Las 5 mejores alternativas a DocuWare para 2025

DocuWare es uno de los sistemas ECM más populares que existen.

Sin embargo, esto no significa que sea la única ni la opción perfecta para ti.

Si estás buscando alternativas a DocuWare, has llegado al lugar indicado.

¿Qué es DocuWare?

DocuWare es un sistema de gestión documental y una plataforma de automatización de flujos de trabajo fundada en 1988.

Desde su fundación, ha evolucionado enormemente y ahora es uno de los DMS más populares y ofrece numerosas funciones, incluyendo captura de documentos, búsqueda de texto completo, control de versiones y registros de auditoría.

DocuWare es muy apreciado especialmente por su interfaz intuitiva, capacidades de automatización y su enfoque en la seguridad y el cumplimiento.

Sus funciones se agrupan en 3 pilares:

• Captura de documentos

DocuWare captura automáticamente documentos desde escáneres, correo electrónico, Microsoft Office, flujos de impresión, carpetas de Windows, Outlook, Teams y SAP.

Utiliza indexación inteligente potenciada por IA y OCR de texto completo para extraer metadatos automáticamente. También ofrece captura de formularios web, reconocimiento de códigos de barras y enriquecimiento de datos desde sistemas externos.

Fuente: DocuWare

• Gestión de flujos de trabajo

La plataforma incorpora automatización de flujos de trabajo con diseño drag-and-drop, enrutamiento de tareas, reglas de escalamiento, fechas límite, apoderados y flujos para políticas de retención y borrado.

Soporta edición digital, control de versiones, firmas electrónicas, paneles de control y la integración iPaaS para conectarse con más de 1,000 sistemas en la nube.

• Búsqueda flexible (a través de metadatos)

DocuWare permite búsqueda flexible a través de metadatos y texto completo, además de acceso móvil tanto en iOS como en Android.

Las funciones incluyen visualización tipo archivador, uso compartido inteligente por enlaces o Teams, paquetes de documentos, vistas de documentos enlazados y sofisticados permisos basados en roles.

Aunque DocuWare cuenta con excelentes funciones, no es la única opción ni siempre la mejor.

Con muchas otras opciones disponibles, hemos reunido 5 de nuestras favoritas que podrían adaptarse mejor a tus necesidades.

Las 5 mejores alternativas a DocuWare

DocuWare es uno de los sistemas originales de gestión documental, por lo tanto, es una opción muy popular.

Sin embargo, muchos usuarios descubren que termina quedándose corta y le faltan funciones que quizás estés echando de menos.

Así que si buscas alternativas, te dejamos estas 5 opciones.

Alternativa	Ventaja Clave	Ideal Para
Dokmee	Indexado con IA + enrutamiento según reglas	Organizaciones medianas y grandes que necesitan un DMS sencillo y automatizado
Laserfiche	Flujos de trabajo low-code + precios transparentes	Sectores regulados, grandes empresas
SharePoint	Integración con ecosistema Microsoft	Entornos Microsoft 365
DocuShare	IA madura y escaneo + múltiples despliegues	Necesidades con alto volumen de escaneo y cumplimiento
M‑Files	Basado en metadatos, alertas de duplicidad	Organizaciones con alto volumen y enfoque en metadatos

Dokmee

¿Qué es Dokmee?

Dokmee es un sistema de gestión documental y sistema de gestión de contenido empresarial con una interfaz limpia diseñado para ayudar a las empresas a capturar, almacenar, gestionar y recuperar documentos y archivos digitales.

Dokmee ofrece muchas funciones diseñadas para gestionar todos los documentos de tu empresa como una sola unidad.

Algunas de las funciones incluyen:

• Captura de documentos
• Archivadores y retención
• Registros de auditoría
• Móvil ECM
• Software de formularios electrónicos

En otras palabras, Dokmee ECM asegura que tus equipos trabajen juntos de forma fluida, ofreciendo acceso a documentos actuales y actualizados en toda la empresa, permitiendo colaboración y captura eficiente de documentos.

