Microsoft SharePoint : avis, avantages, inconvénients, tarifs et alternatives

Votre entreprise utilise déjà les produits Microsoft 365, il serait donc logique d’inclure SharePoint comme GED, n’est-ce pas ?

Mais en réalité, SharePoint peut tout faire ou presque, ce qui signifie parfois qu’il ne fait rien parfaitement. Même si votre équipe maîtrise Word et Excel, SharePoint peut sembler être un tout autre langage à apprendre.

Alors, l’approche « couteau suisse » de SharePoint rend-elle vraiment votre équipe plus productive ou vous ajoute-t-elle de la complexité ?

Voyons tout cela dans cet avis sur Microsoft SharePoint.

Qu’est-ce que Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint est la plateforme de gestion de contenu d’entreprise directement intégrée à l’écosystème Microsoft 365.

Elle fonctionne de deux façons principales : d’abord comme service back-end qui stocke et sécurise les contenus d’autres applications Microsoft, puis comme plateforme orientée utilisateur pour collaborer.

Par exemple, SharePoint gère de manière transparente le stockage de fichiers pour Microsoft Teams et s’occupe des autorisations de partage dans Outlook. Parallèlement, votre équipe peut aussi l’utiliser directement pour créer des intranets d’entreprise, des bibliothèques de documents avec gestion des versions, ou encore pour concevoir des workflows automatisés.

Cette intégration à l’échelle de l’écosystème est la signature de SharePoint : à la fois sa grande force… et la source de sa complexité bien connue.

Aujourd’hui, la plupart des utilisateurs déploient SharePoint Online avec leur abonnement cloud, mais il existe encore des versions sur site.

Fonctionnalités de Microsoft SharePoint

SharePoint embarque de larges fonctionnalités GED (gestion électronique de documents) que Microsoft qualifie de plateforme unifiée. Mais cette richesse peut être déstabilisante pour ceux qui souhaitent juste accomplir des tâches simples. Voici un aperçu pratique de ses fonctionnalités.

Bibliothèques de documents et gestion de contenu

SharePoint offre un stockage centralisé et sécurisé via ses bibliothèques de documents. Au-delà de simples dossiers, il s’appuie sur le contrôle de version pour garder l’historique des modifications et sur les métadonnées pour classer les contenus selon des propriétés comme le client, le projet ou le statut.

Dans la pratique, cela prévient les écrasements accidentels et permet de retrouver un contrat en cherchant le nom du client plutôt qu’en devinant dans quel dossier il est rangé.

Par exemple, une équipe marketing peut taguer toutes les ressources d’une campagne pour retrouver en un clic toutes les images « Approuvées » du « Lancement T4 ». De la gestion documentaire simplifiée, en somme.

En réalité, l’efficacité de ce système dépend avant tout de la rigueur de votre équipe à appliquer les tags de façon cohérente.

Sites d’équipe et intranet

SharePoint brille lorsqu’il s’agit de créer des sites d’équipe : des espaces hubs personnalisables pour un service ou un projet.

Ces sites regroupent bibliothèques de documents, calendriers partagés, listes de tâches et actualités d’entreprise en un seul espace commun — la « source de vérité » du groupe.

Une équipe projet, par exemple, aura un site regroupant le planning, tous les fichiers associés et un calendrier des échéances clés en un même endroit.

Cependant, pour créer un site vraiment soigné et personnalisé, il faut souvent l’aide technique de l’IT ou d’un développeur. L’interface moderne reste tout de même adaptée au mobile.

Intégration native à Microsoft 365

C’est le principal point de différenciation de SharePoint.

Il s’agit de la couche de contenu fondamentale de tout l’écosystème Microsoft. Souvent invisible, SharePoint agit en coulisses des apps que votre équipe utilise déjà — créant un workflow documentaire fluide où vous n’avez presque jamais à « aller sur SharePoint ».

Par exemple, vous pouvez coéditer une présentation PowerPoint en temps réel avec vos collègues et en discuter sur Teams : SharePoint gère stockage et versionnage automatiquement.

L’authentification repose sur Azure AD, assurant une expérience de connexion unique et sécurisée sur tous les services.

Automatisation des workflows via Power Platform

SharePoint permet d’automatiser des processus métier répétitifs en se connectant à Power Platform, en particulier via Power Automate. Cela permet de construire des règles « si…alors » déclenchant des actions selon certains événements : un dépôt de fichier, un changement de statut, pour garantir que chaque processus soit bien suivi.

Un exemple : pour la gestion des notes de frais, un employé charge son justificatif dans une bibliothèque SharePoint. Celui-ci notifie automatiquement le manager pour validation ; une fois validé, le fichier est archivé.

Comme pour les sites d’équipe, il est possible de créer des automatisations de base, mais maintenir ou élaborer des workflows avancés nécessite des compétences spécifiques, distinctes de l’utilisation classique de SharePoint — généralement dédiées à une personne ou une équipe.

