Sencillo y personalizable
Software de Gestión Documental
Software de Gestión Documental de Dokmee
El software de gestión documental de Dokmee está diseñado como una solución asequible para organizar los documentos de su empresa desde la captura hasta la edición.
Organice sus documentos eficazmente con un DMS
Si desea gestionar sus documentos con indexación avanzada y flujos de trabajo automatizados, póngase en contacto con Dokmee hoy mismo.
Funciones de búsqueda
- Buscar archivos al instante
- Búsqueda rápida
- Búsqueda avanzada
- Búsqueda global
- Rastrear y recuperar archivos mediante palabras clave
Organización
- Compartir archivos globalmente
- Gestionar archivos en una ubicación central
- Proteja sus documentos
- Imprima o envíe archivos por correo electrónico al instante
- Herramienta de auditoría: Seguimiento de todas las acciones
Colaboración
- Gestionar el acceso a los archivos
- Organice sus archivos
- Compartir archivos de forma rápida y sencilla
- No se necesita personal informático interno
Flujo de trabajo
- Sellos personalizados
- Firma electrónica con contraseña
- Automatice las aprobaciones en segundos
- Aprobar archivos de flujo de trabajo sobre la marcha
- Notificaciones
Organización y retención
La estructura de carpetas dinámica e inteligente de Dokmee organiza automáticamente tus documentos en carpetas y subniveles ilimitados.
Compartición de archivos y colaboración
Comparte, almacena, visualiza, anota y edita en colaboración archivos de Microsoft Word, Excel y PowerPoint de forma segura directamente dentro de Dokmee.
Seguridad
Dokmee mantiene sus documentos totalmente seguros con registros de auditoría que registran cada acción, permisos granulares multinivel, integración perfecta con Active Directory y cifrado.
Flujo de trabajo
El potente motor de flujo de trabajo basado en reglas de Dokmee le permite diseñar rutas de aprobación personalizadas y procesos de documentos automatizados, con bandejas de entrada de usuarios personales, notificaciones en tiempo real, sellado automático, actualizaciones de campos de índice y seguimiento completo del historial.
Nube
Dokmee ofrece una colaboración documental segura y completa desde cualquier lugar, lo que permite trabajar a distancia sin problemas con seguimiento de acceso a archivos en tiempo real, supervisión detallada de acciones y gestión opcional de TI sin intervención.
In situ
Dokmee organiza, protege y gestiona sus documentos con un almacenamiento rápido e in situ y un control empresarial total.
¿Qué es un Software de Gestión Documental (SGD)?
Un software de gestión documental, o DMS, es un software construido con archivadores digitales para almacenar, organizar y realizar un seguimiento de los documentos y archivos de su organización en una ubicación segura y centralizada.
Comparar soluciones
Hay muchos factores a tener en cuenta a la hora de elegir un SGD, como el volumen de documentos, el tipo de implantación (local o en la nube), las funciones avanzadas y los tipos de flujos de trabajo que necesita.
Para ayudarle, hemos elaborado una lista de 10 de nuestras herramientas DMS favoritas.
Características de la transformación digital
Gestione el flujo de documentos y los procesos empresariales con aprobación multiusuario.
Purgue o elimine automáticamente los archivos en función de un periodo de retención definido.
Convierte imágenes en archivos con capacidad de búsqueda (PDF, TIFF, JPEG) compatibles con más de 134 idiomas.
Permita que varios usuarios vean archivos simultáneamente con control de versiones para la edición y las revisiones.
Edita fácilmente tus archivos resaltándolos, añadiendo firmas, sellos y mucho más.
Registros de auditoría, cifrado de archivos y restricciones de usuarios, con integración de Active Directory.
¿Quiere digitalizarse?
PREGUNTAS FRECUENTES
Un software de gestión documental (DMS) es un software diseñado para capturar, almacenar, organizar y gestionar documentos digitales en archivadores centralizados.
Garantiza que sus documentos estén protegidos y que pueda acceder a ellos fácilmente al tiempo que mejora la colaboración en equipo a través del control de versiones y los flujos de trabajo automatizados.
Un DMS mejora la productividad al reducir el tiempo dedicado a buscar archivos, mejora la colaboración con el control de versiones y los permisos de acceso, aumenta la seguridad de los datos, garantiza el cumplimiento normativo y reduce los costos de papel y almacenamiento.