Dokmee se adapta a empresas de todos los tamaños y se utiliza en sectores como gobierno, manufactura, contabilidad, recursos humanos, legal, salud, finanzas, educación, bienes raíces y más.

Dokmee funciona como un repositorio centralizado donde los usuarios pueden escanear, cargar e indexar documentos para su fácil recuperación.

Este ECM soporta indexación inteligente, lo que permite etiquetar metadatos y buscar por texto completo, reduciendo drásticamente el tiempo para localizar archivos específicos. Su función OCR convierte imágenes escaneadas en texto buscable y editable.

¿Por qué es mejor?

Dokmee destaca como una alternativa más ágil, rentable y fácil de usar frente a DocuWare, especialmente para pymes o equipos que priorizan rapidez, simplicidad y personalización.

A diferencia de DocuWare, Dokmee ofrece una experiencia más unificada con automatización de flujos de trabajo, auditoría y gestión de retención, además de un paquete separado para captura y OCR de documentos, para que solo pagues lo que necesitas.

Una de las funciones más destacadas de Dokmee es su indexación asistida por IA, que etiqueta y organiza automáticamente los documentos según el contenido y reglas definidas por el usuario.

Esto reduce la entrada manual de datos y hace que la recuperación de documentos sea más rápida y precisa.

La interfaz de Dokmee es limpia e intuitiva, y suele requerir poco soporte de TI para implementarse o modificarse. En contraste, DocuWare puede requerir formación dedicada de administradores o consultores externos para personalización avanzada.

Dokmee también es conocido por su equipo de soporte receptivo y servicio al cliente personalizado, con implementaciones rápidas y soluciones ágiles a problemas de configuración o ajuste de flujos de trabajo.

Para organizaciones que buscan una solución cloud-first, segura y escalable, sin bloqueos en modelos de precios complejos o largos procesos de incorporación, Dokmee ofrece una combinación ideal de funcionalidad y flexibilidad.

¿Para quién es?

Ideal para medianas y grandes empresas en TI, salud, construcción, marketing y más, especialmente aquellas que buscan un DMS intuitivo, escalable y con fuerte automatización de procesos.

Laserfiche

¿Qué es Laserfiche?

Laserfiche es una plataforma ECM y de automatización de procesos empresariales que utiliza IA para la gestión y captura de documentos.

Ofrece un conjunto de herramientas que incluyen captura inteligente de documentos, indexación por metadatos, formularios electrónicos, gestión de registros, automatización de flujos de trabajo y almacenamiento seguro de archivos.

Disponible tanto en la nube como en servidor local, Laserfiche otorga flexibilidad a las empresas sobre cómo gestionar información sensible manteniendo el control centralizado.

Sus configuraciones granulares de permisos, registros de auditoría y funciones de cumplimiento la hacen ideal para sectores con requisitos regulatorios estrictos como HIPAA, FERPA y FINRA.

Laserfiche ofrece un Marketplace de Soluciones donde puedes acceder a plantillas de flujos de trabajo, similar a DocuWare, y también enviar tus propias plantillas.

¿Por qué es mejor?

En comparación con DocuWare, Laserfiche sobresale por herramientas de automatización low-code/no-code, que permiten a los usuarios construir flujos complejos sin gran experiencia técnica.

Ofrece un modelo de precios transparente para evitar costes ocultos habituales en sistemas modulares como DocuWare, asegurando una inversión predecible y escalable.

Laserfiche también incluye integraciones con plataformas como Microsoft 365, Salesforce, diversos ERP y sistemas bancarios, permitiendo flujo de datos fluido entre herramientas.

Además, Laserfiche recibe puntuaciones altas en facilidad de uso, soporte al cliente e implementación.

¿Para quién es?

Laserfiche es ideal para medianas y grandes organizaciones de sectores regulados que demandan altos niveles de cumplimiento, escalabilidad y control de procesos.

Agencias gubernamentales, instituciones educativas, servicios financieros, organizaciones de salud y departamentos de RRHH son sus principales usuarios.

