Le stockage physique des documents de votre organisation peut vous coûter 10 000 $ par an.

La solution à ce problème est claire : un système de gestion électronique de documents (GED).

Le problème est que beaucoup ne savent pas exactement comment planifier la migration ou estimer les dépenses totales. Dans cet article, nous allons vous aider à y voir plus clair.

Avertissement : Les chiffres que vous verrez tout au long de cet article ne sont pas gravés dans le marbre et peuvent varier en fonction de l’emplacement, de la sensibilité des documents et de la taille de l’arriéré.

Quel est le coût de la migration de documents ?

Le coût de la migration de documents fait référence à l’ensemble des dépenses liées à la conversion de documents physiques en fichiers numériques structurés qui seront déplacés vers un système de gestion de documents ou une plateforme de gestion de contenu d’entreprise (ECM).

Le coût de la migration comprend la préparation, la numérisation, l’indexation et la vérification des documents historiques. Le processus peut être effectué en interne ou externalisé auprès de prestataires de services.

En moyenne, les organisations peuvent s’attendre à :

• Numérisation en interne : environ 2,5 à 4,5 cents par page
• Numérisation externalisée : généralement de 7 à plus de 20 cents par page, selon la profondeur d’indexation et les exigences de délai d’exécution

Ces estimations varient considérablement selon la taille de l’arriéré, l’état des documents, les coûts de main-d’œuvre et le niveau de métadonnées requis. Pour les archives volumineuses, même de petites différences par page peuvent avoir un impact significatif sur le budget total du projet.

Comprendre d’où proviennent ces coûts permet aux décideurs de planifier de manière réaliste et d’éviter de sous-estimer l’effort impliqué dans la conversion d’années d’archives papier en actifs numériques utilisables.

Vous devez également tenir compte des délais. Une seule ligne de production numérisant 12 000 à 15 000 pages par jour peut traiter environ 300 000 pages par mois.

Les projets de plus grande envergure peuvent nécessiter plusieurs scanners et des équipes travaillant en parallèle.

Le temps de préparation peut parfois dépasser le temps de numérisation, en particulier pour les documents reliés ou fragiles.

Quels facteurs influencent le coût de la migration de documents ?

Aucun projet de migration ne se ressemble. Le coût total dépend de plusieurs variables opérationnelles qui affectent directement la vitesse de production, les besoins en personnel et les exigences technologiques.

• Volume de pages

Le facteur de coût le plus important est le nombre total de pages. Les arriérés importants nécessitent plus de temps de préparation, de capacité de numérisation et de ressources d’indexation. Même de légères différences dans le prix par page peuvent se traduire par des changements budgétaires substantiels lorsqu’on traite des centaines de milliers ou des millions de pages.

• État des documents

Les fichiers plus anciens contiennent généralement des agrafes, des reliures, du papier fragile et des formats de page mixtes. La préparation de ces documents pour la numérisation peut ralentir considérablement la production. Des documents propres et standardisés sont beaucoup moins coûteux à traiter.

• Profondeur d’indexation

L’indexation est l’un des aspects les plus coûteux de la migration. Les projets qui ne nécessitent qu’un nom de fichier et une date sont relativement simples, tandis que ceux nécessitant 8 à 12 champs de métadonnées consultables nécessitent des outils plus avancés ou une saisie manuelle. Sans automatisation, plus vous avez besoin de champs d’indexation, plus le coût est élevé.

• Délai d’exécution

Des délais plus courts nécessitent plus de personnel, des scanners supplémentaires ou une production en heures supplémentaires. Les projets urgents sont généralement plus coûteux que les migrations progressives étalées sur plusieurs mois.

Comment planifier votre migration vers une GED ou un ECM

De plus en plus, les documents sont traités électroniquement, mais cela ne signifie pas qu’il n’y a pas un arriéré massif de documents et de données qui doivent être intégrés dans votre système de gestion de documents.

La migration de vos documents vers votre nouvelle plateforme (qu’il s’agisse d’une GED ou d’un ECM) implique la numérisation et l’indexation de tous les documents papier, y compris les livres.

Le défi n’est pas une mince affaire, après tout votre arriéré peut contenir des années de données.

Les archives historiques restent souvent enfermées dans des classeurs, des archives et des salles de stockage. Ces arriérés peuvent représenter des décennies d’informations opérationnelles, juridiques et financières qui doivent être préservées, numérisées et rendues consultables avant qu’une migration réussie puisse avoir lieu.

