Revue Complète de Hyland OnBase 2025 : Fonctionnalités et Avis Utilisateurs

Envisagez-vous OnBase comme votre ECM pour gérer votre contenu et automatiser vos processus ?

Choisir l’option parfaite est aussi compliqué qu’important.

Dans cette revue de Hyland OnBase, nous réunissons toutes les informations dont vous avez besoin avant de vous engager.

Qu’est-ce que Hyland OnBase ?

OnBase est une plateforme de gestion de contenu d’entreprise (ECM) et d’automatisation des processus développée par Hyland. Comme la plupart des solutions ECM, elle est conçue pour automatiser les flux de travail et centraliser le contenu de votre entreprise tout au long de son cycle de vie.

OnBase capture des informations issues de documents, e-mails, formulaires, dossiers et fichiers afin de les organiser et de les rendre accessibles et protégées.

L’outil combine stockage, automatisation des flux de travail, gestion de cas, rétention de documents et analyses en temps réel.

OnBase connecte le contenu directement aux processus métiers qu’il prend en charge.

Cela vous permet d’automatiser des tâches manuelles (comme des validations ou de la saisie de données), d’appliquer des politiques de conformité et d’offrir à votre équipe (ou à des clients) un accès instantané à l’information nécessaire pour prendre des décisions.

La plateforme propose des outils de configuration low-code afin d’adapter les workflows et les interfaces à vos besoins, et se connecte à vos logiciels ERP, CRM et RH.

OnBase prend en charge l’intégration « point-and-click » avec des outils comme Microsoft 365, SAP, Salesforce, Workday, Epic et Oracle.

A l’aide des API et des web services de cet ECM, vous pouvez consulter des factures depuis votre ERP, visualiser la documentation client depuis votre CRM ou récupérer les dossiers salariés sans changer d’outil.

L’interface est intuitive même si elle peut parfois sembler un peu datée.

Vous pouvez accéder à OnBase depuis un poste de travail, un navigateur web ou une application mobile, et créer des tableaux de bord personnalisés, des raccourcis et des panneaux de tâches configurables.

Meilleures Fonctionnalités d’OnBase

La force d’un ECM réside dans ses fonctionnalités, au-delà du simple stockage documentaire.

Capture Multicanal Automatisée

OnBase capture vos documents depuis de multiples sources, y compris scanners, boîtes e-mail, serveurs de fax, formulaires numériques, appareils mobiles et autres applications.

Ces informations sont saisies, classées et validées en tant que données métier structurées.

OnBase utilise l’OCR et des algorithmes intelligents de capture pour identifier automatiquement les métadonnées et indexer les documents pour leur future récupération.

C’est une bonne option si vous gérez de gros volumes de factures, de réclamations ou de documents RH.

Automatisation Avancée des Processus

Le moteur d’automatisation des processus d’OnBase vous permet d’automatiser les workflows et de réduire les tâches manuelles répétitives.

Le système utilise des workflows configurables, des règles métier intégrées et des outils de conception low-code avec lesquels vous pouvez cartographier les processus visuellement et automatiser des actions comme les routages, validations et notifications.

OnBase peut diriger automatiquement vos documents et tâches vers les utilisateurs concernés en fonction de la logique métier définie.

En cas d’anomalie ou d’information manquante, l’outil signale l’erreur pour vérification.

OnBase peut fonctionner en lien avec des outils d’automatisation robotisée pour gérer les saisies ou mises à jour dans les systèmes automatiquement.

Gestion de Cas

OnBase offre une vue centrée sur le cas, qui regroupe toutes les données, documents, communications et activités reliées à un cas précis dans une seule interface.

Par exemple, dans un service client, les interactions, formulaires et validations liées à une demande client sont accessibles au même endroit.

Vous pouvez suivre l’avancement, consulter les historiques de cas, gérer les délais et configurer des escalades automatiques lorsque qu’un cas requiert une attention immédiate.

La gestion de cas comprend un tableau centralisé mis à jour automatiquement, le suivi des tâches et du journal d’activité, ainsi que des alertes et rappels automatiques,

Pour créer votre tableau de gestion de cas, vous pouvez utiliser des modèles adaptés à différents services.

Collaboration et Contrôle de Documents

La collaboration et le contrôle documentaire incluent le partage sécurisé de documents, la coédition et la gestion des versions, permettant à vos équipes d’éditer le même fichier (si elles ont les droits nécessaires).

OnBase propose le contrôle de versions pour s’assurer que les utilisateurs travaillent toujours sur la dernière version tout en conservant un historique détaillé des modifications pour l’audit.

Les notifications intégrées et les listes de tâches gardent vos équipes alignées sur les échéances, commentaires et validations.

Les fonctions de sécurité, telles que le contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC) et les pistes d’audit, garantissent que toutes les actions collaboratives sont traçables et conformes aux normes d’entreprise et de régulation.

Rétention et Gestion des Registres

OnBase dispose d’un système de rétention et gestion des registres qui réglemente tout le cycle de vie du contenu de votre entreprise.

