Análise do Laserfiche: Recursos, Vantagens, Desvantagens e Alternativas

Ao escolher um DMS, muitos nomes aparecem e escolher apenas um pode ser desafiador.

O Laserfiche tem sido considerado uma solução de referência para grandes instituições por muitos anos.

No entanto, será que ele é o mais adequado para sua equipe? Vale a complexidade e o custo que acompanham essa ferramenta?

Nesta análise do Laserfiche, vamos analisar os recursos e ver o que os usuários reais estão dizendo.

O que é o Laserfiche?

O Laserfiche é um dos pioneiros originais no espaço de gestão de documentos, desde 1987.

É uma plataforma abrangente de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM) construída em torno de uma força transformadora: automação de processos poderosa.

Ela oferece soluções para grandes organizações em setores como governo, ensino superior e finanças.

Essas organizações normalmente possuem maior complexidade de gestão e processos de várias etapas, como aprovações de permissões e gestão de registros estudantis sob rigorosa fiscalização regulatória.

O Laserfiche é projetado para transformar processos manuais e baseados em papel, como onboarding de novos funcionários ou gerenciamento de sinistros complexos, em fluxos de trabalho totalmente digitais usando seus poderosos formulários eletrônicos e construtor de automações.

Isso faz dele um sistema verdadeiramente de nível empresarial, mas também traz um nível diferente de complexidade e custo em comparação com soluções mais modernas e ágeis.

Para quem é o Laserfiche?

O Laserfiche funciona melhor em ambientes onde regras, estrutura e processos complexos são rotina.

Pense nele menos como um simples arquivo de documentos e mais como um cofre digital altamente estruturado ou uma linha de montagem complexa para seus documentos.

É uma ferramenta especializada para um tipo específico de tarefa.

Geralmente, o Laserfiche está presente em organizações como essas:

• Grandes instituições como governos e ensino superior

Um secretário municipal precisa digitalizar 50 anos de registros públicos e torná-los pesquisáveis, ou um gerente de registros universitários precisa gerenciar todo o ciclo acadêmico de um estudante por décadas, sob regulamentação rigorosa.

O Laserfiche fornece a gestão de registros e os recursos de conformidade robustos e de longo prazo que essas instituições exigem.

• Empresas com fluxos financeiros complexos

Imagine uma empresa Fortune 500 onde uma única fatura exige um processo de aprovação em cinco etapas, passando por três departamentos diferentes.

O CFO precisa de uma linha de montagem digital que encaminhe o documento para cada pessoa na ordem certa, com trilha de auditoria imutável para conformidade SOX.

O construtor de fluxos de trabalho do Laserfiche foi projetado exatamente para esse tipo de processo rígido e de várias etapas.

Se sua organização valoriza automação baseada em regras em vez de velocidade e uma experiência de usuário moderna, o Laserfiche provavelmente estará na sua lista.

Recursos do Laserfiche

O Laserfiche é uma plataforma completa com muitos recursos a oferecer.

Mas mais recursos nem sempre significam uma melhor experiência. Vamos analisar como é trabalhar com seus componentes.

Automação de Processos

Esse é o melhor recurso do Laserfiche.

Permite construir fluxos de trabalho extremamente complexos, de várias etapas, com regras detalhadas e lógica condicional. Para empresas que precisam automatizar processos complexos e interconectados, aqui está seu diferencial.

No entanto, este recurso não é para usuários não técnicos!

Sua equipe perceberá que o construtor tem uma curva de aprendizado acentuada se não estiver familiarizada com automação de processos.

Captura Inteligente de Dados

A capacidade do sistema de escanear documentos com OCR para capturar e extrair dados é excelente.

Ele é particularmente bom em lidar com uma grande variedade de tipos de documentos e extrair dados estruturados deles.

No entanto, ajustar corretamente geralmente exige algum conhecimento técnico. Não é uma experiência plug-and-play simples; provavelmente será necessário configurar templates para obter a melhor precisão.

