Utilisez-vous encore une gestion de documents basique et perdez-vous des documents ?

Avez-vous du mal à trouver une GED adaptée à vos besoins ?

Pour vous aider à trouver le meilleur système de gestion de documents, nous avons sélectionné les 10 logiciels GED les plus performants, avec leurs fonctionnalités, avantages et cas d’usage pour vous aider à faire le bon choix.

Qu’est-ce qu’un GED ou la gestion des documents ?

Un GED, ou gestion électronique des documents, est un logiciel conçu pour capturer, stocker, gérer et retrouver vos documents numériques.

Un logiciel GED vous permet d’accéder à vos documents à chaque étape de leur cycle de vie, tout en assurant une sécurité renforcée.

En numérisant tous les documents de votre entreprise, vous augmentez l’efficacité et la collaboration, tout en réduisant considérablement les erreurs humaines et la perte de documents grâce à la mise en place de workflows.

Un système de gestion de documents propose souvent l’indexation, le marquage par métadonnées, la recherche en texte intégral, l’automatisation des workflows, des contrôles d’accès, une piste d’audit et l’intégration avec d’autres outils.

Fonctionnalités d’un GED

Avant de vous présenter nos GED préférés, découvrons les fonctionnalités essentielles que votre solution de gestion de documents devrait proposer.

• Automatization des workflows

Mettre en place des workflows automatisés facilite la collaboration au sein de votre équipe.Les workflows sont des processus personnalisables qui se déclenchent en fonction d’événements. Chaque membre de l’équipe reçoit une notification lorsqu’il doit intervenir.

Par exemple : signer un document, relire une proposition.

À quoi ressemble un workflow ?

• Proposition de projet

Pour créer une proposition de projet dans votre GED, commencez par rédiger le document, puis ajoutez les métadonnées et les tags.

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Vous pouvez ensuite l’envoyer automatiquement à votre chef d’équipe pour une première relecture. Celui-ci peut ajouter des notes visibles pour tous et approuver ou refuser la proposition.

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L’auteur reçoit une notification sur le statut de la proposition et peut la modifier si nécessaire. La GED affiche toujours la version la plus récente.

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Après l’édition, le document est automatiquement transmis au responsable du département pour la vérification de la conformité, du budget et d’autres critères.

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Ensuite, le document est transmis au service financier pour signature et cachet.

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Après la signature, le document est publié.

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Dix ans plus tard, la GED archive automatiquement le document.

• Stockage de documents

Votre GED propose des classeurs numériques pour stocker et organiser vos documents aussi longtemps que vous en avez besoin.

Vous pouvez classer et indexer vos fichiers comme vous le souhaitez.

• Capture intelligente de documents.

La capture de documents permet à votre GED de rassembler automatiquement les fichiers nécessaires, qu’il s’agisse d’un seul fichier ou de plusieurs.

Vous pouvez scanner des documents papier, importer des fichiers depuis des e-mails, des applications mobiles ou des dossiers réseau, puis les convertir en formats numériques structurés.

Les solutions GED avancées utilisent souvent la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire et indexer le texte des images numérisées, ce qui rend les documents consultables et plus faciles à organiser.

• Recherche avancée et indexation

Votre GED vous aide à organiser vos fichiers grâce à une indexation avancée, ce qui facilite la recherche de n’importe quel document.

Avec les balises de métadonnées, vous pouvez ajouter des tags tels que l’auteur, le client, l’emplacement, des mots-clés, des numéros d’identification et bien d’autres.

Votre GED permet également de filtrer les résultats et d’enregistrer vos recherches afin d’y accéder facilement par la suite.

• Gestion des versions

Si vous gérez vos documents sur votre propre serveur, vous risquez d’oublier d’envoyer la version mise à jour, ce qui peut entraîner de la confusion.

Votre GED met automatiquement à jour les documents pour que chacun accède à la version la plus récente. Votre DMS devient ainsi une référence fiable grâce au contrôle des versions.