La planification d’une migration nécessite donc de traiter non seulement la configuration du système et l’adoption par les utilisateurs, mais aussi les réalités des arriérés de documents, de la capacité de numérisation, des coûts et de la stratégie d’indexation. Sans un plan clair, les projets d’arriérés peuvent rapidement devenir coûteux, lents et perturbateurs.

Les arriérés de documents peuvent représenter des années de données

Les arriérés de documents ne sont pas de simples petits travaux de nettoyage. Dans de nombreuses organisations, ils consistent en des années de factures, de contrats, de dossiers RH, de dossiers de conformité, de documentation technique et de livres reliés.

Ces documents ont été créés à une époque où le papier était le format d’enregistrement principal, et ils contiennent souvent des informations critiques qui doivent rester accessibles pour les audits, les enquêtes judiciaires ou la continuité des activités.

La numérisation des arriérés est mieux comprise comme un travail de production, pas une tâche informatique.

Elle nécessite du personnel dédié, de l’équipement et des processus, similaires à une ligne de fabrication. Le traiter comme une tâche secondaire occasionnelle entraîne presque toujours des retards, des problèmes de qualité et une escalade des coûts.

Pour beaucoup, une question se pose face à un arriéré important : dois-je externaliser la ligne de production de migration ou puis-je le faire en interne ?

Coûts moyens de la migration

Pour comprendre comment vous pouvez aborder ce processus, décomposons les coûts moyens pour vous aider.

Les coûts de migration sont souvent sous-estimés car les organisations se concentrent sur les licences ECM et la mise en œuvre tout en négligeant le coût opérationnel de la numérisation des documents existants.

En pratique, l’essentiel des dépenses de migration provient souvent de la numérisation, de la préparation et de l’indexation plutôt que de l’ECM lui-même.

Lorsque vous calculez tous les coûts inclus lorsqu’elle est effectuée en interne, vous devez également prendre en compte le coût du matériel, des préparateurs de documents et des scanners. Sans embaucher d’indexeurs (que nous analyserons plus tard), vous auriez besoin de 2 à 3 personnes sur le projet.

Pour 2 préparateurs de documents (12 $ l’heure) et 1 opérateur de numérisation (18 $ l’heure), vous pourriez envisager 2 900 $ par mois pour un seul salaire, soit 6 720 $ pour les trois.

Si vous incluez l’indexation manuelle, le prix mensuel grimpe à 6 900 $, plus les scanners si vous devez les acheter, le prix final pourrait atteindre 10 000 $ pour environ 150 000 documents.

Fondamentalement, les coûts moyens de numérisation se situent généralement entre 2,5 et 4,5 cents par page lorsqu’ils sont effectués en interne.

Les prestataires de services externalisés peuvent proposer des devis allant de 7 cents à plus de 20 cents par page, selon le volume, la complexité de l’indexation et le délai d’exécution.

Et bien que pour certains il soit beaucoup plus facile d’éviter les tracas, vous devez garder à l’esprit que l’indexation dans ce cas ne comprendrait que 2 à 3 champs et n’est pas un choix évolutif.

Comprendre comment ces coûts sont calculés est essentiel avant d’approuver les devis des prestataires de services ou de s’engager dans un projet interne.

Qu’est-ce que la numérisation de documents ?

La numérisation de documents est le processus de conversion de documents physiques en fichiers numériques qui peuvent être stockés, recherchés et gérés dans une GED ou un ECM.

Ce processus va bien au-delà de la simple numérisation de papier en PDF. Une numérisation efficace comprend la préparation des documents, la capture d’images, l’ OCR, l’indexation, le contrôle qualité, la compression et la livraison sécurisée dans le système cible.

Les projets de numérisation modernes s’appuient fortement sur un logiciel compteur de pages pour estimer avec précision la charge de travail et le coût. En comptant les pages plutôt que les documents, les organisations peuvent calculer un débit réaliste, les besoins en personnel et les coûts par page avant même la mise sous tension d’un seul scanner.

Avec l’estimateur papier-vers-numérique, vous pouvez évaluer avec précision l’impact de ce processus sur votre cas spécifique, en prédisant les besoins de stockage, les heures de numérisation et les jours ouvrables qui seront consacrés à la numérisation de vos documents.

Pourquoi la numérisation des documents est-elle importante avant une migration ?

La numérisation des documents avant la migration vers une GED ou un ECM garantit que le contenu existant entre dans le nouveau système de manière structurée, consultable et conforme. Migrer le chaos des documents papier vers une plateforme numérique sans indexation appropriée ne fait que recréer les mêmes problèmes dans un nouveau format.