Sécurité et conformité

Pour les entreprises soumises à des réglementations strictes, SharePoint propose un kit d’outils de sécurité et conformité digne des plus grandes organisations.

Il repose sur des autorisations granulaires et basées sur les rôles pour définir qui peut voir, modifier ou partager un document ou un contenu. Des fonctions comme la prévention contre la fuite de données (DLP) bloquent aussi le partage d’informations sensibles, comme les numéros de carte bancaire.

C’est indispensable pour répondre à des normes comme le RGPD ou l’HIPAA.

Par exemple, un site RH peut être réservé uniquement aux membres du service pour protéger les dossiers du personnel.

Le principal défi ? Gérer ces autorisations détaillées sur des centaines d’utilisateurs et de sites devient vite une tâche complexe et chronophage.

Avis sur Microsoft SharePoint : retours d’utilisateurs

⭐⭐⭐⭐

G2 4,0/5 | Capterra 4,4/5

Les utilisateurs apprécient globalement la plateforme, mais des difficultés d’utilisation reviennent souvent.

✅ Points forts

L’intégration de SharePoint dans l’écosystème Microsoft est unanimement saluée, considérée comme sa fonctionnalité phare.

Un administrateur remarque :

« Microsoft SharePoint offre un moyen centralisé et fluide de gérer, stocker et collaborer sur des documents entre services. Son intégration étroite à Microsoft 365 rend le partage, la coédition et le suivi des versions très simples. »

Les capacités collaboratives reviennent très souvent en point positif.

Un utilisateur note :

« Ce que je préfère dans Microsoft SharePoint, c’est la simplicité de la gestion documentaire et du travail collaboratif. Il est facile de partager des fichiers, suivre les versions et contrôler les accès, le tout dans un endroit centralisé. »

La collaboration en temps réel est particulièrement appréciée.

« Plusieurs utilisateurs peuvent éditer un même document en même temps. Nous pouvons enregistrer automatiquement les fichiers, réduisant le risque de perte de données saisies. »

Les avantages du stockage cloud sont également mis en avant :

« Nous pouvons stocker beaucoup plus de fichiers en utilisant le cloud plutôt que notre serveur local. Plus besoin non plus de maintenir un serveur de sauvegarde à distance ou de bandes physiques. » selon un utilisateur.

Enfin, dans la recherche et les milieux académiques, les utilisateurs soulignent les capacités d’organisation de SharePoint :

« SharePoint est une plateforme précieuse pour appuyer mon travail de support à la recherche… pour organiser, gérer et partager des documents et données… C’est un hub centralisé où notre équipe peut archiver les dossiers d’appels à projets, la conformité, les rapports internes et les ressources de recherche dans un environnement sécurisé et cloud. »

❌ Points faibles

La critique la plus courante concerne la courbe d’apprentissage et la complexité de l’interface.

Les utilisateurs mentionnent souvent :

« La configuration initiale et la personnalisation peuvent vite sembler écrasantes, surtout pour ceux qui ne connaissent pas l’architecture SharePoint. La navigation et l’interface peuvent parfois prêter à confusion. »

L’ergonomie présente aussi des limites. Pour beaucoup d’utilisateurs, elle manque d’intuitivité.

Un utilisateur donne un exemple précis :

« L’un des défis, c’est que SharePoint peut complètement dérouter les nouveaux utilisateurs. L’interface n’est pas toujours intuitive, surtout pour configurer les droits ou personnaliser les sites. »

Parfois, selon des utilisateurs expérimentés, Microsoft effectue des changements censés améliorer l’expérience qui deviennent plutôt une source de frustration.

Plusieurs utilisateurs relèvent :

« Des changements sont parfois apportés sous prétexte d’amélioration alors qu’il n’y avait rien à corriger et que cela complique les choses inutilement. »

L’utilisation sur mobile et les problèmes d’authentification sont souvent remontés aussi.

« Il faut s’authentifier fréquemment, il devrait exister une autre méthode. L’application est vraiment lourde sur mobile, » indique un utilisateur.

Enfin, la complexité de gestion des droits d’accès et certaines limites d’usage frustrent les administrateurs. Plusieurs relèvent ces deux points :

« La gestion des permissions sur plusieurs bibliothèques et collaborateurs peut être compliquée, et même si la recherche est puissante, elle devient inefficace si les contenus ne sont pas bien tagués ou organisés. »

« Il y a des limites gênantes sur la longueur des noms de fichiers, ce qui complique leur organisation. »

Par ailleurs, lors de la rédaction de cet avis, nous avons identifié un problème notable.

Toutes les informations sur le produit sont assez anciennes. Certains visuels, avis et pages produits n’ont pas été actualisés depuis au moins 10 ans.

Pour certains, ce n’est pas un souci, mais une GED évolue constamment, alors ce manque de mises à jour peut inquiéter.

Microsoft SharePoint vs Dokmee : comparaison des plateformes GED

SharePoint comme Dokmee sont des plateformes GED complètes, mais leur philosophie diffère : SharePoint mise tout sur l’intégration Microsoft (et la complexité qui va avec), alors que Dokmee propose une GED moderne, simple à déployer avec une expérience utilisateur intuitive.

