Avis sur M-Files : avantages, inconvénients, tarification et alternatives

M-Files repose sur le principe que les structures de dossiers traditionnelles sont défaillantes. L’éditeur privilégie une organisation documentaire « intelligente » fondée sur les métadonnées.

Mais ce changement comporte des compromis qui ne sont pas toujours évidents lors des démonstrations ou des essais.

Cet avis sur M-Files se concentre sur les faits plutôt que sur les arguments de vente afin de vous montrer ce que fait réellement cet outil, pour qui il est le plus adapté, et si son approche justifie la complexité et le coût qui l’accompagnent.

Qu’est-ce que M-Files ?

Depuis 2001, M-Files remet en question la gestion documentaire conventionnelle avec une philosophie simple : les dossiers traditionnels ne reflètent pas la manière dont les gens pensent ou recherchent réellement l’information.

Plutôt que d’organiser les documents selon leur emplacement, M-Files les classe selon leur nature.

Cette approche de « gestion intelligente de l’information » signifie que vous pouvez retrouver un même contrat en cherchant « accords fournisseurs », « documents juridiques » ou « contrats 2024 ». Le système comprend qu’il s’agit là de différentes façons de décrire une même information.

La plateforme combine cette organisation fondée sur les métadonnées avec des capacités modernes d’IA, l’automatisation des workflows, et ce que beaucoup considèrent comme l’interface la plus conviviale dans le secteur de la gestion documentaire d’entreprise.

L’interface intuitive et la faible courbe d’apprentissage, ainsi que de vastes options de personnalisation et plusieurs fonctionnalités utiles (dont une intégration IA remarquable), rendent M-Files particulièrement facile à prendre en main.

Mais M-Files ne se limite pas au stockage documentaire ; il a été conçu comme une plateforme de gestion de contenu complète, capable de tout gérer, du simple partage de fichiers aux workflows d’approbation complexes et à la conformité réglementaire.

À qui s’adresse réellement M-Files ?

M-Files est particulièrement efficace dans les organisations où la découverte de l’information prime sur la hiérarchie des informations.

Les entreprises qui profitent le plus de M-Files sont celles qui partagent les mêmes documents et connaissances dans plusieurs départements différents. Par exemple :

Les cabinets d’avocats, sociétés de conseil et cabinets comptables où un même document peut concerner plusieurs clients, projets ou domaines d’expertise trouvent M-Files extrêmement utile.

Un seul modèle de contrat peut ainsi être tagué « document juridique », « onboarding client » et « contrat de revenu », ce qui le rend accessible peu importe la façon dont on souhaite le retrouver.

Les entreprises industrielles qui doivent faire circuler des plans d’ingénierie entre revue de conception, conformité et planification de production tirent aussi profit de solutions de GED comme M-Files.

Grâce aux métadonnées, chaque service peut trouver le même document avec son propre vocabulaire et dans son propre contexte.

Le contenu peut aussi recouper différents processus, au risque de créer des doublons.

Si, dans votre organisation, le débat revient sans cesse à savoir si les contrats clients doivent figurer dans le dossier « Clients » ou « Juridique », M-Files élimine complètement cette discussion.

Les documents peuvent apparaître simultanément dans plusieurs emplacements conceptuels sans duplication.

Le système est particulièrement efficace dans les équipes produisant de nombreux types de contenus autour des mêmes sujets essentiels. M-Files est la solution idéale dès lors que les structures de dossiers classiques deviennent un obstacle et que l’on perd trop de temps à rechercher des fichiers pourtant existants.

Fonctionnalités de M-Files

M-Files regroupe des fonctionnalités puissantes au sein d’une interface décrite par la plupart des utilisateurs comme étonnamment accessible.

Cependant, la valeur de chaque fonctionnalité dépendra fortement des besoins et du niveau technique de votre organisation.

Organisation basée sur les métadonnées

Il s’agit de la fonctionnalité phare de M-Files et de son principal facteur de différenciation.

Ici, pas de dossiers : tout est organisé par propriétés — type de document, client, projet, date, statut, ou tout autre critère défini.

Le principe est puissant : une seule facture peut apparaître en cherchant « factures », « société ABC », « T3 2024 » ou « en attente d’approbation » sans générer de copies multiples. Pour les organisations débordées par l’empilement de structures de fichiers qui se recoupent, cela peut être une révolution.