Cependant, les versions précédentes ne sont pas entièrement supprimées. Vous pouvez facilement consulter les mises à jour et l’historique et voir quand les documents ont été modifiés, signés ou tamponnés.

• Contrôle d’accès et permissions

L’un des principaux atouts d’une GED est sa sécurité intégrée.

Pour chaque document, vous choisissez qui peut le consulter, le modifier, l’envoyer ou l’imprimer. Vous pouvez aussi ajouter des filigranes personnalisés pour indiquer qui l’a ouvert.

Avec la piste d’audit, les risques pour la sécurité sont réduits et la responsabilité est renforcée en cas de problème.

• Pistes d’audit

Dans une GED, chaque action est enregistrée : quel document a été consulté, quelle action a été effectuée, à quelle heure et par qui.

Ces audits sont des journaux qui ne peuvent ni être modifiés ni supprimés.

Les pistes d’audit servent également à générer des rapports d’audit de conformité ou de contrôle de sécurité.

• Outils de collaboration

L’objectif d’une GED est de centraliser tous les documents de l’organisation afin que les équipes et les départements puissent travailler ensemble.

Pour cela, ces systèmes proposent des outils de collaboration tels que la coédition en temps réel, les commentaires sur les documents et des espaces de travail partagés.

10 meilleurs systèmes de gestion de documents

Avant de choisir votre GED, pensez à plusieurs critères : le volume de documents, le mode de déploiement (sur site ou dans le cloud), les fonctionnalités avancées et le type de workflow.

Nous avons sélectionné 10 systèmes GED pour vous aider à faire votre choix.

Outils	Capacité ECM	Tag par métadonnées	Déploiement	Fonctionnalités IA	Rôles & permissions de sécurité	Capture automatisée
Dokmee	✅	✅	Cloud, sur site, hybride	✅	✅	✅
DocuWare	✅	✅	Cloud, sur site, hybride	✅	✅	✅
Google Workspace	❌	❌	Cloud	❌	✅	❌
PandaDoc DMS	❌	❌	Cloud	✅	✅	❌
M-Files	❌	✅	Cloud, sur site, hybride	✅	✅	✅
Laserfiche	✅	✅	Cloud, sur site, hybride	✅	✅	✅
Revver	❌	✅	Cloud	✅	✅	✅
Microsoft SharePoint	❌	✅	Cloud, sur site, hybride	✅	✅	✅
Zoho WorkDrive	❌	❌	Cloud	❌	✅	❌
FileHold	✅	✅	Cloud, auto-hébergé	✅	✅	✅ (intégration SmartSoft)

1. Dokmee

Notes ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,2/5  | Capterra 4,7/5

Dokmee est souvent cité parmi les meilleurs outils de gestion de documents. Il combine les fonctions de GED et de gestion de documents d’entreprise grâce à ses fonctionnalités avancées et à l’intelligence artificielle.

Dokmee se démarque par une interface facile à utiliser, une automatisation efficace des workflows et des fonctions de sécurité adaptées aux entreprises.

Il peut être installé sur site ou utilisé dans le cloud, offrant aux organisations la flexibilité de choisir en fonction de leur infrastructure et de leurs exigences de conformité.

Avec Dokmee, il est possible de créer des workflows personnalisés et avancés. Les utilisateurs peuvent automatiser les processus d’approbation, attribuer des tâches et suivre l’avancement des documents.

Le système propose aussi la capture automatique, l’indexation intelligente et la recherche grâce à l’OCR, pour retrouver rapidement des fichiers par mots-clés, métadonnées ou recherche en texte intégral.

L’outil s’intègre facilement à Microsoft Office, SAP et QuickBooks et permet de modifier des documents ou des présentations sans quitter Dokmee.

Dokmee offre également des formulaires électroniques pour ajouter des signatures, importer des fichiers, créer des modèles personnalisés ou générer des rapports.

