d’assigner des rôles et des permissions à chaque document pour minimiser les risques de faille de sécurité.

Les permissions permettent de définir qui peut consulter, modifier, envoyer ou imprimer l’un de vos documents.

• Pistes d’audit

Ils aident les organisations à respecter les réglementations en fournissant des journaux d’audit et des fonctionnalités de gestion des documents.

Avec un SGD et un ECM, vous pouvez visualiser qui a accédé à chaque document et à quel moment.

• Collaboration en équipe

Le principal avantage de l’utilisation d’un SGD ou d’un ECM est de pouvoir collaborer efficacement avec le reste de votre équipe.

Chaque membre a accès à la version la plus à jour à tout moment, limitant ainsi les allers-retours entre copies et la perte de documents.

Différences entre SGD et ECM

Bien que les SGD et les ECM partagent de nombreux objectifs et fonctionnalités, il existe aussi des différences importantes.

Un SGD est avant tout centré sur la gestion de documents tels que les fichiers Word, PDF et tableurs, en offrant des outils comme la gestion de versions, les autorisations d’accès et le routage de workflow basique.

Il est idéal pour les services ou les petites entreprises qui nécessitent une gestion structurée des documents sans la complexité d’une gestion globale des contenus à l’échelle de l’entreprise.

À l’inverse, l’ECM répond à un écosystème de contenus beaucoup plus large.

Il comprend toutes les fonctionnalités d’un SGD, mais gère également des données non structurées comme les emails, vidéos, contenus web et images numérisées.

En plus, il offre de nombreuses intégrations avec des systèmes tels que ERP et CRM, ce qui permet d’accélérer les processus métier.

Les ECM automatisent la gestion du cycle de vie et appliquent des politiques de gouvernance.

Les solutions ECM proposent également des fonctionnalités avancées telles que la gestion des actifs numériques et la gestion des dossiers, ce qui les rend adaptées aux grandes industries réglementées comme les gouvernements, la production, la santé ou la finance.

Côté évolutivité, les solutions SGD conviennent à des usages documentaires isolés, tandis que l’ECM est conçu pour traiter un volume bien plus important de contenus.

En somme, le SGD peut être considéré comme un sous-ensemble ou un élément de base d’une stratégie ECM plus large, utile pour des besoins tactiques mais limité en portée face à la gouvernance globale offerte par l’ECM.

Lequel choisir ?

Choisir le bon outil pour votre entreprise est crucial, mais comment décider ?

Un SGD est le choix idéal pour les petites et moyennes entreprises ou les départements qui recherchent une solution rentable pour stocker, organiser et retrouver leurs documents en toute sécurité.

C’est parfait lorsque l’objectif principal est de gérer des fichiers comme des contrats, factures et rapports, sans nécessiter d’intégrations complexes ni de gouvernance globale.

À l’inverse, un ECM conviendra mieux aux grandes organisations ou à celles œuvrant dans des secteurs fortement réglementés, comme la santé, la finance ou le juridique, qui traitent une grande variété de contenus dans différents départements.

Si votre entreprise doit automatiser des workflows complexes, appliquer des politiques de conformité strictes, s’intégrer avec les systèmes métier clés (tels que ERP ou CRM), et gérer le contenu tout au long du cycle de vie, l’ECM offre une fondation stratégique répondant à ces objectifs.

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