O que é Captura de Documentos? Um Guia Completo para Empresas

As empresas lidam com muitos documentos diariamente, e pode ser quase impossível gerenciar faturas, contratos, registros e formulários ao mesmo tempo.

O verdadeiro problema surge quando você tem documentos espalhados por diferentes sistemas.

A única solução é ter um sistema de gestão de documentos com uma captura de documentos sólida.

Captura de documentos vai além da simples digitalização. Utiliza automação e IA para acelerar fluxos de trabalho, reduzir erros e ajudar as organizações a cumprir requisitos de conformidade em setores como finanças, saúde, educação e governo.

O que é Captura de Documentos?

Captura de documentos é o processo de trazer documentos para o seu sistema de gestão de documentos em um formato estruturado e utilizável.

Você captura documentos por meio de digitalização, e-mails, uploads ou downloads. Essencialmente, qualquer sistema que você tenha para importar documentos para o seu DMS.

Captura de documentos também inclui classificação, indexação e marcação de metadados. Esse processo irá automatizar seus fluxos de trabalho de documentos e melhorar o acesso aos dados.

Os melhores DMS e soluções de ECM usam OCR (reconhecimento óptico de caracteres) para converter imagens digitalizadas e PDFs em texto pesquisável e editável.

O OCR analisa as formas e padrões dos caracteres na imagem do documento e os traduz para o texto digital correspondente.

Além do OCR, a IA e o aprendizado de máquina extraem automaticamente dados importantes e classificam documentos. Isso significa que o sistema pode identificar se um documento é uma fatura, ordem de compra ou formulário de seguro sem necessidade de classificação manual.

Isso ajuda a acelerar a indexação e facilita o encaminhamento de documentos através dos fluxos de trabalho do negócio.

Recursos da Captura de Documentos

Captura de documentos envolve importar documentos, porém, há mais detalhes nesse processo.

Sistemas de captura de documentos fazem a conversão inicial de arquivos em papel ou digitais para o seu formato final, mas também os classificam com indexação avançada e extração de dados.

Para importar e utilizar com sucesso seus documentos, seu sistema de captura de documentos precisa de uma série de recursos que tornam o processo fluido.

• Captura de múltiplas fontes

Um sistema que só pode extrair documentos por um único método (digitalização, por exemplo) é completamente ineficaz. Isso irá exigir que você una vários sistemas e pode resultar em perda de dados.

Captura de documentos aceita documentos de scanners, dispositivos multifuncionais, e-mail, fax, pastas de rede e aplicativos móveis.

Isso garante que todas as informações recebidas, independente da fonte, sejam canalizadas para um processo de captura consistente.

• Extração de dados baseada em IA

Por meio de aprendizado de máquina e OCR, as ferramentas de captura de documentos podem identificar e extrair campos de dados, incluindo números de faturas, nomes ou valores.

Ao extrair dados automaticamente, você garante a precisão da informação e, ao não precisar extrair cada dado individualmente, reduz drasticamente o trabalho manual.

• Processamento em lote e leitura de código de barras

À medida que as empresas crescem, também cresce a quantidade de documentos que você tem que lidar diariamente. A captura em lote ajudará você a processar e gerenciar todos de uma só vez.

As ferramentas identificam e separam documentos usando códigos de barras, códigos QR ou modelos pré-definidos, permitindo a classificação, indexação e roteamento automáticos.

• Implantação flexível

Você pode escolher implantar seu sistema de captura de documentos localmente, na nuvem ou em um ambiente híbrido para que ele se adapte totalmente às suas estratégias de TI e cumpra as políticas de governança e segurança de dados.

• Integrações

Integração perfeita com sistemas ECM, plataformas ERP, ferramentas de CRM e outros aplicativos de negócios garante que os dados capturados fluam diretamente para processos subsequentes, aumentando a produtividade e reduzindo gargalos.

• Segurança

Ferramentas de captura de documentos incluem recursos de segurança como criptografia, controles de acesso baseados em função e trilhas de auditoria.

Essas capacidades ajudam as empresas a manter conformidade com regulamentos como HIPAA, GDPR e FINRA.

Por que Automatizar a Captura de Documentos?

Gerenciar seus documentos manualmente consome muito tempo e, pior ainda, é suscetível a erros. Inserir campos de dados um por um pode ser tedioso e levar a falhas.

No entanto, a captura de documentos resolve esses problemas ao automatizar o processamento de documentos, seja em papel, por e-mail ou por uploads digitais.

Organizações relatam até 60% de tempos de processamento mais rápidos após adotar sistemas inteligentes de captura.

Automatizar a captura de documentos melhora a eficiência e reduz custos.

Ao substituir a digitação manual por tecnologias de reconhecimento e extração automáticas, você pode realocar recursos e equipe para outras atividades que agregam mais valor, como faturamento, integração, processamento de sinistros e gestão de contratos.

Isso permite um fluxo melhor e mais rápido que leva a um relacionamento mais sólido com seus clientes.

