M-Files Review: Prós, Contras, Preços e Alternativas

O M-Files foi criado com base no pressuposto de que as estruturas tradicionais de pastas são falhas. A empresa direciona o foco para uma organização de documentos orientada por metadados, “inteligente”.

Mas essa mudança traz compromissos que nem sempre são óbvios durante demonstrações ou testes.

Esta análise do M-Files foca-se nos fatos, em vez de argumentos de venda, para mostrar o que esta ferramenta realmente faz, para quem ela funciona melhor e se a abordagem justifica a complexidade e o custo associados.

O que é o M-Files?

Desde 2001, o M-Files desafia a gestão de documentos tradicional com uma filosofia simples: pastas tradicionais não refletem como as pessoas realmente pensam ou procuram informações.

Em vez de organizar documentos por onde pertencem, o M-Files os organiza por aquilo que são.

Essa abordagem de “gestão inteligente da informação” significa que você pode encontrar o mesmo contrato pesquisando por “acordos de fornecedores”, “documentos jurídicos” ou “contratos 2024”. O sistema entende que essas são formas diferentes de descrever a mesma informação.

A plataforma combina essa abordagem orientada por metadados com recursos modernos de IA, automação de fluxos de trabalho e aquilo que muitos consideram a interface mais amigável entre as soluções empresariais de gestão de documentos.

A interface intuitiva e a baixa curva de aprendizagem, juntamente com amplas opções de personalização e vários recursos úteis, incluindo integração avançada de IA, fazem do M-Files um DMS especialmente fácil de usar.

Mas o M-Files não trata apenas de armazenamento de documentos; foi projetado como uma plataforma de gestão de conteúdos abrangente, capaz de lidar desde o simples compartilhamento de arquivos até fluxos de aprovação complexos e conformidade regulatória.

Para quem o M-Files é realmente indicado?

O M-Files funciona melhor em organizações onde descobrir a informação é mais importante do que a hierarquia da informação.

Empresas que mais se beneficiam do M-Files são aquelas que compartilham os mesmos documentos e conhecimentos entre diferentes departamentos. Por exemplo:

Escritórios de advocacia, consultorias e empresas de contabilidade onde o mesmo documento pode ser relevante para vários clientes, projetos ou áreas de atuação consideram o M-Files extremamente útil.

Um único modelo de contrato pode ser marcado como “documento jurídico”, “integração de cliente” e “contrato de receita”, tornando-o encontrável independentemente da forma como alguém pensa em procurá-lo.

Empresas de manufatura onde desenhos de engenharia precisam passar por revisões de projeto, checagem de conformidade e planejamento de produção também se beneficiam de DMS como o M-Files.

Com a abordagem baseada em metadados, cada departamento pode localizar o mesmo documento usando sua própria terminologia e contexto.

Em outros casos, o conteúdo pode estar presente em diferentes processos, o que costuma criar duplicatas.

Se sua organização debate constantemente se contratos de clientes pertencem à pasta “Clientes” ou à pasta “Jurídico”, o M-Files elimina completamente essa discussão.

Os documentos podem existir simultaneamente em vários locais conceituais, sem duplicação.

O sistema é especialmente poderoso para equipes que geram diferentes tipos de conteúdo em torno dos mesmos tópicos centrais. O M-Files é a solução quando estruturas rígidas de pastas não funcionam e as pessoas perdem tempo procurando arquivos que sabem que existem.

Recursos do M-Files

O M-Files reúne funcionalidades significativas em uma interface surpreendentemente acessível, na opinião da maioria dos usuários.

No entanto, a força dos recursos individuais varia consideravelmente conforme as necessidades e o grau de conhecimento técnico da organização.

Organização baseada em metadados

Esse é o recurso exclusivo e maior diferencial do M-Files.

Em vez de armazenar documentos em pastas, tudo é organizado por propriedades: tipo de documento, cliente, projeto, data, status, e quaisquer outras que você definir.

O conceito é poderoso: uma única fatura pode aparecer quando você procura por “faturas”, “ABC Company”, “3º trimestre de 2024” ou “aguardando aprovação”, sem criar cópias. Para organizações afogadas em estruturas de arquivos sobrepostas, isso pode ser revolucionário.

