Revue OpenText 2026 : Fonctionnalités et Avis Utilisateurs

Le saviez-vous ? Près de 80 % des données d’entreprise sont non structurées, ce qui rend la gestion de contenu plus difficile que jamais.

Cela signifie que vous avez besoin d’une solution ECM proposant une forte automatisation et des fonctionnalités de capture pour vous aider à relever ce défi.

Avec cette revue d’OpenText, nous pouvons vous aider à déterminer s’il s’agit de l’automatisation robuste dont vous avez besoin ou d’une plateforme trop complexe pouvant nuire à votre productivité.

Qu’est-ce qu’OpenText ?

OpenText est une plateforme d’ECM qui regroupe une grande variété de produits différents.

OpenText Content est un système central où documents, archives, emails, fichiers multimédias et données métiers peuvent être gérés tout au long de leur cycle de vie.

La plateforme fournit des outils pour la capture de contenu, l’ajout de métadonnées, la gestion des versions, le contrôle d’accès et la conservation des données.

Son principal objectif est de réduire les silos d’information et de créer une source unique et structurée pour l’ensemble des contenus de l’organisation.

OpenText s’intègre aux principales applications business telles que SAP, Salesforce, et Microsoft 365. Cette plateforme intègre les fonctionnalités de gestion documentaire directement dans les outils avec lesquels vous travaillez déjà.

OpenText a été conçu pour accompagner les organisations aux opérations complexes, répondant à des exigences réglementaires et traitant d’importants volumes de documents.

OpenText est reconnu pour sa large gamme de fonctionnalités et son automatisation avancée.

Toutefois, cette richesse fonctionnelle implique également une plus grande complexité que les outils simples de partage de fichiers ou de stockage documentaire.

Il nécessite généralement un support informatique dédié pour l’implémentation, la configuration et la maintenance à long terme.

En conséquence, OpenText est le plus souvent utilisé par les entreprises de taille moyenne à grande plutôt que par des petites structures.

À qui s’adresse OpenText ?

Comme mentionné, OpenText est conçu pour les grandes entreprises qui peuvent en supporter le coût et qui disposent d’une équipe informatique dédiée.

Mais il y a plus que cela.

OpenText convient bien aux entreprises avec des exigences de conformité strictes. La plateforme offre contrôle, gouvernance et évolutivité.

Les secteurs fortement réglementés, tels que la finance, le secteur public, la santé ou l’énergie bénéficient de l’accent mis par OpenText sur l’auditabilité, la sécurité et la gestion de la conservation. La plateforme fournit les contrôles et la traçabilité nécessaires pour répondre à des normes réglementaires strictes, permettant un traitement cohérent et sécurisé des informations sensibles.

Il s’agit également d’une solution ECM efficace pour les entreprises qui s’appuient fortement sur des systèmes comme SAP, Salesforce ou Microsoft 365.

Toutefois, OpenText n’est généralement pas adapté aux petites entreprises ou équipes ayant des besoins simples.

Son coût, sa complexité et sa lourdeur administrative dépassent souvent les exigences des petites structures.

Pour les sociétés qui recherchent un outil de gestion documentaire rapide, abordable et facile à utiliser, des alternatives plus légères sont souvent plus pratiques et économiques.

De plus, pour certains, l’architecture d’OpenText peut paraître excessive ; ainsi, même si vous avez besoin d’une solution ECM plutôt que d’un simple DMS, vous pouvez bénéficier de plateformes concurrentes à l’architecture modulaire, comme Dokmee.

Les meilleures fonctionnalités d’OpenText

OpenText propose de nombreux produits adaptés à différents départements et besoins, mais ici, nous nous concentrerons sur le produit Content, où l’on trouve toutes les fonctionnalités liées à la gestion de contenu et de documents.

Gestion documentaire

OpenText offre trois niveaux de gestion documentaire qui servent de colonne vertébrale à sa solution ECM.

Au sein d’OpenText, vous pouvez choisir entre OpenText Content Management, OpenText Core Content Management et OpenText Documentum Content Management.

OpenText Content Management (CM) est le niveau le plus basique : il permet de capturer, stocker, classer, versionner et conserver selon les politiques de l’organisation, aidant ainsi à faire tomber les silos. Il fonctionne comme un ECM classique.

Core CM propose une gestion documentaire standard, mais se concentre davantage sur la collaboration et l’intégration.