✅ Avantages

• Automatisation des workflows très personnalisable
• Indexation et recherche en texte intégral par OCR
• Disponible dans la plupart des langues
• Version mobile disponible

❌ Inconvénients

• Courbe d’apprentissage plus élevée pour les fonctions avancées
• Fonctions de rapports et d’analyses limitées
• Design de l’interface très simple et basique

2. DocuWare

Notes ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,4/5 | Capterra 4,6/5

DocuWare est un système de gestion de documents cloud conçu pour les moyennes et grandes entreprises.

DocuWare se distingue par son classement intelligent des documents grâce à l’intelligence artificielle et par son moteur de workflow.

Le moteur d’indexation intelligent utilise le machine learning et l’IA pour reconnaître et classer automatiquement les documents dès leur importation, ce qui réduit la saisie manuelle et améliore la précision.

Il s’intègre à Microsoft 365, à SAP, à Outlook et à divers ERP ou CRM.

La plateforme propose également des formulaires numériques personnalisables pour collecter et automatiser la collecte des informations.

Source : DocuWare

✅ Avantages

• Très évolutif
• Accès web et mobile convivial
• Formulaires numériques et automatisation intégrés

❌ Inconvénients

• Plus coûteux que les DMS d’entrée de gamme
• Fonctionnalités hors connexion limitées
• Personnalisation nécessitant parfois l’aide d’un service IT

3. Google Workspace

Notes ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,6/5 | Capterra 4,7/5

Google Workspace n’a pas été conçu à l’origine comme une GED, mais c’est une plateforme cloud pour créer, gérer et collaborer sur des documents.

Avec Google Drive, Docs, Sheets et Shared Drives, les équipes peuvent créer, stocker et organiser des documents en temps réel, sans installation complexe ni infrastructure informatique.

Cette solution convient bien aux petites équipes, entreprises ou startups qui gèrent peu de documents et n’ont pas besoin d’une forte automatisation.

La recherche dans Google Drive s’appuie sur la technologie Google et permet de retrouver rapidement des fichiers par nom, par contenu ou par métadonnées.

Pour mieux s’organiser, il est possible de créer des Shared Drives avec des permissions par rôle, de classer les documents dans des dossiers ou par étiquettes, et de gérer les accès avec les outils d’administration de Google.

✅ Avantages

• Intégration parfaite entre les apps Google
• Sauvegarde et entreposage automatique dans le cloud
• Mise en route minimale

❌ Inconvénients

• Pas de workflows ni de piste d’audit
• Les permissions partagées peuvent devenir complexes dans de grandes équipes
• L’accès hors ligne nécessite une configuration

4. PandaDoc DMS

Notes ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,7/5 | Capterra 4,5/5

PandaDoc est une plateforme qui automatise la gestion des documents et la signature électronique.

Il propose désormais une GED complète, avec une bibliothèque de modèles pour créer des documents et des workflows personnalisés tout en préservant la cohérence de la marque.

Sa fonction principale est un créateur de documents en glisser-déposer, qui permet de créer facilement des documents interactifs avec des modèles réutilisables, des médias intégrés, des tableaux de prix et des champs de formulaire.

Ce niveau de personnalisation s’accompagne d’un suivi en temps réel et de statistiques pour savoir quand les destinataires ouvrent, consultent ou valident les documents.

PandaDoc se connecte facilement à des CRM comme Salesforce, HubSpot ou Pipedrive, ainsi qu’à Zapier, Slack et des outils de paiement.

Source : PandaDoc

✅ Avantages

• Large bibliothèque de modèles
• Suivi et statistiques des documents en temps réel
• Signature électronique intégrée et workflows d’approbation

❌ Inconvénients

• Pas idéal pour le stockage massif de documents d’entreprise
• Organisation des fichiers limitée
• L’automatisation des workflows est centrée sur les documents de vente

5. M-Files

Notes ⭐⭐⭐⭐

G2 4,4/5 | Capterra 4,4/5

M-Files est une GED qui repose principalement sur le marquage par métadonnées plutôt que sur des dossiers ou des fichiers classiques.

M-Files convient bien aux organisations disposant de structures de documents complexes ou de processus soumis à la conformité, comme les cabinets juridiques, les bureaux d’études ou les institutions financières.