Porém, essa abordagem exige que todos mudem a forma de pensar sobre gestão de documentos. Sua equipe precisa estar confortável em marcar documentos com vários campos de metadados, em vez de apenas arrastar arquivos para pastas familiares. O sistema só é eficaz se os metadados forem aplicados de forma consistente por todos.

Captura Inteligente de Documentos

Os recursos de IA do M-Files se destacam no processamento de documentos. O sistema pode extrair automaticamente informações importantes de faturas, contratos e outros documentos estruturados, sugerindo as tags de metadados apropriadas.

A funcionalidade OCR é excelente, e a IA fica mais inteligente com o tempo, aprendendo com as suas correções. Para processamento de grandes volumes de documentos, isso pode reduzir bastante a entrada manual de dados.

O desafio está no período de configuração inicial.

A IA precisa de dados de treinamento para realizar bem suas tarefas, e nos primeiros meses você passará algum tempo corrigindo as sugestões. Uma vez treinada, é bastante precisa, mas não funciona prontamente sem ajustes.

Automação de Fluxos de Trabalho

O M-Files oferece recursos sólidos e intuitivos de workflow.

Você pode criar cadeias de aprovação, notificações automáticas e regras condicionais sem ser um especialista técnico.

O construtor visual de fluxos de trabalho é bem projetado e o sistema lida eficazmente tanto com processos de aprovação simples quanto com fluxos multi-etapas mais complexos. Integrações incluem DocuSign, que funciona muito bem para assinaturas eletrônicas dentro do contexto do workflow.

No entanto, os recursos de workflow não são tão poderosos quanto as plataformas dedicadas de Business Process Management (BPM).

Se você precisa de automação de processos altamente complexos, pode acabar superando as capacidades do M-Files.

Interface do Usuário e Usabilidade

É aí que o M-Files se destaca.

O painel lembra o Windows Explorer, que a maioria dos usuários conhece bem. Enquanto outros produtos possuem uma curva de aprendizado íngreme, o M-Files é amigável e fácil de navegar.

A interface espelha aplicativos desktop e ferramentas web modernas. A maioria dos usuários consegue ser produtiva sem treinamento extensivo, algo raro em gestão de documentos empresarial.

O aplicativo móvel também possui uma interface limpa. Ele oferece funcionalidade completa em tablets e smartphones, sem o aspecto engessado típico de muitos apps empresariais para dispositivos móveis.

Opinião dos usuários do M-Files

⭐⭐⭐⭐

G2 4,3/5 | Capterra 4,4/5 | Gartner 4,6/5

No entanto, os relatos de usuários mostram padrões interessantes que nem sempre correspondem ao que o marketing promete.

✅ Prós

O elogio mais recorrente é sobre como a abordagem baseada em metadados transforma a busca por documentos. Um usuário afirma:

“Ficou muito mais fácil para nós organizar, armazenar e encontrar arquivos importantes de pesquisa. Não preciso de estruturas de pastas complicadas porque o método por metadados é um dos melhores aspectos. É muito fácil encontrar arquivos específicos de pesquisa por palavras-chave, projetos ou mesmo pelo tipo de documento, porque o M-Files permite marcar documentos com informações relevantes.”

Usuários destacam consistentemente a capacidade de busca como transformadora. Poder encontrar documentos perguntando “O que é isso?” em vez de “Onde coloquei isso?” é o recurso favorito de equipes que gerenciam tipos de conteúdo variados.

Usuários corporativos elogiam as capacidades abrangentes da plataforma.

Em geral, concordam que ajuda as empresas a armazenar e gerenciar arquivos e documentos de modo eficiente.

Entre os pontos fortes mais citados estão:

• Escalabilidade
• Armazenamento de documentos rápido e confiável
• Interface fácil de entender e usar
• Ótima experiência do usuário

E, em particular, a “função de busca que economiza muito tempo na hora de encontrar arquivos específicos, que também podem ser facilmente compartilhados com outros usuários da empresa.”

❌ Contras

A diferença entre as promessas de marketing do M-Files e a realidade administrativa aparece nos relatos técnicos dos usuários.

Um usuário do G2 levantou várias questões sobre o uso da ferramenta.

A experiência desse usuário destaca desafios significativos, especialmente em implementações mais complexas.

