TENDENCIAS DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL

Tu negocio está creciendo, genial.

Tu lista de clientes sigue aumentando, increíble.

Tus papeleos, documentos y contratos se están acumulando… No es bueno.

Un sistema de gestión documental es una solución escalable y eficiente a este problema.

¿Qué es la gestión de documentos?

La gestión de documentos es, esencialmente, el proceso mediante el cual organizas, almacenas, rastreas y controlas los datos de tu empresa, como documentos, elementos visuales y otros archivos.

La gestión documental se encarga de los documentos desde que se capturan hasta que finalmente se eliminan o destruyen cuando ya no son útiles o han cumplido su ciclo de vida. Sin embargo, la gestión documental también implica almacenar, editar y compartir documentos.

Cuando las empresas son pequeñas, puedes gestionar tus documentos fácilmente tú mismo con un sistema en papel o agrupándolos directamente en carpetas dentro de tus servidores.

Sin embargo, cuando las empresas crecen y se vuelven más complejas, la cantidad de documentos que necesitas manejar a diario también crece.

Por lo tanto, necesitarás confiar en un sistema de gestión documental (DMS) para hacer un seguimiento eficiente de tus documentos.

¿Qué es un DMS?

Un DMS es un sistema de gestión documental. En otras palabras, es un software encargado de almacenar y gestionar todos los documentos de tu empresa. Desde presentaciones, hasta contratos, planes de negocio, etc.

Proporciona una plataforma centralizada donde los documentos pueden capturarse, organizarse, indexarse y almacenarse de forma segura para facilitar su recuperación y colaboración.

Los sistemas de gestión documental suelen implementarse en la nube, para que sea una opción escalable. No importa cuánto crezca tu negocio, tu sistema puede crecer junto con el volumen de documentos.

Al utilizar un DMS potente, puedes integrar todo tu conjunto de herramientas para que nunca tengas que salir de la plataforma y, así, aumentar la eficiencia.

Características en un DMS

¿Qué hace que un DMS sea diferente de aplicaciones como Google Drive, donde simplemente puedes organizar tus documentos en carpetas?

Sí, un DMS almacena todos tus datos en gabinetes digitales, pero hay muchas otras características que lo convierten en una opción más eficiente para tus necesidades de gestión documental.

Algunas funciones imprescindibles incluyen:

• Flujos de trabajo avanzados y personalizados
  Una de las mejores características de un DMS y ECM es la posibilidad de añadir un flujo de trabajo personalizado a cada tipo de documento.

  ¿Qué significa esto, exactamente?
  Un flujo de trabajo son esencialmente los pasos que un documento debe seguir antes de considerarse completo.

  Aquí tienes un ejemplo práctico: recibes una propuesta de contratación.
  Esta propuesta debe ser revisada por Recursos Humanos y el CEO; luego debe enviarse a contabilidad para decidir si la paga es correcta; una vez revisada, la propuesta se envía de vuelta al origen.
  Tras la confirmación, se debe redactar un contrato, que a su vez pasa por distintos departamentos para confirmar detalles, añadir firmas, sellos, etc.
  Una vez firmado, el contrato puede completarse y archivarse.

  Si eliges un ECM como Dokmee, puedes construir estos flujos de trabajo tú mismo, recibir ayuda de su equipo o encargar un flujo avanzado y personalizado para tu empresa.

• Opciones para aumentar la seguridad
  Especialmente en grandes empresas con documentos sensibles, no todos deberían tener acceso a los mismos archivos y datos.

  Es crucial que tu sistema de gestión documental te permita otorgar a los miembros del equipo permisos para ver, editar o tener control completo sobre los documentos que les conciernen.

  Además, puedes encontrar software, como Dokmee, que ofrece la opción de añadir marcas de agua a tus documentos para garantizar su protección.

• Función de retención de archivos
  Los archivos se acumulan y es muy fácil inundar tu software con documentos innecesarios.

  Una función de retención de archivos te permite establecer condiciones específicas para eliminar, actualizar o enviar a una carpeta de retención cuando ya no los necesitas.

