Documentos que vale la pena almacenar en un software ECM
Un Enterprise Content Management (ECM) es quizás uno de los tipos de software más modernos que las empresas utilizan para eliminar la dependencia de los documentos en papel, mantener los documentos correctamente organizados y eliminar los riesgos que conlleva la falta de organización.
Un software ECM le permite a su compañía hacer versiones digitales de todo tipo de documentos en papel, pero muchas compañías son tan nuevas en el uso de ECM que olvidan que vale la pena guardar algunos documentos. Más allá de las cargas digitales habituales de cosas como pedidos de ventas y hojas de inventario, también hay otros documentos que vale la pena capturar. Aquí hay algunos ejemplos de documentos que vale la pena almacenar con el sistema de software ECM de su empresa.
Currículums
Cuando esté en el proceso de incorporar nuevos empleados, lo más probable es que recolecte una tonelada de currículums. Si bien la mayoría de las empresas no mantendrán los currículums más allá del proceso de contratación, realmente debería hacerlo. Si tiene que contratar más personas más tarde o uno de los nuevos candidatos que eligió no funciona, puede volver fácilmente a los currículums que tiene y llamar a otra persona. Almacenar currículums digitalmente hará que sea muy sencillo seleccionar ciertos currículums por palabras clave o nombres. Por ejemplo, si necesita a alguien experto en marketing para su equipo de marketing, puede buscar este currículum en su software ECM.
Correo Físico
El correo físico que llega a una empresa sigue siendo algo importante, pero gran parte de este correo se descarta o se almacena en un archivador. Siempre es una buena idea escanear cualquier comunicación de correo entrante para que luego puedan acceder las personas que necesitan ver las piezas más adelante. Ya sea que se trate de una notificación de una compañía local de servicios públicos sobre los próximos cambios de precios o una carta de recomendación de la compañía de un colega, puede ser importante tener esta información más adelante.
Minutas de la reunión
Las reuniones que tienen lugar en un entorno empresarial pueden ser acontecimientos muy importantes en los que se obtiene mucha buena información. La mayoría de los dueños de negocios tienen a alguien tomando notas durante una reunión, y hay buenas razones para aferrarse a estas notas para cargarlas con el software ECM. Puede tener una grabación de voz de la reunión, pero eso no necesariamente lo ayuda a buscar una parte de la reunión y recordarla. Si tiene una versión digitalizada del texto que se anotó, puede regresar y ver de qué habló.