Ele observa que, embora o sistema lide bem com funcionalidades básicas, criar estruturas avançadas ou fluxos de trabalho multi-etapas rapidamente se torna difícil devido à documentação limitada e excessivamente simplista, sem exemplos práticos.

Embora o M-Files permita personalização via Visual Basic, o ambiente de desenvolvimento é descrito como ultrapassado e pouco prático, sem ferramentas de depuração, breakpoints ou recursos de logs.

Além disso, a qualidade do suporte parece ser um ponto recorrente de incômodo.

Outras queixas frequentes incluem:

• Limitações no aplicativo móvel
• Estrutura de preços
• Problemas de sincronização

Vários usuários também se mostram preocupados com o custo e a qualidade do suporte, sendo que um deles afirmou tratar-se de um “sistema caro, raramente usado ou melhorado. Más experiências com o suporte.”

M-Files vs. Dokmee: Comparação direta

O diferencial do M-Files é a organização inteligente e recursos de IA, enquanto o Dokmee oferece funcionalidades empresariais com navegação tradicional, intuitiva e poderosa. Veja como eles se comparam:

O M-Files se destaca quando sua organização está pronta para adotar o pensamento baseado em metadados e se beneficia do processamento de documentos com IA.

O Dokmee, por outro lado, traz funcionalidades similares com navegação tradicional, sem exigir mudança filosófica da equipe. É tão fácil quanto entrar em uma casa familiar.

Veredito final: O M-Files vale a pena?

O M-Files cumpre o que promete em termos de gestão inteligente de documentos, mas o sucesso depende da aderência e gestão de mudanças na organização.

Os preços são cotados conforme a necessidade, com licenças nomeadas usualmente a partir de cerca de US$60/mês.

O M-Files faz sentido para organizações que realmente enfrentam dificuldades com estruturas tradicionais de pastas e que têm equipes dispostas a abraçar uma nova forma de organizar a informação. Negócios intensivos em conhecimento, com documentos complexos e interligados, geralmente acham a abordagem por metadados revolucionária.

No entanto, o M-Files pode não ser a melhor escolha se sua equipe valoriza padrões de navegação familiares e deseja minimizar o impacto das mudanças. A organização por metadados exige uma mudança fundamental na forma de pensar sobre arquivos.

O Dokmee, por outro lado, une gestão de documentos empresarial com padrões de navegação já conhecidos pelos seus usuários.

Nossa plataforma entrega automação avançada de workflow, captura inteligente e segurança abrangente sem que sua equipe precise aprender uma nova forma de organização.

Por que obrigar sua equipe a mudar a forma de pensar se a tecnologia pode se adaptar ao seu melhor modo de trabalho?

Perguntas frequentes

Quanto custa o M-Files?

Muitos sites de avaliação indicam US$60/mês por usuário nomeado como valor inicial, mas o preço real depende do modelo de implantação e dos recursos necessários.

O M-Files não divulga preços padrão, exigindo cotações personalizadas na maioria dos casos.

O M-Files é difícil de usar?

O M-Files tem uma interface intuitiva, mas exige que o usuário abandone o pensamento tradicional baseado em pastas em favor da organização por metadados. A curva técnica é baixa, mas a mudança de conceito pode ser significativa para equipes acostumadas à gestão convencional de arquivos.

O M-Files é um sistema CRM?

Não, o M-Files não é um CRM tradicional.

Trata-se de um sistema de gestão de documentos (DMS) criado para organizar, automatizar e proteger conteúdos empresariais usando metadados.

No entanto, o M-Files pode ser integrado a plataformas CRM, como o Microsoft Dynamics, ou configurado para funções similares ao CRM, como gerir contatos, documentos de clientes e workflows.

Quais as principais alternativas ao M-Files?

Entre os concorrentes estão DocuWare, SharePoint e FileHold.

Entretanto, o Dokmee se destaca como a principal alternativa, oferecendo funcionalidades empresariais sem exigir dos usuários o abandono dos padrões tradicionais de organização em pastas.

O M-Files funciona offline?

Sim, o M-Files oferece acesso offline. Os usuários podem indicar arquivos para uso offline, e as alterações são sincronizadas automaticamente quando a conexão com a internet é restabelecida. No entanto, alguns usuários relatam problemas de sincronização em conexões instáveis.