Melhor Sistema de Gestão de Documentos: Top 10 Fornecedores de DMS
11 min read
Christina Miranda
Você ainda confia em uma gestão de documentos básica e acaba perdendo documentos?
Está com dificuldades para encontrar o DMS perfeito para você?
Cobrimos 10 dos melhores sistemas de gestão de documentos para ajudá-lo a decidir.
O que é um sistema de gestão de documentos?
Um sistema de gestão de documentos, ou DMS, é um software projetado para capturar, armazenar, gerenciar e recuperar seus documentos digitais.
O objetivo de um DMS é gerenciar e permitir que você acesse seus documentos a qualquer momento ao longo de seu ciclo de vida. Isso inclui criação, colaboração, arquivamento e descarte, mantendo medidas de segurança rigorosas.
Ao digitalizar todos os documentos da sua empresa, você garante o aumento da eficiência e colaboração do seu negócio. Além disso, pode reduzir drasticamente os erros humanos e a perda de documentos ao configurar fluxos de trabalho.
Um DMS normalmente oferece indexação de documentos, marcação por metadados, capacidades de busca por texto completo, automação de fluxos de trabalho, controles de acesso de usuários, trilhas de auditoria e integração com outros sistemas empresariais como CRMs e ERPs.
Funcionalidades em um DMS
Antes de entrarmos nas especificidades dos nossos DMS favoritos, vamos dar uma olhada nas funcionalidades mais importantes e comuns que o seu DMS (ou ECM) deve ter.
Automação de fluxos de trabalho
Configurar fluxos de trabalho automatizados ajudará você a colaborar com sua equipe de forma eficiente.
Os fluxos de trabalho são percursos personalizáveis baseados em gatilhos que seu documento seguirá automaticamente. Cada membro da equipe envolvido será notificado assim que for sua vez de participar.
Por exemplo, assinar um documento, revisar uma proposta.
Como pode ser um fluxo de trabalho?
Proposta de projeto
Você deseja criar uma proposta para um novo projeto no seu DMS. Primeiro, você cria o documento e adiciona os metadados e tags.
⬇️
Depois, pode enviá-lo automaticamente ao líder da equipe para revisão inicial. O líder pode adicionar observações, que serão visíveis para todos os envolvidos, aprovar ou rejeitar.
⬇️
O autor original pode ser notificado sobre o status da proposta e fazer alterações se necessário. O DMS mostrará a versão mais atual.
⬇️
Depois de editado, o documento seguirá automaticamente para o gerente do departamento revisar conformidade, orçamento, etc.
⬇️
O próximo passo no fluxo de trabalho é passar para o departamento financeiro para ser assinado e carimbado.
⬇️
O documento então é publicado.
⬇️
Após 10 anos, o documento é arquivado automaticamente.
O seu DMS oferece armários digitais onde você pode guardar e organizar seus documentos pelo tempo que precisar.
Seus arquivos podem ser categorizados e indexados conforme sua necessidade.
A captura de documentos permite que o DMS reúna automaticamente os documentos necessários, sejam de forma individual ou em lote.
A captura de documentos permite escanear documentos em papel, importar arquivos de diferentes fontes (por exemplo, e-mail, aplicativos móveis ou pastas de rede) e convertê-los em formatos digitais estruturados.
Soluções avançadas de DMS integram Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) para extrair e indexar texto de imagens digitalizadas, tornando os documentos pesquisáveis e fáceis de organizar.
Seu DMS permitirá categorizar seus arquivos e documentos com indexação avançada, o que tornará a recuperação de qualquer documento muito mais fácil.
Especialmente ao usar tags de metadados, que possibilitam adicionar autores, cliente, localização, palavras-chave, números de identificação e muito mais.
Com seu DMS, você também pode filtrar resultados de busca e salvar pesquisas anteriores caso necessite acessar esses documentos repetidamente.
Controle de versões
Ao usar uma gestão de documentos desatualizada, como organizar arquivos em seu próprio servidor, há o risco de esquecer de enviar versões atualizadas de um documento, o que pode criar confusão.
O seu DMS sempre atualizará automaticamente seus documentos para a versão mais atual, garantindo que todos da equipe ou organização estejam consultando a mesma informação. Essencialmente, seu DMS serve como a única fonte confiável graças ao controle de versões.
