TENDENCIAS DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL

¿Todavía usas Google Drive o, peor aún, papel para gestionar todos tus documentos?

Si es asi, seguro que no tienes tiempo para leer este artículo porque estarás rebuscando entre montones de archivos para encontrar el documento que necesitas.

Si nos das 10 minutos, te contaremos todo sobre Dokmee, un ECM que te ayudará a optimizar tu gestión de documentos y ser más eficiente que nunca.

¿Qué es Dokmee?

Dokmee es un sistema de gestión documental (DMS o document management system) **y de gestión de contenido empresarial ****(ECM o enterprise content management) con una interfaz sencilla está diseñado para ayudar a las empresas a capturar, almacenar, gestionar y recuperar documentos y registros digitales.

Ofrece numerosas características (que veremos más adelante) para gestionar todos los documentos de tu empresa como una unidad.

Algunas características incluyen:

• Captura de documentos
• Archivadores digitales y políticas de retención
• Indexación automática (Magic Indexing)
• Registro de auditoría
• ECM móvil
• Software de formularios electrónicos

En resumen, Dokmee ECM garantiza que tus equipos puedan trabajar juntos de forma fluida, ofreciendo acceso a documentos actualizados en toda la organización para facilitar la colaboración y la captura de documentos eficiente.

Dokmee está pensado para empresas de todos los tamaños, y se usa en sectores gubernamentales, de manufacturación, contabilidad, RR. HH., legales, de salud, financieros, educativos, inmobiliarios, y muchos más.

Actúa como un repositorio centralizado donde los usuarios pueden escanear, cargar e indexar documentos para fácil recuperación.

Este ECM soporta indexación inteligente con etiquetado de metadatos y búsqueda de texto completo, lo que reduce drásticamente el tiempo necesario para localizar archivos. Su función OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres u optical character recognition) convierte imágenes escaneadas en texto editable y buscable.

Características de Dokmee

Vamos a explorar con más detalle las mejores características de Dokmee:

Almacenamiento seguro de archivos

La característica más básica de cualquier DMS o ECM es el almacenamiento de documentos. La clave está en cómo se organizan y almacenan.

Con Dokmee tienes total libertad para estructurar tus archivadores virtuales y usar indexación avanzada y metadatos para que recuperar documentos sea lo más fácil posible.

Ejemplos de indexación según el sector:

• Administración pública: ID de documento, agencia, número de regulación, fechas, asunto
• Despachos legales: nombre del cliente, número de expediente, tipo de documento, jurisdicción, fechas
• Sanidad: nombre del paciente, nº de historia clínica, médico, diagnóstico, aseguradora
• Manufactura: autor, nº de dibujo, proveedor, nombre del proyecto, producto

Con Dokmee puedes colaborar con tu equipo editando documentos, arrastrando y añadiendo páginas, anotaciones, firmas, comprimiendo archivos, etc.

La barra de búsqueda avanzada permite usar operadores “y/o” para combinar múltiples etiquetas de metadatos según tus necesidades.

Retención de documentos

A medida que tu empresa crece, puedes inundar tu sistema con documentos irrelevantes.

Con Dokmee puedes establecer un programa de retención.

Es decir, un flujo de trabajo que, después de cierto tiempo desde la última apertura, elimina, reubica o archiva documentos.

Ejemplo: una factura pagada hace 7 años se traslada automáticamente a una carpeta de retención.

Puedes elegir borrarla permanentemente o conservarla por si pudieras necesitarla más adelante.

Esto te ayuda a mantener un sistema limpio, organizado y con documentos relevantes.

Flujos de trabajo automatizados

Dokmee es un ECM sin código, con interfaz drag-and-drop para crear flujos de trabajo personalizados.

Tu flujo de trabajo lo decides tú. Puedes añadir los pasos y departamentos que consideres necesarios para cada uno.

Puedes diseñar procesos para automatizar tareas como por ejemplo aprobaciones, revisiones, notificaciones, y así reducir la intervención manual y aumentar la eficiencia operativa.