La numérisation permet également aux organisations de nettoyer les dossiers obsolètes, d'appliquer des politiques de conservation et de réduire les coûts de stockage avant la mise en service. En traitant les arriérés en amont, les organisations évitent de submerger les utilisateurs avec un contenu incomplet ou mal indexé après la migration.

Logiciels et matériels nécessaires à la numérisation des documents

Outre les membres de l'équipe sur la ligne de production, vous devrez également prendre en compte les outils qui peuvent vous aider à gérer la migration sans dépendre de prestataires de services externes.

Scanners

La sélection du scanner joue un rôle majeur dans la planification de la numérisation.

Bien que des scanners plus rapides augmentent le débit, les coûts augmentent de façon exponentielle. Les scanners de production d'entrée de gamme peuvent gérer efficacement les volumes quotidiens, tandis que les modèles haut de gamme capables de 730 pages par minute (recto-verso) peuvent coûter 150 000 $, avec des modèles à vitesse inférieure vendus bien en dessous de cette fourchette.

Pour la plupart des organisations, les scanners ultra-rapides n'ont pas de sens financier, à moins que les volumes de documents ne soient vraiment massifs. La maintenance et les temps d'arrêt deviennent également des risques importants ; à moins que plusieurs scanners ne soient disponibles, une seule panne peut stopper complètement la production. Une bonne fourchette est un scanner traitant 100 à 160 pages par minute.

Les scanners remis à neuf sont de plus en plus populaires et peuvent réduire considérablement les dépenses en capital, avec des modèles performants disponibles entre 5 000 $ et 16 000 $, qui peuvent être revendus par la suite.

Dans de nombreux cas, les organisations possèdent déjà du matériel approprié, ce qui rend la numérisation en interne encore plus rentable.

Compteurs de pages et logiciels de capture

La numérisation en interne commence généralement par une évaluation détaillée du volume de pages.

Par exemple, numériser 15,000 pages par jour se traduit par environ 300 000 pages par mois. Ce niveau de production nécessite une ligne de production structurée.

La préparation des documents est souvent l'étape la plus intensive en main-d'œuvre. Les livres reliés sont fréquemment découpés en pages volantes pour extraire l'information qu'ils contiennent, car la valeur réside dans le contenu, pas dans le format physique. La préparation peut nécessiter deux à trois personnes, selon l'état des documents, les dossiers, les agrafes, les trombones et les reliures.

Avec un personnel expérimenté, une ligne de préparation peut soutenir des taux de numérisation d'environ 130 pages par minute, ce qui donne 12 000 à 15 000 pages par jour et par opérateur sur un poste de huit heures.

La numérisation elle-même nécessite généralement 1 opérateur travaillant 8 heures par jour, ou plus selon la vitesse du scanner et les besoins de redondance. Le personnel de contrôle qualité est moins critique que par le passé grâce à l'amélioration de la précision des scanners, mais des vérifications ponctuelles sont toujours recommandées pour les documents à haut risque.

Ce processus peut être effectué facilement en combinant la main-d'œuvre avec un logiciel.

Un compteur de pages vous aidera à tenir un registre exact de toutes les pages qui seront migrées vers votre système de gestion de documents et coûte 79 $ par an.

De plus, un logiciel de capture numérisera les documents et extraira automatiquement toutes les informations pour leur indexation ultérieure.

Avec Dokmee Capture, vous pouvez extraire et numériser toutes les informations, puis les stocker sur la plateforme de votre choix.

Indexation automatisée

L'externalisation de l'indexation reste l'une des parties les plus coûteuses et les plus chronophages de la numérisation.

Les indexeurs humains saisissent manuellement les champs de métadonnées, souvent dans des centres offshore, créant des goulots d'étranglement, des problèmes de précision et des problèmes d'évolutivité.

En règle générale, les prestataires de services n'incluent que quelques champs d'indexation, tels que le nom du fichier et la date. Cependant, à mesure que les volumes de fichiers augmentent, vous aurez besoin de beaucoup plus de champs pouvant contenir des métadonnées pour une recherche et une récupération efficaces des documents.

Avec les prestataires de services, les coûts augmentent fortement avec le nombre de champs d'indexation requis, et les délais d'exécution s'allongent à mesure que les volumes croissent.

En automatisant l'indexation avec un logiciel avancé, ce goulot d'étranglement a largement disparu.

Avec les solutions de capture modernes telles que Dokmee Capture, l'RPA et l' indexation pilotée par l'IA peuvent extraire et remplir automatiquement 10 champs d'indexation ou plus par document sans intervention humaine. Le contenu manuscrit et dactylographié dans plus de 50 des langues les plus parlées au monde peut être reconnu avec précision.

