Mejor software de gestión documental: Top 10 programas DMS
Hemos recopilado una lista de los 10 mejores sistemas de gestión de documentos para ayudarte a tomar una decisión informada analizando sus características, ventajas y desventajas.
Mejor software de gestión documental: Top 10 programas DMS
El mejor software de gestión documental (DMS) depende de tus necesdidades y procesos. Aquí te dejamos nuestros 10 DMS favoritos.
¿Sigues confiando en una gestión documental básica y perdiendo documentos?
¿Te cuesta encontrar el DMS perfecto para ti?
Hemos recopilado una lista de 10 programas para que encuentres el mejor software de gestión documental para ayudarte a decidir.
¿Qué es un software de gestión documental?
Un software de gestión documental, o DMS, es un programa diseñado para capturar, almacenar, gestionar y recuperar tus documentos digitales.
El objetivo de un DMS es manejar y permitirte acceder a tus documentos en cualquier momento desde su creación hasta su eliminación. Con un DMS puedes crear, compartir, archivar o eliminar cualquier documentos. Además de colaborar en tiempo real con tus compañeros o clientes y siempre con roles y otras medidas de seguridad.
Al digitalizar todos los documentos de tu empresa, se garantiza un aumento de la eficiencia y colaboración del negocio, y también puedes reducir drásticamente los errores humanos y la pérdida de documentos al automatizar flujos de trabajo.
Un DMS suele ofrecer indexación de documentos, etiquetado por metadatos, búsqueda avanzada, automatización de flujos de trabajo, controles de acceso de usuario, registros de auditoría e integración con otros sistemas empresariales como CRMs y ERPs.
Funciones principales de un DMS
Antes de ver en detalle nuestros DMS favoritos, echemos un vistazo a las características más importantes y comunes que tu DMS (o ECM) debería tener.
Automatización de flujos de trabajo
Configurar flujos de trabajo automatizados te ayudará a colaborar fluidamente con tu equipo.
Los flujos de trabajo son rutas personalizables basadas en disparadores que tu documento seguirá automáticamente. Cada miembro implicado recibirá una notificación cuando sea su turno de participar.
Por ejemplo, firmar un documento, revisar una propuesta.
En este ejemplo te dejamos los pasos que podrías incluir para la propuesta de un proyecto nuevo:
Primero crea el documento y añade los metadatos y etiquetas.
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Puedes enviar la propuesta automáticamente a tu manager para una revisión inicial. El líder de equipo puede añadir notas visibles para todos los involucrados, aprobarla o rechazarla.
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El autor original puede recibir notificaciones sobre el estado de la propuesta y realizar cambios si es necesario. El DMS mostrará siempre la versión más actual.
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Una vez editado, el documento pasará automáticamente al responsable del departamento para revisar cumplimiento, presupuesto, etc.
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El siguiente paso en el workflow es enviarlo al departamento financiero para que sea firmado y sellado.
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Luego se publica el documento.
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Después de 10 años, el documento se archiva automáticamente.
Tu DMS proporciona archivadores digitales donde puedes guardar y organizar tus documentos durante el tiempo que necesites.
Tus archivos pueden ser categorizados e indexados como prefieras.
Tu DMS te permitirá categorizar tus archivos y documentos con una indexación avanzada, lo que facilitará la recuperación de cualquier documento.
Especialmente cuando usas etiquetas de metadatos, puedes añadir etiquetas como autor, cliente, ubicación, palabras clave, números de identificación o cualquier otro dato relevante en su clasificación.
Con tu DMS, también puedes filtrar los resultados de búsqueda y guardar consultas anteriores por si necesitas acceder a esos documentos repetidamente.
Control de versiones
Cuando gestionas tus documentos por tu cuenta en tu servidor o en una aplicación estile Google Drive, al actualizar el documento, generalmente tendrás que crear un nuevo archivo, sobre todo si está en formato PDF y no permite editarlo en el mismo programa.
El problema es que acabarás con más de 5 versiones del mismo documento sin saber cuál es la más actual. Vamos, un caos.
Tu DMS siempre actualizará automáticamente tus documentos a la versión más actual para que todo el equipo o la organización vea la misma información.
Esencialmente, tu DMS funciona como una única fuente de verdad gracias al control de versiones.
Sin embargo, las versiones anteriores no se borran completamente ni se descartan. Puedes ver todas las actualizaciones y versiones previas de tus documentos fácilmente y saber cuándo se actualizaron, firmaron o sellaron.