Mientras que un DMS se enfoca en administrar y organizar documentos, la Administración de Contenido Empresarial (ECM) es un sistema más amplio que maneja todo tipo de contenido digital, incluidos correos electrónicos, contenido multimedia y web, en toda la organización.
Un DMS es la piedra angular de una estrategia de ECM.
No. Las herramientas de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox ofrecen copias de seguridad y uso compartido de archivos básicos, pero carecen del control avanzado de documentos, el cumplimiento, los registros de auditoría y la automatización del flujo de trabajo que proporciona un verdadero DMS.
Las empresas con flujos de trabajo de documentos complejos o requisitos de cumplimiento suelen necesitar un DMS.
Necesita un DMS para mantener los documentos de su empresa organizados y seguros.
Garantiza que las personas adecuadas tengan acceso a la información correcta en el momento adecuado, lo que aumenta la eficiencia, la colaboración y el cumplimiento.
Sí. La mayoría de las soluciones DMS modernas, como Dokmee, son altamente escalables, lo que permite a las organizaciones ampliar la capacidad de almacenamiento, agregar usuarios e integrar nuevas funciones a medida que crecen las necesidades comerciales, ya sea en las instalaciones o en la nube.
Un buen software de gestión documental debe incluir indexación y búsqueda de documentos, control de versiones, permisos de acceso, pistas de auditoría, automatización del flujo de trabajo, integración con otras herramientas comerciales, acceso a la nube y sólidas opciones de respaldo y recuperación de datos.
Un software de gestión documental proporciona múltiples capas de seguridad, incluido el cifrado, el control de acceso basado en roles, la autenticación de usuarios, el uso compartido seguro de archivos y los registros de auditoría detallados. Estas funciones ayudan a proteger los datos confidenciales y garantizan el cumplimiento de las normas de privacidad.
Software de Gestión Documental Dokmee
Versión 7 y superiores
Compatibilidad con navegadores: Edge | Chrome | Safari | Mozilla Firefox
Recomendado o preferido: Chrome
Integra Dokmee con tu Pila de Herramientas
Nuestra API se integra con cualquier software, soportando búsqueda de archivos, recuperación, visualización y más. La barra de herramientas de Office y la impresora virtual permiten la transferencia directa de archivos a Dokmee.
Active Directory sólido
La sincronización con Active Directory facilita la configuración de protocolos de seguridad e integra su sistema de red directamente en Dokmee. Esto asegura que cuando los empleados dejan la compañía, su acceso al sistema es revocado inmediatamente.
SSO (inicio de sesión único)
Dokmee DMS incluye Single Sign-on.
Por qué las empresas utilizan SSO:
- Reducir el número de contraseñas y nombres de usuario que los usuarios deben recordar para cada aplicación.
- Agilice el proceso de inicio de sesión: no es necesario volver a introducir las contraseñas.
- Reducir el riesgo de ataques de phishing
- Minimizar las solicitudes al servicio de asistencia informática relacionadas con problemas de contraseñas.
Flujo de trabajo gráfico
El motor de flujo de trabajo de Dokmee simplifica la creación de cualquier proceso de negocio de forma intuitiva.
- No requiere codificación
- Iniciar (activar) tareas en serie o en paralelo
- Establecer autorizaciones dinámicas
- Seguimiento del progreso con una representación visual codificada por colores
Dokmee y DocuSign
Firma electrónica
Firma desde cualquier lugar
Permita a los profesionales firmar y devolver documentos electrónicamente desde cualquier lugar.
Seguro y conforme
Una plataforma segura garantiza la privacidad y la conformidad de los datos con documentos firmados legalmente vinculantes.
Enrutamiento flexible
Dirija los documentos a los usuarios en cualquier secuencia para adaptarlos a sus procesos.
La solución de firma electrónica en la que confían cientos de millones de usuarios
DocuSign eSignature, integrado en el software de gestión documental de Dokmee, permite firmar a distancia contratos, cartas y facturas de forma rápida y sencilla desde cualquier lugar.
Dokmee DMS –
Visión general en vídeo
Explore nuestro software de gestión documental para una transformación digital eficiente, rentable y fácil de usar.