Governança e Gestão de Registros

Para organizações com necessidades rigorosas de conformidade, os recursos de governança do Laserfiche são de altíssimo nível. Oferece tudo o que você pode querer: agendas automáticas de retenção, bloqueios judiciais e fluxos de disposição detalhados.

O nível de controle detalhado é impressionante, mas pode parecer excessivo: se você precisa apenas de um simples botão de ligar/desligar, a quantidade de opções pode ser esmagadora.

Gestão de Documentos

O Laserfiche é excelente em organizar volumes massivos de documentos. Oferece todas as ferramentas para controle de versões, marcação de metadados e criação de estruturas sofisticadas de pastas.

O desafio é que essa flexibilidade pode dificultar o uso.

Para um usuário do dia a dia que só quer encontrar um arquivo rapidamente, navegar pela estrutura complexa pode ser menos intuitivo do que interfaces mais modernas com foco em busca.

Avaliações do Laserfiche: O que dizem os usuários reais

⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4.7 | Capterra 4.5 | Gartner 4.7

Talvez a melhor forma de avaliar se o Laserfiche é adequado seja ver o que outros usuários dizem sobre ele. Veja o que encontramos:

O que os usuários gostam no Laserfiche

Os usuários apontam constantemente alguns pontos fortes. O recurso mais elogiado, de longe, é o mecanismo de automação de fluxos de trabalho.

• Jason J., engenheiro de workflow, falando sobre o que mais gosta no Laserfiche, diz: “A capacidade de personalizar fluxos de trabalho e formulários para atender às necessidades únicas do nosso distrito. Os recursos de automação do Laserfiche nos poupam incontáveis horas.”

Isso é reforçado pela sua segurança e recursos de conformidade.

Para órgãos governamentais e instituições financeiras, o controle detalhado sobre quem pode ver e manusear um documento é fundamental.

Os usuários confiam no Laserfiche para lidar com seus registros mais sensíveis e resistir a auditorias.

Embora a plataforma seja conhecida por ser complexa, muitos usuários acham que ela se torna gerenciável após a integração inicial.

• Brian Z., analista de inteligência de negócios, observa que é “fácil de usar e há muitos recursos para ajudar a resolver problemas e/ou concluir um processo de negócios.”

Isso significa que, para empresas dispostas a investir no processo de aprendizagem, o poder da plataforma se torna acessível e muito valioso.

O que os usuários não gostam no Laserfiche

Muitos usuários concordam em relação à curva de aprendizado acentuada.

Não é uma interface desatualizada ou uma experiência pouco prática, mas sim um sistema inteiro difícil de administrar sem expertise dedicada.

• Como diz Katherine D., analista de suporte a aplicações: “Definitivamente há uma curva de aprendizado acentuada, e pode ser difícil dividir as responsabilidades de gerenciamento do produto.”
• Isso é compartilhado por Branden E., diretor de TI, que observa: “Há bastante curva de aprendizado tanto para usuários quanto para desenvolvedores.”

Para empresas sem uma equipe de TI dedicada, isso resulta em tempos de implantação mais longos e necessidade significativa de treinamento.

Isso se agrava por um dilema claro entre os produtos locais e em nuvem deles. Vários usuários apontam uma desconexão.

• Blake S., gerente de tecnologia de aplicações financeiras, afirma que enquanto o Laserfiche está incentivando a adoção da nuvem… a versão em nuvem não tem certos recursos e opções de integração disponíveis na instalação local.

Isso cria uma escolha difícil para empresas modernas que desejam uma solução em nuvem, mas não querem abrir mão de funcionalidades.

Por fim, há a questão do custo e da transparência.

• Holly V., analista de sistemas, vai direto ao ponto: a plataforma é “um pouco cara”. Ela também destaca que as opções de módulos “à la carte” podem ser confusas, o que dificulta para empresas preverem seu custo total.