Control de accesos y permisos
La mejor característica (y ventaja) que ofrece un DMS es la seguridad integrada.
A cada documento puedes asignarle roles para decidir quién podrá verlo, editarlo, enviarlo por correo electrónico o imprimirlo. Además, puedes añadir marcas de agua personalizadas para saber quién lo ha enviado o utilizado.
Junto a los registros de auditoría, esto minimiza el riesgo de brechas de seguridad y aumenta la responsabilidad si un miembro del equipo no sigue las medidas de seguridad.
Registros de auditoría
En un DMS, cada acción queda registrada indicando qué documento fue accedido y el tipo de acción, incluyendo fechas y hora e identidad del usuario.
Estas auditorías son registros inmutables que no se pueden modificar ni eliminar.
Los registros de auditoría también generan informes para auditorías de cumplimiento o revisiones de seguridad.
La captura de documentos permite que tu DMS recopile automáticamente los documentos que necesites. Esto puede hacerse de forma individual o masiva.
La captura de documentos te permite escanear documentos en papel, importar archivos desde diferentes fuentes (por ejemplo, correo electrónico, apps móviles o carpetas de red), y convertirlos en formatos digitales estructurados.
Las soluciones DMS avanzadas suelen integrar Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para extraer e indexar texto de imágenes escaneadas, haciendo que los documentos sean fáciles de organizar y buscar.
Herramientas de colaboración
El objetivo de un DMS es centralizar todos los documentos de la organización para que todos empleados (o clientes) y departamentos trabajen en conjunto.
Para permitir esto, los DMS incluyen herramientas de colaboración como coautoría en tiempo real, comentarios dentro del documento, anotaciones, firmas digitales y espacios de trabajo compartidos.
10 mejores programas de gestión documental
Según lo que buscas y el sistema que ya tengas en cuenta actualmente, un DMS puede ser más o menos útil, así que es importante tener en cuenta las distintas funciones de cada programa como pueden ser el tipo de implementación (local, en la nube), funciones avanzadas, tipo de flujos de trabajo…
Hemos recopilado 10 de nuestros sistemas DMS favoritos para ayudarte a elegir.
| Herramientas |
Capacidad ECM |
Etiquetado de metadatos |
Implementación |
Funciones de IA |
Roles de seguridad y permisos |
Captura automatizada |
| Dokmee |
✅ |
✅ |
Nube, local, híbrido |
✅ |
✅ |
✅ |
| DocuWare |
✅ |
✅ |
Nube, local, híbrido |
✅ |
✅ |
✅ |
| Google Workspace |
❌ |
❌ |
Nube |
❌ |
✅ |
❌ |
| PandaDoc DMS |
❌ |
❌ |
Nube |
✅ |
✅ |
❌ |
| M-Files |
❌ |
✅ |
Nube, local, híbrido |
✅ |
✅ |
✅ |
| Laserfiche |
✅ |
✅ |
Nube, local, híbrido |
✅ |
✅ |
✅ |
| Revver |
❌ |
✅ |
Nube |
✅ |
✅ |
✅ |
| Microsoft SharePoint |
❌ |
✅ |
Nube, local, híbrido |
✅ |
✅ |
✅ |
| Zoho WorkDrive |
❌ |
❌ |
Nube |
❌ |
✅ |
❌ |
| FileHold |
✅ |
✅ |
Nube, autohospedado |
✅ |
✅ |
✅ (integración SmartSoft) |
1. Dokmee
Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.2/5 | Capterra 4.7/5
Descripción general
Dokmee es considerado por algunos como el mejor en gestión documental.
Puede servir tanto como DMS o como ECM gracias a sus funciones avanzadas y capacidad de IA.
Dokmee destaca por su interfaz sencilla, su potente automatización de flujos de trabajo y sus funciones de seguridad de nivel empresarial.
Ofrece tanto opciones de implementación local como en la nube, dando flexibilidad a las organizaciones según sus infraestructuras TI y normativas de privacidad.
Con Dokmee puedes crear flujos de trabajo personalizados y avanzados. Puedes automatizar procesos de aprobación en varios pasos, asignar tareas y hacer seguimiento del estado de los documentos.
El sistema también incluye captura automatizada y funciones inteligentes de indexación y búsqueda, impulsadas por OCR, para localizar archivos rápidamente usando palabras clave, metadatos o búsqueda de texto completo sobre documentos digitales o escaneados.
