Implementación DMS (SGD): Cómo y dónde puedes implementar tu DMS

Tu empresa está creciendo y no puedes depender de una gestión de documentos obsoleta.

Sin embargo, migrar todos tus documentos a un sistema moderno de gestión documental puede plantear algunas preguntas:

¿A dónde irán mis documentos? ¿Dónde se aloja un DMS? ¿Cómo puedo migrar mis documentos sin perderlos?

No te preocupes, la implementación de tu DMS puede realizarse en 7 pasos.

¿Dónde puedes implementar un DMS?

Antes de comenzar a implementar y desplegar tu DMS o sistema ECM, necesitas decidir qué tipo de despliegue vas a elegir.

¿Qué significa esto?

Dependiendo de la sensibilidad de tus documentos, tendrás que personalizar tu sistema de gestión documental.

En otras palabras, si manejas datos extremadamente sensibles, como una institución gubernamental o un banco, tus documentos deberán almacenarse en servidores locales, es decir, un despliegue on-premise.

Si manejas otros documentos que aún necesitan ser seguros pero tu equipo está disperso por el mundo, como ocurre en firmas contables o manufactura, puedes alojar tus documentos en la nube. Sigue siendo un despliegue muy seguro y puede accederse desde cualquier lugar y en cualquier momento (solo por los autorizados, por supuesto).

Si tienes documentos mixtos, por ejemplo, puedes optar por un sistema híbrido que te permite almacenar la información más sensible en tus servidores y el resto en la nube.

Tipo de Despliegue	Control	Costo	Escalabilidad	Mejor Para
Nube	Bajo	Bajo	Alto	Startups, equipos remotos, baja carga de TI
On-Premise	Alto	Alto	Moderado	Industrias reguladas, organizaciones sensibles a datos
Híbrido	Moderado	Moderado	Alto	Empresas con necesidades mixtas de infraestructura

Despliegue en la nube

Como se menciona, un DMS o ECM en la nube se aloja en servidores remotos seguros y se accede a través de Internet.

Este método ofrece varias ventajas, empezando por la accesibilidad. La mayoría de las empresas cuentan con un gran porcentaje de trabajadores remotos. Como no puedes ir a sus oficinas, es crucial que todos tengan acceso inmediato a la misma versión de los documentos al mismo tiempo.

Un despliegue en la nube también es ideal para startups, ya que es un método altamente escalable y no requiere una gran inversión inicial ni un equipo de TI dedicado. En su lugar, empiezas con un sistema pequeño que puede crecer contigo a medida que tu empresa progresa.

¿Cuándo no es buena idea un despliegue en la nube?

Cuando no cumple con las regulaciones de seguridad.

Aunque tus documentos están seguros, la información más sensible normalmente necesita seguridad adicional.

Despliegue on-premise

Un despliegue on-premise significa que tu DMS está instalado y alojado en servidores físicos dentro de tu organización.

Esto requiere una inversión inicial más alta y un equipo de TI dedicado encargado del mantenimiento y cuidado de tu infraestructura.

Este despliegue te permite un control absoluto y total de todos los aspectos de tu infraestructura documental, políticas de seguridad y acceso.

Tener tu DMS alojado on-premise es perfecto para industrias que manejan datos sensibles, como salud, gobiernos o sector legal que requieren cumplimiento con HIPAA y FINRA.

Despliegue híbrido

Un despliegue híbrido es una combinación de despliegues on-premise y en la nube, lo que significa que decides qué documentos se alojan en tus servidores locales y cuáles se acceden por medio de Internet.

El mayor beneficio de este sistema es poder combinar el control y cumplimiento de los sistemas on-premise con la flexibilidad y personalización de un despliegue en la nube.

Asegúrate de adaptar tu infraestructura a las necesidades de tu negocio, niveles de seguridad y restricciones presupuestarias.

Esto es ideal para empresas que están en proceso de transición a la nube o para despachos de abogados, por ejemplo.

