TENDENCIAS DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL

Más del 75 % de los adultos empleados trabajan de forma remota en 2025.

Con un número tan elevado, cada vez es más difícil gestionar eficientemente los documentos de una empresa.

Si aún tienes dificultades para manejar flujos de trabajo complejos y documentos obsoletos, la gestión de contenido empresarial es la solución.

¿Qué es la gestión de contenido empresarial?

La gestión de contenido empresarial, o ECM, es un conjunto de herramientas y estrategias diseñadas para capturar, almacenar, gestionar, preservar y entregar el contenido y los documentos de tu empresa.

Un ECM funciona de manera similar a un DMS, sin embargo, es un sistema mucho más complejo y completo, más adecuado para empresas grandes.

El ECM ayuda a las organizaciones a reducir ineficiencias, garantizar el cumplimiento normativo y convertir datos en conocimiento accionable.

Un ECM gestionará y procesará tus documentos a lo largo de todo su ciclo de vida y los mantendrá en archivos digitales durante el tiempo que necesites, hasta que decidas eliminarlos automáticamente.

Con tu sistema de gestión de contenido empresarial, puedes configurar flujos de trabajo intrincados para que tus documentos circulen de manera fluida y automática entre diferentes departamentos.

Estas funcionalidades permiten a las organizaciones llevar a cabo procesos empresariales, como aprobación de contratos, procesamiento de facturas o revisión de políticas, dirigiendo los documentos a través de rutas predefinidas, notificando a los responsables en cada paso y escalando retrasos cuando sea necesario.

Los ECM facilitan enormemente la captura de documentos, ya que puedes recopilar contenido de diferentes fuentes y formatos.

Esto puede incluir documentos en papel escaneados en formato digital mediante sistemas OCR, documentos electrónicos o formularios, correos electrónicos, contenido web y redes sociales.

La gestión de contenido empresarial transforma silos de información dispares en un ecosistema de conocimiento cohesivo, seguro y eficiente.

Un ECM a veces puede confundirse con un CMS, un sistema de gestión de contenido. Sin embargo, estas herramientas tienen objetivos muy diferentes.

Mientras que un ECM es una estrategia y sistema comprensivo para gestionar todo el contenido de la organización, un CMS está diseñado para crear, gestionar y publicar contenido.

En otras palabras, tu ECM se encarga del contenido interno (contratos, documentos escaneados, correos electrónicos o expedientes) y tu CMS del contenido externo (páginas web, blogs, artículos, publicaciones en redes sociales).

IA y ECMs

A diferencia de los DMS, la IA ocupa un espacio significativo en los ECM.

Un ECM integra tecnologías como aprendizaje automático, procesamiento de lenguaje natural (NLP) y visión por computadora.

Gracias a la IA, los ECM alcanzan mayor precisión de datos y decisiones inteligentes. Esto permite a las empresas avanzar más allá de la gestión tradicional de documentos hacia servicios de contenido inteligentes que apoyan proactivamente los resultados del negocio.

Los sistemas tradicionales requerían categorizar y etiquetar documentos manualmente. Ahora, las herramientas impulsadas por IA pueden reconocer tipos de documentos, extraer metadatos clave y clasificar contenido automáticamente mediante algoritmos de machine learning.

En lugar de depender únicamente de reglas y flujos predefinidos, los sistemas de IA pueden aprender de patrones previos para optimizar los procesos.

Por ejemplo, la IA puede predecir cuellos de botella en los procesos de aprobación o sugerir la ruta más rápida según resultados anteriores.

La IA transforma cómo se captura, categoriza, analiza y utiliza el contenido, permitiendo que las plataformas ECM ofrezcan una gestión de información más inteligente, rápida y segura.

¿Qué contenido gestiona un ECM?

Un ECM puede gestionar todos los documentos de tu empresa, incluyendo datos estructurados, semiestructurados y no estructurados.