Il prend aussi en charge la recherche optimisée par l’IA, l’automatisation des workflows et le partage sécurisé à l’externe, le rendant adapté aux organisations souhaitant fluidifier leurs processus métiers et améliorer leur productivité entre départements.

Enfin, Documentum CM est orienté vers les secteurs hautement réglementés et les environnements où la gouvernance stricte des contenus est indispensable.

Documentum excelle dans la gestion de cycles de vie complexes des contenus, la conformité et les exigences d’audit. Il prend en charge des types de contenus très structurés, tels que les contrats, les documents d’ingénierie ou les archives réglementées, et fournit des workflows sophistiqués et des politiques de conservation pour garantir la conformité aux normes légales, sectorielles ou internes.

Documentum permet également une personnalisation poussée des processus métiers, ce qui en fait un choix privilégié pour les organisations nécessitant un contrôle fin sur la gestion des documents et la conformité réglementaire.

Gestion de contenu par l’IA

La gestion de contenu propulsée par l’IA d’OpenText utilise l’intelligence artificielle et le machine learning pour automatiser la classification, l’extraction de métadonnées et l’analyse documentaire.

Cette fonctionnalité permet de réduire la saisie manuelle, d’améliorer la pertinence des recherches et de détecter des tendances dans d’immenses référentiels.

Par exemple, l’IA peut automatiquement classer des factures, contrats ou emails, ou signaler des contenus à risque au regard de la conformité.

Les principaux avantages incluent un gain d’efficacité, un traitement plus rapide des documents et une prise de décision améliorée grâce à des analyses intelligentes.

Les limites : nécessité de former correctement les modèles IA, exigences de qualité des données, et risques d’inexactitude sur des contenus complexes ou atypiques. L’intégration des fonctions IA avec les systèmes existants peut aussi être délicate et nécessite parfois des compétences techniques pour une mise en œuvre optimale.

OpenText Content Aviator

OpenText Content Aviator est une interface moderne et une expérience de recherche conçue pour fournir un accès rapide et enrichi par l’IA aux contenus de l’entreprise, tous référentiels confondus.

Elle vous permet de rechercher, prévisualiser et retrouver rapidement des documents, peu importe leur emplacement de stockage.

Elle propose une navigation intuitive, des suggestions de recherche assistées par IA, un classement par pertinence et une intégration avec différents référentiels OpenText, facilitant ainsi la recherche et l’utilisation des bons contenus par les collaborateurs.

Néanmoins, l’efficacité de la recherche IA dépend fortement d’un bon usage des métadonnées et du marquage, et certains utilisateurs estiment la fonctionnalité moins personnalisable que les anciennes interfaces.

L’adoption peut aussi être plus lente pour des équipes habituées à la navigation ECM traditionnelle.

Capture

OpenText Capture est un module en option, disponible en trois niveaux aussi. Il inclut un outil dédié à la gestion des factures fournisseurs pour SAP.

La plateforme utilise l’OCR, le machine learning et des technologies de classification pour ingérer, classer et extraire automatiquement les informations clés (métadonnées, texte, valeurs de formulaires, etc.).

OpenText Capture permet des workflows configurables sans code et l’export de documents structurés et de données vers des systèmes de gestion ou référentiels, par exemple un ECM, ERP ou CRM.

La plateforme prend en charge des déploiements hybrides et cloud, et propose des interfaces (notamment web) qui facilitent l’adaptation à grande échelle et la gestion multi-sites.

Cependant, bien que les solutions d’OpenText basées sur l’IA et le machine learning soient puissantes, elles dépendent toujours de la qualité des entrées (scans, PDF lisibles, documents bien structurés) : des mises en page atypiques, des images de faible qualité ou une écriture manuscrite difficile peuvent nuire à la précision lors de l’extraction.

Par ailleurs, la configuration des workflows de capture et des règles de validation, surtout pour les documents complexes ou une ingestion multicanal, peut requérir une équipe expérimentée ou un temps important, ce qui alourdit la phase d’implémentation.

Automatisation des processus

L’automatisation des processus chez OpenText correspond aux workflows automatisés que l’on retrouve dans la plupart des plateformes ECM.

