Saviez-vous que 25 % d’une journée de travail peut être consacrée à la recherche d’informations ?

Le pire, c’est que certains employés finissent par devoir recréer le document qu’ils recherchent par frustration.

Résultat ? Temps perdu, documents en double, risque de données incorrectes, perte de confiance des clients… Faut-il continuer ?

Une GED ou une ECM peut vous aider à retrouver n’importe quel document (original) à tout moment grâce à ses nombreuses fonctionnalités de recherche de documents.

Qu’est-ce que la recherche de documents ?

La recherche de documents est le processus consistant à localiser et à accéder au document que vous souhaitez au moment précis où vous en avez besoin.

Cela semble simple, mais les employés passent environ 9,3 heures par semaine à localiser des documents.

Dans un contexte professionnel, la récupération d’un document doit se faire au bon moment et dans sa version la plus précise, sans perturber les flux de travail ni entraver les réunions (particulièrement avec les clients).

La recherche manuelle de documents signifiait que les employés devaient passer au peigne fin d’innombrables classeurs, dossiers et papiers pour retrouver le document dont ils avaient besoin. Avec une GED, le processus est beaucoup plus simple. Et plus rapide.

La recherche de documents dans une GED utilise les métadonnées, la recherche plein texte, l’OCR et le filtrage avancé pour vous aider à localiser votre document en quelques secondes en tapant simplement quelques mots-clés ou en utilisant des filtres.

C’est aussi simple que cela.

Une fois les documents créés et stockés, ils doivent rester accessibles tout au long de leur utilisation active, être archivés lorsqu’ils ne sont plus nécessaires quotidiennement et enfin être éliminés conformément aux politiques de conservation. La recherche relie chaque étape de ce cycle de vie en garantissant que les documents restent utilisables à tout moment.

Les exemples courants de documents nécessitant une recherche rapide et fiable incluent les contrats, les factures, les dossiers RH, les politiques de l’entreprise, la documentation de conformité, les plans d’ingénierie et les fichiers clients.

Lorsque ces documents ne peuvent pas être trouvés rapidement, les opérations ralentissent et les risques augmentent.

Pourquoi la recherche de documents est nécessaire

La recherche de documents est essentielle dans presque toutes les tâches quotidiennes, l’enjeu ici est en fait de savoir pourquoi une recherche de documents efficace est nécessaire.

Le fait de retrouver vos documents rapidement a un impact direct sur votre productivité. Les retards lors des réunions ou des tâches urgentes affectent négativement les flux de travail et augmentent la frustration tant chez les membres de l’équipe que chez les clients.

Une recherche imprécise ou incomplète affecte également la prise de décision. Vos équipes s’appuient sur des documents pour valider des informations, approuver des actions et évaluer les risques. Si la mauvaise version est récupérée, ou si des documents critiques manquent, les décisions pourraient être basées sur des données incorrectes.

La recherche de documents est également étroitement liée à la conformité. De nombreux secteurs exigent une recherche rapide de documents lors d’audits ou d’enquêtes juridiques. Si les documents ne peuvent pas être récupérés avec précision et à la demande, votre organisation pourrait faire face à des pénalités, à une atteinte à sa réputation et à une interruption opérationnelle.

Enfin, à mesure que votre entreprise se développe, les défis liés à la recherche augmentent rapidement. Ce qui fonctionne pour une petite équipe avec un nombre limité de documents devient ingérable lorsque les volumes de documents augmentent dans les différents services, sites et systèmes. Sans une stratégie de recherche structurée, la croissance introduit le chaos documentaire plutôt que l’efficacité.

Fonctionnalités de la GED pour améliorer la recherche de documents

Comme nous l’avons mentionné, la capacité à localiser et à récupérer vos documents le plus rapidement possible est le cœur de toute GED, de nombreuses fonctionnalités sont donc mises en œuvre précisément pour cette raison.

Référentiel de documents centralisé

Un référentiel de documents centralisé (ou classeurs) est le fondement d’une recherche de documents efficace. En stockant tous les documents dans un environnement unique et contrôlé, une GED élimine les silos d’informations et les emplacements de stockage fragmentés. Les employés n’ont plus besoin de chercher dans les boîtes de réception d’e-mails, les disques locaux et les dossiers partagés pour trouver ce dont ils ont besoin.

Cette centralisation crée une source unique de vérité, garantissant que tout le monde accède aux mêmes documents, quel que soit le service ou l’emplacement. La recherche devient plus rapide et plus fiable car les utilisateurs savent exactement où se trouvent les documents et peuvent faire confiance au système pour faire remonter le bon fichier.

Filtres de recherche avancés

Les filtres de recherche avancés vous permettent d’affiner les résultats en fonction de plusieurs critères, tels que les plages de dates, le type de document, le service ou le statut du flux de travail. En combinant les filtres, vous pouvez localiser rapidement des documents très spécifiques sans avoir à trier des résultats non pertinents.

Cette précision réduit le temps passé à chercher et améliore la confiance dans les résultats de la recherche.

Au lieu de faire défiler de longues listes de fichiers, vous arrivez directement au document dont vous avez besoin.

Métadonnées et indexation

L’indexation avancée analyse automatiquement le contenu et les métadonnées des documents pour rendre chaque fichier entièrement consultable.