No entanto, versões anteriores não são completamente excluídas e desconsideradas. Você pode ver todas as atualizações e versões anteriores dos seus documentos facilmente e saber quando foram atualizadas, assinadas ou carimbadas.
Controle de acesso e permissões
O melhor recurso (e benefício) de um DMS são suas medidas de segurança integradas.
Para cada documento, você pode definir quem poderá visualizar, editar, enviar por e-mail ou imprimir. Além disso, pode adicionar marcas d’água personalizadas para saber quem abriu o documento a qualquer momento.
Junto com as trilhas de auditoria, isso minimiza os riscos de violações de segurança e aumenta a responsabilidade caso um membro da equipe não cumpra as medidas de segurança.
Trilhas de auditoria
Em um DMS, toda ação é registrada, indicando qual documento foi acessado e o tipo de ação, incluindo carimbo de data/hora e identificação do usuário.
Essas auditorias são registros imutáveis que não podem ser modificados ou excluídos.
As trilhas de auditoria também geram relatórios para auditorias de conformidade ou revisões de segurança.
Ferramentas de colaboração
O objetivo de um DMS é reunir todos os documentos da organização em um único hub centralizado, onde membros da equipe e departamentos possam trabalhar juntos.
Para permitir isto, sistemas de gestão de documentos incluem outras ferramentas de colaboração, como coautoria em tempo real, comentários dentro do documento e ambientes de trabalho compartilhados.
10 melhores sistemas de gestão de documentos
Há muitos fatores a serem considerados antes de escolher seu DMS, como o volume de documentos, tipo de implantação (local ou na nuvem), recursos avançados, tipos de fluxo de trabalho…
Reunimos 10 das nossas ferramentas DMS favoritas para ajudar na escolha.
| Ferramentas | Capacidade ECM | Marcação por metadados | Implantação | Recursos de IA | Funções e permissões de segurança | Captura automatizada |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Dokmee | ✅ | ✅ | Nuvem, local, híbrido | ✅ | ✅ | ✅ |
| DocuWare | ✅ | ✅ | Nuvem, local, híbrido | ✅ | ✅ | ✅ |
| Google Workspace | ❌ | ❌ | Nuvem | ❌ | ✅ | ❌ |
| PandaDoc DMS | ❌ | ❌ | Nuvem | ✅ | ✅ | ❌ |
| M-Files | ❌ | ✅ | Nuvem, local, híbrido | ✅ | ✅ | ✅ |
| Laserfiche | ✅ | ✅ | Nuvem, local, híbrido | ✅ | ✅ | ✅ |
| Revver | ❌ | ✅ | Nuvem | ✅ | ✅ | ✅ |
| Microsoft SharePoint | ❌ | ✅ | Nuvem, local, híbrido | ✅ | ✅ | ✅ |
| Zoho WorkDrive | ❌ | ❌ | Nuvem | ❌ | ✅ | ❌ |
| FileHold | ✅ | ✅ | Nuvem, auto-hospedado | ✅ | ✅ | ✅ (Integração SmartSoft) |
1. Dokmee
Avaliações ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.2/5 | Capterra 4.7/5
Visão geral
Dokmee é considerado por alguns como o melhor desempenho em gestão de documentos. Pode atuar como DMS e ECM devido a seus recursos avançados e capacidades de IA.
O Dokmee se destaca pela interface intuitiva, poderosa automação de fluxos de trabalho e recursos de segurança de nível corporativo.
Oferece opções de implantação local e em nuvem, dando flexibilidade às organizações de acordo com sua infraestrutura de TI e necessidades de conformidade.
Com o Dokmee você pode criar fluxos de trabalho personalizados e avançados. Os usuários podem automatizar processos de aprovação em múltiplas etapas, atribuir tarefas e acompanhar o status dos documentos.
O sistema também inclui captura automatizada e funcionalidades inteligentes de indexação e pesquisa, alimentadas por OCR, permitindo localizar arquivos rapidamente usando palavras-chave, metadados ou pesquisa por texto completo em documentos digitalizados ou nativos digitais.
A ferramenta integra totalmente com outros programas como Microsoft Office, SAP e QuickBooks, e permite editar documentos ou apresentações sem sair da ferramenta.
O Dokmee também possui um recurso de formulários eletrônicos que permite incluir assinaturas eletrônicas, fazer upload de arquivos, criar modelos de formulários personalizados ou gerar e exportar relatórios de formulários.