¿Cómo implementar un DMS paso a paso?

Una vez que has decidido dónde quieres alojar tu sistema de gestión documental y, en caso de un despliegue híbrido, qué documentos estarán en la nube y cuáles estarán on-premise, puedes comenzar tu implementación.

Puedes desplegar tu DMS siguiendo 7 pasos simples y claros.

Paso 1: Evalúa la naturaleza de tus documentos

Primero lo primero, asegúrate de tener claro qué documentos maneja tu organización.

¿Cómo se crean estos documentos? ¿Dónde se almacenan? ¿Quién accede a ellos?

Una vez que sepas qué documentos gestiona tu organización, mapea sus flujos de trabajo y evalúa quién los controla.

La clave en este punto también es anotar tus puntos de dolor actuales, incluyendo problemas de control de versiones, riesgos de seguridad, archivos perdidos, brechas de cumplimiento, etc.

Paso 2: Define tus necesidades y objetivos

Decide qué problemas buscas resolver y cómo tu DMS solucionará estos inconvenientes.

Asegúrate de definir las características imprescindibles que tu DMS debe tener para resolver tus puntos de dolor. Esto podría incluir:

• OCR y captura automática de documentos
• Indexación avanzada y metadatos
• Control de acceso de usuarios
• Automatización de flujos de trabajo
• Opciones de despliegue
• Software de formularios electrónicos
• Firma electrónica
• Integraciones

Paso 3: Elige la herramienta adecuada

Con tus objetivos y características prioritarias en mente, puedes comenzar a buscar un DMS (si aún no has encontrado uno que te guste).

Crea una lista de comprobación con tus metas y características y asegúrate de que tu DMS cumpla todos tus requisitos. Solicita demostraciones para asegurarte de tomar la decisión correcta.

Asegúrate de leer reseñas, como esta reseña de Dokmee y comentarios de usuarios sobre diferentes herramientas para ver cómo han funcionado para otros.

Evalúa escalabilidad, opciones de integración (ERP, CRM), modelo de licencias y soporte del proveedor.

Paso 4: Prepara tu despliegue y transición

Antes de iniciar la migración de tus documentos, crea una hoja de ruta detallada para tu migración.

Esto debe incluir fases de despliegue, como una fase piloto, despliegue general y fase de expansión.

Define tus medidas de seguridad, incluyendo qué usuarios pueden ver, editar o gestionar diferentes categorías de documentos, así como establecer permisos alineados con las necesidades del negocio.

En esta etapa, es esencial integrar la gobernanza de datos. Establece claramente la propiedad de los datos, normas de clasificación y políticas de gestión del ciclo de vida para mantener la integridad, seguridad y cumplimiento de los datos con normativas internas y externas.

Establece un cronograma detallado para cada fase de despliegue, junto con responsabilidades claramente definidas para todos los miembros del equipo implicados.

Paso 5: Migra tus documentos

Esta es la etapa más delicada del proceso: el traslado de todos tus documentos.

Comienza realizando una auditoría detallada de archivos para identificar y eliminar documentos irrelevantes. Este proceso de limpieza reduce el desorden y garantiza que solo se migre contenido valioso, lo que mejora el rendimiento del sistema y la usabilidad.

Una vez depurado el conjunto de datos, utiliza herramientas de escaneo de documentos y software OCR para convertir los documentos en papel a formato digital.

Asegúrate de aplicar metadatos coherentes a cada documento durante el proceso de indexación. Esto incluye categorizar según tipo de documento, fecha, departamento y otras etiquetas relevantes.

Una vez digitalizados tus archivos, verifica si hay archivos corruptos y confirma que el OCR y los metadatos se aplicaron correctamente.

Paso 6: Personaliza tu DMS

Con tus documentos guardados de forma segura en tu nuevo DMS, es momento de personalizar el sistema para que se adapte perfectamente a las necesidades de tu empresa.

