¿Sigues confiando en una gestión básica de documentos y perdiendo archivos?
¿Te cuesta encontrar el DMS perfecto para ti?
Hemos analizado 10 de los mejores sistemas de gestión documental para ayudarte a decidir.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
Un sistema de gestión documental, o DMS, es un software diseñado para capturar, almacenar, gestionar y recuperar tus documentos digitales.
El objetivo de un DMS es manejar y permitirte acceder a tus documentos en cualquier momento durante su ciclo de vida. Esto incluye la creación, colaboración, archivo y eliminación, manteniendo fuertes medidas de seguridad.
Al digitalizar todos los documentos de tu empresa, garantizas un aumento en la eficiencia y la colaboración, además de reducir drásticamente el error humano y la pérdida de archivos mediante flujos de trabajo automatizados.
Un DMS suele ofrecer indexación de documentos, etiquetado con metadatos, búsqueda de texto completo, automatización de flujos de trabajo, controles de acceso para usuarios, registros de auditoría e integración con otros sistemas empresariales como CRM y ERP.
Funcionalidades en un DMS
Antes de entrar en los detalles de nuestros DMS favoritos, veamos las funcionalidades más importantes y comunes que tu DMS (o ECM) debería incluir.
Automatización de flujos de trabajo
Configurar flujos de trabajo automatizados te ayudará a colaborar con tu equipo sin problemas.
Los flujos de trabajo son rutas personalizables basadas en disparadores que seguirán automáticamente tus documentos. Cada miembro del equipo involucrado será notificado cuando sea su turno de participar.
Por ejemplo: firmar un documento, revisar una propuesta.
¿Cómo puede verse un flujo de trabajo?
Propuesta de proyecto
Creas una propuesta para un proyecto nuevo en tu DMS. Primero, generas el documento y añades los metadatos y etiquetas.
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Envías automáticamente al líder del equipo para su revisión inicial. Puede añadir notas visibles para todos, aprobar o rechazar.
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El autor original es notificado sobre el estado de la propuesta y puede hacer cambios si es necesario. El DMS muestra la versión más actual.
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Una vez editado, el documento pasa automáticamente al gerente de departamento para revisar cumplimiento, presupuesto, etc.
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El siguiente paso es enviarlo al departamento financiero para firmar y sellar.
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Luego, el documento se publica.
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Después de 10 años, el documento se archiva automáticamente.
Almacenamiento de documentos
Tu DMS proporciona “archivadores digitales” donde puedes guardar y organizar tus documentos todo el tiempo que los necesites.
Puedes categorizar e indexar los archivos a tu gusto.
Captura de documentos
La captura de documentos permite a tu DMS recolectar automáticamente los archivos necesarios, ya sea individualmente o en lote.
Permite escanear documentos en papel, importar archivos desde varias fuentes (correo, apps móviles, carpetas de red) y convertirlos en formatos digitales estructurados.
Las soluciones avanzadas integran OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para extraer e indexar texto de imágenes escaneadas, haciendo los documentos buscables y más fáciles de organizar.
Búsqueda avanzada e indexación
Tu DMS te permite categorizar archivos y documentos con indexación avanzada, lo que facilita recuperar cualquier archivo.
Especialmente usando etiquetas de metadatos (autor, cliente, ubicación, palabras clave, ID, y más).
Con el DMS también puedes filtrar resultados de búsqueda y guardar tus consultas previas para acceder a los mismos documentos de nuevo.
Control de versiones
Con métodos de gestión anticuados, como guardar archivos en tu propio servidor, corres el riesgo de olvidar enviar versiones actualizadas, lo cual puede provocar caos.
El DMS siempre actualiza tu documento a la versión más reciente, garantizando que todos vean la misma información. Actúa como tu “fuente única de confianza” gracias al control de versiones.
No obstante, las versiones anteriores no se eliminan. Puedes ver todas las actualizaciones, versiones previas, cuándo fueron aprobadas, firmadas o selladas.
Control de acceso y permisos
La mejor funcionalidad (y beneficio) de un DMS es la seguridad incorporada.