Une fois capturés, les documents sont automatiquement tagués selon des politiques de rétention et métadonnées selon leur type, service ou exigences réglementaires.

Cela rend facile pour chacun de retrouver un document sans avoir besoin de mots-clés spécifiques.

Avec cette fonction, vous pouvez aussi planifier la rétention des fichiers, l’archivage ou la suppression automatique. Cette automatisation réduit le risque juridique et garantit la conformité à des normes comme le RGPD et l’HIPAA.

Avis Utilisateurs

Notes ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,4/5 | Capterra 4,3/5

La plupart des utilisateurs soulignent qu’OnBase est assez facile à utiliser et propose une interface conviviale et intuitive.

Cependant, de nombreux retours négatifs concernent des problèmes de mises à jour et techniques, ce qui signifie que cette solution peut être utile si vous n’avez pas besoin d’automatisations très poussées ou ne gérez pas de très gros volumes de documents ou contenus dans l’ECM.

Les utilisateurs indiquent aussi que les prix peuvent vite augmenter à cause des modules additionnels, même si beaucoup estiment que des fonctions comme Unity Forms valent le détour et fonctionnent bien avec la technologie OCR.

Certains relèvent aussi qu’en dépit des avancées d’OnBase ces dernières années (automatisation et fonctionnalités avancées), la solution reste à la traîne sur le plus basique : le stockage documentaire.

✔️ Avantages

• Plateforme low-code pour construire une solution en langage naturel
• Rétention automatique des fichiers
• Intégrations robustes
• Interface conviviale
• Capture de documents depuis les e-mails

✖️ Inconvénients

• Contrairement à d’autres ECM comme Dokmee, OnBase ne permet ni commentaires ni réponses directement dans les documents
• Pas de déploiement sur site, ce qui n’est pas adapté au secteur public et juridique. La solution cloud reste un frein pour les utilisateurs
• Mises à jour lentes (surtout avec Microsoft)
• Les contrôles utilisateurs sont trop dispersés
• Unity Forms ne fonctionne pas sur mobile

Hyland OnBase vs Dokmee

Une alternative à OnBase est Dokmee. Les deux sont des plateformes ECM offrant automatisation, workflows et rétention automatisée de fichiers. Cependant, Dokmee continue d’assurer la mise à jour et la protection de l’aspect « gestion de contenu » et propose une personnalisation poussée dans l’organisation, les rôles et les droits d’accès.

OnBase s’affirme comme une plateforme ECM et de services de contenu puissante et orientée grandes entreprises, secteurs réglementés et opérations internationales.

Elle dispose de fonctionnalités avancées de capture documentaire (OCR, ingestion multicanal, extraction intelligente de métadonnées), de moteurs de workflow et gestion de cas sophistiqués, d’outils de gouvernance et gestion des registres avancés et d’une intégration solide aux principaux systèmes d’entreprise (ERP, CRM et applications métiers).

Cet éventail fonctionnel a cependant son revers : une courbe d’apprentissage plus raide, davantage de configuration/déploiement IT, une phase de mise en œuvre plus longue et un coût relativement élevé.

En outre, OnBase n’est disponible qu’en cloud, alors que Dokmee offre un déploiement hybride, pratique pour une transition graduelle ou les environnements ultra-réglementés où la sécurité supplémentaire est un impératif.

Dokmee privilégie l’adoption par les utilisateurs, la rapidité de déploiement et une mise en œuvre simplifiée.

Elle est conçue pour capturer, stocker, rechercher et gérer facilement les documents et contenus, et pour offrir workflow et rétention avec moins de complexité.

OnBase peut nécessiter plusieurs mois de préparation, d’ajustements et de formation avant une mise en production, surtout pour des applications sur mesure. Dokmee permet généralement un démarrage plus rapide, donnant aux entreprises l’accès à la gestion documentaire et au workflow rapidement et avec moins d’efforts.

En résumé : si vous recherchez un déploiement rapide, une prise en main facile, un coût initial réduit et un ROI accéléré, alors Dokmee peut s’avérer être le choix le plus pragmatique.

Hyland OnBase est-il le Meilleur Choix ?

OnBase est une plateforme ECM très complète.

Elle associe une capture intelligente des données, l’automatisation de processus low-code, la gestion de cas et l’intégration entre applications.

C’est un bon choix si vous cherchez à unifier votre stratégie de contenu avec une collaboration efficace entre vos équipes.

OnBase fournit un environnement évolutif et sécurisé qui accompagne le développement de l’organisation.

Cependant, la configuration et la personnalisation initiales peuvent s’avérer complexes et il n’existe pas d’option d’installation locale, ce qui le rend inadapté aux secteurs très réglementés comme le juridique ou le gouvernement.

Une alternative solide, centrée sur la gestion documentaire, la rétention automatisée, le déploiement flexible et la collaboration, est Dokmee.

Prêt à essayer ? Contactez l’équipe dès maintenant.