L'indexation basée sur l'IA est plus cohérente et plus rentable que l'indexation humaine. Elle élimine les erreurs liées à la fatigue et s'adapte sans effort au volume.

L'importance de l'indexation

L'indexation détermine si les documents numérisés sont réellement utilisables.

Sans métadonnées riches, les performances de recherche en pâtissent, les utilisateurs perdent confiance dans le système et l'adoption chute. En fin de compte, la migration pourrait devenir inutile et transformer votre nouvelle GED ou ECM en un simple stockage ordinaire, et non en systèmes de gestion de documents avancés.

L'indexation assistée par l'IA vous permet d'appliquer des schémas de classification complexes, ce qui serait prohibitif avec des indexeurs manuels.

Contrairement aux équipes d'indexation humaine, qui sont limitées, coûteuses et incohérentes, l'IA peut gérer plusieurs champs d'indexation simultanément avec une plus grande précision et un coût moindre. Ce changement modifie fondamentalement l'économie de la numérisation des arriérés et rend les projets internes viables pour les organisations de toutes tailles.

Interne vs Prestataires de services, comment faire le bon choix

Les prestataires de services deviennent de plus en plus difficiles à trouver à mesure que les volumes de documents diminuent et que les flux de travail papier disparaissent.

De nombreux prestataires facturent désormais des tarifs plus élevés pour compenser, offrant souvent une flexibilité d'indexation limitée. Des devis de 12 à 20 cents par page sont de plus en plus courants et deviennent rapidement non rentables, surtout lorsque seuls quelques champs d'indexation sont inclus.

En d'autres termes, le coût total de la migration pour 300 000 pages pourrait varier de 36 000 $ à 60 000 $.

En revanche, la numérisation en interne utilisant des scanners modernes, un logiciel de capture et l'indexation par l'IA peut atteindre des coûts totaux d'environ 10 000 $ par mois pour 300 000 pages, soit environ 3,3 cents par page, hors équipement déjà possédé.

L'indexation de gros volumes, tels que 150 000 documents, peut être gérée par l'RPA pour environ 3 000 $, quelle que soit la profondeur d'indexation.

Dokmee prend en charge l'ensemble du processus, de la numérisation et l'OCR à la compression et l'indexation automatisée, et peut livrer du contenu directement dans Dokmee ECM ou d'autres plateformes ECM. Cette flexibilité vous permet de garder le contrôle, de réduire les coûts et de pérenniser votre stratégie de migration.

Valeur à long terme et ROI de la migration de documents

Bien que le coût initial de la numérisation des arriérés puisse sembler substantiel, les avantages opérationnels à long terme l'emportent souvent sur l'investissement initial.

Les archives numérisées réduisent la dépendance au stockage physique, éliminent le temps passé à chercher dans les dossiers papier et améliorent l'accès aux informations critiques. Au fil du temps, les organisations bénéficient de :

• Récupération de documents et prise de décision plus rapides
• Réduction des coûts de stockage physique et de manutention
• Amélioration de la conformité et de la préparation aux audits
• Réduction du risque de dossiers perdus ou endommagés
• Efficacité accrue dans tous les services

Une fois que les documents sont consultables et structurés au sein d'une GED ou d'un ECM, ils font partie d'un écosystème d'information connecté qui soutient les opérations quotidiennes.

Au lieu de considérer la migration comme une dépense ponctuelle, de nombreuses organisations y voient une étape fondamentale vers l'amélioration des processus à long terme et la résilience opérationnelle.

Planifier la numérisation des arriérés en toute confiance

Comprendre le coût réel de la numérisation des arriérés en 2026 permet aux organisations de prendre des décisions éclairées. En comptant avec précision les pages, en planifiant les lignes de production, en tirant parti de l'indexation assistée par l'IA et en comparant les coûts internes aux devis des prestataires de services, les entreprises peuvent éviter les dépenses inutiles et les retards.

Une stratégie de numérisation bien planifiée transforme les arriérés de documents d'un obstacle à la migration en un atout stratégique, posant les bases d'une mise en œuvre réussie de la GED ou de l'ECM.

Comptez sur l'automatisation de Dokmee pour une migration ultra-précise

Dokmee accompagne les organisations tout au long du parcours de migration de documents, du comptage initial des pages et de la capture à l'OCR, l'indexation et la livraison structurée dans les environnements GED ou ECM.

Avec la préparation et les outils appropriés, les équipes peuvent mieux estimer les coûts, planifier la production et transformer les arriérés de documents en informations accessibles et consultables qui soutiennent la croissance future.

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