Xerox ha sido durante mucho tiempo sinónimo de hardware corporativo de documentos. Así que cuando la compañía lanzó DocuShare, muchos asumieron que ofrecería la misma confiabilidad e innovación en software.
Pero hay un problema con esa suposición. Crear software intuitivo y colaborativo requiere habilidades muy diferentes a las de diseñar impresoras. Y esta brecha se nota.
DocuShare es funcional, pero de una manera que a menudo obliga a tu equipo a adaptarse a sus rígidos flujos de trabajo basados en hardware, en lugar de lo contrario. Lo que parece una elección segura y respaldada por una marca tradicional puede convertirse rápidamente en fricción diaria.
Los equipos modernos esperan herramientas ágiles, fluidas y fáciles de usar. El reconocimiento de marca por sí solo no soluciona una interfaz torpe. Entonces, la verdadera pregunta es: ¿realmente DocuShare apoya las necesidades de productividad actuales o se siente como software empresarial atrapado en otra época?
Puntos Clave
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DocuShare es la plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM) de Xerox que combina gestión documental con automatización de flujos de trabajo y funciones de cumplimiento.
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La plataforma mantiene una calificación de 4.0 a 4.3 sobre 5 estrellas, pero ocupa el puesto 149 de 423 sistemas de gestión documental, lo que indica buena funcionalidad con limitada penetración en el mercado.
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Xerox prefiere precios basados en cotización. Por lo tanto, las tarifas mensuales de suscripción varían según el tamaño de tu empresa. ITQlick calificó sus precios con 6.4/10, lo que significa que es ligeramente más caro que el promedio.
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Los usuarios elogian las sólidas capacidades de búsqueda e integración de DocuShare, pero critican su interfaz compleja y su costoso modelo de licencias.
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Las organizaciones que buscan soluciones ECM modernas pueden encontrar mayor valor en plataformas diseñadas con las expectativas de experiencia de usuario actuales.
¿Qué es DocuShare?
DocuShare es la plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM) de Xerox que se basa en la experiencia histórica de la empresa con documentos, pero digitalizada. Evolucionó de un simple sistema de gestión documental (DMS) a una solución ECM integral.
Es una plataforma móvil, intuitiva y fácil de usar que, según Xerox, ofrece un conjunto completo de herramientas para automatizar procesos.
Nota: Mientras que un DMS se centra en almacenar, organizar y recuperar documentos, un ECM abarca tipos de contenido más amplios y procesos empresariales de toda la organización.
¿Cómo ayuda DocuShare a las empresas?
DocuShare utiliza automatización impulsada por IA para ayudar a las empresas a capturar, clasificar y recuperar información de manera más eficiente. Su objetivo es simplificar la gestión de contenidos mientras respalda la transformación digital y las estrategias de trabajo híbrido.
Ofrece mucho más que almacenamiento de archivos, incluyendo:
→ Automatización inteligente para optimizar flujos de trabajo repetitivos.
→ Búsqueda avanzada e indexación basada en metadatos.
→ Integración con sistemas empresariales existentes.
→ Cumplimiento normativo y gestión de registros integrada.
→ Opciones flexibles de implementación: local o en la nube.
Funciones destacadas de DocuShare
1. Búsqueda y organización basada en metadatos
DocuShare utiliza etiquetas de metadatos para que los documentos sean fácilmente localizables. Permite búsquedas por proyecto, departamento, tipo de documento o atributos personalizados de negocio.
2. Captura de documentos e integración con escáneres
Xerox, como fabricante de hardware, destaca en integración con impresoras multifuncionales. DocuShare captura documentos, aplica OCR y los envía a flujos de trabajo predefinidos.
3. Control de versiones y auditorías
Permite check-in/check-out de documentos, evita conflictos y mantiene historiales completos de accesos y cambios.
4. Automatización de flujos de trabajo
Facilita aprobaciones y procesos automáticos, como facturación. Sin embargo, su constructor de flujos no es tan intuitivo como alternativas modernas de bajo código.