Para cada documento puedes asignar quién puede ver, editar, enviar por correo o imprimir. Además, puedes agregar marcas de agua personalizadas para saber quién lo abrió en todo momento.
Junto con los registros de auditoría, esto minimiza el riesgo de brechas de seguridad y aumenta la responsabilidad si alguien incumple las normas.
Registros de auditoría
En un DMS, cada acción se registra, indicando qué documento se accedió, el tipo de acción, con marca de tiempo e identidad del usuario.
Estos registros son inmutables; no pueden modificarse ni eliminarse.
También generan informes para auditorías de cumplimiento o revisiones de seguridad.
Herramientas de colaboración
El objetivo de un DMS es centralizar todos los documentos de la organización donde miembros y equipos puedan trabajar en conjunto.
Para lograr esto, los sistemas incluyen herramientas de colaboración como coautoría en tiempo real, comentarios dentro del documento y espacios de trabajo compartidos.
Los 10 mejores sistemas de gestión documental
Antes de elegir tu DMS debes considerar aspectos como volumen de documentos, tipo de despliegue (on‑premise o en la nube), funcionalidades avanzadas, tipos de flujos de trabajo…
Hemos recopilado 10 herramientas favoritas para ayudarte a elegir:
| Herramienta |
Capacidad ECM |
Etiquetado Metadatos |
Despliegue |
Funciones AI |
Roles & Permisos |
Captura automatizada |
| Dokmee |
✅ |
✅ |
Nube, on‑premise, híbrido |
✅ |
✅ |
✅ |
| DocuWare |
✅ |
✅ |
Nube, on‑premise, híbrido |
✅ |
✅ |
✅ |
| Google Workspace |
❌ |
❌ |
Nube |
❌ |
✅ |
❌ |
| PandaDoc DMS |
❌ |
❌ |
Nube |
✅ |
✅ |
❌ |
| M‑Files |
❌ |
✅ |
Nube, on‑premise, híbrido |
✅ |
✅ |
✅ |
| Laserfiche |
✅ |
✅ |
Nube, on‑premise, híbrido |
✅ |
✅ |
✅ |
| Revver |
❌ |
✅ |
Nube |
✅ |
✅ |
✅ |
| Microsoft SharePoint |
❌ |
✅ |
Nube, on‑premise, híbrido |
✅ |
✅ |
✅ |
| Zoho WorkDrive |
❌ |
❌ |
Nube |
❌ |
✅ |
❌ |
| FileHold |
✅ |
✅ |
Nube, self‑hosted |
✅ |
✅ |
✅ (SmartSoft) |
1. Dokmee
Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.2/5 | Capterra 4.7/5
Resumen
Dokmee es considerado uno de los mejores gestores documentales y ECM gracias a sus funciones avanzadas e IA.
Destaca por su interfaz intuitiva, potente automatización de flujos y seguridad empresarial.
Ofrece opciones de despliegue on‑premise y en la nube, adaptándose a diferentes infraestructuras y requisitos de cumplimiento.
Con Dokmee puedes crear flujos personalizados y avanzados, automatizar procesos de aprobación, asignar tareas y hacer seguimiento del estado de documentos.
Incluye captura automática, indexación inteligente y búsqueda con OCR, lo que permite localizar archivos rápidamente por palabra clave, metadato o texto completo en imágenes escaneadas y documentos nativos.
Se integra completamente con herramientas como Microsoft Office, SAP y QuickBooks, permitiendo editar documentos o presentaciones sin salir de la plataforma.
También cuenta con formularios electrónicos que permiten esignaturas, subir archivos, crear plantillas personalizadas y generar informes.
✅Pros
-
Alta personalización en flujos de trabajo
-
Indexación y búsqueda por OCR
-
Disponible en múltiples idiomas
-
Versión móvil disponible
❌Contras
-
Curva de aprendizaje más pronunciada para funciones avanzadas
-
Informes y análisis integrados limitados
-
Diseño de interfaz muy básico
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2. DocuWare
Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.4/5 | Capterra 4.6/5
Resumen
DocuWare es una solución en la nube ideal para medianas y grandes empresas.
Se especializa en clasificación documental con IA, repositorio y motor de flujos de trabajo.