También permite la colaboración en tiempo real, con anotaciones, marcadores e integración de correo, mejorando comunicación y transparencia.

Si quieres saber más sobre los flujos de trabajo de Dokmee, te dejamos este vídeo:

Roles y permisos

Dokmee ECM está profundamente comprometido con ofrecer el mayor número posible de medidas de seguridad, por lo que permite definir el control de versiones para cada uno de tus documentos y mantener una estricta gobernanza documental.

Los administradores pueden definir roles de usuario, restringir el acceso a carpetas o tipos de documentos específicos y monitorizar la actividad de los usuarios mediante un registro detallado.

Este nivel de control es esencial para industrias con requisitos estrictos de privacidad de datos.

Puedes asignar permisos individualmente a cada miembro del equipo para garantizar que no haya violaciones de seguridad ni filtraciones de documentos en ningún momento.

Algunos de los roles que puedes asignar incluyen:

• Restricción total → El usuario no podrá abrir ni acceder al documento.
• Solo lectura → El usuario podrá visualizar el documento directamente desde el ECM, pero no podrá editarlo, descargarlo ni enviarlo por correo electrónico.
• Marcas de agua → El usuario podrá acceder, descargar o enviar por correo el documento; sin embargo, al hacerlo, se añadirá automáticamente una marca de agua personalizada. Esto garantiza la total trazabilidad en caso de una filtración.
• Anotaciones y firmas → El usuario podrá editar el documento en cualquier momento, añadiendo comentarios, anotaciones, páginas adicionales o firmas electrónicas.

Estos permisos pueden modificarse en cualquier momento según tus necesidades.

Auditoría y trazabilidad

Dokmee ofrece registros de auditoría seguros e inalterables que garantizan seguridad, transparencia y cumplimiento normativo.

Cada interacción con el sistema o los archivos queda registrada en un historial de actividades resistente a manipulaciones.

Las interacciones pueden incluir visualización, carga, edición, eliminación, movimiento, firma, impresión, etc. Cada acción queda registrada y guardada con el nombre del usuario y un código de tiempo.

Obtienes visibilidad en tiempo real sobre quién realizó cada acción, cuándo ocurrió y en qué documento. Este proceso es esencial para detectar accesos no autorizados, garantizar la responsabilidad y prepararse para auditorías. Asegura que tu sistema ECM sea completamente rastreable.

El registro de auditoría integrado permite generar informes fácilmente, así como crear reportes detallados y resúmenes de actividad.

El historial de auditoría de Dokmee permite a tu organización gestionar información sensible cumpliendo con normativas estrictas como HIPAA, GDPR, SOX y más.

Captura documental automatizada

La captura de documentos de Dokmee es perfecta si necesitas escanear y extraer información de una gran cantidad de docuementos.

Dokmee incorpora reconocimiento óptico de caracteres (OCR), lo que permite convertir documentos escaneados en texto totalmente editable y con capacidad de búsqueda.

El OCR de Dokmee extrae datos valiosos de documentos en papel, archivos PDF e imágenes. Esto elimina por completo la necesidad de apuntarlos manualmente y acelera considerablemente los flujos de trabajo documentales.

Las capacidades OCR se amplían con Smart Zone OCR, MICR para fuentes bancarias y compatibilidad con reconocimiento tanto de texto mecanografiado como manuscrito, utilizando tecnologías OCR, ICR y OMR.

Esto permite procesar con precisión muchos tipos de documentos, como facturas y formularios manuscritos.

Además, Dokmee mejora la extracción de datos con dos módulos inteligentes: Magic Indexing y AI Scripting.

Magic Indexing es una función avanzada diseñada para que la indexación sea lo más intuitiva y eficiente posible.

Permite etiquetar y organizar automáticamente documentos con metadatos mediante el análisis del contenido del documento.

Esta herramienta reconoce texto mecanografiado, escritura a mano e incluso logotipos, lo que te ayuda a etiquetar todos tus documentos de forma coherente.

AI Scripting ofrece un enfoque programable para la indexación.

