Simples e personalizável
Sistema de gerenciamento de documentos
DMS da Dokmee
O sistema de gerenciamento de documentos do Dokmee foi projetado como uma solução econômica para organizar os documentos de sua empresa, desde a captura até a edição.
Organize seus documentos de forma eficiente com um DMS
Se quiser gerenciar seus documentos com indexação avançada e fluxos de trabalho automatizados, entre em contato com a Dokmee hoje mesmo.
Funções de pesquisa
- Localizar arquivos instantaneamente
- Pesquisa rápida
- Pesquisa avançada
- Pesquisa global
- Rastrear e recuperar arquivos usando palavras-chave
Organização
- Compartilhe arquivos globalmente
- Gerencie arquivos em um único local central
- Proteja seus documentos
- Imprima ou envie arquivos por e-mail instantaneamente
- Ferramenta de auditoria: Rastrear todas as ações
Colaboração
- Gerenciar o acesso a arquivos
- Mantenha os arquivos organizados
- Compartilhe arquivos de forma rápida e fácil
- Não é necessária equipe interna de TI
Fluxo de trabalho
- Carimbos personalizados
- Assinatura eletrônica com senha
- Automatize as aprovações em segundos
- Aprovar arquivos de fluxo de trabalho em qualquer lugar
- Notificações
Organização e retenção
A estrutura de pastas dinâmica e inteligente do Dokmee organiza automaticamente seus documentos em pastas e subníveis ilimitados.
Compartilhamento e colaboração de arquivos
Compartilhe, armazene, visualize, faça anotações e edite arquivos do Microsoft Word, Excel e PowerPoint de forma segura e colaborativa diretamente no Dokmee.
Segurança
O Dokmee mantém seus documentos totalmente seguros com trilhas de auditoria que registram cada ação, permissões granulares em vários níveis, integração perfeita com o Active Directory e criptografia.
Fluxo de trabalho
O poderoso mecanismo de fluxo de trabalho baseado em regras do Dokmee permite projetar rotas de aprovação personalizadas e processos automatizados de documentos, com caixas de entrada de usuários pessoais, notificações em tempo real, carimbos automáticos, atualizações de campos de índice e rastreamento completo do histórico.
Nuvem
O Dokmee oferece colaboração segura e completa de documentos em qualquer lugar, permitindo trabalho remoto contínuo com rastreamento de acesso a arquivos em tempo real, monitoramento detalhado de ações e gerenciamento de TI opcional sem intervenção.
No local
O Dokmee organiza, protege e gerencia seus documentos com armazenamento rápido no local e controle total da empresa.
O que é um sistema de gerenciamento de documentos (DMS)?
Um Sistema de Gerenciamento de Documentos, ou DMS, é um software criado com gabinetes de arquivos digitais para armazenar, organizar e rastrear os documentos e arquivos da sua organização em um local seguro e centralizado.
Comparar soluções
Há muitos fatores a serem considerados na escolha de um DMS, como o volume de documentos, o tipo de implantação (no local ou na nuvem), os recursos avançados e os tipos de fluxos de trabalho de que você precisa.
Para ajudar, compilamos uma lista de 10 de nossas ferramentas DMS favoritas.
Recursos de transformação digital
Gerencie o fluxo de documentos e processos empresariais com aprovações de múltiplos usuários.
Elimine ou exclua automaticamente arquivos com base em um período de retenção definido.
Converta imagens em arquivos pesquisáveis (PDF, TIFF, JPEG) com suporte para mais de 134 idiomas.
Permita que vários usuários visualizem arquivos simultaneamente, com controle de versão para edição e revisões.
Edite facilmente seus arquivos destacando trechos, adicionando assinaturas, carimbos e muito mais.
Registros de auditoria, criptografia de arquivos e restrições de usuário, com integração ao Active Directory.
Quer se tornar digital?
PERGUNTAS FREQUENTES
Um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) é um software projetado para capturar, armazenar, organizar e gerenciar documentos digitais em gabinetes de arquivos centralizados.
Ele garante que seus documentos estejam protegidos e que você possa acessá-los facilmente, melhorando a colaboração da equipe por meio de controle de versão e fluxos de trabalho automatizados.
Um DMS melhora a produtividade, reduzindo o tempo gasto na pesquisa de arquivos, aumenta a colaboração com o controle de versão e as permissões de acesso, aumenta a segurança dos dados, garante a conformidade regulatória e reduz os custos de papel e armazenamento.