Su sistema de indexación inteligente usa machine learning y IA para reconocer y clasificar documentos al importarlos, reduciendo la entrada manual y aumentando la precisión.
Se integra con Microsoft 365, SAP, Outlook y otros sistemas ERP/CRM.
Ofrece formularios digitales personalizables para recolectar información estructurada y automatizar flujos.
✅ Pros
❌ Contras
-
Más costoso que los DMS ligeros
-
Funcionalidad offline limitada
-
Personalización puede requerir soporte IT
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3. Google Workspace
Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.6/5 | Capterra 4.7/5
Resumen
Google Workspace no nació como DMS, pero permite creación, colaboración y gestión documental en la nube.
Con Drive, Docs, Sheets y Shared Drives, Teams puede crear, almacenar, organizar y colaborar en documentos en tiempo real sin infraestructura compleja.
Ideal para pequeños equipos o startups con bajo volumen documental y sin necesidad de automatización avanzada.
La búsqueda es rápida e intuitiva, basada en nombres, contenidos y metadatos.
Puedes organizar documentos en Shared Drives con permisos según rol, carpetas o etiquetas, y administrarlo desde Google Admin.
✅ Pros
❌ Contras
-
Carece de flujos de trabajo y registros de auditoría
-
Permisos en Shared Drives pueden complicarse con equipos grandes
-
Acceso offline requiere configuración adicional
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4. PandaDoc DMS
Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.7/5 | Capterra 4.5/5
Resumen
PandaDoc es una plataforma de automatización documental y esignature.
Ahora incluye un DMS con biblioteca de contenido y plantillas para asegurar coherencia de marca en documentos y flujos.
Su constructor con arrastrar y soltar permite crear documentos interactivos con plantillas reutilizables, media embebida, tablas de precios y campos formales.
Ofrece seguimiento en tiempo real y análisis para saber cuándo los destinatarios abren o completan documentos.
Se integra con CRM como Salesforce, HubSpot, Pipedrive, y herramientas como Zapier, Slack y procesadores de pago.
✅ Pros
-
Extensa biblioteca de plantillas
-
Seguimiento y análisis en tiempo real
-
E-signature incorporado y flujos de aprobación
❌ Contras
-
No ideal para almacenamiento empresarial centralizado
-
Organización de archivos limitada
-
Automatización centrada en documentos de ventas
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5. M‑Files
Valoraciones ⭐⭐⭐⭐
G2 4.4/5 | Capterra 4.4/5
Resumen
M‑Files utiliza el etiquetado de metadatos en lugar de carpetas tradicionales.
Ideal para empresas con estructuras documentales complejas o regulaciones estrictas (legal, ingeniería, finanzas).
Hace una fuerte apuesta por la metadata, combinada con IA para clasificación, permisos y gestión del ciclo documental.
El uso de metadatos contextuales permite encontrar documentos relevantes sin importar dónde estén físicamente almacenados.
Permite crear flujos personalizados para aprobaciones, controles de calidad o revisiones legales, con notificaciones y auditorías integradas.
✅ Pros
❌ Contras
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6. Laserfiche
Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.7/5 | Capterra 4.5/5
Resumen
Laserfiche es un DMS con IA y automatización empresarial. Ideal para grandes empresas, gobiernos e instituciones educativas.
Ofrece control documental, cumplimiento y herramientas de automatización low-code para rediseñar flujos internos.
Incluye constructor low‑code para automatizar aprobaciones, enrutado de datos y controles de cumplimiento sin necesidad de TI.
También proporciona captura inteligente con OCR y machine learning, integrándose con Microsoft 365, Salesforce y ESRI.
La seguridad es de nivel empresarial: controles por rol, cifrado y auditoría.
Además, posee analítica avanzada e informes visuales sobre uso documental y eficiencia de flujos.
✅ Pros
❌ Contras
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7. Revver
Valoraciones ⭐⭐⭐⭐
G2 4.3/5 | Capterra 4.4/5
Resumen
Revver (antes eFileCabinet) es un DMS moderno ideal para PYMEs.