Ao combinar preços pouco claros com um sistema complexo baseado em módulos, pode haver frustração durante o processo de compra.

Laserfiche vs. Dokmee

O Laserfiche é um gigante poderoso, porém complexo, enquanto o Dokmee é um concorrente moderno e amigável, feito para organizações que precisam de excelentes funcionalidades sem a complexidade excessiva.

Veja como as duas ferramentas se comparam:

Resumindo, o Laserfiche oferece máximo poder e capacidade de configuração, enquanto o Dokmee permite implantação mais rápida, adoção facilitada e melhor custo-benefício para quem não demanda a complexidade do nível corporativo.

Vale a pena investir no Laserfiche?

O Laserfiche oferece um poder inegável, mas a um custo de complexidade e de uma experiência de usuário antiquada.

Com preços a partir de US$50 por usuário/mês e custos corporativos que podem chegar a US$830 por usuário/ano, o investimento financeiro acompanha a proposta da solução.

Se você é uma grande empresa multinacional ou órgão público com equipe de TI dedicada e orçamento para uma implementação complexa, o Laserfiche é uma escolha forte e defensável.

Organizações com requisitos de conformidade rigorosos, hierarquias complexas de aprovação e recursos para suportar administração contínua do sistema também vão encontrar valor no conjunto abrangente de recursos.

Porém, se você é uma empresa pequena a grande com necessidades específicas (como jurídica ou financeira) ou valoriza velocidade, facilidade de uso e interface moderna, provavelmente terá melhor ROI com uma alternativa mais ágil como o Dokmee.

O tempo e os recursos necessários para implementar e manter o Laserfiche muitas vezes superam os benefícios para quem tem necessidades diretas de gestão de documentos.

Escolha a solução certa de gestão de documentos

Sistemas legados como o Laserfiche são poderosos, mas nem sempre são ideais para organizações modernas que precisam se movimentar rápido e se adaptar a requisitos de negócio em constante mudança.

O Dokmee é a próxima geração em gestão de documentos.

Foi projetado do zero para o ambiente de trabalho moderno.

Nossa plataforma entrega os recursos essenciais que sua organização precisa, incluindo controle de versões, automação de fluxos de trabalho e segurança de nível empresarial, sem a complexidade e custos que tornam sistemas ECM tradicionais tão complicados.

De pequenas empresas a departamentos de grandes empresas, o Dokmee cresce naturalmente enquanto mantém a experiência intuitiva que mantém os usuários produtivos desde o primeiro dia.

Descubra por que equipes escolhem o Dokmee em vez do Laserfiche

Perguntas frequentes

Quanto custa o Laserfiche?

Os preços do Laserfiche começam em US$50 por usuário/mês, mas eles trabalham principalmente com orçamentos personalizados, e não preços publicados.

Implementações corporativas podem variar de US$50 a US$830 por usuário/ano, normalmente com custos finais entre os mais altos do mercado devido às necessidades de implantação e treinamento.

O Laserfiche é baseado em nuvem?

O Laserfiche oferece versões locais e em nuvem, mas historicamente a plataforma foi uma solução local.

Muitos usuários relatam que o custo de implantação na nuvem é significativamente maior do que alternativas locais, o que pode impactar o custo total de uso.

Quais são as principais alternativas ao Laserfiche?

Os concorrentes incluem M-Files, DocuWare e SharePoint.

No entanto, o Dokmee se destaca como a principal alternativa amigável. Oferece interface moderna e implementação mais rápida, sem perder segurança e funcionalidades de nível empresarial.

O Laserfiche é fácil de usar?

O Laserfiche é poderoso, mas avaliações de usuários apontam frequentemente uma curva de aprendizado acentuada e uma interface menos intuitiva que aplicativos SaaS modernos.

Apesar das altas pontuações, as organizações geralmente precisam de longos períodos de treinamento e suporte de TI dedicado para aproveitar ao máximo a plataforma.