Implementação de DMS: Como e Onde Você Pode Implantar Seu DMS

Seu empreendimento está crescendo e você não pode depender de uma gestão de documentos obsoleta.

No entanto, migrar todos os seus documentos para um sistema moderno de gestão de documentos pode levantar algumas dúvidas:

Para onde vão meus documentos? Onde um DMS é hospedado? Como posso migrar meus documentos sem perdê-los?

Não se preocupe, a implementação do seu DMS pode ser feita em 7 etapas.

Onde você pode implementar um DMS?

Antes de começar a implementar e implantar seu DMS ou sistema ECM, você precisa decidir que tipo de implantação irá escolher.

O que isto significa?

Dependendo da sensibilidade dos seus documentos, você terá que personalizar seu sistema de gestão documental.

Em outras palavras, se você lida com dados extremamente sensíveis, por exemplo, uma instituição governamental ou um banco, seus documentos precisarão ser armazenados em servidores locais, ou seja, uma implantação local (on-premise).

Se você lida com outros documentos que ainda precisam ser seguros, mas sua equipe está espalhada pelo mundo, como acontece com escritórios de contabilidade ou setores industriais, você pode hospedar seus documentos na nuvem. Este também é um método muito seguro e pode ser acessado de qualquer lugar, a qualquer momento (por quem for autorizado, é claro).

Se você possui documentos mistos, por exemplo, pode optar por um sistema híbrido que permite armazenar as informações mais sensíveis em seus próprios servidores e o restante na nuvem.

Implantação na nuvem

Como mencionado, um DMS ou ECM em Nuvem é hospedado em servidores remotos seguros e acessado via internet.

Esse método oferece várias vantagens, começando pela acessibilidade. A maioria das empresas possui um grande percentual de colaboradores remotos. Como não é possível simplesmente ir até o escritório deles, é crucial que todos tenham acesso imediato à mesma versão dos documentos ao mesmo tempo.

Uma implantação em nuvem também é ideal para startups, pois é altamente escalável e não exige um grande investimento inicial ou uma equipe de TI dedicada. Em vez disso, você começa com um sistema pequeno que pode crescer conforme a empresa evolui.

Quando a implantação em nuvem não é uma boa ideia?

Quando não está em conformidade com as normas de segurança.

Embora seus documentos estejam seguros, informações mais sensíveis tendem a precisar de uma segurança adicional.

Implantação local (on-premises)

Uma implantação local significa que seu DMS é instalado e hospedado em servidores físicos dentro de sua organização.

Isso requer um investimento inicial maior e uma equipe de TI dedicada responsável pela manutenção da infraestrutura.

Essa implantação permite a você controle total de todos os aspectos de sua infraestrutura documental, políticas de segurança e acessos.

Ter seu DMS hospedado localmente é perfeito para setores que lidam com dados sensíveis, como saúde, governo ou jurídico, que exigem conformidade com normas como HIPAA e FINRA.

Implantação híbrida

Uma implantação híbrida é uma combinação das implantações local e na nuvem, ou seja, você decide quais documentos ficam nos seus servidores locais e quais ficam acessíveis via internet.

O principal benefício desse sistema é a possibilidade de combinar o controle e a conformidade do sistema local com a flexibilidade e personalização de uma implantação em nuvem.

Garanta que a infraestrutura esteja alinhada às necessidades do seu negócio, aos níveis de segurança e às restrições orçamentárias.

Isto é ideal para empresas que estão fazendo a transição para a nuvem ou para escritórios de advocacia, por exemplo.

Como implementar um DMS passo a passo

Depois de decidir onde irá hospedar seu sistema de gestão documental e, no caso de implantação híbrida, quais documentos ficarão na nuvem e quais ficarão localmente, você pode iniciar a implementação.

Você pode implantar seu DMS seguindo 7 etapas simples e claras.

Etapa 1: Avalie a natureza dos seus documentos

Primeiro de tudo, tenha clareza sobre os documentos que sua organização lida.

Como esses documentos são criados? Onde são armazenados? Quem os acessa?

Assim que souber que documentos sua organização gerencia, mapeie seus fluxos de trabalho e avalie quem os controla.

O ponto chave aqui é também identificar suas principais dores, como problemas de controle de versão, riscos de segurança, arquivos perdidos, lacunas de conformidade, etc.

Etapa 2: Defina suas necessidades e objetivos

Decida quais problemas deseja resolver e como o DMS irá solucionar tais questões.

Garanta que sejam estabelecidas as funcionalidades não-negociáveis que seu DMS deve possuir para resolver seus pontos de dor. Estes podem incluir:

• OCR e captura automática de documentos
• Indexação avançada e metadados
• Controle de acesso de usuários
• Automatização de fluxos de trabalho
• Opções de implantação
• Software de formulários eletrônicos
• Assinatura eletrônica
• Integrações

Etapa 3: Escolha a ferramenta certa

Com seus objetivos e recursos necessários em mente, você pode começar a pesquisar um DMS (caso ainda não tenha encontrado um de sua preferência).

Crie um checklist com seus objetivos e funcionalidades e assegure-se de que o DMS atenda todos os seus requisitos. Peça demonstrações para garantir que está tomando a decisão certa.

Certifique-se de ler avaliações, como este review do Dokmee, e comentários de usuários sobre diferentes ferramentas para analisar como elas funcionaram para outros.

Avalie escalabilidade, opções de integração (ERP, CRM), modelo de licenciamento e suporte do fornecedor.