Datos estructurados
Documentos ya organizados en bases de datos y fácilmente accesibles por otros equipos.

Aunque los sistemas ECM se enfocan principalmente en la gestión de documentos y contenido, pueden interactuar con datos estructurados a través de la integración con sistemas empresariales como ERP, CRM y bases de datos.

Los datos estructurados se gestionan normalmente fuera del ECM en bases de datos relacionales, pero el ECM los usa para enriquecer contenido mediante metadatos, indexación y búsqueda.

Por ejemplo, datos estructurados como número de factura, ID del cliente o fechas de contrato pueden vincularse a documentos almacenados en el ECM, habilitando búsquedas avanzadas.

Datos semiestructurados
No están completamente ordenados, pero pueden identificarse a través de etiquetas, encabezados u otros elementos similares.

Ejemplos: archivos XML, JSON, correos electrónicos y archivos de registro. Aunque no tan rígidos como los datos estructurados, ofrecen cierta estructura útil para análisis y transformación.

Las plataformas ECM usan herramientas de análisis de contenido, extracción de metadatos e indexación para gestionar estos datos.

Por ejemplo, un sistema ECM puede extraer automáticamente información del remitente, líneas de asunto y fechas de correos electrónicos, o interpretar etiquetas XML para categorizar documentos.

Datos no estructurados
Son información cruda y desorganizada, donde los sistemas ECM demuestran su mayor potencial.

Puede tratarse de textos largos o elementos visuales más complejos de almacenar, analizar o recuperar, pero ofrecen contexto, conocimiento e información.

Esto incluye documentos de texto, imágenes escaneadas, archivos multimedia y correspondencia.

Las plataformas ECM usan OCR, NLP e indexación impulsada por IA para analizar y extraer significado de estos datos. Luego aplican metadatos, control de versiones, permisos de acceso y automatización de flujos para que el contenido sea accesible, seguro y manejable.

Por ejemplo, un contrato escaneado puede ser procesado por OCR, etiquetado con metadatos, enviado para aprobación y retenido según requisitos legales.

	Datos estructurados	Datos semiestructurados	Datos no estructurados
Formato	Tablas	XML o JSON	Texto libre, imágenes, audio, video y documentos
Ejemplos en ECM	Registros de inventario, transacciones financieras, información de clientes	Correos electrónicos, archivos XML/JSON, registros con etiquetas	Documentos corporativos, PDF, imágenes escaneadas, archivos multimedia, emails sin formato
Usos en ECM	Integración de datos transaccionales en BI, informes, soporte a operaciones	Archivado de correos, procesamiento de facturas, captura de datos	Gestión documental, gestión de activos digitales, retención de registros, archivo para cumplimiento

5 funciones de la gestión de contenido empresarial

La meta principal de un ECM es gestionar los datos de tu empresa. Pero hay más detrás de esto.

La gestión de contenido empresarial ofrece cinco funciones principales:

1. Captura

2. Almacenamiento

3. Gestión

4. Entrega

5. Preservación

1. Captura

La captura de contenido o documentos es el proceso de recopilación de tus datos.

Puedes capturar documentos en tu ECM mediante escaneo, formularios electrónicos e importaciones automatizadas desde otros servidores o carpetas compartidas.

El objetivo es que cada documento resida en una plataforma única que actúe como fuente de verdad para toda la empresa.

Los sistemas ECM ofrecen OCR para extraer datos y añadir metadatos a los documentos capturados.

2. Almacenamiento

Una vez capturados, los documentos se almacenan de forma segura en archivadores digitales (repositorio).

Tu ECM guardará los documentos durante el tiempo que decidas, permitiendo acceso únicamente a quienes tengan permiso, añadiendo una capa de seguridad que reduce brechas y pérdida de información.

3. Gestión

El ECM gestiona los documentos de forma eficaz, yendo más allá del simple almacenamiento.

Los sistemas ECM categorizan y gestionan documentos mediante metadatos, etiquetas y características avanzadas de indexación, lo que permite filtrar eficientemente los documentos.