  Por ejemplo, probablemente no quieras guardar facturas de hace 10 años. Puedes establecer una condición para que, después de 7 años sin abrir el archivo, se elimine de forma permanente.

  Esto te permite mantener tus datos limpios y relevantes sin tener que revisar interminables archivos para eliminar los innecesarios.

• Indexación y etiquetado con metadatos
  La indexación y el etiquetado con metadatos permiten organizar, encontrar y recuperar documentos de forma clara y eficiente.

  La indexación implica atributos como tipo de documento, proyecto, nombre, número de ID, etc., para reducir la búsqueda usando detalles específicos.

  El etiquetado con metadatos añade información descriptiva del documento, como palabras clave o temas.

  Al combinar indexación y etiquetado, puedes transformar un archivo estático en un activo dinámico y fácilmente categorizable, filtrable y manejable durante su ciclo de vida.

• Integraciones potentes
  Con una integración sólida, tu DMS ofrece mucho más que simplemente consultar tus documentos.

  Las integraciones te ayudan a mantener un flujo de trabajo fluido, sin tener que alternar entre herramientas y minimizando el riesgo de pérdida de documentos.

  Algunas integraciones comunes incluyen:
  → Herramientas de productividad: Microsoft Office 365 o Google Workspace
  → Plataformas de correo electrónico
  → CRMs
  → Herramientas de firma electrónica

• Visor y editor de documentos potentes
  Deberías poder visualizar todos tus documentos directamente desde el DMS, en cualquier formato.

  Además, es útil si puedes editarlos fácilmente sobre la marcha.

  Puede que necesites firmar, sellar, completar o adjuntar archivos, y si tienes que salir del software para hacerlo, la eficiencia se verá afectada.

DMS vs ECM

Un software DMS te ayuda a gestionar la información de tu empresa capturando, almacenando e indexando documentos para facilitar su almacenamiento y manipulación.

Para empresas pequeñas, un DMS es suficiente y puede funcionar muy bien.

Sin embargo, si tienes una empresa grande o una organización con muchos departamentos y documentación, podría quedarse corto.

Un ECM (gestión de contenido empresarial) incluye todas las mejores funciones de un DMS y además gestión de contenido web, contenido social, gestión de registros, gestión de activos digitales, archivo de emails, automatización de flujos y más, con mejores integraciones como CRMs.

Los ECM ofrecen muchas más funciones como:

Característica	DMS	ECM
Almacenamiento de documentos	✔️	✔️
Control de versiones	✔️	✔️
Búsqueda y recuperación	✔️	✔️
Automatización de flujos	❌/Limitado	✔️
Cumplimiento y gestión de registros	❌/Limitado	✔️
Integración con sistemas empresariales	❌/Limitado	✔️
Gestión del ciclo de vida del contenido	❌	✔️
Gestión de contenido web	❌	✔️

Funciones de un DMS

Hemos mencionado algunas características favoritas de un DMS, pero ¿cuál es su función principal?

Un DMS tiene 5 funciones primarias al manejar tus documentos:

1. Captura de documentos
   Involucra incorporar tus documentos al sistema. Con un sistema en papel, tomas el documento y lo colocas en su archivo correspondiente.
   En un DMS, esto implica escanear un documento físico, obtenerlo de otra plataforma o enviarlo directamente al sistema. Una vez importado, se guarda en gabinetes digitales.

2. Almacenamiento de documentos
   El DMS almacena los documentos en sus gabinetes digitales el tiempo que decidas. Tu información estará segura y accesible para consulta, edición o eliminación.
   Lo que hace más efectivo a un DMS que un sistema en papel es la indexación y los metadatos.

3. Edición de documentos
   Muchas plataformas DMS permiten edición ligera y colaboración: control de versiones, redlining, anotaciones, sellos, firmas y flujos check-in/check-out.
   Esto garantiza que los usuarios puedan actualizar documentos sin sobrescribir cambios de otros y acceder siempre a la versión más actual.