✅ Vantagens
- Automação de fluxos de trabalho altamente personalizável
- Indexação e busca por texto completo com OCR
- Disponível na maioria dos idiomas
- Versão móvel disponível
❌ Desvantagens
- Curva de aprendizado maior para recursos avançados
- Relatórios e análises integrados limitados
- Design da interface bastante simples e básico
2. DocuWare
Avaliações ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.4/5 | Capterra 4.6/5
Visão geral
DocuWare é um sistema de gestão de documentos baseado em nuvem, ideal para empresas de médio a grande porte.
O DocuWare se destaca pela classificação de documentos com IA, repositório e motor de fluxo de trabalho.
O motor de indexação inteligente do DocuWare usa aprendizado de máquina e IA para reconhecer e classificar documentos automaticamente durante a importação, reduzindo a entrada manual de dados e aumentando a precisão.
Integra-se com Microsoft 365, SAP, Outlook e vários sistemas ERP e CRM.
A plataforma também fornece formulários digitais personalizados para coletar informações estruturadas e automatizar o fluxo de informações.
Fonte: DocuWare
✅ Vantagens
- Altamente escalável
- Acesso web e móvel intuitivo
- Formulários digitais integrados e ferramentas de automação de processos
❌ Desvantagens
- Mais caro do que opções de DMS mais leves
- Funcionalidade offline limitada
- A customização pode exigir suporte de TI
3. Google Workspace
Avaliações ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.6/5 | Capterra 4.7/5
Visão geral
O Google Workspace não nasceu como um DMS, mas é uma plataforma em nuvem que agora permite criar, colaborar e gerenciar documentos.
Com ferramentas como Google Drive, Docs, Sheets e Drives Compartilhados, o Workspace permite que equipes criem, armazenem, organizem e colaborem em documentos em tempo real, sem necessidade de instalações complexas ou infraestrutura de TI.
É uma opção melhor para equipes ou empresas menores e startups que possuem um baixo volume de documentos e não precisam de automação avançada.
A busca do Google Drive, impulsionada pela tecnologia de busca do próprio Google, é rápida e intuitiva, usando nomes de arquivos, conteúdo e metadados para localizar documentos.
Para necessidades organizacionais, é possível configurar Drives Compartilhados com permissões baseadas em funções, organizar documentos por pastas ou marcadores, e gerenciar o acesso através das ferramentas do Google Admin.
✅ Vantagens
- Integração perfeita entre os aplicativos do Google
- Armazenamento em nuvem e backups automáticos
- Configuração mínima
❌ Desvantagens
- Não possui fluxos de trabalho nem trilhas de auditoria
- Permissões do Drive Compartilhado podem ser confusas em equipes grandes
- O acesso offline requer configuração
4. PandaDoc DMS
Avaliações ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.7/5 | Capterra 4.5/5
Visão geral
A PandaDoc é uma plataforma de automação de documentos e assinaturas eletrônicas.
Agora inclui um DMS totalmente integrado, com uma biblioteca de conteúdo repleta de modelos que ajudam a criar documentos e fluxos de trabalho personalizados, garantindo a consistência da marca em todos os seus documentos.
Um dos recursos mais notáveis da PandaDoc é seu construtor de documentos por arrastar e soltar, permitindo criar documentos altamente personalizáveis e interativos com modelos reutilizáveis, mídias incorporadas, tabelas de preços e campos de formulário.
Essa flexibilidade de design é complementada por rastreamento e análises em tempo real, permitindo que os usuários saibam quando os destinatários abriram, visualizaram ou concluíram documentos.
A PandaDoc se integra facilmente com CRMs como Salesforce, HubSpot e Pipedrive, além de ferramentas como Zapier, Slack e processadores de pagamentos.
Fonte: PandaDoc
✅ Vantagens
- Grande biblioteca de modelos
- Rastreamento e análise de documentos em tempo real
- Fluxos de trabalho de aprovação e assinaturas eletrônicas integrados
❌ Desvantagens
- Não é ideal para armazenamento de documentos em larga escala
- Organização limitada de arquivos
- A automação de fluxos de trabalho é focada em documentos de vendas
5. M-Files
Avaliações ⭐⭐⭐⭐
G2 4.4/5 | Capterra 4.4/5
Visão geral
M-Files é um sistema de gestão de documentos que depende fortemente da marcação por metadados, em vez de armários de arquivos.