Utilizando JavaScript o C#, puedes crear lógica personalizada para manipular valores de índice y automatizar la clasificación. El scripting es especialmente útil cuando se gestionan diferentes diseños de documentos o requisitos específicos de una industria.

La indexación puede configurarse con diversas plantillas de metadatos, ofreciendo opciones tanto manuales como automáticas, con compatibilidad total con marcadores PDF y escaneo de códigos de barras.

Los documentos y metadatos pueden exportarse a tu sistema ECM en formatos estándar como TIFF, PDF/A, JPEG, XML, CSV, entre otros.

Lo mejor de todo es que, a diferencia de muchas soluciones de captura, Dokmee Capture ofrece escaneado ilimitado, sin sistema de pago por clic. Combinado con su potente OCR, indexación automática y funciones de informes, el software maximiza tu retorno de inversión sin sacrificar funcionalidad ni control.

Con Dokmee, puedes capturar tus documentos desde cualquier dispositivo, incluso desde tu móvil.

Formularios electrónicos

Dokmee Forms te permite crear formularios electrónicos personalizables para recopilar datos internos de RRHH, comentarios de clientes, documentación de cumplimiento u otros tipos de información. Dokmee Forms te ayuda a crear y gestionar formularios sin necesidad de escribir una sola línea de código.

Dokmee Forms cuenta con un generador de formularios con sistema drag-and-drop. Con una interfaz limpia y fácil de usar, puedes montar formularios rápidamente utilizando campos personalizados, opciones de carga de archivos (compatible con PNG, JPG, MP4, entre otros) y soporte integrado para firmas electrónicas.

El software también incluye plantillas de formularios predefinidas y componentes modulares, lo que facilita diseñar flujos de trabajo alrededor de la recopilación de datos.

También puedes crear formularios adaptados a dispositivos móviles y tabletas, especialmente útiles para la recopilación de datos en eventos, por ejemplo.

Dokmee ofrece un diseñador de temas para personalizar cada aspecto visual según la identidad de tu marca. Puedes añadir logotipos, usar configuraciones de idioma preferidas y aplicar patrones personalizados para que tus formularios sean únicos y estén completamente alineados con tu negocio.

Algunas funciones integradas incluyen:

• CAPTCHA incorporado

  Protege tus formularios contra el spam y la interferencia de bots mediante validación CAPTCHA nativa, mejorando así la integridad de los datos y la seguridad de la plataforma.

• Comodidad basada en la nube

  Opera de forma segura desde cualquier lugar gracias a la infraestructura en la nube de Dokmee.

• Carga de archivos

  Recopila múltiples tipos de archivos como parte de las respuestas, incluyendo documentos, imágenes y vídeos.

Gracias a los flujos de trabajo de Dokmee, puedes integrar los formularios dentro de procesos empresariales automatizados. El generador de formularios se integra perfectamente con otras herramientas empresariales, lo que permite que los datos recopilados se dirijan a las plataformas adecuadas a través de API o integraciones directas.

La herramienta también incluye análisis e informes integrados. Puedes analizar tasas de envío, patrones de abandono y errores para mejorar continuamente la participación y la eficiencia.

¿Dónde puedes implementar Dokmee?

Dokmee ofrece una implementación flexible, lo que significa que puedes optar por una implementación local, en la nube o híbrida, adaptándose completamente a la sensibilidad de tus documentos y a tus necesidades.

DMS local (On-premise)

Una implementación local es más adecuada para organizaciones con requisitos estrictos de gobernanza de datos, si ya cuentas con una infraestructura local o si buscas una personalización y control más profundos.

En este caso, tanto el software como el hardware residen dentro de las instalaciones físicas de la organización, ofreciendo un control sin igual y la capacidad de adaptar las soluciones a procesos empresariales específicos.

Sectores como la salud, las finanzas y el gobierno pueden beneficiarse especialmente de este sistema, ya que manejan grandes volúmenes de información muy sensible donde una fuga de datos no es una opción.

La única desventaja es que implica un mayor coste inicial y requiere un equipo de TI dedicado para mantenimiento, actualizaciones y soporte continuo.