Parmi les processus pouvant être automatisés :

• Automatisation des sinistres et de la souscription en assurance
• Numérisation de la gestion de dossiers du secteur public
• Automatisation et orchestration des workflows bancaires
• Optimisation des opérations industrielles
• Mise en conformité contre le blanchiment d’argent et contrôle du risque
• Automatisation des factures et du processus procure-to-pay

L’inconvénient est qu’avec la majorité des fonctionnalités OpenText, il est nécessaire de disposer d’une équipe expérimentée comprenant des compétences en développement pour configurer les workflows.

Pour les organisations avec des processus très dynamiques, une automatisation trop rigide peut parfois limiter la flexibilité, sauf si les workflows sont conçus de façon réfléchie.

Points forts et limites d’OpenText

Pour savoir si cet outil est adapté ou non, il est essentiel de comprendre ses points forts et les goulots d’étranglement qu’il pourrait créer.

OpenText est une solution ECM très puissante, dotée d’automatisations avancées utiles pour les grandes entreprises ayant les ressources nécessaires pour en assurer la maintenance et la gestion.

Il peut gérer de grands volumes de documents, répondre aux exigences réglementaires, et intégrer le contenu aux processus métiers.

OpenText excelle également dans l’intégration, en plaçant la gestion documentaire au cœur de systèmes comme SAP, Salesforce et Microsoft 365.

Mais OpenText présente aussi des limites à prendre en compte avant de se lancer.

Sa grande variété d’outils, de produits et de niveaux entraîne une complexité significative, tant à l’implémentation qu’en administration continue.

La mise en place de modèles de métadonnées, de workflows, de permissions et de politiques de conservation requiert généralement une expertise spécifique, ce qui augmente les délais et les coûts de déploiement.

L’interface utilisateur peut sembler moins intuitive que celle d’outils cloud-native modernes, ce qui freine parfois l’adoption auprès d’utilisateurs non techniques.

Des problèmes de performances peuvent aussi apparaître lors de déploiements à grande échelle si l’infrastructure et la configuration ne sont pas optimisées.

Enfin, le coût total de possession, comprenant licences, maintenance, conseil et formation, est généralement élevé ; OpenText est donc moins adapté aux petites structures ou équipes ayant des besoins documentaires simples.

Que pensent vraiment les utilisateurs ?

Nous vous avons donné toutes les données, mais ce sont les utilisateurs qui détiennent les avis les plus éclairants. Que disent-ils ?

À noter : peu ou pas d’avis récents remontent à 2025.

⭐⭐⭐⭐⭐ Notes

G2 4,1/5 | Capterra 3,8/5 | Gartner 4,1/5

✔️ Avantages

• Un groupe client existe pour partager des conseils et expériences
• Gère un très grand volume de documents
• Meilleure gestion du temps
• Les utilisateurs apprécient l’automatisation des processus
• Forte gouvernance et conformité

✖️ Inconvénients

• Prix élevé (point de blocage majeur pour beaucoup)
• Mises à jour fréquentes
• Nécessite des connaissances préalables
• Personnalisation complexe
• Besoin de ressources supplémentaires de formation lors de la mise en œuvre

OpenText est-il le bon ECM pour vous ?

Si vous représentez une grande entreprise et pouvez consacrer du temps à former vos équipes, OpenText peut être une solution ECM parfaitement adaptée.

OpenText dispose d’un large écosystème d’outils pour construire une plateforme de gestion de contenu d’entreprise performante.

Son but est d’éliminer les silos d’information et de créer une source unique et gouvernée qui s’intègre parfaitement aux grandes applications comme SAP, Salesforce et Microsoft 365.

Pour les entreprises soumises à de fortes exigences réglementaires, à de gros volumes de documents et à de profonds besoins d’intégration : OpenText apporte le contrôle, l’évolutivité et l’automatisation nécessaires pour garantir l’exactitude, la sécurité et l’accessibilité des informations tout au long de leur cycle de vie.

Mais cette force implique aussi de la complexité.

OpenText n’est pas un outil de gestion documentaire léger : il requiert des administrateurs expérimentés, une planification rigoureuse et des investissements aussi bien en infrastructure qu’en formation.

Ses capacités d’IA, workflows avancés et gouvernance de niveau industriel sont de grands atouts, mais ils entraînent des coûts de licence élevés.

Si vous cherchez une plateforme tout aussi solide, proposant aussi bien des workflows codés que no-code, une architecture modulaire et des tarifs abordables, regardez du côté de Dokmee ECM ou DMS, idéal pour les petites sociétés.