Comment choisir entre GED Microsoft et une GED moderne

Le choix entre SharePoint et des alternatives GED modernes comme Dokmee dépend des priorités et de la stratégie technologique de votre organisation.

Quand choisir SharePoint

SharePoint est un bon choix si votre entreprise a déjà investi dans Microsoft 365 et que vos équipes travaillent tout le temps avec Teams, Word, Excel et autres applications Microsoft.

L’intégration compense la courbe d’apprentissage lorsque la collaboration se fait essentiellement dans l’environnement Microsoft. Par exemple :

• Les grandes entreprises avec une équipe IT dédiée peuvent tirer parti de la personnalisation extrême de SharePoint pour créer des portails intranet sophistiqués et des processus métier automatisés.
• Les organisations soumises à de fortes exigences réglementaires et de gestion des droits bénéficient des outils avancés de sécurité, intégrés à Azure Active Directory.

Si votre équipe possède déjà une expertise SharePoint ou des administrateurs certifiés Microsoft, la complexité de la plateforme devient plus gérable pour exploiter tout le potentiel GED avancé de SharePoint.

Quand choisir une GED moderne

Les plateformes GED modernes comme Dokmee sont idéales pour les organisations qui souhaitent une adoption rapide et une gestion de contenu intuitive dès le premier jour. Par exemple :

• Les équipes qui ont besoin d’être productives immédiatement (sans formation longue) profiteront des interfaces modernes et des workflows fluides.
• Les entreprises en quête de tarification transparente évitent ainsi l’escalade des coûts liés aux licences et abonnements Microsoft.
• Les PME qui veulent des fonctionnalités GED avancées sans les exigences d’une grande entreprise et cherchent avant tout des gains de productivité et une expérience utilisateur simple.

Si vos besoins en GED sont centrés sur la gestion documentaire et les processus métier, sans dépendre de toute l’intégration Microsoft, une plateforme moderne comme Dokmee offre toutes les fonctionnalités sans la complexité de l’écosystème — tout en restant compatible avec Microsoft 365… et SharePoint lui-même !

Le verdict final : Microsoft SharePoint, est-ce un bon choix ?

Choisir SharePoint revient à une seule question : votre organisation veut-elle avant tout la meilleure intégration Microsoft possible ?

Si votre équipe travaille au quotidien dans Teams, Outlook et Office, ses possibilités de collaboration peuvent compenser la courbe d’apprentissage exigeante. Mais le coût réel de la plateforme est plus élevé que l’entrée de gamme à 5 $. Les offres Business débutent à 12,50 $/mois (avec Teams). Avec Copilot, cela grimpe à 30 $/utilisateur/mois.

Le vrai compromis de SharePoint, c’est sa complexité : l’approche « couteau suisse » est puissante, mais transforme souvent les tâches simples (navigation, droits d’accès…) en casse-têtes pour l’utilisateur lambda.

Si vous visez la puissance d’une GED d’entreprise sans friction utilisateur, une alternative moderne comme Dokmee propose des fonctionnalités comparables, mais avec une prise en main bien plus intuitive. De plus, elles s’interfacent aussi avec Microsoft 365… et SharePoint : vous ne ratez donc rien.

Dokmee représente l’approche moderne : GED complète et orientée processus, accessible à toute l’équipe dès le départ, sans exiger une expertise Microsoft.

Votre équipe a déjà assez à apprendre ! Pourquoi ajouter de la complexité quand une GED moderne peut accélérer votre travail, et non le ralentir ?

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Foire aux questions

Combien coûte Microsoft SharePoint ?

SharePoint débute à 5 $ par utilisateur/mois dans l’offre Microsoft 365 Basique, mais la plupart des entreprises nécessitent la formule Business Standard (12,50 $ par utilisateur/mois) pour profiter pleinement des fonctionnalités GED, sans oublier les éventuels coûts supplémentaires pour Power Platform.

SharePoint est-il inclus dans Microsoft 365 ?

Oui, SharePoint Online est inclus dans la majorité des offres Microsoft 365 entreprise, bien que la disponibilité des fonctionnalités évolue selon la formule. Les offres de base proposent une expérience SharePoint limitée, alors que des fonctionnalités GED avancées sont réservées aux abonnements supérieurs.

Quelle différence entre SharePoint et OneDrive ?

OneDrive sert au stockage personnel et au partage de fichiers individuels, tandis que SharePoint offre une GED complète avec sites, workflows et gestion documentaire avancée. Les fichiers OneDrive sont stockés dans SharePoint, mais avec une interface centrée sur l’utilisateur individuel.

SharePoint est-il difficile à prendre en main ?

Les retours d’utilisateurs s’accordent à dire que SharePoint présente une forte courbe d’apprentissage, notamment pour la personnalisation des sites et la gestion des droits. Le partage documentaire de base est simple, mais exploiter toutes les options GED requiert souvent une vraie formation et un support administratif régulier.