M-Files associe l’automatisation, les contrôles de conformité et la recherche basée sur l’intelligence artificielle.

Son principal avantage est d’utiliser l’intelligence artificielle et le marquage par métadonnées pour classer, gérer les droits et suivre le cycle de vie des documents. Il exploite les métadonnées contextuelles (nom du client, ID de projet, type de document) pour afficher rapidement le contenu pertinent, quel que soit l’emplacement de stockage.

Il est possible de créer des workflows personnalisés pour les validations, les contrôles qualité ou les signatures légales, avec des notifications automatiques et une piste d’audit.

Source : G2

✅ Avantages

• Organisation basée sur les métadonnées
• Intégration avec Microsoft 365, Salesforce et systèmes existants
• Déploiement hybride

❌ Inconvénients

• Interface complexe
• Personnalisation nécessitant une assistance IT
• Les fonctionnalités premium peuvent faire grimper le coût de licence pour les petites équipes

6. Laserfiche

Notes ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,7/5 | Capterra 4,5/5

Laserfiche est une GED et un outil d’automatisation métier, basés sur l’intelligence artificielle. Il convient particulièrement aux grandes entreprises, aux administrations et aux établissements scolaires.

Laserfiche associe le contrôle des documents, la conformité et les outils d’automatisation low-code pour repenser les workflows.

La plateforme propose un créateur de workflows low-code pour automatiser des tâches telles que les approbations, le routage des données ou les contrôles de conformité, sans intervention importante de la part du service informatique.

Laserfiche propose aussi des outils de capture intelligente utilisant l’OCR et le machine learning et s’intègre à Microsoft 365, Salesforce ou ESRI.

Le modèle de sécurité est adapté aux entreprises, avec gestion des accès, chiffrement et piste d’audit.

Un autre avantage est la présence de fonctions d’analyse et de reporting, avec des tableaux de bord visuels sur l’utilisation des documents ou l’efficacité des workflows.

Source : G2

✅ Avantages

• Capture de documents intelligente
• Excellent support pour la conformité
• Analyze et reporting poussés

❌ Inconvénients

• Courbe d’apprentissage élevée
• La version cloud est moins complète
• Cher

7. Revver

Notes ⭐⭐⭐⭐

G2 4,3/5 | Capterra 4,4/5

Revver (anciennement eFileCabinet) est une GED moderne conçue pour les PME.

Revver utilise l’intelligence artificielle pour gérer les documents. Son interface intuitive plaît aux entreprises qui veulent une solution simple à mettre en place, sans compromis sur les fonctionnalités.

Revver gère les workflows automatisés, comme l’automatisation des tâches répétitives telles que le routage de fichiers, les approbations ou la nomination de documents, sans avoir besoin de coder.

Revver utilise des modèles prédéfinis et des métadonnées pour classer automatiquement les documents dans les bons dossiers, ce qui réduit les erreurs humaines et garantit la cohérence. Il propose également la gestion des versions, une piste d’audit complète et des permissions détaillées.

Revver est une GED cloud qui s’intègre à Microsoft 365, DocuSign et différents CRM.

Source : G2

✅ Avantages

• Signature électronique intégrée
• Classement intelligent par métadonnées
• GED 100% en-ligne

❌ Inconvénients

• Personnalisation limitée
• Peu adapté aux processus complexes ou très spécifiques
• Les règles d’automatisation peuvent demander des ajustements

8. Microsoft SharePoint

Notes ⭐⭐⭐⭐

G2 4/5 | Capterra 4,3/5

Microsoft SharePoint est une GED qui s’intègre naturellement à l’écosystème Microsoft.

Il offre un stockage centralisé, la gestion des versions et la collaboration en entreprise. Pour les utilisateurs de Microsoft 365, SharePoint complète les outils Word, Excel, Teams et OneDrive.

SharePoint est très personnalisable. Les entreprises peuvent créer des bibliothèques de documents avec des métadonnées, des workflows, des permissions et des politiques de rétention.