Esta función es la más visible para los usuarios finales y afecta directamente la eficiencia en sus tareas diarias.

También cuentan con control de versiones, auditorías, permisos de acceso y procesos de check‑in/check‑out.

Se pueden recuperar documentos mediante búsqueda avanzada: búsqueda de texto completo, consultas por metadatos y búsqueda semántica impulsada por IA. Así localizas documentos relevantes rápidamente.

La gestión efectiva también incluye enlaces documentales, mapeo de relaciones e integración con flujos de trabajo.

4. Entrega

La entrega se centra en hacer el contenido accesible a los miembros adecuados.

Los sistemas ECM facilitan distribución segura de documentos, automatizada mediante flujos de trabajo. Los documentos se envían automáticamente justo cuando se necesitan. Ej.: tras firmar un contrato, se envía automáticamente a RR. HH.

Con los flujos de trabajo, el contenido se dirige para aprobación, revisión o acción según reglas predefinidas. Los ECM también generan alertas, informes o resúmenes para apoyar la toma de decisiones y mantener los flujos en movimiento.

Además, el contenido puede entregarse en múltiples plataformas y dispositivos, soportando acceso remoto, uso móvil y colaboración interdepartamental.

La integración con correo electrónico, nubes o aplicaciones empresariales garantiza un flujo de contenido sin fisuras.

5. Preservación

Llega el momento en que ciertos documentos dejan de ser relevantes, llegan al final de su ciclo o deben archivarse por largo tiempo (auditorías, terminación de contratos…).

Tu ECM puede preservar información esencial, archivar registros obsoletos necesarios y eliminar datos obsoletos o no conformes.

La preservación asegura que documentos importantes (contratos, documentos legales o históricos) se mantengan salvo por razones legales o estratégicas. Los ECM ofrecen almacenamiento inmutable, firmas digitales y registros de acceso para apoyar el cumplimiento (GDPR, HIPAA, ISO).

El archivado mueve contenido inactivo fuera de los flujos activos hacia almacenamiento a largo plazo, reduciendo el desorden sin perder archivos relevantes. Esto mejora el rendimiento del sistema y apoya políticas de retención.

La eliminación sigue calendarios de retención y políticas organizacionales, asegurando que no se conserven datos más tiempo del necesario.

Mejores características de un ECM

Los sistemas ECM controlan todos tus documentos desde el momento en que son capturados.

La gestión de contenido empresarial ofrece características avanzadas que ayudan a maximizar cada documento y aumentar la eficiencia.

Algunas de nuestras funciones favoritas:

Auditoría y seguridad

Una de las mejores características del ECM son las capas de seguridad para proteger la confidencialidad.

En cada documento o archivo puedes aplicar roles y permisos para asegurar que solo usuarios autorizados accedan.

Además, los ECM rastrean todas las acciones de los usuarios para responsabilidad y auditoría.

Flujos de trabajo automatizados

Reducen los traspasos manuales y el riesgo de errores. Garantizan procesos más rápidos, menos plazos perdidos y una visión clara del estado, actualizaciones y fechas límite.

Un diseñador visual de flujo de trabajo de arrastrar y soltar permite crear flujos complejos sin necesidad de conocimientos de programación.

Gestión documental

Los sistemas ECM almacenan y gestionan tus documentos durante todo su ciclo de vida en un hub centralizado accesible para los miembros del equipo.

También rastrean cambios para que el equipo siempre trabaje con la copia más actual, evitando versiones obsoletas.

Los ECM admiten calendarios de retención basados en tipos de documento o atributos de metadatos, activando archivado o eliminación automática según políticas.

Tus registros se retienen por tiempo legalmente requerido, y la información redundante se elimina con seguridad.

Indexación avanzada y etiquetado de metadatos

La indexación avanzada y el etiquetado en los ECM asocian información detallada y estructurada a tus archivos (palabras clave, fechas, categorías, clientes, ubicaciones, etc.).