Cependant, cette approche nécessite que chacun change sa façon de gérer les documents. Votre équipe doit être à l’aise pour attribuer plusieurs métadonnées aux documents, plutôt que de juste déposer les fichiers dans des dossiers familiers. L’efficacité du système dépend de la rigueur d’application des métadonnées par votre équipe.

Capture intelligente de documents

Les capacités d’IA de M-Files sont particulièrement utiles dans le traitement documentaire. Le système extrait automatiquement des informations importantes de factures, contrats et autres documents structurés, puis suggère des métadonnées adéquates.

La reconnaissance optique de caractères (OCR) est excellente, et l’IA s’améliore à mesure qu’elle apprend de vos corrections. Pour les volumes importants de documents, cela réduit nettement la saisie manuelle.

Le défi reste la phase de configuration initiale.

L’IA a besoin de données d’exemple pour bien fonctionner, et vous passerez un certain temps les premiers mois à corriger ses suggestions. Une fois entraînée, elle est assez précise mais ce n’est pas un système prêt à l’emploi dès l’installation.

Automatisation des workflows

M-Files propose des fonctionnalités de workflow robustes et intuitives.

Vous pouvez créer des chaînes d’approbation, notifications automatiques et routages conditionnels sans être expert technique.

Le concepteur de workflow visuel est bien pensé et le système gère aussi bien les processus d’approbation simples que les workflows complexes à plusieurs étapes. Les intégrations incluent DocuSign pour la signature électronique, intégrée de façon transparente dans les workflows.

Cependant, les fonctions de workflow sont moins puissantes que celles des plateformes spécialisées en gestion de processus métiers (BPM).

Si vous avez besoin d’une automatisation très complexe, M-Files peut rapidement montrer ses limites.

Interface utilisateur et ergonomie

C’est ici que M-Files se distingue vraiment.

Le tableau de bord rappelle l’explorateur de fichiers Windows, familier à la plupart des utilisateurs. Là où d’autres outils imposent une longue prise en main, M-Files est accessible, intuitif et simple à naviguer.

L’interface reprend les codes de la plupart des applications de bureau et des outils web modernes. La majorité des utilisateurs peut être productive immédiatement, un phénomène rare dans la gestion documentaire d’entreprise.

L’application mobile offre elle aussi une interface claire, avec toutes les fonctionnalités sur tablette et smartphone, sans la lourdeur qui affecte souvent les applications mobiles professionnelles.

Avis sur M-Files : que disent les utilisateurs ?

⭐⭐⭐⭐

G2 4.3/5 | Capterra 4.4/5 | Gartner 4.6/5

Les retours clients révèlent cependant des tendances qui diffèrent parfois des promesses marketing.

✅ Points forts

L’éloge le plus fréquent concerne la capacité des métadonnées à transformer la recherche de documents. Un utilisateur déclare :

« Cela nous a vraiment facilité l’organisation, le stockage et la recherche de fichiers de recherche importants. Je n’ai plus besoin de structures de dossiers compliquées car la méthode basée sur les métadonnées est un des meilleurs aspects. Il est très facile de retrouver des fichiers de recherche selon des mots-clés, des projets ou même le type de document, car M-Files permet d’étiqueter les documents avec des informations pertinentes. »

Les utilisateurs soulignent en particulier la puissance de la recherche. Pouvoir retrouver un document en se demandant « Qu’est-ce que c’est ? » plutôt que « Où l’ai-je mis ? » est la fonction préférée des équipes gérant des contenus divers.

Les utilisateurs en entreprise apprécient également la richesse fonctionnelle de la plateforme.

Ils s’accordent à dire qu’elle aide les entreprises à organiser et gérer leurs fichiers et documents de façon efficace.

Parmi les points forts cités :

• Scalabilité
• Stockage documentaire rapide et fiable
• Interface facile à comprendre et à utiliser
• Excellente expérience utilisateur

Et en particulier la « fonction de recherche qui permet de gagner beaucoup de temps pour retrouver et partager certains fichiers plus facilement et rapidement avec d’autres utilisateurs de l’entreprise ».

❌ Points faibles

L’écart entre les promesses marketing de M-Files et la réalité côté administration ressort nettement dans les retours des utilisateurs techniques.

Un utilisateur sur G2 remonte de nombreux problèmes avec l’outil.

Son expérience met en lumière d’importants défis, surtout lors de déploiements complexes.