La herramienta se integra completamente con otros programas como Microsoft Office, SAP y QuickBooks, y te permite editar documentos o presentaciones sin salir de la plataforma.
Dokmee también dispone de una función de formularios electrónicos que te permite incluir firmas electrónicas, cargar archivos, crear plantillas de formularios personalizadas o generar y exportar informes de formularios.
✅ Pros
- Automatización de flujos de trabajo altamente personalizable
- Indexación y búsqueda de texto completo por OCR
- Disponible en la mayoría de idiomas
- Versión móvil disponible
❌ Contras
- Curva de aprendizaje mayor para funciones avanzadas
- Informes y análisis integrados limitados
- El diseño de la interfaz es muy sencillo y básico
2. DocuWare
Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.4/5 | Capterra 4.6/5
Descripción general
DocuWare es un sistema de gestión documental en la nube, útil para empresas medianas y grandes.
DocuWare se especializa en su clasificación documental por IA, repositorios y motor de flujos de trabajo.
El motor de indexación inteligente de DocuWare utiliza aprendizaje automático e IA para reconocer y clasificar documentos automáticamente durante la importación, reduciendo la entrada manual de datos y mejorando la precisión.
Se integra con Microsoft 365, SAP, Outlook y varios sistemas ERP y CRM.
La plataforma también ofrece formularios digitales personalizables para recopilar información estructurada y automatizar el flujo de información.
Fuente: DocuWare
✅ Pros
- Alta escalabilidad
- Acceso web y móvil fácil de usar
- Formularios digitales integrados y herramientas de automatización
❌ Contras
- Más caro que otros DMS
- Funcionalidad offline limitada
- La personalización puede requerir soporte técnico
3. Google Workspace
Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.6/5 | Capterra 4.7/5
Descripción general
Google Workspace no es un sistema de gestión documental como tal, sin embargo, es una plataforma en la nube que ahora permite la creación, colaboración y gestión de documentos.
Con herramientas como Google Drive, Docs, Sheets y Shared Drives, Workspace permite a los equipos crear, almacenar, organizar y colaborar en tiempo real, sin instalaciones complejas o infraestructura TI.
Es una opción viable para equipos pequeños o startups que aún no tienen un gran volumen de documentos y no requieren una automatización avanzada.
Las funciones de búsqueda de Google Drive, impulsadas por la propia tecnología de búsqueda de Google, son rápidas e intuitivas, utilizando nombres de archivos, contenido y metadatos para localizar documentos.
Para necesidades organizativas, puedes crear discos compartidos con permisos por roles, organizar documentos por carpetas o etiquetas y gestionar accesos a través de las herramientas de administrador de Google.
✅ Pros
- Integración total con apps de Google
- Almacenamiento y copias de seguridad automáticas en la nube
- Configuración mínima
❌ Contras
- No ofrece flujos de trabajo ni registros de auditoría
- Los permisos en Unidades Compartidas pueden ser complejos en equipos grandes
- El acceso offline necesita configuración previa
4. PandaDoc DMS
Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.7/5 | Capterra 4.5/5
Descripción general
PandaDoc es una plataforma de automatización de documentos y firma electrónica.
Ahora cuenta con un DMS completamente integrado y una biblioteca de contenidos llena de plantillas que te ayudarán a crear documentos personalizados y flujos de trabajo, manteniendo la consistencia de marca en todos tus documentos.
Una de las funciones más destacables de PandaDoc es su generador de documentos drag-and-drop, que permite crear documentos interactivos y personalizables usando plantillas reutilizables, tablas de precios y formularios electrónicos.
Esta flexibilidad de diseño se complementa con seguimiento y análisis en tiempo real, informando cuándo los destinatarios abren, ven o completan los documentos.
PandaDoc se conecta fácilmente con sistemas CRM como Salesforce, HubSpot y Pipedrive, así como con herramientas como Zapier, Slack y procesadores de pago.
Fuente: PandaDoc
✅ Pros
- Amplia biblioteca de plantillas
- Seguimiento y análisis de documentos en tiempo real
- Flujos de aprobación y firma electrónica integrados
❌ Contras
- No es ideal para almacenamiento documental a nivel empresarial
- Organización de archivos limitada
- La automatización de flujos se centra en documentos comerciales o de ventas
5. M-Files
Valoraciones ⭐⭐⭐⭐
G2 4.4/5 | Capterra 4.4/5
Descripción general
M-Files es un sistema de gestión documental en el que los documentos se organizan por metadatos y no en archivadores.
