¿Qué es la Captura de Documentos? Guía Completa para Empresas

Las empresas gestionan demasiados documentos a diario, y puede resultar casi imposible manejar facturas, contratos, registros y formularios al mismo tiempo.

El verdadero problema surge cuando tienes documentos dispersos en diferentes sistemas.

La única solución es disponer de un sistema de gestión documental con una sólida captura de documentos.

La captura de documentos va más allá del simple escaneo. Utiliza la automatización y la IA para agilizar los flujos de trabajo, reducir errores y ayudar a las organizaciones a cumplir los requisitos normativos en sectores como las finanzas, la salud, la educación y el gobierno.

¿Qué es la Captura de Documentos?

La captura de documentos es el proceso de llevar los documentos a tu sistema de gestión documental en un formato estructurado y utilizable.

Capturas documentos mediante escaneos, correos electrónicos, subidas o descargas. Básicamente, cualquier sistema que tengas implementado para importar documentos a tu DMS.

La captura de documentos también incluye la clasificación, el indexado y el etiquetado de metadatos. Este proceso automatiza tus flujos de trabajo documental y mejora el acceso a los datos.

Los mejores DMS y soluciones de ECM utilizan OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para convertir imágenes escaneadas y PDFs en texto editable y buscable.

El OCR analiza las formas y patrones de los caracteres en la imagen del documento y los traduce a su texto digital correspondiente.

Además del OCR, la IA y el aprendizaje automático extraen información importante y clasifican los documentos automáticamente. Esto significa que el sistema puede identificar si un documento es una factura, una orden de compra o un formulario de seguro sin necesidad de clasificaciones manuales.

Esto ayuda a agilizar el indexado y facilita el enrutamiento de documentos a través de los flujos de trabajo empresariales.

Características de la Captura de Documentos

La captura de documentos implica importar documentos, sin embargo, hay más aspectos en juego.

Los sistemas de captura de documentos gestionan la conversión inicial de archivos en papel o digitales a su formato final, pero además los clasifican mediante indexación avanzada y extracción de datos.

Para importar y utilizar tus documentos con éxito, tu sistema de captura de documentos necesita una serie de características que harán que el proceso sea sencillo.

• Captura desde múltiples fuentes

Un sistema que solo puede extraer documentos por un método (escaneo, por ejemplo) resulta completamente ineficaz. Esto te obligará a unir varios sistemas y puede provocar la pérdida de datos.

La captura de documentos acepta archivos desde escáneres, dispositivos multifunción, correo electrónico, fax, carpetas de red y aplicaciones móviles.

Esto asegura que toda la información entrante, sin importar el origen, se canalice en un proceso de captura consistente.

• Extracción de datos impulsada por IA

Mediante aprendizaje automático y OCR, las herramientas de captura de documentos pueden identificar y extraer campos de datos, incluyendo números de factura, nombres o cantidades.

Al extraer datos de forma automática, se garantiza la precisión de la información y, al no tener que extraer datos individualmente, se reduce drásticamente el trabajo manual.

• Procesamiento por lotes y lectura de códigos de barras

A medida que las empresas crecen, también aumenta la cantidad de documentos que debes gestionar diariamente. La captura por lotes te ayudará a procesarlos y gestionarlos todos a la vez.

Las herramientas pueden identificar y separar documentos usando códigos de barras, códigos QR o plantillas predefinidas, permitiendo la clasificación, el indexado y el enrutamiento automáticos.

• Implementación flexible

Puedes optar por implementar tu sistema de captura de documentos localmente, en la nube o en un modelo híbrido, para que se adapte completamente a tus estrategias de TI y cumpla con las políticas de gobernanza y seguridad de datos.

• Integraciones

La integración fluida con sistemas ECM, plataformas ERP, herramientas CRM y otras aplicaciones empresariales garantiza que los datos capturados fluyan directamente a los procesos operativos, aumentando la productividad y reduciendo los cuellos de botella.

• Seguridad

Las herramientas de captura de documentos incluyen características de seguridad como cifrado, controles de acceso basados en roles y registros de auditoría.

Estas capacidades ayudan a las empresas a cumplir con regulaciones como HIPAA, GDPR y FINRA.

¿Por qué Automatizar la Captura de Documentos?

Manejar tus documentos manualmente requiere mucho tiempo y, peor aún, es propenso a errores. Introducir los campos de datos uno a uno puede ser tedioso y generar equivocaciones.

Sin embargo, la captura de documentos resuelve estos problemas de raíz automatizando el procesamiento de documentos, lleguen en papel, por correo electrónico, o a través de cargas digitales.

Las organizaciones reportan hasta un 60% de tiempos de procesamiento más rápidos tras adoptar sistemas de captura inteligente.

Automatizar la captura de documentos mejora la eficiencia y reduce los costes.

Al reemplazar la entrada manual de datos por tecnologías de reconocimiento y extracción automática, puedes reasignar recursos y personal a otras actividades que aporten más ingresos como facturación, incorporación, gestión de reclamaciones o de contratos.

Esto permitirá un flujo mejor y más rápido, lo que conduce a una relación más sólida con tus clientes.