Usa IA para gestionar documentos y su interfaz amigable es ideal para una implementación simple sin renunciar a funcionalidades.
Soporta flujos automatizados: enrutado de archivos, aprobaciones y nombrado automático sin necesidad de código.
Utiliza plantillas predefinidas y metadatos para archivar automáticamente documentos en carpetas correctas, reduciendo errores y mejorando consistencia.
También ofrece control de versiones, auditorías completas y permisos granulares de acceso.
Es un DMS en la nube con integraciones como Microsoft 365, DocuSign y varios CRM.
✅ Pros
❌ Contras
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8. Microsoft SharePoint
Valoraciones ⭐⭐⭐⭐
G2 4/5 | Capterra 4.3/5
Resumen
SharePoint es un DMS con integración profunda en el ecosistema Microsoft.
Ofrece almacenamiento centralizado, control de versiones y colaboración empresarial. Es una extensión natural para usuarios de Microsoft 365 (Word, Excel, Teams, OneDrive).
Posee una arquitectura muy personalizable. Se pueden diseñar bibliotecas documentales con metadatos, flujos, niveles de permisos y políticas de retención.
Soporta coautoría en tiempo real.
En gobernanza documental, ofrece acceso por usuario, integración con Microsoft Purview para protección de información y políticas de ciclo de vida automatizadas.
Escalable para equipos pequeños y grandes, con opciones en nube e híbridas (SharePoint Online y Server).
✅ Pros
❌ Contras
-
Requiere capacitación para optimizar flujos
-
Puede ser demasiado complejo para uso básico
-
Integración con herramientas ajenas a Microsoft menos fluida
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9. Zoho WorkDrive
Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.3/5 | Capterra 4.6/5
Resumen
Zoho WorkDrive es un DMS en la nube pensado para PYMEs.
Parte del ecosistema Zoho (CRM, Projects, Mail). Aunque no ofrece automatización o IA tan profunda como otros, su interfaz limpia, colaboración y controles documentales son útiles para empresas en crecimiento.
Se centra en gestión de archivos en “Team Folders”, con roles, permisos y flujos propios, reduciendo silos y manteniendo la transparencia.
Incluye recuperación de archivos, auditorías y soporte en cumplimiento (por ejemplo GDPR).
Ofrece sincronización en escritorio, acceso móvil y opciones offline, ideal para equipos remotos o híbridos.
✅ Pros
❌ Contras
-
Automatización y IA limitada
-
Pocas integraciones externas a Zoho
-
No escalable para grandes empresas
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10. FileHold
Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.6/5 | Capterra 4.7/5
Resumen
FileHold es un DMS on‑premise o en nube privada, ideal para medianas y grandes empresas con altos requisitos de cumplimiento y gobernanza.
Sobresale en entornos complejos (gubernamentales, legales, sanitarios) donde los estándares reguladores y flujos estructurados son importantes.
Admite bibliotecas jerárquicas, etiquetado de metadatos granular, control de roles y versión completa. Ofrece políticas de retención, archivado automático y eliminación legalmente defensible.
La automatización está integrada, permitiendo gestionar documentos con aprobaciones de múltiples pasos, controles de cumplimiento o revisiones de contratos. Cuenta con visor documental que permite anotaciones, redacciones y firmas digitales sin software adicional.
Además, incluye un sistema de auditoría para rastrear cada interacción documental.
✅ Pros
❌ Contras
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¿Cómo elegir un DMS?
No existe una opción correcta o incorrecta.
Cada negocio u organización tiene necesidades únicas. Lo que hace un DMS la mejor opción es que se ajuste por completo a tus requerimientos.
Te dejamos un checklist rápido con las funcionalidades que tu DMS debería tener para sacarle el máximo partido:
🔲 Escalabilidad
🔲 Económico
🔲 Cumplimiento y seguridad
🔲 Registros de auditoría
🔲 Etiquetado con metadatos
🔲 Tipo de despliegue deseado
🔲 Funcionalidades de colaboración
🔲 E‑firma
🔲 Constructor de flujos de trabajo
🔲 Acceso móvil
Si estás buscando un DMS que cumpla con todos esos requisitos, prueba Dokmee hoy.