Enquanto um DMS se concentra no gerenciamento e Organização de documentos, o Enterprise Content Management (ECM) é um sistema mais amplo que lida com todos os tipos de conteúdo digital, incluindo e-mails, multimídia e conteúdo da web, em uma organização.
Um DMS é a pedra angular de uma estratégia de ECM.
Não. As ferramentas de armazenamento em nuvem, como o Google Drive ou o Dropbox, oferecem compartilhamento e backup básicos de arquivos, mas não possuem controle avançado de documentos, conformidade, trilhas de auditoria e automação de fluxo de trabalho que um verdadeiro DMS fornece.
As empresas com fluxos de trabalho de documentos complexos ou requisitos de Conformidade normalmente precisam de um DMS.
Você precisa de um DMS para manter os documentos da sua empresa organizados e seguros.
Garante que as pessoas certas tenham acesso às informações certas no momento certo—aumentando a eficiência, a colaboração e a conformidade.
Sim. A maioria das soluções modernas de DMS, como o Dokmee, são altamente escaláveis, permitindo que as organizações expandam a capacidade de armazenamento, adicionem usuários e integrem novos recursos à medida que as necessidades de negócios crescem, seja no local ou na nuvem.
Um bom DMS deve incluir indexação e pesquisa de Documentos, Controle de versão, permissões de acesso, trilhas de auditoria, automação de fluxo de trabalho, integração com outras ferramentas de Negócios, Acesso à nuvem e fortes opções de backup e recuperação de dados.
Um DMS fornece várias camadas de segurança, incluindo criptografia, controle de acesso baseado em função, autenticação de usuário, Compartilhamento seguro de arquivos e registros de auditoria detalhados. Esses recursos ajudam a proteger dados confidenciais e garantem a conformidade com os regulamentos de Privacidade.
Sistema de gerenciamento de documentos Dokmee
Versão 7 e superior
Compatibilidade com navegadores: Edge | Chrome | Safari | Mozilla Firefox
Recomendado ou preferido: Chrome
Integre o Dokmee à sua pilha de ferramentas
Nossa API se integra a qualquer software, oferecendo suporte à pesquisa, recuperação, visualização de arquivos e muito mais. A barra de ferramentas do Office e a impressora virtual permitem a transferência direta de arquivos para o Dokmee.
Active Directory robusto
A sincronização com o Active Directory facilita a configuração de protocolos de segurança e integra seu sistema de rede diretamente ao Dokmee. Isso garante que, quando os funcionários deixarem a empresa, seu acesso ao sistema será imediatamente revogado.
SSO (logon único)
O Dokmee DMS inclui o Single Sign-on.
Por que as empresas usam o SSO:
- Reduzir o número de senhas e nomes de usuário que os usuários precisam lembrar para cada aplicativo
- Simplifique o processo de logon – não há necessidade de reinserir senhas
- Reduzir o risco de ataques de phishing
- Minimizar as solicitações do help-desk de TI relacionadas a problemas de senha
Fluxo de trabalho gráfico
O mecanismo de fluxo de trabalho do Dokmee simplifica a criação de qualquer processo de negócios de forma intuitiva.
- Não é necessária codificação
- Iniciar (ativar) tarefas em série ou em paralelo
- Configurar aprovações dinâmicas
- Acompanhe o progresso com uma representação visual codificada por cores
Dokmee DMS e DocuSign
Assinatura eletrônica
Assine de qualquer lugar
Permita que os profissionais assinem e devolvam documentos de qualquer lugar.
Seguro e em conformidade
A plataforma segura garante a privacidade e a conformidade dos dados com documentos assinados juridicamente vinculativos.
Roteamento flexível
Encaminhe documentos para os usuários em qualquer sequência que corresponda aos seus processos.
A solução de assinatura eletrônica que tem a confiança de centenas de milhões de usuários
A assinatura eletrônica DocuSign, integrada ao sistema de gerenciamento de documentos da Dokmee, permite a assinatura remota rápida e fácil de contratos, cartas e faturas de qualquer lugar.
Dokmee DMS – Vídeo
Visão geral em vídeo
Explore nosso Sistema de Gerenciamento de Documentos para uma transformação digital eficiente, econômica e fácil de usar.