La automatización también mejora la precisión de los datos. Las herramientas de captura de documentos impulsadas por IA pueden detectar anomalías rápidamente para garantizar la integridad de los datos antes de que ingresen a los sistemas de la empresa. Esto te permitirá agilizar aprobaciones e informes y ofrecer información precisa y actualizada en toda la organización.

Además, la automatización de la captura de documentos aumenta la seguridad y el cumplimiento. Con cifrado integrado, controles de acceso basados en roles y completos registros de auditoría, la captura de documentos ayuda a tu organización a cumplir con normativas como HIPAA, GDPR, SOX y FINRA.

La automatización garantiza que los documentos sensibles se almacenen, procesen y transmitan de manera segura.

En definitiva, automatizar la captura de documentos no se trata solo de digitalizar papeles, sino de transformar la forma en que gestionas tus datos.

Mejores Prácticas para la Captura de Documentos

Tu sistema de captura de documentos cambiará completamente la forma en que importas y clasificas tus documentos.

Sin embargo, hay varios puntos que debes considerar antes de dar el salto.

• Conoce tus documentos

Empieza evaluando los tipos y volúmenes de documentos que tu organización procesa a diario, semanal o mensualmente.

Es importante entender si trabajas con facturas, contratos, reclamaciones, formularios de empleados o expedientes de clientes, para definir las necesidades de captura específicas como la clasificación, el indexado y la extracción de campos.

• Elige soluciones que gestionen el crecimiento y diferentes formatos

Tu solución de captura de documentos debe ser capaz de gestionar una amplia variedad de formatos, incluyendo papel, PDFs, emails, imágenes y formularios estructurados.

Además, debe ser escalable, de modo que puedas adaptar fácilmente tu sistema a medida que tu empresa crezca.

Busca sistemas que soporten escaneo, importaciones por lotes e integraciones preparadas para el futuro con almacenamiento en la nube o plataformas de gestión de contenidos.

• Utiliza extracción y validación de IA para reducir correcciones manuales

Los sistemas modernos de captura de documentos utilizan IA y aprendizaje automático para extraer campos de datos y validarlos según reglas empresariales predefinidas.

Al incorporar estas capacidades, las organizaciones reducen la intervención manual, los errores y garantizan la consistencia de los datos.

Por ejemplo, la IA puede identificar y verificar automáticamente números de factura, fechas e información de proveedores.

• Elige sistemas que se adapten a tu infraestructura de TI y necesidades de seguridad

Cada solución de captura de documentos debe evaluarse en función de tu stack de datos y herramientas existentes, incluida la compatibilidad con servicios en la nube, configuraciones de red y protocolos de almacenamiento.

Es esencial elegir plataformas que se integren perfectamente con tus sistemas empresariales como ERP, ECM y CRM, y que cumplan con los requisitos internos de ciberseguridad.

Las opciones híbridas y compatibles con la nube pueden ofrecer un nivel extra de flexibilidad.

• Implementa controles sólidos de seguridad y cumplimiento

La captura de documentos suele implicar la gestión de datos sensibles, como información personal, registros financieros o información sanitaria protegida.

Para proteger estos datos y cumplir con normativas como HIPAA, GDPR o SOX, tu solución debe incluir un cifrado sólido (tanto en reposo como en tránsito), controles de acceso por roles y registros de auditoría detallados.

Estas funciones ayudan a prevenir accesos no autorizados y proporcionan trazabilidad clara para auditorías.

• Forma a tu personal y haz seguimiento del rendimiento

Si todo tu equipo no está involucrado o consciente del nuevo sistema, es como si siguieras teniendo una carpeta desorganizada llena de papeles sueltos.

Al formar a tu equipo te aseguras de que todos entiendan cómo utilizar las herramientas de captura de documentos de forma eficiente y de acuerdo a los estándares de la organización.

Además, establece KPIs y paneles de informes para monitorear tasas de precisión, velocidades de procesamiento y gestión de excepciones. Revisiones periódicas y bucles de feedback te ayudarán a mejorar y optimizar tu sistema.

Dokmee Document Capture

Dokmee Capture es una solución de captura de documentos impulsada por IA, diseñada para empresas con estrictas necesidades de cumplimiento y flujos de trabajo.

Acepta documentos de múltiples fuentes: escáneres, correo electrónico, fax y dispositivos móviles.

Su IA extrae datos y lee códigos de barras para automatizar la clasificación y el ordenamiento, ahorrando tiempo y reduciendo errores. El procesamiento por lotes permite gestionar grandes volúmenes con eficiencia.

Con opciones de despliegue flexible (local, en la nube o híbrida), Dokmee Capture se adapta a tus requisitos de seguridad e infraestructura. Además, se integra plenamente con la plataforma ECM de Dokmee para una gestión documental completa.

Obtén más información sobre Dokmee Capture.

La captura de documentos es clave para la gestión documental en empresas. Automatizarla con IA contribuye a mejorar la velocidad, la precisión y el cumplimiento, reduciendo el esfuerzo manual.

Soluciones como Dokmee Capture permiten a las organizaciones gestionar sus flujos documentales con menos complicaciones y mejores resultados.

Solicita una demostración para ver cómo Dokmee puede ayudar a tu empresa.