El OCR convierte imágenes escaneadas o PDFs en datos legibles por máquina, lo que permite la extracción de metadatos automáticamente de documentos físicos o manuscritos.

Entrega de documentos y colaboración

Los ECM facilitan la colaboración entre miembros del equipo, facilitando la entrega de documentos entre departamentos.

Mediante portales web, aplicaciones móviles o integraciones con otras herramientas, puedes revisar, anotar y coeditar documentos en tiempo real, útil para empresas con trabajadores remotos.

Acceso móvil

La mayoría de los ECM populares ofrecen interfaces móviles para acceder en cualquier momento.

Cómo implementar un sistema ECM

Los sistemas ECM suelen ser herramientas directas y fáciles de implementar.

Sin embargo, hay cinco pasos clave previos:

1. Definir tu implementación ECM (nube, local u híbrida).

2. Planificar el tipo de contenido.

3. Asignar roles y permisos.

4. Integrar con otros sistemas.

5. Lanzar y monitorear.

1. Definir tu implementación ECM

Puedes optar por ECM en la nube, on‑premises o híbrido (combinado).

Así depende de cuán sensible es el contenido de tu empresa.

Característica	ECM en la nube	ECM on‑premises	ECM híbrido
Implementación	Proveedor externo	Servidores locales	combinación de ambos
Accesibilidad	Desde cualquier parte con internet	Solo redes internas	Online y localmente accesible
Mantenimiento	A cargo del proveedor	In‑house IT	Responsabilidad compartida
Escalabilidad	Muy escalable	Limitada por infraestructura local	Escalabilidad moderada

Para gobiernos, manufactura, construcción (y más), un ECM en la nube es ideal, pues toda la información se centraliza, evitando pérdidas en catástrofes.

Los ECM en la nube funcionan especialmente bien en grandes empresas con trabajo remoto, ya que no requieren configuración manual y permiten colaboración en cualquier lugar.

2. Planifica el tipo de contenido

Es importante saber qué contenido manejarás para planificar flujos iniciales y categorías.

Ten en cuenta que la configuración inicial puede evolucionar.

Asegúrate de que tu ECM seleccionado sea escalable para crecer junto con tu negocio.

3. Asigna roles y permisos

No todos en la empresa tendrán acceso a todo.

Es esencial decidir quién podrá ver, imprimir, editar; quién solo leer y quién no tendrá acceso.

Aunque puedes cambiar permisos con el tiempo, no definir límites claros desde el inicio puede provocar brechas de seguridad.

4. Integrar con otros sistemas

Asegúrate de que tu pila de herramientas actual se integre con el ECM para facilitar migración y captura.

Incluye CRM, correo electrónico, herramientas de productividad (como Microsoft Office), HRMS, bases de datos u otros almacenamientos en la nube.

5. Lanzar y monitorear

Cuando estés listo, lanza tu ECM. Puedes hacerlo de forma general o en grupos piloto, enseñando equipos gradualmente o gestionando tipos específicos de información primero.

Migra tu información actual (o datos relevantes de esa etapa) y comprueba que todo funcione sin problemas.

Durante el periodo inicial, monitoriza los registros de auditoría para hacer ajustes si es necesario.

Beneficios de la gestión de contenido empresarial

Quizás pienses que puedes gestionar documentos con sistemas antiguos, pero invertir en un ECM aporta muchos beneficios:

Cumplimiento normativo y seguridad

Como se mencionó, los sistemas ECM ofrecen seguridad personalizable, roles y permisos.

Estos controles ayudan a prevenir filtraciones, accesos no autorizados y mal uso, mientras permiten accesos seguros desde cualquier lugar o dispositivo.

Los ECM ayudan al cumplimiento de regulaciones, leyes de protección de datos (como GDPR, HIPAA) y estándares internos, mediante almacenamiento seguro, control de acceso, auditorías y políticas de retención.