Es decir, generalmente organizarías tus documentos por proyecto o cliente, por ejemplo. En cada proyecto tendrías contratos, nóminas, flyers de marketing, gastos, etc.
M-Files los organiza por lo que son, y no por el proyecto al que pertenecen.
M-Files es una buena opción para las empresas con estructuras documentales complejas o flujos de trabajo con muchos requisitos de cumplimiento, como despachos legales, empresas de ingeniería o instituciones financieras.
M-Files combina automatización, controles de cumplimiento y búsqueda impulsada por IA.
Una de sus mejores funciones es el uso de IA y metadatos para automatizar la clasificación, permisos y gestión del ciclo documental. Utiliza metadatos contextuales (como nombre de cliente, ID de proyecto o tipo de documento) para mostrar contenido relevante independientemente de la ubicación del almacenamiento físico.
Con M-Files puedes crear flujos personalizados para aprobaciones de documentos, controles de calidad o firmas legales, con notificaciones automáticas y registros de auditoría.
Fuente: G2
✅ Pros
- Organización basada en metadatos
- Integración con Microsoft 365, Salesforce y sistemas legacy
- Implementación híbrida
❌ Contras
- Interfaz compleja
- Para personalizaciones se necesita soporte TI
- Las funciones premium pueden aumentar el precio para equipos pequeños
6. Laserfiche
Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.7/5 | Capterra 4.5/5
Descripción general
Laserfiche es un DMS y herramienta de automatización empresarial con una fuerte IA. Es la mejor opción para grandes empresas, gobiernos e instituciones educativas.
Laserfiche ofrece una combinación de control documental, cumplimiento normativo y herramientas de automatización low-code que permiten rediseñar flujos de trabajo empresariales.
Incluye constructor de flujos de trabajo low-code para automatizar tareas como aprobaciones, rutas de datos y revisiones de cumplimiento, con poca intervención TI.
Laserfiche también incluye herramientas inteligentes de captura con OCR y aprendizaje automático, e integraciones con Microsoft 365, Salesforce y ESRI.
El modelo de seguridad de Laserfiche es de nivel empresarial, con controles de acceso por roles, cifrado y registros de auditoría.
Otro punto fuerte son sus funciones de análisis y generación de informes, que proporcionan insights visuales sobre uso y eficiencia documental.
Fuente: G2
✅ Pros
- Captura documental inteligente
- Gran soporte de cumplimiento normativo
- Tableros de análisis y reportes avanzados
❌ Contras
- Curva de aprendizaje elevada
- La versión en la nube carece de algunas funciones e integraciones
- Caro
7. Revver
Valoraciones ⭐⭐⭐⭐
G2 4.3/5 | Capterra 4.4/5
Descripción general
Revver (antes eFileCabinet) es un DMS moderno para pymes.
Revver utiliza IA para gestionar los documentos, y su interfaz sencilla hace que sea especialmente atractivo para organizaciones que buscan una implantación fácil sin renuncias a algunas funciones más avanzadas.
Revver ofrece flujos de trabajo automatizados, donde puedes automatizar tareas repetitivas como enrutamiento de archivos, aprobaciones y nombrado de documentos sin necesidad de conocimientos de programación.
Utiliza plantillas predefinidas y metadatos para archivar documentos automáticamente en las carpetas correctas, reduciendo el error humano y aumentando la consistencia. Además, ofrece control de versiones, registros de auditoría completos y una gestión detallada de permisos para controlar el acceso e historial.
Revver es un DMS en la nube con integraciones como Microsoft 365, DocuSign y varias herramientas CRM.
Fuente: G2
✅ Pros
- Firma electrónica integrada
- Archivado inteligente con etiquetado de metadatos
- Basado en la nube
❌ Contras
- Personalización limitada
- No es ideal para flujos complejos o específicos de industria
- Las reglas de automatización pueden requerir ajuste
8. Microsoft SharePoint
Valoraciones ⭐⭐⭐⭐
G2 4/5 | Capterra 4.3/5
Descripción general
Microsoft SharePoint es un DMS con integración directa en el ecosistema Microsoft.
Ofrece almacenamiento centralizado, control de versiones y colaboración empresarial. Para organizaciones que ya usan Microsoft 365, SharePoint amplía naturalmente herramientas como Word, Excel, Teams y OneDrive.