O M-Files é mais indicado para organizações com estruturas de documentos complexas ou fluxos de trabalho com alta exigência de conformidade, como escritórios de advocacia, empresas de engenharia e instituições financeiras.
O M-Files combina automação, controles de conformidade e busca alimentada por IA.
Um dos principais recursos do M-Files é o uso de IA e metadados para automatizar classificação, permissões e ciclo de vida dos documentos. O M-Files usa metadados contextuais (como nome do cliente, ID do projeto ou tipo de documento) para exibir instantaneamente conteúdo relevante, independentemente do local físico de armazenamento.
Com o M-Files, é possível criar fluxos de trabalho personalizados para aprovações de documentos, verificações de qualidade ou assinaturas legais, incluindo notificações automáticas e trilhas de auditoria.
Fonte: G2
✅ Vantagens
- Organização baseada em metadados
- Integra-se com Microsoft 365, Salesforce e sistemas legados
- Implantação híbrida
❌ Desvantagens
- Interface complexa
- Personalização requer auxílio de TI
- Recursos premium podem aumentar o custo para equipes pequenas
6. Laserfiche
Avaliações ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.7/5 | Capterra 4.5/5
Visão geral
Laserfiche é uma ferramenta de DMS alimentada por IA e automação de negócios. É ideal para grandes empresas, governos e instituições de ensino.
O Laserfiche oferece um mix de controle de documentos, conformidade e ferramentas de automação low-code que permitem redesenhar fluxos de trabalho empresariais.
A plataforma inclui um construtor de fluxos de trabalho low-code para automatizar tarefas como aprovações, roteamento de dados e checagem de conformidade com mínima intervenção de TI.
O Laserfiche também inclui ferramentas inteligentes de captura com OCR e aprendizado de máquina, além de integração com sistemas como Microsoft 365, Salesforce e ESRI.
O modelo de segurança do Laserfiche é de nível corporativo, com controles de acesso baseados em função, criptografia e trilhas de auditoria.
Outro diferencial são os recursos de análise e relatórios, que proporcionam insights visuais sobre o uso de documentos e eficiência dos fluxos de trabalho.
Fonte: G2
✅ Vantagens
- Captura inteligente de documentos
- Grande suporte à conformidade
- Análises e relatórios aprofundados
❌ Desvantagens
- Curva de aprendizado acentuada
- A versão em nuvem tem menos recursos e integrações
- Caro
7. Revver
Avaliações ⭐⭐⭐⭐
G2 4.3/5 | Capterra 4.4/5
Visão geral
O Revver (antigo eFileCabinet) é um sistema de gestão de documentos moderno, indicado para pequenas e médias empresas.
O Revver usa IA para gerenciar documentos, com interface intuitiva, ideal para organizações que buscam uma implementação simples sem perder recursos.
O Revver suporta fluxos de trabalho automáticos que permitem automatizar tarefas repetitivas como roteamento de arquivos, aprovações e nomeação de documentos sem necessidade de conhecimento em programação.
O Revver usa templates pré-definidos e metadados para arquivar documentos automaticamente nas pastas corretas, ajudando a reduzir erros humanos e aumentar a consistência. Além disso, oferece controle de versões, trilhas de auditoria e permissões granulares para gerenciar acesso e histórico de documentos.
O Revver é um DMS em nuvem com integrações como Microsoft 365, DocuSign e várias ferramentas de CRM.
Fonte: G2
✅ Vantagens
- Assinatura eletrônica integrada
- Arquivamento inteligente de documentos com tags de metadados
- Baseado em nuvem
❌ Desvantagens
- Customização limitada
- Não é ideal para fluxos de trabalho complexos e específicos de setores
- Regras de automação podem requerer ajustes
8. Microsoft SharePoint
Avaliações ⭐⭐⭐⭐
G2 4/5 | Capterra 4.3/5
Visão geral
Microsoft SharePoint é um DMS com integração perfeita ao ecossistema Microsoft.
Oferece armazenamento centralizado, controle de versões e colaboração em nível corporativo. Para organizações que já utilizam Microsoft 365, o SharePoint é uma extensão natural das ferramentas Word, Excel, Teams e OneDrive.
O SharePoint possui arquitetura altamente personalizável. É possível criar bibliotecas de documentos com metadados, fluxos de trabalho, níveis de permissão e políticas de retenção.
O SharePoint também possibilita coautoria em tempo real, aproximando as equipes.