Fuente única de información

Tener documentos dispersos en varias plataformas causa caos.

Sin un sistema ECM en toda la empresa, es probable que cada miembro guarde documentos en sus propios servidores o sistemas, generando información desactualizada o discordante.

Con un ECM, todos acceden a la misma información actualizada.

Aumenta la colaboración del equipo

Contar con los mismos datos significa estar alineados. Muy útil en reuniones y toma de decisiones.

Los ECM permiten compartir documentos en tiempo real, co‑editar y gestionar versiones, facilitando un trabajo coordinado.

Con acceso controlado y comentarios integrados, se fomenta la transparencia, el trabajo en equipo y se evitan duplicaciones o conflictos de versiones.

Además, gracias a los registros de auditoría, puedes ver fácilmente el estado del equipo y acciones realizadas sin preguntarlo directamente.

Mejora la eficiencia y la toma de decisiones

Los sistemas ECM mejoran la eficiencia eliminando tareas manuales como archivar documentos o buscar archivos interminables.

Con un repositorio digital centralizado, los documentos están a solo unos clics, lo que facilita su acceso.

Además, puedes editar desde el propio ECM, ahorrando tiempo y evitando pérdidas en el flujo de trabajo.

La automatización de flujos acelera procesos como aprobación de facturas, incorporación de RR. HH. o revisión de contratos, permitiendo que los equipos hagan más en menos tiempo con errores reducidos.

El acceso rápido a contenido preciso y actualizado ayuda a tomar decisiones más rápidas e informadas.

Las capacidades de búsqueda, categorización y análisis de contenido aseguran que la información crítica esté disponible para los usuarios.

Implementar un sistema escalable

Los sistemas ECM están diseñados para crecer junto con tu organización.

Se pueden adaptar fácilmente desde manejar cientos de documentos hasta millones de archivos en ubicaciones globales, sin cambiar completamente el sistema o los flujos de trabajo ni requerir gran inversión.

Las soluciones basadas en la nube añaden flexibilidad, permitiendo acceso remoto, uso móvil y despliegues híbridos.

Las 5 mejores herramientas ECM

Si aún tienes dudas y no sabes qué solución ECM se ajusta a las necesidades de tu empresa, hemos reunido 5 de nuestros sistemas de gestión de contenido empresarial favoritos y más populares para ayudarte a encontrar el ajuste perfecto.

1. Dokmee

Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐
G2: 4.5/5 | Capterra: 4.7/5

Visión general
Dokmee ECM es una sólida solución de gestión de contenido empresarial diseñada para gestionar todos tus documentos mediante captura automatizada, flujos de trabajo documentales, seguridad avanzada y una mejor colaboración.

Puedes utilizar Dokmee en todo tipo de industrias, ya que está disponible tanto en implementaciones en la nube como locales, adaptándose a empresas de todos los tamaños que buscan una gestión documental eficiente.

Otras funciones incluyen:

• Diseño de flujos de trabajo con arrastrar y soltar

• ECM móvil

• Contador de páginas

• Software de chat con IA

• Software de formularios electrónicos

✅ Pros

• Interfaz fácil de usar

• Demo gratuita

• Escalable

❌ Contras

• Funciones de IA aún en desarrollo

• Los flujos de trabajo complejos pueden requerir asistencia

2. Laserfiche

Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐
G2: 4.7/5 | Capterra: 4.5/5

Visión general
Laserfiche es una plataforma ECM que ofrece gestión de contenido inteligente y automatización de procesos empresariales.

Laserfiche proporciona capacidades de gestión documental que incluyen almacenamiento seguro, control de versiones y etiquetado de metadatos.

La plataforma también incluye formularios electrónicos para captura de datos, gestión de registros y analítica de procesos para monitorear y optimizar flujos de trabajo.

Sin embargo, los usuarios potenciales deben tener en cuenta la curva de aprendizaje y evaluar los costos, especialmente si se necesitan complementos o una implementación en la nube.