Esto incluye:

• Asignar roles y permisos a tus documentos
• Establecer tipos de documentos, campos de metadatos y estructura de carpetas
• Diseñar flujos de trabajo personalizados y automatizados
• Configurar registros de auditoría

Asegúrate de realizar este paso antes de incorporar al resto del equipo al DMS, para evitar filtraciones o documentos faltantes.

Paso 7: Capacita a tu equipo

Empieza realizando sesiones de capacitación adaptadas a distintos usuarios y departamentos.

Administradores, usuarios finales y gerentes usarán el sistema de forma diferente, por lo que su formación debe reflejar esas necesidades específicas.

Los administradores pueden necesitar formación avanzada en configuración y permisos del sistema, mientras que los usuarios generales pueden enfocarse en cargar, buscar y gestionar documentos en función de su acceso. Los gerentes pueden beneficiarse aprendiendo cómo monitorear flujos de trabajo, generar reportes y supervisar tareas de cumplimiento.

Asegúrate de contar con guías, manuales de usuario y tutoriales accesibles para todos los miembros del equipo.

Un equipo bien capacitado e informado es esencial para lograr el máximo potencial del sistema y garantizar su éxito a largo plazo.

Buenas prácticas para tu implementación de DMS

Seguir la guía paso a paso mencionada garantizará una transición sin problemas al nuevo sistema.

Sin embargo, hay algunas buenas prácticas que puedes seguir para empezar con tu nuevo sistema de gestión documental.

• Involucra a todo el equipo

El objetivo de un DMS es centralizar, por lo que reunir a todo el equipo es esencial.

Como mencionamos antes, es importante capacitar a tu equipo y asegurarse de que todos comprendan los marcos de gobernanza de datos.

Esto garantizará que el DMS se use de manera constante y adecuada, lo que llevará a una mayor eficiencia y menos errores.

• Comienza en pequeño y escala

Migrar todos los documentos de golpe inevitablemente llevará a confusión.

Empezar con un despliegue piloto garantizará que puedas ver claramente qué sucede con tus documentos y dónde hay cuellos de botella u otros problemas que requieren más atención.

Una vez que tengas el sistema en marcha, puedes incorporar lotes más grandes de documentos, flujos de trabajo y usuarios.

• Asegúrate de que tus archivos estén limpios y organizados antes de la transición

Migrar un conjunto desordenado de archivos y documentos llevará a documentos perdidos y armarios de archivos mal organizados.

Revisar los documentos de tu organización y eliminar todo lo irrelevante garantizará una transición fluida.

• No te compliques demasiado con los flujos de trabajo al principio

Cuando tengas un DMS, podrás crear flujos de trabajo completamente automatizados, y puede ser tentador agregar tanta automatización como sea posible.

Sin embargo, para garantizar una transición fluida al nuevo sistema, es mucho mejor personalizar tus flujos de trabajo basándote en los actuales.

Configura tipos de documentos, estructuras de carpetas, campos de metadatos y flujos de trabajo según la manera real de trabajar de tu equipo. Automatiza tareas repetitivas como aprobaciones y alertas de retención donde sea posible.

¿Deberías implementar un DMS?

Sí, deberías implementar un DMS en tu empresa.

A medida que tu empresa crece, no puedes permitirte perder tiempo con métodos de gestión documental anticuados que limitarán tu eficiencia.

Seguir estos 7 pasos simples para la implementación de un DMS proporciona a tu equipo una hoja de ruta clara y estructurada para digitalizar, organizar y optimizar tus activos de información.

Un despliegue de DMS sólido te ayudará a reducir el uso de papel y hará mucho más eficiente la gestión documental, pero también empoderará a tus equipos, protegerá tus datos y permitirá que tu negocio opere con mayor agilidad y confianza.

Implementar un DMS en tu organización puede ser complicado, sin embargo, Dokmee tiene todas las características necesarias para facilitar la transición a un DMS.