DMS en la nube

Una implementación en la nube te permite acceder a la plataforma desde cualquier parte del mundo, ideal si cuentas con empleados remotos.

Requiere una inversión inicial mínima y es menos dependiente de los recursos internos de los equipos informáticos. Además, es una opción altamente escalable.

Este modelo es especialmente adecuado para startups, PYMES u organizaciones en rápido crecimiento que necesitan una solución flexible sin sacrificar seguridad ni funcionalidad.

DMS híbrido

Por último, también puedes combinar las implementaciones locales y en la nube en un sistema híbrido.

La implementación híbrida de Dokmee ofrece un equilibrio estratégico. Este enfoque permite distribuir los datos y las aplicaciones entre ambos entornos, mejorando la relación calidad-precio y la seguridad de tus datos.

La implementación híbrida es ideal para empresas en proceso de migración gradual a la nube, o aquellas que necesitan mantener datos sensibles localmente por motivos de cumplimiento, mientras usan soluciones en la nube para otros flujos de trabajo.

Aunque ofrece mayor flexibilidad, también tiene una mayor complejidad en la gestión e integración, y a menudo requiere experiencia especializada en informática.

Opiniones de usuarios

Las valoraciones de Dokmee incluyen:

Capterra 4.7/5 | G2 4.5/5 | Software Finder 4.9/5 | Trust Radius 8.9/10

Los usuarios destacan las buenas integraciones de Dokmee con otras herramientas.

Con Dokmee también puedes integrarte con herramientas de productividad (DocuSign, Microsoft Office, etc.), lo que te permite editar presentaciones o enviar documentos por correo sin salir del software en ningún momento.

Otros usuarios también han mencionado que disfrutan de las múltiples funciones que ofrece el ECM, incluyendo sus capas de seguridad, como la autenticación de dos factores o los inicios de sesión personalizados.

✅ Pros

• Disponible en muchos idiomas

Dokmee está disponible en casi todos los idiomas. Además, cuenta con recursos en inglés, francés y español.

• Gestión documental efectiva y completa

Dokmee ECM ofrece numerosas funciones para la captura, almacenamiento, indexación, recuperación y archivo de documentos.

Su compatibilidad con metadatos estructurados, control de versiones y registros de auditoría garantiza que los documentos estén organizados, sean rastreables y seguros.

• ECM móvil

Dokmee ECM incluye acceso optimizado para móviles y una interfaz basada en navegador, lo que permite el acceso seguro a documentos desde cualquier lugar.

Además, los formularios pueden crearse para ajustarse a dispositivos móviles.

• Automatización avanzada de flujos de trabajo

Dokmee te permite crear flujos de trabajo complejos para garantizar una colaboración fluida, reducir errores humanos y aumentar la eficiencia.

Los flujos de trabajo pueden automatizar aprobaciones, revisiones, firmas, etc.

Aunque son fáciles de construir, también puedes pedir al equipo de Dokmee que te cree los más avanzados.

• Herramientas avanzadas de búsqueda e indexación

Magic Indexing, OCR, reconocimiento de códigos de barras y herramientas de scripting con IA hacen que la recuperación de documentos sea rápida y precisa, reduciendo el esfuerzo manual y los errores humanos.

• Implementación flexible

No importa que tus documentos sean sensibles o que una gran parte de tu plantilla teletrabaje, Dokmee permite implementar la herramienta de una forma que se adapte a todas tus necesidades.

❌ Contras

• Curva de aprendizaje inicial

Aunque la interfaz es intuitiva, algunas funciones avanzadas (como scripting o personalización de flujos de trabajo) pueden requerir formación o experiencia técnica, especialmente en implementaciones complejas.

• El rendimiento depende de la configuración

En entornos locales o híbridos, el rendimiento del sistema puede depender de tu infraestructura interna y una configuración adecuada, lo cual puede requerir soporte técnico especializado.

• La personalización requiere ayuda profesional

Las personalizaciones muy específicas, especialmente en flujos de trabajo, scripting o integraciones, pueden requerir la ayuda del equipo de atención al cliente de Dokmee o desarrolladores externos.