Fuente: G2

✅ Pros

• Flujos de trabajo personalizados

• Potente automatización

❌ Contras

• No puede vincular procesos empresariales separados

• Precio elevado

• Carece de integraciones

3. DocuWare

Valoraciones ⭐⭐⭐⭐
G2: 4.4/5 | Capterra: 4.6/5

Visión general
DocuWare es un sistema ECM y DMS que ofrece almacenamiento y gestión de documentos simplificada.

DocuWare proporciona almacenamiento seguro, control de versiones y registros de auditoría. Puedes localizar fácilmente tus documentos gracias a las etiquetas de metadatos y otras funciones avanzadas de búsqueda.

Sus mejores características incluyen recuperación intuitiva de documentos, capacidades de integración y automatización de flujos de trabajo personalizables.

Fuente: G2

✅ Pros

• Acceso móvil

• Función de búsqueda rápida

❌ Contras

• No tiene acceso sin conexión

• Costoso, especialmente si deseas una licencia en la nube

4. M-Files

Valoraciones ⭐⭐⭐⭐
G2: 4.3/5 | Capterra: 4.4/5

Visión general
M-Files es una plataforma ECM inteligente que utiliza una arquitectura basada en metadatos para que los usuarios puedan encontrar documentos según su contexto.

La plataforma admite automatización de flujos de trabajo e integración con sistemas empresariales comunes como Microsoft 365, Salesforce y SAP.

Incluye funciones como permisos basados en roles, auditorías y control de versiones para proteger datos sensibles y cumplir con normativas.

Además, sus herramientas potenciadas por IA ayudan a clasificar contenido automáticamente y a sugerir metadatos, mejorando la precisión y eficiencia.

M-Files está disponible como solución local, en la nube o híbrida.

Fuente: G2

✅ Pros

• IA generativa avanzada

• Acceso sin conexión

❌ Contras

• Interfaz desactualizada

• Soporte limitado para Mac en escritorio

5. DocStar ECM

Valoraciones ⭐⭐⭐⭐
G2: 3.8/5 | Capterra: 4/5

Visión general
DocStar ECM es un sistema de gestión de contenido empresarial que ayuda a las organizaciones a digitalizar, organizar y automatizar el flujo de documentos entre departamentos.

Permite a los usuarios capturar, indexar y almacenar documentos en un repositorio centralizado, accesible mediante funciones de búsqueda avanzada basadas en metadatos y palabras clave.

DocStar ofrece controles de acceso, cifrado y registros de auditoría que ayudan a cumplir las normativas del sector. Además, sus funciones de control de versiones e historial de documentos garantizan la rendición de cuentas y reducen errores.

DocStar pone énfasis en la eficiencia de los flujos de trabajo y la integración con aplicaciones empresariales, especialmente en la automatización de cuentas por pagar. Ofrece herramientas como captura inteligente de datos, formularios electrónicos y enrutamiento basado en reglas para reducir la intervención manual en tareas documentales intensivas.

Fuente: G2

✅ Pros

• Interfaz intuitiva basada en navegador

• Recuperación eficiente de documentos

❌ Contras

• Limitaciones en personalización

• Lentitud al manejar grandes volúmenes de documentos o flujos complejos

¿Es un ECM adecuado para ti?

Si trabajas en industrias como gobiernos, manufactura, construcción, recursos humanos, salud u otras similares, la respuesta es un rotundo sí.

Un ECM gestionará todos los documentos de tu empresa en archivadores centralizados que permitirán a tu equipo trabajar en conjunto con información actualizada.

Otras funciones que mejorarán la eficiencia de tu equipo incluyen:

✔️ Flujos de trabajo automatizados
✔️ Captura impulsada por IA
✔️ Auditoría de acciones
✔️ Acceso móvil

Si estás listo para llevar la gestión documental al siguiente nivel, solicita una demostración gratuita con Dokmee.