4. Recuperación de documentos
   La gran fortaleza de cualquier DMS es la rapidez con la que puedes encontrar documentos almacenados.
   Gracias a los metadatos y la indexación, no necesitas recordar nombres o rutas, solo búsquedas por palabra clave, filtros o categorías.
   La mayoría también permite búsquedas avanzadas como OCR. Esto hace que encontrar un archivo sea tan simple como ejecutar una búsqueda, incluso entre miles de registros.

5. Archivado, retención o eliminación
   Eventualmente, los documentos llegan al final de su ciclo activo, pero eso no significa que deban eliminarse.
   Un DMS ayuda al archivado a largo plazo moviendo documentos inactivos a un formato seguro y de solo lectura, cumpliendo requisitos legales y manteniendo el espacio de trabajo libre.
   Con flujos avanzados, puedes añadir una etiqueta para que los archivos se borren o archiven tras cierto tiempo sin ser abiertos o editados.

Beneficios de usar un DMS

Implementar un DMS en tu empresa ofrece muchos beneficios para la eficiencia, organización y trabajo en equipo.

Además de ahorrar tiempo y espacio, algunos beneficios destacados incluyen:

• Incrementar la eficiencia
  Al confiar en un sistema en papel o incluso en una gestión digital básica (como Google Drive o carpetas en servidor), puedes perder mucho tiempo buscando documentos. Además, necesitas pasar el documento por distintas apps o correos para añadir firmas o comentarios.
  Con un DMS potente e integraciones, puedes abrir tu documento y completar el proceso en pocos minutos. La eficiencia también aumenta gracias a los flujos de trabajo automáticos: una vez recibe un documento, cada departamento recibe una notificación, completando tareas en la mitad del tiempo.

• Auditar los documentos de manera regular
  Si necesitas realizar auditorías regulares o específicas, todos tus datos están al alcance.
  Un DMS permite etiquetar y categorizar archivos usando metadatos, facilitando la recuperación de lo que los auditores necesiten (contratos, facturas, registros de RR. HH., estados financieros) en segundos.
  Además, la mayoría registra automáticamente un historial de auditoría con marcas de tiempo y detalles del usuario. Con el control de versiones, puedes mostrar la evolución del documento, lo que añade transparencia y reduce errores y sanciones.

• Aumentar la seguridad de documentos
  En todas las empresas se manejan grandes cantidades de documentos, pero no todos deberían ser accesibles para todos.
  Con un DMS decides quién puede acceder, editar, imprimir o enviar documentos, asegurando la protección de datos sensibles.
  Muchos DMS y ECM también registran quién accede a cada documento, esencial para cumplir normativas o políticas internas.
  Además, si tus documentos están en la nube, reduces drásticamente el riesgo de pérdida o extravío.

• Mejorar la comunicación interna
  En muchas empresas, la comunicación es deficiente por la dispersión de información: documentos en unidades personales, compartidos por email o en chats antiguos.
  Un DMS centraliza todos los archivos, asegurando que cada miembro acceda a la versión más reciente. Esto elimina confusiones por versiones y garantiza que todos estén en la misma página.
  Muchas plataformas también incluyen herramientas como comentarios, asignación de tareas, edición en tiempo real y notificaciones. Esto permite colaborar en documentos sin correos infinitos.
  Con equipos remotos, un centro documental actualizado es crucial. Por ejemplo, en una agencia de marketing gestionando múltiples campañas, creativos, managers y clientes necesitan acceder a los mismos archivos. Con un DMS, todos trabajan con un documento central versionado y controlado.

• Diseñar flujos de trabajo y reducir errores humanos
  Como mencionamos, los documentos suelen pasar por varios departamentos y personas, lo que aumenta la posibilidad de errores:
  un contrato no se firma a tiempo, una factura no se paga, una propuesta no se aprueba…
  Al configurar un flujo de trabajo, aseguras que cada participante reciba la notificación adecuada en el momento correcto, evitando descuidos y cumpliendo plazos. Esto genera procesos administrativos más eficientes y sin errores.

