Tu empresa está creciendo y no puedes depender de un sistema de gestión documental obsoleto.
Sin embargo, migrar todos tus documentos a un sistema moderno de gestión documental puede generar algunas preguntas:
¿A dónde irán mis documentos? ¿Dónde se implementa un DMS? ¿Cómo puedo migrar mis documentos sin perderlos?
No te preocupes, puedes hacer la transición en 7 sencillos pasos.
¿Dónde puedes implementar un DMS?
Antes de comenzar a implementar y desplegar tu sistema de gestión documental (DMS) o tu sistema de gestión de contenido empresarial (ECM), necesitas decidir qué tipo de implementación vas a emplear.
¿Qué significa esto?
Dependiendo de lo delicados que sean tus documentos, deberás personalizar tu sistema de gestión documental.
En otras palabras, si manejas datos extremadamente sensibles, como en el caso de una institución gubernamental o un banco, tus documentos deberán almacenarse en servidores locales, lo que se conoce como una implementación "on-premise" o local, es decir en tus instalaciones.
Si trabajas con documentos que también requieren seguridad pero tu equipo está distribuido globalmente, como en empresas de contabilidad o manufacturación, puedes optar por alojar los documentos en la nube. Esta sigue siendo una opción muy segura y puedes acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento (por usuarios autorizados, claro está).
Si tienes una combinación de documentos sensibles y no sensibles, puedes elegir un sistema híbrido que te permita almacenar la información más delicada en tus propios servidores, y el resto en la nube.
| Tipo de implementación |
Control |
Costo |
Escalabilidad |
Ideal para |
| Nube |
Bajo |
Bajo |
Alta |
Startups, equipos remotos, sin carga de TI |
| Local (On-Premise) |
Alto |
Alto |
Moderada |
Industrias reguladas, organizaciones con datos sensibles |
| Híbrida |
Moderado |
Moderado |
Alta |
Empresas con necesidades de infraestructura mixta |
Implementación en la nube
Como ya hemos comentado, un DMS o ECM en la nube se aloja en servidores remotos y seguros y se accede a través de internet.
Este método ofrece varias ventajas, comenzando por la accesibilidad. La mayoría de las empresas hoy en día cuentan con un alto porcentaje de trabajadores remotos. Como no puedes simplemente acercarte a sus despachos o mesas, es fundamental que todos tengan acceso inmediato a la misma versión de los documentos y al mismo tiempo.
Una implementación en la nube también es ideal para startups, ya que es un método altamente escalable y no requiere una gran inversión inicial ni un equipo de informática dedicado. En su lugar, puedes comenzar con un sistema más pequeño que crezca junto con tu empresa.
¿Cuándo no es buena idea una implementación en la nube?
Cuando no cumple con las medidas de seguridad.
Aunque tus documentos estén protegidos, la información más sensible suele requerir medidas de seguridad adicionales.
Implementación local (On-Premise)
Una implementación local significa que tu sistema de gestión documental (DMS) está instalado y alojado en servidores físicos dentro de tu organización.
Esto requiere una inversión inicial más alta y un equipo informático dedicado que se encargue del mantenimiento y la gestión de la infraestructura.
Este tipo de implementación te brinda un control absoluto y total sobre todos los aspectos de tu infraestructura documental, las políticas de seguridad y los accesos.
Tener tu DMS alojado localmente es ideal para industrias que manejan datos sensibles, como puedes ser clínicas médicas, instituciones gubernamentales o el sector legal, donde se requiere cumplir con normativas como HIPAA o FINRA.
Implementación híbrida
Una implementación híbrida es una combinación de las implementaciones local y en la nube, lo que significa que tú decides qué documentos se alojan en tus servidores locales y a cuáles se acceden a través de internet.
El mayor beneficio de este sistema es que te permite combinar el control y cumplimiento de los sistemas locales con la flexibilidad y personalización de una implementación en la nube.
Asegúrate de adaptar tu infraestructura a las necesidades de tu empresa, los niveles de seguridad requeridos y tus limitaciones presupuestarias.
