O que são integrações de sistemas de gestão de documentos?

O seu negócio funciona com softwares poderosos. O Salesforce gerencia seus clientes, o NetSuite cuida das finanças e o Microsoft 365 é o principal recurso diário da sua equipe. O problema é que essas ferramentas muitas vezes não se comunicam entre si.

Isso desacelera tudo. Seus colaboradores perdem cerca de 30% do dia de trabalho com tarefas repetitivas, como redigitar dados em diferentes aplicativos e buscar informações. Esse é um tempo que poderia ser utilizado em tarefas mais valiosas.

A integração do software de gestão de documentos faz a ponte entre esses sistemas. Permite que suas ferramentas compartilhem informações automaticamente, criando um único fluxo de trabalho contínuo que torna todo o seu ecossistema tecnológico mais poderoso e sua equipe mais produtiva.

O que é integração de software de gestão de documentos?

A integração de Software de Gestão de Documentos (DMS) conecta seu sistema de documentos a outros aplicativos de negócios, como Salesforce, NetSuite ou Microsoft 365, utilizando APIs, que são caminhos seguros para que os sistemas troquem dados automaticamente.

Em vez de fazer upload manual de arquivos ou duplicar informações entre plataformas, a integração permite que seu DMS sincronize documentos, atualize registros e até mesmo dispare fluxos de trabalho automaticamente quando necessário.

Assim, seu DMS deixa de ser apenas uma ferramenta de armazenamento passiva e se transforma em um centro inteligente e conectado, alinhando todos os seus sistemas e mantendo sua equipe focada no que realmente importa.

O que acontece quando suas ferramentas não estão integradas?

Quando suas ferramentas trabalham em conjunto, sua equipe tende a ser mais produtiva e focada.

Quando estão desconectadas, a informação fica fragmentada, reduzindo o ritmo do trabalho e gerando problemas incômodos, como:

Os benefícios de integrar seu software de gestão de documentos

Conectar seu DMS aos demais sistemas do seu negócio não é apenas uma questão de conveniência. Melhora fundamentalmente o modo como sua empresa opera. Os benefícios são claros, diretos e têm impacto real nos resultados.

Reduza o tempo desperdiçado

Pense em todas as horas que sua equipe gasta alternando entre aplicativos, procurando arquivos ou digitando as mesmas informações em formulários diferentes. A integração devolve esse tempo a você.

Ao automatizar o fluxo de informações, seus funcionários podem se concentrar em trabalhos mais valiosos, em vez de tarefas administrativas repetitivas.

Reduza erros custosos

Toda vez que uma pessoa transfere dados manualmente, existe o risco de erro.

Com processos de entrada manual de dados apresentando taxa de erro de até 4%, segundo alguns estudos, um simples erro de digitação no valor de uma fatura ou no ID de um cliente pode resultar em pagamentos incorretos e relatórios financeiros equivocados.

A integração elimina esse risco. Quando seus sistemas se comunicam diretamente, os dados são sempre precisos e confiáveis.

Simplifique a conformidade

Comprovar a conformidade exige um histórico completo e ininterrupto de todos os documentos. Quando os arquivos estão dispersos por diferentes plataformas, criar uma trilha de auditoria única é um pesadelo demorado.

Um sistema totalmente integrado acompanha cada documento desde sua criação até o arquivamento. Oferece um histórico único e pesquisável que facilita auditorias.

Que integrações um DMS deve ter?

Um bom sistema de gestão de documentos potencializa todas as suas demais ferramentas.

As integrações conectam seu DMS ao software que você utiliza diariamente e eliminam a necessidade de saltar entre aplicativos, permitindo criar um único fluxo de trabalho automatizado. Veja as integrações mais importantes que você deve buscar.

Integração com ERP

Atualmente, sua equipe financeira provavelmente está sobrecarregada com a digitação manual de dados.

Quando uma fatura chega, alguém precisa abrir o arquivo e redigitar as informações no seu sistema ERP (Enterprise Resource Planning), como NetSuite ou SAP. Isso é demorado e representa uma grande fonte de erros dispendiosos em pagamentos.

Uma integração com o ERP resolve tudo isso. O DMS pode automaticamente “ler” uma fatura usando tecnologia de OCR e enviar os dados diretamente para o seu ERP.

Isso transforma uma tarefa tediosa e sujeita a erros em um fluxo de trabalho instantâneo, automatizado e preciso. Seus registros ficam livres de erros e pagamentos nunca atrasam.

Integração com CRM

Sua equipe de vendas deveria estar vendendo, mas muitas vezes gasta até um terço do dia em tarefas administrativas.

Um dos principais motivos é a busca por documentos como contratos e propostas perdidos em e-mails ou em compartilhamentos desconectados. Integrar seu DMS a um CRM (Customer Relationship Management) como o Salesforce resolve isso.

Cada contrato e proposta é automaticamente arquivado e vinculado ao registro correto do cliente. Sua equipe tem acesso imediato ao histórico completo de documentos diretamente na interface do CRM. Graças a isso, podem fechar negócios mais rápido e garantir uma fonte única de verdade para cada cliente.