Une GED peut indexer le texte à l’intérieur des fichiers, appliquer des règles ou des classifications, et mettre à jour continuellement les index de recherche au fur et à mesure que les documents changent.

Les métadonnées ajoutent des informations structurées aux documents au-delà de leur nom de fichier.

Au lieu de compter sur la navigation dans les dossiers, les utilisateurs peuvent effectuer des recherches basées sur des attributs significatifs tels que le type de document, la date, le nom du client, le fournisseur, le numéro de dossier ou le statut.

Cette approche transforme la façon dont les documents sont trouvés.

La recherche par métadonnées permet aux utilisateurs de retrouver des documents même lorsqu’ils ne se souviennent pas de détails spécifiques, alors que la navigation dans les dossiers nécessite souvent une connaissance préalable de l’endroit où un document a été stocké.

Recherche plein texte et OCR

La recherche plein texte vous permet de retrouver des documents en fonction du contenu réel qu’ils contiennent, et pas seulement des titres ou des métadonnées.

L’OCR joue un rôle essentiel en convertissant les documents numérisés et les images en texte consultable, garantissant que les fichiers papier ou image sont tout aussi faciles à retrouver que les fichiers numériques.

Cela signifie que les factures peuvent être retrouvées à l’aide des numéros de facture ou des noms de fournisseurs intégrés dans les documents numérisés. Les contrats peuvent être trouvés en recherchant des clauses ou des termes. Les dossiers qui nécessitaient autrefois une révision manuelle deviennent instantanément accessibles, quel que soit leur format.

Récupérer efficacement les documents archivés

Les documents archivés ne sont plus des documents actifs et ne sont plus pertinents pour les opérations quotidiennes. Cependant, même s’ils sont stockés séparément, ils peuvent toujours avoir besoin d’être consultés.

Une idée fausse courante est que les documents archivés sont difficiles ou lents à récupérer, simplement parce qu’ils ne se trouvent pas dans les mêmes classeurs. En réalité, une GED bien conçue permet de garder les documents archivés consultables sans encombrer les flux de travail quotidiens.

Une GED sépare le contenu actif et archivé de manière logique, et non fonctionnelle.

Les documents archivés restent indexés, consultables et récupérables à l’aide des mêmes outils que les fichiers actifs. Cela garantit que les documents sont accessibles rapidement lors d’audits, de recherches juridiques ou de révisions internes.

Les politiques de conservation garantissent que les documents restent accessibles tout au long de leur cycle de vie requis.

Les documents archivés sont protégés contre toute modification tout en restant à la disposition des utilisateurs autorisés. L’accès contrôlé garantit que seul le personnel approuvé peut récupérer les archives historiques, et les pistes d’audit tracent chaque action de récupération pour assurer la responsabilité.

Considérations de sécurité lors de la recherche de documents

La sécurité est un élément crucial de la recherche de documents. Un accès rapide ne doit jamais se faire au détriment du contrôle.

L’accès basé sur les rôles garantit que l’utilisateur ne peut récupérer que les documents correspondant à ses responsabilités, réduisant ainsi le risque d’exposition non autorisée.

Les filigranes et les journaux d’accès protègent davantage les informations sensibles en décourageant les abus et en offrant une visibilité sur l’activité des documents.

Les pistes d’audit enregistrent qui a récupéré un document, quand il a été consulté et quelles actions ont été entreprises, soutenant ainsi à la fois la gouvernance interne et les exigences de conformité externe.

Un système de recherche sécurisé équilibre l’accessibilité et la protection, permettant aux utilisateurs de travailler efficacement tout en sauvegardant les données critiques.

Comment Dokmee simplifie la recherche de documents

Dokmee simplifie la recherche de documents en combinant le stockage centralisé avec l’indexation structurée et la recherche intelligente.

Les documents sont stockés dans des classeurs unifiés, enrichis de métadonnées et rendus consultables via l’OCR et la recherche plein texte.

Les documents actifs et archivés restent accessibles via la même interface de recherche, assurant la continuité tout au long du cycle de vie des documents. Les autorisations basées sur les rôles et la journalisation d’audit offrent un accès sécurisé tout en maintenant la visibilité de la conformité.

L’architecture évolutive de Dokmee prend en charge des volumes de documents croissants sans compromettre la vitesse ou la précision de la recherche, ce qui la rend adaptée aux organisations à n’importe quel stade de leur croissance.

Vous pouvez essayer ce calculateur gratuit du temps de recherche de documents pour voir exactement comment Dokmee peut vous aider.

La recherche de documents comme avantage concurrentiel

Une recherche de documents rapide et précise est un avantage stratégique.

La récupération instantanée de documents rend votre entreprise plus efficace en vous aidant à répondre plus rapidement aux problèmes et à prendre des décisions avec plus de confiance.

Une recherche fiable renforce également la conformité, réduit les risques opérationnels et renforce la confiance dans la documentation au sein des équipes. Lorsque vos employés savent qu'ils peuvent toujours trouver le bon document, les flux de travail deviennent plus fluides et la responsabilité s'améliore.

Une GED fournit la base d'une recherche de documents cohérente, sécurisée et évolutive.

Les plateformes comme Dokmee démontrent comment les capacités de recherche modernes soutiennent l'efficacité, la conformité et la croissance organisationnelle à long terme.

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