Este modelo es ideal para empresas que están en proceso de transición hacia la nube o, por ejemplo, para bufetes de abogados.
Cómo implementar un DMS
Una vez que hayas decidido dónde vas a alojar tu sistema de gestión documental y, en caso de una implementación híbrida, qué documentos estarán en la nube y cuáles en servidores locales, puedes comenzar con la implementación.
Puedes desplegar tu DMS siguiendo 7 pasos sencillos y claros.
Paso 1: Evalúa la naturaleza de tus documentos
Lo primero es tener muy claro qué documentos maneja tu organización.
¿Cómo se crean estos documentos? ¿Dónde se almacenan? ¿Quién accede a ellos?
Una vez que sepas qué tipos de documentos administra tu empresa, crea un mapa de tus flujos de trabajo y evalúa quién los controla y quién participa en ellos.
La clave en este punto es también identificar tus principales problemas actuales, como conflictos de control de versiones, riesgos de seguridad, archivos perdidos, brechas de cumplimiento, entre otros.
Paso 2: Define tus necesidades y objetivos
Decide qué problemas quieres resolver y cómo tu DMS puede ayudarte a solucionarlos.
Asegúrate de establecer las características no negociables que tu sistema debe tener para abordar tus mayores dificultades. Estas podrían incluir:
- OCR y captura de documentos automatizada
- Indexación avanzada y uso de metadatos
- Control de acceso por usuario
- Automatización de flujos de trabajo
- Opciones de implementación
- Software de formularios electrónicos
- Firma electrónica
- Integraciones
Paso 3: Elige la herramienta adecuada
Con tus objetivos y funcionalidades necesarias bien definidos, puedes empezar a buscar un DMS (si aún no tienes uno en mente).
Crea una lista de verificación con tus metas y requisitos, y asegúrate de que el DMS que elijas los cumpla todos. Solicita demostraciones para confirmar que estás tomando la decisión correcta.
Lee reseñas, como esta reseña de Dokmee, y comentarios de usuarios para conocer cómo ha funcionado la herramienta para otras organizaciones.
Evalúa también aspectos como la escalabilidad, las opciones de integración (ERP, CRM), el modelo de licenciamiento y el soporte del proveedor.
Paso 4: Prepara tu implementación y transición
Antes de comenzar la migración de tus documentos, crea una hoja de ruta detallada del proceso.
Esta debe incluir fases de implementación como la fase piloto, el despliegue general y la fase de expansión.
Define tus medidas de seguridad, incluyendo qué usuarios pueden ver, editar o gestionar diferentes categorías de documentos, así como establecer permisos alineados con las necesidades del negocio.
En esta etapa, integrar una estrategia de gobernanza de datos es fundamental. Establece claramente la propiedad de los datos, los estándares de clasificación y las políticas de gestión del ciclo de vida para mantener la integridad, seguridad y cumplimiento normativo interno y externo.
Establece un cronograma detallado para cada fase de implementación, junto con responsabilidades claramente definidas para todos los miembros del equipo involucrados.
Paso 5: Migra tus documentos
Esta es la etapa más delicada del proceso: trasladar todos tus documentos.
Comienza realizando una auditoría detallada de archivos para identificar y eliminar documentos irrelevantes. Este proceso de limpieza reduce el desorden y garantiza que solo se migre contenido valioso, lo cual mejora el rendimiento y la usabilidad del sistema.
Una vez refinado el conjunto de datos, utiliza herramientas de escaneo de documentos y software OCR para convertir los documentos físicos en formato digital.
Asegúrate de aplicar metadatos coherentes a cada documento durante el proceso de indexación. Esto incluye categorizar por tipo de documento, fecha, departamento y otras etiquetas relevantes.
Una vez digitalizados los archivos, verifica que no haya archivos corruptos y confirma que el OCR y la aplicación de metadatos se realizaron con éxito.
Paso 6: Personaliza tu DMS
Con tus documentos almacenados de forma segura en tu nuevo sistema de gestión documental (DMS), es momento de personalizar el sistema para asegurarte de que se adapte perfectamente a las necesidades de tu empresa.