Sharepoint

¿Qué es SharePoint?

Microsoft SharePoint es una plataforma ECM y de colaboración utilizada para gestionar documentos, fomentar el trabajo en equipo y la comunicación interna.

El software está disponible a través de Microsoft 365 (SharePoint Online) y también funciona como despliegue on-premise (SharePoint Server); sirve tanto de repositorio documental como de solución de intranet dinámica.

SharePoint soporta almacenamiento centralizado de archivos, control de acceso basado en roles, versionado automático, coautoría y potentes capacidades de búsqueda, todo ello integrado con herramientas de Microsoft como Word, Excel, Outlook, Teams y OneDrive.

También permite crear sitios para departamentos, proyectos o comunicaciones corporativas, dando a los usuarios la opción de construir espacios personalizados y con marca, con poco o nada de código.

¿Por qué es mejor?

Si ya utilizas otras aplicaciones de Microsoft, SharePoint ofrece integraciones fluidas con otros productos, lo que permite abrir, editar y colaborar en archivos directamente desde interfaces familiares.

A diferencia de DocuWare, que se centra principalmente en flujos de documentos y captura, SharePoint funciona como un centro de colaboración completo, incluyendo foros de discusión, listas de tareas, wikis y sitios de equipo. Además, soporta Microsoft Power Automate para construir flujos automáticos, reduciendo la necesidad de herramientas de terceros.

En cuanto a extensibilidad, SharePoint dispone de una API y modelo de aplicaciones extensos, permitiendo integrar soluciones propias o de terceros para gestión de registros, etiquetado por metadatos, auditoría de cumplimiento y búsqueda avanzada.

Su escalabilidad admite desde equipos pequeños hasta grandes empresas globales que gestionan enormes volúmenes de documentos, haciéndolo muy adaptable para organizaciones en crecimiento.

Mientras que DocuWare puede requerir módulos o licencias adicionales para ciertas funciones, la arquitectura modular de SharePoint suele incluir capacidades integradas dentro de la suscripción unificada de Microsoft 365.

¿Para quién es?

SharePoint es más adecuado para organizaciones que ya usan el ecosistema de Microsoft y desean unificar la gestión documental y la colaboración bajo una sola plataforma.

Resulta especialmente efectivo para departamentos que deben compartir documentos entre equipos, gestionar proyectos internos o publicar contenido mediante portales de intranet. Sectores como legal, educación, finanzas y servicios TI emplean SharePoint tanto para control documental como para gestión del conocimiento empresarial.

Aunque no está construido exprofeso para todos los casos de uso ECM, su extensibilidad e integración hacen de SharePoint una alternativa convincente a DocuWare para empresas que priorizan la colaboración junto con almacenamiento de documentos.

Sin embargo, si buscas una solución integral de ECM, quizá debas pensar en DocuWare o Dokmee.

Xerox DocuShare

¿Qué es DocuShare?

Xerox DocuShare es una plataforma ECM diseñada para simplificar cómo las organizaciones capturan, almacenan, gestionan y recuperan documentos.

Disponible tanto en nube (DocuShare Flex) como en despliegue on-premise (DocuShare Enterprise), soporta una amplia gama de funciones, incluyendo captura inteligente de documentos, clasificación automática, intercambio seguro, búsqueda de contenido, gestión de registros, automatización de flujos de trabajo y seguimiento de cumplimiento.

DocuShare permite digitalizar procesos en papel usando impresoras multifunción Xerox (MFP) y captura móvil, permitiendo escaneo directo a flujos prediseñados.

Su enfoque basado en metadatos y potentes herramientas de indexación lo hacen ideal para empresas que gestionan grandes volúmenes de datos no estructurados.

¿Por qué es mejor?

DocuShare es una de las primeras herramientas DMS, y como tal se beneficia de décadas de desarrollo y retroalimentación de usuarios.

Su largo ciclo de evolución ha dado como resultado una plataforma madura, extremadamente estable y con profundas funciones empresariales.