Etapa 4: Prepare sua implantação e transição

Antes de iniciar a migração de documentos, elabore um roteiro detalhado do processo.

Isto deve incluir fases de implantação como projeto-piloto, implantação geral e fase de expansão.

Mapeie as medidas de segurança, definindo quais usuários podem visualizar, editar ou gerenciar diferentes categorias de documentos, além de estabelecer permissões conforme as necessidades do negócio.

Nesta etapa, integrar a governança de dados é essencial. Estabeleça claramente a propriedade dos dados, padrões de classificação e políticas de gerenciamento do ciclo de vida para manter integridade, segurança e conformidade com normas internas e externas.

Defina um cronograma detalhado para cada fase da implantação, com responsabilidades claras para todos os membros da equipe envolvidos.

Etapa 5: Migre seus documentos

Esta é a etapa mais delicada do processo: mover todos os seus documentos.

Comece com uma auditoria detalhada dos arquivos para identificar e excluir documentos irrelevantes. Esta limpeza reduz a desordem e assegura que apenas conteúdos valiosos sejam migrados, melhorando o desempenho e a usabilidade do sistema.

Com o conjunto de dados simplificado, utilize ferramentas de digitalização e software OCR para converter documentos em papel em formato digital.

Garanta que você aplique metadados consistentes em cada documento durante o processo de indexação. Isso inclui categorização por tipo de documento, data, departamento e outras etiquetas relevantes.

Depois de digitalizar seus arquivos, verifique se há arquivos corrompidos e confirme que o OCR e os metadados foram aplicados corretamente.

Etapa 6: Personalize seu DMS

Com seus documentos salvos com segurança em seu novo DMS, é hora de personalizar o sistema para garantir que ele se ajuste perfeitamente às necessidades do seu negócio.

Isso inclui:

• Atribuição de papéis e permissões aos seus documentos
• Estabelecimento de tipos de documentos, campos de metadados e estrutura de pastas
• Desenhar fluxos de trabalho customizados e automatizados
• Configurar trilhas de auditoria

Garanta que esta etapa seja realizada antes de integrar o restante da equipe ao DMS, para evitar vazamentos ou documentos ausentes.

Etapa 7: Treine sua equipe

Comece promovendo treinamentos adaptados para diferentes usuários e departamentos.

Administradores, usuários finais e gestores terão diferentes formas de interação com o sistema, por isso o treinamento deve ser personalizado conforme as funções de cada um.

Admins podem precisar de treinamento profundo em configuração e permissões, enquanto os usuários gerais podem focar em upload, busca e gestão de documentos dentro de seu escopo de acesso. Gestores podem se beneficiar aprendendo a monitorar fluxos de trabalho, gerar relatórios e supervisionar tarefas de compliance.

Garanta que haja guias, manuais do usuário e tutoriais acessíveis para todos os membros da equipe.

Uma equipe bem treinada e informada é essencial para aproveitar todo o potencial do sistema e garantir o sucesso ao longo do tempo.

Boas práticas para a implementação do seu DMS

Seguindo o guia passo a passo acima, você garantirá uma transição suave para o novo sistema.

No entanto, há algumas boas práticas que você pode seguir e que ajudarão a começar com o novo sistema de gestão de documentos.

• Envie toda a equipe a bordo

O objetivo de um DMS é centralizar, portanto reunir toda a equipe é essencial.

Como já mencionado, é importante treinar sua equipe e garantir que todos entendam os frameworks de governança de dados.

Isto garantirá que o DMS seja utilizado de maneira consistente e correta, aumentando a eficiência e reduzindo erros.

• Comece pequeno e escale

Migrar todos os documentos de uma vez só inevitavelmente levará à confusão.

Começar com uma implantação piloto garante que você possa visualizar claramente o que está acontecendo com seus documentos e perceber gargalos ou outros problemas que exigem atenção.

Quando tiver o sistema estruturado, pode migrar lotes maiores de documentos, fluxos de trabalho e usuários.

• Garanta que seus arquivos estejam limpos e organizados antes da transição

Migrar um conjunto desorganizado de arquivos e documentos levará a documentos perdidos e gavetas de arquivos mal organizadas.

Revisar os arquivos da sua organização e excluir todos os documentos irrelevantes garantirá uma transição sem problemas.

• Não complique demais os fluxos de trabalho no início

Quando você tiver um DMS, poderá criar fluxos de trabalho totalmente automatizados — e pode ser tentador incrementar ao máximo a automação disponível.

Porém, para garantir uma transição tranquila, é melhor personalizar seus fluxos de trabalho com base nos atuais.

Configure tipos de documentos, estruturas de pastas, campos de metadados e fluxos de acordo com a rotina real da equipe. Automatize tarefas repetitivas como aprovações e alertas de retenção sempre que possível.

Você deve implementar um DMS?

Sim, você deve implementar um DMS no seu negócio.

À medida que seu negócio cresce, você não pode se dar ao luxo de perder tempo com métodos ultrapassados de gestão documental que vão limitar sua eficiência.

Seguindo estas 7 etapas práticas para implementação do DMS, sua equipe terá um roteiro claro para digitalizar, organizar e otimizar seus ativos de informação.

Um DMS bem implementado ajuda a reduzir o uso de papel e a tornar a gestão documental muito mais eficiente, além de potencializar equipes, proteger dados e permitir que sua empresa opere com muito mais agilidade e confiança.

Implementar um DMS em sua organização pode ser complicado, no entanto, a Dokmee possui todos os recursos necessários para facilitar muito sua transição para um DMS.