5. Seguridad y permisos de acceso
Implementa controles de acceso basados en roles, integrados con servicios de directorio corporativos.
6. Acceso móvil y remoto
Ofrece aplicaciones móviles para iOS y Android, aunque menos pulidas que las de consumo.
7. Integraciones con terceros
Compatible con Microsoft 365, ERPs y otras aplicaciones empresariales mediante APIs y conectores.
Opiniones de Usuarios
DocuShare se clasifica en el puesto 149 de 423 sistemas de gestión documental. Su calificación varía entre 4.0 y 4.3 estrellas.
Lo que les gusta a los usuarios:
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Potentes capacidades de gestión documental.
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Aplicación de escritorio bien integrada.
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Seguridad sólida y escalabilidad.
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Fácil administración para entornos con almacenamiento en crecimiento.
Lo que no les gusta:
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Lentitud con grandes volúmenes de documentos.
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Falta de transparencia en precios.
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Licencias costosas y complicadas.
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Interfaz anticuada y navegación difícil.
DocuShare vs. Dokmee
| Función |
DocuShare |
Dokmee |
| Opciones de Implementación |
Local, Nube |
Nube, Local, Híbrido |
| Búsqueda con IA |
Avanzada |
Rápida, potenciada con IA |
| Automatización de Flujos |
Sí, compleja |
Visual, fácil de usar |
| Transparencia de Precios |
Basado en cotización, alto |
Competitivo, demo gratis |
| Interfaz de Usuario |
Funcional pero anticuada |
Moderna, intuitiva |
| App Móvil |
Disponible |
Fluida y nativa |
| Curva de Aprendizaje |
Pronunciada |
Mínima |
| Integración con Hardware |
Excelente (Xerox) |
Estándar |
| Tiempo de Implementación |
Largo |
Rápido |
| Mejor para |
Empresas centradas en Xerox |
Todas las empresas |
La solución más inteligente es Dokmee. Ofrece mejor experiencia de usuario y funcionalidad moderna sin necesidad de invertir en hardware Xerox.
¿Qué solución ECM elegir?
Cuándo tiene sentido DocuShare:
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Empresas con fuerte inversión en hardware Xerox.
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Organizaciones con departamentos de TI dedicados.
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Entornos donde la seguridad y el cumplimiento pesan más que la usabilidad.
Cuándo Dokmee ofrece mejor valor:
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Empresas que buscan adopción rápida y fácil.
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Organizaciones que prefieren precios transparentes.
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Equipos modernos que necesitan automatización, colaboración y movilidad.
Conclusión
DocuShare es potente, pero no es para todos. Tiene buena funcionalidad ECM, pero también complejidad, curva de aprendizaje pronunciada y costos elevados.
Los costos reportados comienzan en 15 USD por usuario al mes, pero para equipos grandes pueden superar los 1,000 USD. Solo vale la pena si tu empresa depende fuertemente de la captura documental masiva y la integración con hardware Xerox.
Si buscas rapidez, interfaz moderna y valor inmediato, probablemente te parezca software de otra era. Alternativas más nuevas ofrecen despliegue más rápido, mejor experiencia de usuario y precios flexibles.
La pregunta final es: ¿quieres un sistema construido para el futuro del trabajo o uno diseñado para el legado del hardware?
Preguntas Frecuentes
¿Es seguro DocuShare?
Sí. Ofrece cifrado, controles de acceso detallados y registros de auditoría.
¿Qué es DocuShare Go?
Es una solución en la nube enfocada en velocidad, simplicidad y automatización inteligente, ideal para equipos pequeños y medianos.
¿Cuánto cuesta DocuShare?
No publica precios. Los planes son bajo cotización. Según reseñas, empieza en $15 por usuario/mes y puede llegar a $1,000 al mes para 100 usuarios.
¿DocuShare es en la nube o local?
Ofrece ambas opciones: instalación local o despliegue en la nube.
¿Cuál es su mayor ventaja frente a otros ECM?
Su integración profunda con hardware Xerox, ideal para organizaciones con redes extensas de impresoras multifuncionales.