A diferencia de DocuWare, que frecuentemente requiere varios módulos para lograr funcionalidades similares, DocuShare incorpora de serie clasificadores basados en IA, control de versiones, ingesta masiva y automatización basada en reglas activadas por metadatos o acciones del usuario.

Su capacidad para integrarse con MFP de Xerox también supone una ventaja única para organizaciones que buscan conectar escaneo físico con flujos digitales sin intervención manual.

Además, DocuShare ofrece configuración granular de permisos, cifrado, auditoría y cumplimiento con normativas como HIPAA, GDPR y FINRA.

Comparado con DocuWare, el punto fuerte de DocuShare está en su integración con hardware, experiencia de largo plazo y arquitectura escalable que sirve tanto para grandes despliegues corporativos como para casos departamentales.

¿Para quién es?

DocuShare es ideal para organizaciones medianas y grandes en sectores regulados que necesitan herramientas ECM escalables con fuertes funciones de seguridad, clasificación documental y automatización.

Sus casos de uso más destacados incluyen salud, educación, servicios financieros y sector público.

Ya sea en la nube o en local, es perfecto para instituciones que buscan equilibrio entre solidez, automatización y cumplimiento en una solución ECM probada.

M-Files

¿Qué es M-Files?

M-Files es una solución moderna de DMS y ECM basada en metadatos que te ayuda a organizar, acceder y automatizar la información.

A diferencia de los sistemas tradicionales basados en carpetas, M-Files utiliza una estructura de “bóvedas” que clasifica los documentos por qué son (ej.: factura, contrato, informe) en vez de dónde están almacenados.

Este modelo único permite buscar contenido usando etiquetas como nombre de proyecto, cliente, fecha o tipo de documento, sin importar dónde se encuentren los archivos.

M-Files ofrece potentes funciones como control de versiones, reconocimiento de contenido asistido por IA, automatización de flujos, firmas electrónicas y colaboración en tiempo real.

Se integra con Microsoft Office, Outlook, Teams, SharePoint, Salesforce y varios sistemas CRM y ERP, haciéndolo adaptable para diferentes ecosistemas empresariales.

¿Por qué es mejor?

En comparación con DocuWare, M-Files ofrece un enfoque más intuitivo e inteligente para la organización del contenido.

Su arquitectura centrada en metadatos asegura que los documentos nunca se pierdan en carpetas anidadas, facilitando la búsqueda y eficiencia del usuario. Gracias a la detección de duplicados, versionado automático y registros de auditoría integrados, M-Files garantiza que siempre accedas a la información más precisa y actualizada.

Otra función destacada es su Capa Inteligente de Metadatos (IML), que emplea inteligencia artificial para analizar, etiquetar y relacionar documentos automáticamente.

Esto permite a M-Files conectar y mostrar contenido de sistemas externos como SharePoint, carpetas compartidas, Google Drive y ECMs antiguos, sin necesidad de migrar datos.

Mientras que DocuWare exige módulos separados para flujos de trabajo, gestión de registros o sincronización en la nube, M-Files ofrece un modelo de precios más unificado y modular, facilitando el escalado según las necesidades del usuario.

¿Para quién es?

M-Files es ideal para organizaciones medianas y grandes que gestionan grandes volúmenes de documentos y necesitan un control fuerte sobre versiones, cumplimiento y permisos.

Es especialmente adecuado para sectores como legal, servicios financieros, arquitectura, ingeniería y construcción (AEC), manufactura y servicios profesionales.

¿Cuál es la mejor herramienta?

La mejor herramienta depende de tus necesidades específicas. El mejor DMS debe simplificar el proceso de gestión documental y consolidar a todo tu equipo.

Sin embargo, si buscas un DMS o ECM avanzado que:

✔️ ofrezca libertad de despliegue

✔️ registre cada movimiento en los logs de auditoría

✔️ permita personalizar completamente los roles y permisos

✔️ incluya captura de documentos y OCR

✔️ se integre perfectamente con otras herramientas

… entonces ¡Dokmee es la elección acertada!

Si quieres probar Dokmee hoy mismo, contacta al equipo!