Il permet aussi la coédition en temps réel.

Pour la gouvernance des documents et des données, SharePoint offre une conformité et une sécurité solides, avec des contrôles d’accès, l’intégration de Microsoft Purview et des politiques de cycle de vie automatisées.

Il convient aussi bien aux petites équipes qu’aux grandes entreprises et existe en versions cloud ou hybrides (SharePoint Online, SharePoint Server).

✅ Avantages

• Intégration profonde avec la suite Microsoft 365
• Bibliothèques de documents et métadonnées personnalisables
• Coédition en temps réel

❌ Inconvénients

• Nécessite une formation pour optimiser les workflows
• Peut-être trop complexe pour une gestion de documents basique
• Intégration moins fluide hors écosystème Microsoft

9. Zoho WorkDrive

Notes ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,3/5 | Capterra 4,6/5

Zoho WorkDrive est une solution de gestion de documents en ligne principalement conçue pour les PME.

Faisant partie de la suite Zoho, il s’intègre facilement à Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Mail et d’autres outils.

Même s’il n’offre pas autant de personnalisation que les DMS d’entreprise, son interface claire, ses outils collaboratifs et son contrôle de documents conviennent bien aux sociétés en croissance.

WorkDrive met l’accent sur la gestion des fichiers d’équipe. Chaque dossier d’équipe a ses propres rôles, permissions et workflows, ce qui réduit les silos et clarifie la propriété des fichiers.

WorkDrive propose aussi la récupération de fichiers, une piste d’audit et le support de la conformité (RGPD, etc.).

Le client de synchronisation pour ordinateur, l’accès mobile et hors ligne offrent de la flexibilité aux équipes hybrides ou réparties.

Source : G2

✅ Avantages

• Intégration fluide avec l’écosystème Zoho
• Tarification abordable
• Accès desktop et mobile

❌ Inconvénients

• Automatisation avancée et IA limitées
• Peu d’intégrations externes hors Zoho
• Limité pour les grandes entreprises

10. FileHold

Notes ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,6/5 | Capterra 4,7/5

FileHold est une GED sur site ou dans le cloud privé, conçue pour les entreprises moyennes ou grandes ayant des besoins importants en matière de conformité, de sécurité ou de gouvernance.

FileHold est particulièrement adapté aux environnements complexes, notamment dans les secteurs public, manufacturier, juridique ou médical, où les normes réglementaires et les workflows structurés sont essentiels.

Il gère des bibliothèques de documents hiérarchisées avec marquage avancé, droits d’accès par rôle et suivi complet des versions. Il propose aussi des politiques de conservation, d’archivage automatisé et de suppression sécurisée.

L’automatisation des workflows est intégrée à la gestion des documents, à la validation multiniveaux ou aux contrôles de conformité. FileHold propose également un lecteur de documents intégré pour annoter, masquer ou signer numériquement, sans logiciel supplémentaire.

Enfin, FileHold inclut un système d’audit pour suivre toutes les interactions liées aux documents.

Source : Sourceforge.net

✅ Avantages

• Moteur de workflow intégré
• OCR et intégration de la numérisation
• Gestion des signatures, masquages, annotations

❌ Inconvénients

• Interface datée
• Adapté aux grandes entreprises avec équipe IT dédiée
• Coût de licence et d’infrastructure élevé

Comment choisir un GED ?

Aucune solution unique ne convient à tout le monde.

Chaque entreprise a des besoins spécifiques. Le meilleur GED est celui qui répond vraiment à vos attentes.

Voici une liste rapide des fonctionnalités clés pour tirer le meilleur parti de votre DMS :

🔲 Scalabilité

🔲 Adapté au budget

🔲 Fonctionnalités de conformité et sécurité

🔲 Piste d’audit

🔲 Tag par métadonnées

🔲 Mode de déploiement préféré

🔲 Outils de collaboration

🔲 Signature électronique

🔲 Constructeur de workflow

🔲 Accès mobile

Si vous cherchez un DMS complet, essayez Dokmee dès aujourd’hui.