Pourquoi la suppression de documents est importante dans un GED

60 % des audits échouent en raison d’une mauvaise gestion documentaire.

Ce que beaucoup de gens ne réalisent pas, c’est que la suppression de documents est également une étape essentielle du processus.

La suppression inexacte de documents peut entraîner la présence de documents obsolètes, de doublons, un manque de contrôle des versions, et plus encore.

Pourquoi faut-il supprimer des documents ?

La suppression de documents est l’étape finale du cycle de vie d’un document et une étape importante dans la gestion des documents pour garantir la sécurité et la conformité.

Tout d’abord, conserver tous vos fichiers et documents en permanence peut entraîner un système de gestion documentaire gravement encombré, des coûts plus élevés et une complexité accrue.

Un système de classement de documents encombré ralentit les opérations de vos équipes et rend plus difficile la recherche des bonnes informations. Les fichiers en double, les versions obsolètes et les documents non pertinents peuvent engendrer de la confusion, des erreurs et une perte de temps.

La suppression régulière de certains documents vous aide à maintenir un système organisé et efficace où les utilisateurs peuvent rapidement trouver les fichiers actuels et exacts.

Un GED améliore la productivité, réduit les coûts de stockage et permet une meilleure prise de décision.

Une politique de suppression structurée garantit que votre organisation ne conserve que les documents apportant une valeur commerciale, juridique ou opérationnelle.

De plus, les documents obsolètes ou inutiles constituent une vulnérabilité fréquente en matière de sécurité.

Les anciens contrats, dossiers de salariés, états financiers et données clients contiennent souvent des informations sensibles susceptibles d’être exploitées par des personnes non autorisées.

Plus vous stockez de données, plus votre surface d’attaque s’agrandit.

La suppression des documents devenus inutiles réduit le risque de fuites de données, de mauvaise utilisation interne et d’expositions accidentelles. Ceci est particulièrement important pour les organisations traitant des données personnelles (PII), des données financières ou de la propriété intellectuelle.

Archivage vs suppression définitive

Tous les documents ne doivent pas être traités de la même manière.

Dans certains cas, l’archivage est la meilleure option. Les documents archivés ne sont plus utilisés activement, mais doivent être conservés pour des raisons juridiques, réglementaires ou historiques et peuvent être récupérés si nécessaire.

Dans d’autres situations, la suppression définitive est requise.

Les documents ayant atteint la fin de leur période de conservation, contenant des données sensibles obsolètes ou ne présentant plus de valeur juridique ou commerciale doivent être supprimés de façon sécurisée.

Faire la distinction entre archivage et suppression est essentiel pour la conformité et la gestion des risques.

Par exemple, les documents à archiver sont les états financiers clôturés, les dossiers de projets terminés et les contrats signés à conserver pour des contrôles ou raisons réglementaires. Tandis que vous devez supprimer les brouillons expirés, fichiers en double, candidatures anciennes ou données clients dépassant leur durée de conservation.

Quels types de documents doivent être supprimés définitivement ?

La suppression définitive doit suivre une politique claire de conservation et les réglementations en vigueur. Les types de documents fréquemment concernés par la suppression définitive incluent :

• Contrats et accords expirés
  Une fois les obligations contractuelles terminées et les durées légales de conservation écoulées, garder ces fichiers ne fait qu’augmenter les risques.
• Anciens documents financiers
  Les documents financiers dépassant les exigences légales de conservation doivent être supprimés de façon sécurisée pour éviter toute mauvaise utilisation ou confusion.
• Anciens dossiers salariés
  Les dossiers, CV et évaluations d’anciens employés doivent être détruits une fois les délais légaux écoulés.
• Documents en double
  Plusieurs versions d’un même fichier augmentent le risque d’erreur. Seule la version finale validée doit être conservée.
• Données clients inutiles ou non requises
  Des règlements comme le RGPD imposent la suppression des données personnelles lorsqu’elles ne sont plus nécessaires à leur finalité initiale.
• Fichiers de travail temporaires
  Les brouillons, notes et documents de travail internes devenus inutiles doivent être supprimés pour garder un système clair.

Chaque suppression doit être encadrée par des politiques documentées afin d’assurer cohérence et conformité.

Comment supprimer un document dans un GED

Un GED est conçu pour gérer vos documents tout au long de leur cycle de vie, à chaque étape.

Les plateformes GED sont créées pour garantir la responsabilité, la traçabilité et la conformité.

Cela signifie que l’action de suppression est enregistrée dans les journaux d’audit, où le système trace qui a supprimé le document, quand il a été supprimé et quelle action a été effectuée.