¿Dónde puedes implementar un DMS?

Según tus necesidades, puedes implementar tu DMS on‑premises, en la nube o en un modelo híbrido.

Sistema DMS autogestionado (on‑premises)

Con un DMS autogestionado, el software se instala en tus propios servidores e infraestructura.
Esto te da control total sobre datos, almacenamiento y seguridad. Las organizaciones que manejan información muy confidencial o requieren cumplimiento normativo suelen preferir este modelo.
Sin embargo, conlleva responsabilidades adicionales:

• Gestionar mantenimiento y actualizaciones.

• Asegurar seguridad física y digital.

• Respaldos y recuperación ante desastres.
  Este modelo ofrece máxima personalización, pero requiere inversión inicial en hardware y recursos técnicos.

Sistema DMS en la nube

Con un DMS en la nube tienes acceso a tus archivos en cualquier lugar y momento, ideal cuando:

• Tienes equipos distribuidos o empleados remotos.

• Múltiples departamentos necesitan acceso centralizado.

• Tu empresa tiene soporte técnico interno limitado.
  Un DMS en la nube suele incluir actualizaciones automáticas, copias de seguridad internas y escalabilidad, reduciendo costos de hardware y mantenimiento.
  La seguridad es empresarialmente robusta y no tienes que preocuparte por apagones o desastres naturales. mientras tengas conexión a internet, el sistema está disponible.

Sistema DMS híbrido

A veces, al manejar información sensible, no puedes arriesgarte con brechas de seguridad.
Algunas empresas, como bancos, almacenan parte de sus documentos en servidores propios.
Con un modelo híbrido, los documentos críticos o sensibles residen on‑premises para mayor control, mientras que los datos menos sensibles se gestionan en la nube para mayor accesibilidad.
Este enfoque es común en finanzas, salud y servicios legales. Por ejemplo, bancos podrían mantener registros de clientes y documentos de cumplimiento en servidores locales, usando la nube para marketing y comunicaciones internas.
Los sistemas híbridos permiten equilibrar seguridad y flexibilidad, garantizando cumplimiento sin sacrificar eficiencia.

¿Quién necesita un DMS?

Un DMS es crucial en cualquier empresa que maneje grandes volúmenes de datos, lo cual incluye prácticamente todas las industrias.

Aunque casi cualquier sector puede beneficiarse, los siguientes suelen tener mayor necesidad por el volumen, sensibilidad o requisitos regulatorios:

• Gobierno y Sector Público
  Gestionan gran cantidad de documentos sensibles y regulados: permisos, registros públicos, correspondencia interinstitucional, normativa.
  Un DMS garantiza el cumplimiento de regulaciones (como FOIA), aporta transparencia y trazabilidad.
  También acelera procesos burocráticos largos al facilitar búsquedas y recuperaciones documentales.

• Manufactura
  Manejan documentación técnica: especificaciones de producto, procedimientos operativos, informes de cumplimiento, registros de calidad. Deben ser precisos y actualizados.
  Un DMS mantiene control de versiones y facilita auditorías.
  Su mayor ventaja es proteger propiedad intelectual gracias a protocolos de seguridad y permisos de acceso.

• Retail y comercio electrónico
  Gestionan contratos de proveedores, facturas, órdenes de compra, catálogos, materiales de marketing y documentación de servicio al cliente.
  Esto es especialmente relevante en operaciones multi‑ubicación.

• Sector inmobiliario y construcción
  Manejan contratos, planos, documentos de cumplimiento, permisos y documentación del proyecto.
  Un DMS garantiza acceso actualizado a información clave para todos los intervinientes en cada fase.

• Legal
  Bufetes de abogados y departamentos legales usan DMS para gestionar archivos de casos, contratos, pruebas y comunicaciones confidenciales, manteniendo control de versiones y seguridad.

• Finanzas y banca
  Ofrecen cumplimiento regulatorio estricto, preparación para auditorías y gestión segura de registros de clientes, préstamos e informes financieros.