Il note que si le système gère correctement les fonctions de base, la création de structures avancées ou de workflows complexes devient rapidement ardue du fait d’une documentation limitée et trop théorique, qui manque d’exemples pratiques.

Bien que M-Files propose une personnalisation via des gestionnaires d’événements en Visual Basic, l’environnement de développement est jugé désuet et peu pratique — pas de debug, pas de points d’arrêt, aucun outil de journalisation.

De plus, la qualité du support apparaît comme un véritable point faible récurrent.

Parmi les autres plaintes régulières des utilisateurs :

• Limites sur mobile
• Modèle de tarification
• Problèmes de synchronisation

Plusieurs utilisateurs soulignent aussi le coût et la qualité du support, l’un remarquant qu’il s’agit d’un « système coûteux, rarement utilisé ou amélioré, avec un mauvais support ».

M-Files vs. Dokmee : le comparatif direct

L’atout de M-Files est l’organisation intelligente et ses fonctions IA, tandis que Dokmee propose des fonctionnalités d’entreprise, avec une navigation traditionnelle, intuitive et très performante. Voici leur comparatif :

M-Files excelle si votre entreprise est prête à adopter la logique des métadonnées et à profiter du traitement documentaire par IA.

Dokmee, à l’inverse, offre des fonctionnalités similaires mais avec une navigation plus classique, sans bouleverser les habitudes de votre équipe. C’est aussi simple que d’entrer chez soi.

Verdict final : M-Files, est-ce que ça vaut le coup ?

M-Files tient sa promesse de gestion documentaire intelligente — à condition d’un bon accompagnement au changement et d’une vraie adéquation avec les besoins de votre organisation.

Les tarifs sont sur devis, avec la plupart des licences à partir d’environ 60 $/mois/utilisateur nommé.

M-Files a du sens pour les organisations qui peinent avec les dossiers classiques et sont prêtes à changer leur approche. Les sociétés à forte intensité de connaissances, gérant des documents interdépendants, trouvent souvent l’approche par métadonnées révolutionnaire.

En revanche, si votre équipe privilégie une navigation familière et souhaite minimiser la gestion du changement, M-Files ne sera sans doute pas le meilleur choix. L’approche par métadonnées impose une remise en question fondamentale de la gestion documentaire.

Dokmee, lui, combine gestion documentaire d’entreprise et ergonomie familière appréciée de vos utilisateurs.

Notre plateforme propose automatisation avancée des workflows, capture intelligente et sécurité complète, sans changer la manière dont vos équipes organisent l’information.

Pourquoi obliger vos équipes à changer de méthode quand la technologie peut s’adapter à leur manière de travailler ?

Foire aux questions

Quel est le prix de M-Files ?

De nombreux sites d’avis indiquent un prix de départ d’environ 60 $/mois/utilisateur nommé, même si le tarif varie selon le mode de déploiement et les fonctionnalités nécessaires.

M-Files ne communique pas de grille tarifaire publique, préférant fournir des devis personnalisés pour la plupart des déploiements.

M-Files est-il difficile à utiliser ?

M-Files dispose d’une interface intuitive, mais nécessite d’abandonner la logique des dossiers traditionnels au profit des métadonnées. La courbe d’apprentissage technique est faible, mais l’ajustement conceptuel peut s’avérer important pour des équipes habituées à une gestion de fichiers classique.

M-Files est-il un système CRM ?

Non, M-Files n’est pas un CRM traditionnel.

C’est un système de gestion documentaire (GED) conçu pour organiser, automatiser et sécuriser le contenu métier à l’aide de métadonnées.

Cependant, M-Files peut s’intégrer à des plateformes CRM (comme Microsoft Dynamics) ou être configuré pour des fonctions proches du CRM, comme la gestion des contacts, des documents clients et des workflows.

Quelles sont les principales alternatives à M-Files ?

Les concurrents notables sont DocuWare, SharePoint et FileHold.

Cependant, Dokmee s’impose comme l’alternative de référence offrant toutes les fonctionnalités d’entreprise sans imposer l’abandon des habitudes traditionnelles des dossiers.

M-Files fonctionne-t-il hors ligne ?

Oui, M-Files propose un accès hors ligne. Les utilisateurs peuvent désigner des fichiers pour une utilisation hors connexion et les modifications sont synchronisées automatiquement dès que la connexion Internet est rétablie. Néanmoins, certains utilisateurs remontent des soucis de synchronisation en cas de connexion instable.