Ces pistes d’audit favorisent la conformité réglementaire, la gouvernance interne et la responsabilité.

La suppression d’un document dans un GED peut varier selon la plateforme, toutefois, elle s’effectue généralement de deux manières en suivant des étapes simples.

Suppression manuelle de documents

Si les étapes exactes varient selon le système, le processus classique de suppression dans un GED respecte un flux de travail contrôlé et traçable :

Étape 1 : Localiser le document

Utilisez les champs de métadonnées, la recherche avancée, les filtres ou la structure des dossiers pour repérer le bon document. Cela limite les risques de supprimer le mauvais fichier, surtout dans des systèmes volumineux.

Étape 2 : Vérifier les détails du document

Avant la suppression, vérifiez les métadonnées, l’historique de versions et la classification du document. Confirmez qu’il s’agit du bon fichier et qu’aucun processus, validation ou dépendance n’y est lié.

Étape 3 : Vérifier les droits utilisateur

Le GED vérifie si vous possédez le rôle ou l’autorisation nécessaire pour supprimer le document. Les contrôles d’accès par rôle garantissent que seules les personnes habilitées peuvent effectuer cette action.

Étape 4 : Vérifier les règles de conservation et de conformité

De nombreux GED valident automatiquement les plannings de conservation et les exigences réglementaires. Si le document est encore soumis à une durée de conservation obligatoire, la suppression peut être bloquée ou nécessiter une approbation spéciale.

Étape 5 : Supprimer le document

Sélectionnez l’option de suppression dans l’interface du GED.

Certains systèmes proposent une suppression « douce », déplaçant le document dans une corbeille ou dans un état temporaire avant suppression définitive.

Une confirmation s’affiche pour éviter les suppressions accidentelles. Dans certaines organisations, une approbation supplémentaire peut être requise pour les documents sensibles ou critiques.

Une fois supprimé, le GED enregistre automatiquement l’opération de suppression, identifiant l’utilisateur, la date et tout commentaire ou approbation associé. Cette traçabilité permet les audits internes et le contrôle réglementaire.

Suppression automatique de documents

Ce processus peut également être automatisé avec des GED et ECM avancés, garantissant de ne pas supprimer le mauvais document et de le détruire au bon moment.

L’automatisation des workflows chez Dokmee permet aux organisations de mettre en place une suppression cohérente des documents, pilotée par des politiques, sans intervention manuelle.

Un flux de suppression automatisé typique comprend les étapes suivantes :

Étape 1 : Définir les règles de conservation et de suppression

Configurez les durées de conservation en fonction du type de document, du service, ou des exigences réglementaires.

Ces règles déterminent quand un document devient éligible à la suppression.

Étape 2 : Classifier les documents à l’entrée

Appliquez des métadonnées, des types de documents et des catégories de conservation lors du dépôt ou de l’indexation. La classification correcte déclenche ensuite les bonnes règles de suppression.

Étape 3 : Définir les déclencheurs de workflow

Créez des déclencheurs automatiques basés sur l’expiration de la conservation, la fin d’un workflow, des dates de fin de contrat ou des changements de statut (par exemple : « Clôturé » ou « Expiré »).

Une fois les conditions et validations réunies, le workflow initie automatiquement la suppression ou place le document en attente de suppression.

Dokmee trace toutes les actions du workflow, incluant les validations et suppressions, avec horodatage et informations utilisateur pour la conformité et la préparation aux audits.

Cette approche automatisée réduit les erreurs humaines, garantit l’application homogène des politiques de conservation et renforce la gouvernance documentaire globale.

Supprimez vos documents en toute sécurité avec Dokmee

Le GED et l’ECM de Dokmee offrent une approche sécurisée, conforme et facile d’utilisation pour la suppression de documents.

Avec des politiques de conservation intégrées, des contrôles d’accès et des pistes d’audit détaillées, Dokmee vous assure une suppression sûre et conforme à la réglementation.

Dokmee permet aux organisations de distinguer clairement les documents archivés des fichiers supprimés définitivement, réduisant les risques tout en maintenant la conformité. Les workflows automatisés et le contrôle d’accès par rôle garantissent que seuls les utilisateurs autorisés peuvent supprimer les documents sensibles.

Grâce au contrôle de version, vous minimisez les doublons puisqu’il est possible d’éditer et signer les documents directement dans l’application, simplifiant ainsi les processus de suppression.

Si vous êtes prêt à automatiser la suppression et à l’intégrer dans une stratégie d’efficacité et de sécurité, réservez une démo dès maintenant.