• Educación
  Escuelas, colegios y universidades gestionan expedientes estudiantiles, transcripciones, materiales de acreditación y documentación administrativa.
  Un DMS mejora el intercambio de información y la preservación de registros a largo plazo.

• Salud
  Hospitales, clínicas y consultorios manejan registros médicos, formularios de seguros, documentación de cumplimiento y políticas internas.
  Un DMS facilita el cumplimiento de normativas como HIPAA y mejora la eficiencia del flujo de trabajo.

3 mejores sistemas de gestión documental

Si bien existen muchas herramientas DMS diferentes, algunas de nuestras favoritas son:

Dokmee
DocuWare
Laserfiche
Con estas breves reseñas, te ayudaremos a decidir cuál se adapta mejor a tus necesidades.

Dokmee

Dokmee es un ECM y DMS basado en la web que gestiona todos tus documentos tanto de forma local (on-premises) como en la nube.

Puedes almacenar todos tus documentos en gabinetes digitales y recuperarlos rápida y fácilmente gracias a sus funciones de indexación. También puedes editar, sellar y firmar tus documentos sin salir de la aplicación, y ofrece un sistema de arrastrar y soltar para añadir páginas adicionales a tus archivos.

Dokmee ofrece control y libertad absolutos sobre todos tus archivos y permisos, e incluye múltiples capas de seguridad, como marcas de agua personalizadas.

Además, cuenta con una función de auditoría que registra quién abre, edita o envía cualquier documento.

Con Dokmee, puedes construir flujos de trabajo complejos manualmente, o dejar que nuestro equipo los cree por ti.

Fuente: Dokmee

✅ Ventajas

• Disponible en la mayoría de los idiomas

• Altas funciones de seguridad

• Integraciones sólidas (DocuSign, Salesforce, Microsoft Office 365…)

❌ Desventajas

• La función de formularios está en fase beta

DocuWare

DocuWare es una plataforma de gestión documental y automatización de flujos de trabajo diseñada para empresas medianas y grandes.

DocuWare permite a los usuarios digitalizar, organizar y gestionar documentos mediante una solución basada en la nube o local.

Algunas funciones disponibles incluyen almacenamiento de documentos, procesamiento inteligente y automatización de flujos de trabajo personalizables.

DocuWare se integra con sistemas como Microsoft Office, Outlook y varias plataformas ERP y CRM.

Fuente: G2

✅ Ventajas

• Flujos de trabajo y paneles personalizables

• Registros de auditoría

• Escalable

❌ Desventajas

• Curva de aprendizaje elevada

• Funcionalidad limitada sin conexión

• Aplicación móvil básica

Laserfiche

Laserfiche es un DMS impulsado por inteligencia artificial y una plataforma de automatización de procesos empresariales que ofrece flujos de trabajo, formularios electrónicos, gestión documental y análisis.

Laserfiche permite a los usuarios capturar, almacenar y organizar contenido, mientras automatiza procesos como aprobaciones, incorporación de personal y seguimiento de cumplimiento.

El sistema está disponible tanto localmente como en la nube.

Fuente: Laserfiche

✅ Ventajas

• Diseñador visual fácil de usar

• Herramientas de cumplimiento y registros de auditoría

• Comunidad activa de usuarios

❌ Desventajas

• La versión en la nube carece de algunas funciones

• Licenciamiento e implementación costosos

• Integraciones limitadas

Entonces, ¿deberías usar un sistema de gestión documental?

En resumen: sí.

En todas las empresas, los documentos se acumulan, y gestionarlos manualmente en tu computadora es ineficaz y consume mucho tiempo.

¿Qué puede hacer un DMS por tu empresa?

✔️ Almacenar tus documentos
✔️ Configurar flujos de trabajo personalizados
✔️ Archivar o eliminar documentos
✔️ Editar, firmar, sellar y enviar
✔️ Unificar a tu equipo y empresa

… y mucho más.

Si estás listo para comenzar a gestionar tus documentos con un DMS o ECM, ¡explora Dokmee y solicita una demo!