Em termos de governança de documentos, o SharePoint garante recursos sólidos de conformidade e segurança, incluindo controle de acesso ao nível do usuário, integração com Microsoft Purview para proteção da informação e políticas automatizadas de ciclo de vida dos documentos.
É escalável tanto para pequenas equipes quanto para grandes empresas, com opções de implantação em nuvem e híbrida pelo SharePoint Online e SharePoint Server.
✅ Vantagens
- Integração profunda com ferramentas Microsoft 365
- Bibliotecas de documentos personalizáveis e marcação de metadados
- Coautoria em tempo real
❌ Desvantagens
- Requer treinamento para otimizar fluxos de trabalho
- Pode ser complexo demais para gestões documentais básicas
- Integração com ferramentas não Microsoft pode ser menos fluida
9. Zoho WorkDrive
Avaliações ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.3/5 | Capterra 4.6/5
Visão geral
O Zoho WorkDrive é um DMS baseado em nuvem, especialmente voltado para pequenas e médias empresas.
Como parte do Zoho, o WorkDrive se integra naturalmente com outras aplicações da marca como Zoho CRM, Zoho Projects e Zoho Mail.
Apesar de não oferecer o mesmo nível de personalização profunda de soluções empresariais, a interface limpa, as ferramentas de colaboração em equipe e os controles documentais tornam-no uma boa escolha para empresas em crescimento.
O WorkDrive foca na gestão de arquivos por equipes. Centraliza documentos em “Pastas de Equipe”, cada uma com sua própria configuração de funções, permissões e fluxos de trabalho. Isso ajuda a reduzir silos e mantém a transparência e consistência da posse dos arquivos.
O WorkDrive também inclui recuperação interna de arquivos, trilhas de auditoria e suporte à conformidade, como adequação à GDPR.
O aplicativo de sincronização para desktop, acesso por celular e recursos offline oferecem flexibilidade para equipes híbridas ou remotas.
Fonte: G2
✅ Vantagens
- Integração perfeita com o ecossistema Zoho
- Preço acessível
- Acesso por desktop e mobile
❌ Desvantagens
- Automação de fluxos avançados ou recursos baseados em IA são limitados
- Menos integrações com terceiros fora do Zoho
- Não escalável para grandes empresas
10. FileHold
Avaliações ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.6/5 | Capterra 4.7/5
Visão geral
O FileHold é um DMS local e em nuvem privada, indicado para empresas de médio e grande porte que precisam de alto nível de conformidade, segurança e governança da informação.
O FileHold se destaca em ambientes complexos, especialmente em governo, manufatura, escritórios de advocacia e saúde, onde as exigências regulatórias e fluxos de trabalho estruturados são essenciais.
O FileHold oferece bibliotecas de documentos hierárquicas com marcação de metadados detalhada, acesso baseado em função e histórico completo de versões. Suporta agendas de retenção, arquivamento automático e políticas de exclusão juridicamente defensáveis.
A automação dos fluxos de trabalho é nativa e permite projetar e gerenciar documentos com aprovações em múltiplas etapas, revisões de conformidade ou de contratos. O FileHold também possui um visualizador interno que permite anotar, redigir e assinar digitalmente arquivos sem precisar de softwares de terceiros.
Além disso, inclui um sistema de registro de auditoria para rastrear toda interação com documentos.
Fonte: Sourceforge.net
✅ Vantagens
- Motor de fluxo de trabalho embutido
- Integração com OCR e digitalização
- Suporta assinaturas digitais, redações e anotações
❌ Desvantagens
- Interface desatualizada
- Direcionado a grandes organizações com equipes de TI dedicadas
- Licenciamento caro e requerimentos de infraestrutura
Como escolher um DMS?
Não existe resposta certa ou errada.
Cada empresa e organização possui suas próprias necessidades. O que torna um DMS a melhor escolha é o fato de atender completamente às suas necessidades.
Deixamos um checklist rápido com alguns recursos que seu DMS deve possuir para que você tire o máximo proveito da ferramenta.
🔲 Escalabilidade
🔲 Econômico
🔲 Recursos de conformidade e segurança
🔲 Trilhas de auditoria
🔲 Marcação por metadados
🔲 Método de implantação preferido
🔲 Recursos de colaboração
🔲 Assinatura eletrônica
🔲 Construtor de fluxo de trabalho
🔲 Acesso por mobile
Se procura um DMS que marque todos os requisitos, experimente o Dokmee hoje mesmo.