Integração com suíte de produtividade

Sua equipe utiliza ferramentas como Microsoft 365 ou Google Workspace para colaborar, mas isso costuma levar a uma confusão de versões de arquivos. No final, há múltiplas cópias “finais” do mesmo documento e ninguém sabe qual é a correta.

Uma integração adequada faz com que esse problema deixe de existir. Quando você edita um documento no Word ou Google Docs, o sistema salva automaticamente a versão mais recente no DMS.

Isso garante que todos trabalham sempre com o arquivo correto, sem mudar o modo de colaboração.

Integração com assinatura eletrônica

Conseguir a assinatura de um contrato com uma ferramenta como DocuSign é ótimo, mas o processo geralmente para por aí.

O documento legalmente vinculativo acaba ficando isolado na plataforma de assinatura eletrônica, totalmente desconectado do arquivo principal do cliente no seu DMS.

Uma integração de assinatura eletrônica fecha esse ciclo. Após o documento ser assinado, é automaticamente trazido de volta ao DMS e arquivado no local correto.

Isso cria uma trilha de auditoria completa e em conformidade, podendo até disparar o próximo passo do seu processo, como enviar um alerta para o financeiro emitir uma fatura.

Pronto para eliminar o caos na sua organização e aumentar a produtividade da equipe?

O Dokmee integra-se com as principais ferramentas, como o Microsoft 365, para simplificar a execução do trabalho.

5 dicas para escolher um DMS com as integrações certas

1. Analise sua pilha de ferramentas atual primeiro

Antes mesmo de avaliar um DMS, faça o mapeamento de cada aplicativo do qual sua equipe depende diariamente.

Identifique os pontos de atrito entre eles. Sua equipe está movendo dados manualmente do CRM de vendas para o software de contabilidade? Essa é uma integração de que você precisa.

Essa auditoria interna gera uma lista real das suas necessidades.

2. Priorize integrações nativas e prontas

Procure um DMS que já tenha conexões prontas para seus aplicativos mais críticos.

Essas integrações nativas geralmente são mais confiáveis, fáceis de configurar e melhor suportadas do que as de terceiros. Uma biblioteca robusta de integrações demonstra comprometimento com a conectividade total.

3. Avalie a API para necessidades personalizadas

Nenhum DMS terá integração nativa com todas as ferramentas, especialmente se você usa softwares especializados ou legados.

Nesses casos, uma API (Interface de Programação de Aplicativos) flexível e bem documentada é essencial. Uma boa API permite que os desenvolvedores criem integrações sob medida e garantam que nenhuma ferramenta fique de fora.

4. Foco no ponto de captura

A jornada de um documento começa assim que ele entra no seu negócio. A capacidade do seu DMS em capturar informações é parte fundamental de sua integração.

É importante ter um sistema com um software potente de captura de documentos, que use tecnologia OCR para extrair dados automaticamente de digitalizações e PDFs, alimentando seus outros sistemas.

5. Planeje para seu crescimento futuro

O software que você usa hoje pode não ser o mesmo daqui a dois anos.

Escolha um fornecedor de DMS que esteja expandindo constantemente sua base de integrações. Assim, seu DMS poderá se adaptar e se conectar a novas ferramentas à medida que sua empresa evolui.

Para uma análise mais aprofundada do que considerar em uma plataforma, confira nosso guia completo sobre como escolher o melhor sistema de gestão de documentos.

Integre sua pilha de ferramentas com o Dokmee

O verdadeiro poder de uma ferramenta empresarial está na sua capacidade de se conectar com outras soluções.

O Dokmee segue uma abordagem “integração em primeiro lugar”, com conexões nativas para plataformas essenciais como Microsoft 365, Salesforce e QuickBooks, além de uma API robusta para integrar-se ao seu ERP e outros aplicativos personalizados.

Pare de permitir que softwares desconectados criem gargalos e comece a construir fluxos de trabalho integrados.

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Perguntas frequentes (FAQ)

O que é um sistema de gestão de documentos integrado?

É um DMS que se conecta com outros softwares do seu negócio, como CRM e ERP. Atua como um centro centralizado, permitindo que documentos e dados fluam automaticamente entre todas as suas ferramentas.

Para que serve o software DMS?

Quando integrado, um DMS é utilizado para automatizar fluxos de trabalho, criar uma fonte única da verdade para todos os arquivos da empresa e garantir a conformidade ao rastrear cada documento em todos os sistemas conectados.

Quais integrações são padrão em plataformas DMS?

A maioria das plataformas DMS de ponta integra-se a CRM (Salesforce), ERP (SAP), contabilidade (QuickBooks) e suítes de produtividade (Microsoft 365). O Dokmee oferece essas conexões padrão, além de uma API flexível para necessidades personalizadas.

Como as integrações de DMS melhoram os fluxos de trabalho empresariais?

Elas substituem etapas lentas e manuais por automação instantânea. Por exemplo, em vez de um funcionário digitar manualmente dados de uma fatura no ERP, um fluxo integrado realiza isso automaticamente, em segundos e sem erros.