SharePoint tiene una arquitectura altamente personalizable. Las organizaciones pueden diseñar bibliotecas documentales con metadatos, flujos de trabajo, niveles de permisos y políticas de retención.
Además, soporta coautoría en tiempo real para fomentar el trabajo en equipo.
En cuanto a gobernanza documental, SharePoint te ayuda a cumplir con las normativas vigentes y a llevar una gestión segura gracias a funciones como controles de acceso por usuario, integración con Microsoft Purview para protección de la información y políticas de ciclo de vida automatizadas.
Es un programa que crece tanto con equipos pequeños como grandes empresas, con opciones en la nube (SharePoint Online) e híbridas (SharePoint Server).
✅ Pros
- Integración nativa con Microsoft 365
- Bibliotecas documentales y etiquetado de metadatos personalizables
- Coautoría en tiempo real
❌ Contras
- Requiere formación para optimizar los flujos
- Puede ser demasiado complejo para necesidades básicas
- La integración con herramientas ajenas a Microsoft puede ser menos fluida
9. Zoho WorkDrive
Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.3/5 | Capterra 4.6/5
Descripción general
Zoho WorkDrive es un DMS en la nube enfocado principalmente a pymes.
Como parte de Zoho, se integra naturalmente con Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Mail y otras aplicaciones.
Aunque no ofrece una personalización total comparable al nivel empresarial de otras soluciones, su interfaz sencilla, herramientas de colaboración y control sobre documentos hacen que sea una buena opción para empresas en expansión.
WorkDrive se centra en la gestión de archivos basada en equipos. Centraliza los documentos en “Carpetas de Equipo”, cada una con sus propios roles, permisos y flujos de trabajo. Esto reduce los silos y hace que la propiedad de los archivos sea transparente.
Incluye recuperación de archivos, registros de auditoría integrados y soporte para cumplimiento como GDPR.
Su app de sincronización de escritorio, acceso móvil y uso offline ofrecen flexibilidad para equipos híbridos o remotos.
Fuente: G2
✅ Pros
- Integración perfecta con el ecosistema Zoho
- Precios asequibles
- Acceso desde escritorio y móvil
❌ Contras
- Automatización e IA limitadas
- Pocas integraciones externas al ecosistema Zoho
- No es apta para grandes empresas
10. FileHold
Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.6/5 | Capterra 4.7/5
Descripción general
FileHold es un DMS en la nube privada o local enfocado en medianas y grandes empresas con estrictas necesidades de cumplimiento, seguridad y gobernanza de la información.
Destaca en empresas más complejas, especialmente en agencias gubernamentales, manufacturación, gabinetes jurídicos y clínicas de salud, donde el cumplimiento estricto con normativas y los flujos estructurados son esenciales.
FileHold funciona con bibliotecas jerárquicas con etiquetado de metadatos, acceso por roles y control total de versiones. Ofrece políticas de retención, archivado automático y eliminación legalmente defendible.
La automatización del flujo está integrada, permitiendo crear y gestionar contratos con aprobaciones, controles de cumplimiento o revisiones. Integra un visor documental para hacer anotaciones, redacciones y firmar digitalmente sin terceros.
Incluye además un sistema de registro de auditoría para registrar cada interacción.
Fuente: Sourceforge.net
✅ Pros
- Motor de flujos de trabajo integrado
- Integración con OCR y escaneo
- Soporta firmas digitales, redacciones y anotaciones
❌ Contras
- Interfaz anticuada
- Orientado a organizaciones grandes con TI dedicado
- Licencias e infraestructuras costosas
¿Cómo elegir un DMS?
No hay una respuesta correcta o incorrecta.
Cada negocio y organización tiene su propio conjunto de necesidades. Lo que convierte a un DMS en la mejor opción es que se adapte plenamente a tus necesidades.
Te dejamos un breve checklist de funciones que tu DMS debe tener para sacarle el máximo partido.
🔲 Escalabilidad
🔲 Ajustado a tu presupuesto
🔲 Cumplimiento y funciones de seguridad
🔲 Registros de auditoría
🔲 Etiquetado por metadatos
🔲 Tu tipo de implementación preferido
🔲 Funciones de colaboración
🔲 Firma electrónica
🔲 Constructor de flujos de trabajo
🔲 Acceso móvil
Si buscas un DMS que cumpla todos los requisitos, prueba Dokmee hoy.