Esto implica:
- Asignar roles y permisos a tus documentos
- Establecer tipos de documentos, campos de metadatos y estructura de carpetas
- Diseñar flujos de trabajo personalizados y automatizados
- Configurar registros de auditoría
Asegúrate de realizar este paso antes de incorporar al resto del equipo al DMS para evitar filtraciones o documentos faltantes.
Paso 7: Entrena a tu equipo
Comienza realizando sesiones de prácticas y capacitación adaptadas a los diferentes usuarios y departamentos.
Administradores, usuarios finales y gerentes interactuarán con el sistema de forma diferente, por lo que su formación debe reflejar esas necesidades específicas.
Los administradores pueden requerir conocimientos profundos sobre configuración del sistema y gestión de permisos, mientras que los usuarios generales deben enfocarse en cargar, buscar y administrar documentos dentro de su alcance. Los gerentes se beneficiarán al aprender a supervisar flujos de trabajo, generar informes y gestionar tareas de cumplimiento.
Asegúrate de contar con guías, manuales de usuario y tutoriales accesibles para todo el equipo.
Un equipo bien capacitado e informado es clave para aprovechar al máximo el sistema y garantizar su éxito a largo plazo.
Mejores prácticas para la implementación de tu DMS
Seguir la guía paso a paso mencionada anteriormente garantizará una transición fluida al nuevo sistema.
Sin embargo, existen algunas buenas prácticas que puedes seguir para comenzar con tu nuevo sistema de gestión documental.
- Involucra a todo el equipo
El objetivo de un DMS es centralizar, por lo tanto, reunir a todo el equipo es esencial.
Como mencionamos antes, es importante capacitar a tu equipo y asegurarte de que todos comprendan los marcos de gobernanza de datos.
Esto garantizará que el DMS se utilice de manera consistente y adecuada, lo que se traducirá en mayor eficiencia y menos errores.
Migrar todos los documentos de una sola vez inevitablemente generará confusión.
Comenzar con una implementación piloto te permitirá ver claramente qué sucede con tus documentos y dónde hay tapones u otros problemas que requieren atención.
Una vez que el sistema esté funcionando, puedes incorporar lotes más grandes de documentos, flujos de trabajo y usuarios.
- Asegúrate de que tus archivos estén limpios y organizados antes de la transición
Migrar un conjunto desordenado de archivos y documentos puede generar pérdida de documentos y gabinetes digitales mal organizados.
Revisar los documentos de tu organización y eliminar los que ya no son relevantes garantizará una transición sin contratiempos.
- No sobrecompliques los flujos de trabajo al principio
Con un DMS, podrás crear flujos de trabajo totalmente automatizados, y puede ser tentador incluir toda la automatización posible.
Sin embargo, para asegurar una transición fluida al nuevo sistema, es mejor personalizar los flujos de trabajo basándote en los procesos actuales.
Configura tipos de documentos, estructuras de carpetas, campos de metadatos y flujos de trabajo de acuerdo con cómo trabaja realmente tu equipo. Automatiza tareas repetitivas como aprobaciones y alertas de retención cuando sea posible.
¿Deberías implementar un DMS?
Sí, deberías implementar un DMS en tu empresa.
A medida que tu empresa crece, no puedes darte el lujo de perder tiempo con métodos obsoletos de gestión documental que limitan tu eficiencia.
Seguir estos 7 pasos simples para la implementación de un DMS brinda a tu equipo una ruta clara y estructurada para digitalizar, organizar y optimizar tus activos de información.
Una implementación sólida de un DMS no solo te ayudará a reducir el uso de papel y hacer la gestión documental mucho más eficiente, sino que también empoderará a tus equipos, protegerá tus datos y permitirá que tu negocio opere con mayor agilidad y confianza.
Implementar un DMS en tu organización puede ser complicado, sin embargo, Dokmee cuenta con todas las funciones necesarias para facilitar al máximo la transición.