Afortunadamente, el equipo siempre está disponible para ayudarte.

Dokmee vs DocuWare

Dokmee y DocuWare son dos de los principales sistemas ECM, y a veces elegir entre ellos puede ser difícil.

Tanto Dokmee como DocuWare ofrecen funciones cruciales como indexación de documentos, gestión de flujos de trabajo, control de versiones y controles de acceso seguros.

Características	Dokmee	DocuWare
OCR e indexación	Indexación con IA, Magic Indexing, ABBYY OCR	OCR básico, sin herramientas de indexación con IA integradas
Costes de escaneo	Ilimitado, sin cargos por clic	Precios por volumen, con posibles excedentes
Automatización de flujos de trabajo	Potente, con funciones de arrastrar y soltar y scripting	Flujos de trabajo avanzados, pero complejos de configurar
Opciones de implementación	Local, en la nube, híbrido	Principalmente en la nube, algunas opciones locales
Seguridad y registros de auditoría	Acceso basado en roles, auditoría detallada	Auditoría sólida y buenas funciones de seguridad
Soporte y personalización	Soporte personalizado, personalización flexible	Buen soporte, pero con tarifas por servicios profesionales

Sin embargo, Dokmee se destaca por ofrecer escaneo ilimitado sin cargos por clic, una indexación avanzada basada en inteligencia artificial (a través de scripting y Magic Indexing), y un modelo de precios más accesible, ideal para PYMES.

Además, Dokmee ofrece mayor flexibilidad de implementación, con soporte para entornos locales, en la nube e híbridos. Aunque DocuWare también ofrece opciones en la nube y locales, su enfoque está más centrado en la nube, lo cual puede no ser ideal para empresas con estrictas necesidades de cumplimiento normativo.

La interfaz intuitiva de Dokmee y su facilidad de implementación también permiten a tu equipo adaptarse rápidamente al sistema ECM.

Aunque es cierto que DocuWare ofrece más integraciones y está diseñado para entornos empresariales complejos, también implica una curva de aprendizaje más pronunciada y mayores costes, especialmente para empresas que no necesitan integraciones ERP profundas ni un gran soporte informático.

Dokmee ofrece una solución ECM equilibrada, fácil de usar y asequible, con potentes funciones de automatización y seguridad, siendo la mejor opción para empresas que buscan un sistema completo sin invertir demasiado dinero ni tiempo en formación.

Todas estas razones hacen de Dokmee el mejor sistema de gestión documental y gestión de contenidos empresariales.

¿Es Dokmee la mejor opción?

Sí, Dokmee es la elección correcta.

Tanto si estás buscando un sistema básico de gestión documental (DMS) como una solución más avanzada de gestión de contenidos empresariales (ECM), Dokmee tiene todo lo que necesitas.

Su interfaz fácil de usar está disponible a través de navegadores web y aplicaciones móviles, lo que garantiza acceso remoto y flexibilidad para equipos distribuidos.

La plataforma se integra con herramientas empresariales comunes como Microsoft Office, QuickBooks y varios sistemas ERP.

Si deseas digitalizar tus documentos y aplicar una gobernanza documental coherente, Dokmee ofrece una solución escalable, segura y repleta de funciones, que responde tanto a las necesidades operativas diarias como a los requisitos de archivo a largo plazo.

Si quieres saber más, no dudes en solicitar una demo hoy o probar Dokmee.

Preguntas frecuentes

¿Para qué sirve Dokmee?

Es una solución ECM para capturar, almacenar, gestionar y recuperar documentos digitales.

¿Qué es un software ECM?

Es una plataforma que gestiona el ciclo de vida de contenido electrónico, garantizando seguridad y eficiencia.

¿Qué ventajas ofrece implementar un ECM?

Mejora organización, productividad, cumplimiento normativo, reducción de costes y rapidez en obtener información.

¿Dokmee es nube u on-premise?

Ofrece las tres opciones: en la nube, local e híbrida.

¿Se integra con Microsoft Office?

Sí, se integra con Office, QuickBooks, DocuSign y otros sistemas de negocio.