A automação também melhora a precisão dos dados. Ferramentas de captura de documentos baseadas em IA detectam rapidamente anomalias para garantir integridade antes dos dados entrarem nos sistemas corporativos. Assim você agiliza aprovações e relatórios e oferece informações precisas para toda a empresa.

Além disso, automatizar a captura aumenta a segurança e a conformidade. Com criptografia inserida, controles de acesso por função e trilhas de auditoria completas, a captura de documentos ajuda sua organização a seguir regulamentos como HIPAA, GDPR, SOX e FINRA.

A automação garante que documentos sensíveis sejam armazenados, processados e transmitidos com segurança.

No fim das contas, automatizar a captura de documentos não trata apenas de digitalizar papel, mas de transformar a forma como você gerencia seus dados.

Melhores Práticas para Captura de Documentos

Seu sistema de captura de documentos vai mudar completamente a forma como importa e classifica seus documentos.

No entanto, há vários pontos que você deve levar em consideração antes de mergulhar fundo.

• Entenda seus documentos

Comece avaliando os tipos e volumes de documentos que sua organização processa diariamente, semanalmente e mensalmente.

É importante entender se você lida com faturas, contratos, sinistros, formulários de funcionários ou registros de clientes para definir necessidades específicas como classificação, indexação e extração de campos.

• Escolha soluções que suportem crescimento e diferentes formatos

Sua solução de captura deve lidar com uma ampla variedade de formatos, como papel, PDFs, e-mails, imagens e formulários estruturados.

Além disso, ela deve ser escalável para que seu sistema possa ser adaptado facilmente conforme a empresa cresce.

Procure sistemas que ofereçam digitalização, importação em lote e integrações duradouras com armazenamento em nuvem ou plataformas de gestão de conteúdo.

• Use extração por IA e validação para reduzir correções manuais

Sistemas modernos de captura usam IA e aprendizado de máquina para extrair campos de dados e validá-los conforme regras pré-definidas do negócio.

Com essas capacidades, as organizações reduzem a intervenção manual, diminuem erros e garantem consistência nos dados.

Por exemplo, a IA pode identificar e verificar automaticamente números de fatura, datas e informações de fornecedores.

• Escolha sistemas que se encaixem na sua infraestrutura de TI e necessidades de segurança

Toda solução de captura de documento deve ser avaliada conforme seu stack de dados e ferramentas existentes, incluindo compatibilidade com serviços de nuvem, configurações de rede e protocolos de armazenamento.

É essencial escolher plataformas que se integrem perfeitamente aos sistemas corporativos, como ERP, ECM e CRM, atendendo também aos requisitos internos de cibersegurança.

Opções em nuvem e híbridas oferecem flexibilidade extra.

• Implemente controles de segurança e conformidade robustos

A captura de documentos muitas vezes envolve lidar com dados sensíveis, como informações pessoais, registros financeiros ou informações de saúde protegidas.

Para proteger esses dados e atender exigências regulatórias como HIPAA, GDPR ou SOX, sua solução deve incluir criptografia forte (em repouso e em trânsito), controles de acesso baseados em função e registros detalhados de auditoria.

Esses recursos ajudam a prevenir acessos não autorizados e oferecem rastreabilidade clara para auditorias.

• Treine sua equipe e acompanhe o desempenho

Se toda a equipe não está engajada e ciente do novo sistema, tanto faz ter uma pasta desorganizada cheia de papéis soltos.

Ao treinar a equipe, você garante que todos saibam usar as ferramentas de captura de documentos de forma eficiente e alinhada aos padrões da organização.

Além disso, estabeleça KPIs e dashboards de relatórios para monitorar taxas de precisão, velocidade de processamento e tratamento de exceções. Revisões regulares ajudam a implementar melhorias necessárias e otimizar seu sistema.

Dokmee Captura de Documentos

Dokmee Capture é uma solução de captura de documentos movida por IA feita para empresas com necessidades rígidas de conformidade e fluxo de trabalho.

Ela aceita documentos de diversas fontes: scanners, e-mail, fax e dispositivos móveis.

Sua IA extrai dados e lê códigos de barras para automatizar a classificação e separação, economizando tempo e reduzindo erros. O processamento em lote ajuda a lidar com grandes volumes de forma eficiente.

Com implantação flexível (localmente, na nuvem ou híbrida), a Dokmee Capture atende aos requisitos de segurança e infraestrutura. Ela também se integra totalmente à plataforma ECM da Dokmee para um sistema completo de gestão de documentos.

Saiba mais sobre a Dokmee Capture.

Captura de documentos é peça-chave na gestão documental. Automatizá-la com IA aumenta a velocidade, precisão e conformidade, reduzindo o esforço manual.

Soluções como a Dokmee Capture permitem que as organizações gerenciem fluxos de documentos com menos complicação e mais resultados.

Solicite uma demonstração para ver como a Dokmee pode ajudar sua empresa.