19,8% do tempo de trabalho (1 dia por semana) é desperdiçado pelos funcionários na busca de informações para realizar seu trabalho com eficiência.

Os fluxos de trabalho de edição fragmentados que afetam as organizações atualmente são uma das principais causas. Sua equipe faz o download de um contrato, carrega-o em um editor de PDF gratuito, envia-o para uma ferramenta de assinatura eletrônica e, em seguida, envia a versão “final” por e-mail, esperando que seja a correta.

Essa troca de aplicativos acaba com a produtividade e cria sérios riscos de segurança e controle de versão em dezenas de redes e dispositivos domésticos não protegidos.

A solução é simples: pare de alternar entre as ferramentas e recupere o controle total sobre as informações da sua empresa. Um Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS) moderno reúne edição, assinatura e colaboração em um ambiente seguro e centralizado.

O que é edição de documentos?

A edição integrada de documentos é a prática de modificar, anotar e assinar seus arquivos diretamente no Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS) ou na solução de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM).

Em vez de usar vários aplicativos diferentes, como editores de PDF on-line e ferramentas de assinatura eletrônica, sua equipe pode abrir, editar e salvar documentos sem que eles saiam do sistema controlado.

É assim que um DMS rastreia cada alteração, preserva cada versão e mantém a segurança durante todo o ciclo de vida do documento.

Pronto para ver como funciona a edição centralizada? A integração do Dokmeecom o Microsoft 365 permite que sua equipe edite documentos em um ambiente seguro e controlado.

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Por que as ferramentas gratuitas de edição de documentos criam riscos para os negócios

A colcha de retalhos de ferramentas on-line gratuitas que sua equipe usa para editar documentos não é realmente “gratuita”.

Ele vem com custos ocultos.

Quando seus funcionários trabalham em diferentes locais sem um ambiente central e controlado, esses custos ocultos se tornam sérios riscos comerciais.

Controle de versão e edições perdidas

O controle de versão torna-se impossível quando um documento está em vários lugares ao mesmo tempo (desktops, e-mail, unidades de nuvem).

Isso faz com que as equipes percam horas conciliando alterações ou agindo com base em informações desatualizadas, o que coloca em risco os prazos e os negócios.

Lacunas de segurança

Toda vez que um funcionário faz upload de um documento comercial confidencial para uma ferramenta on-line gratuita e não verificada, você perde o controle sobre seus dados.

Você não tem supervisão sobre as políticas de segurança dessa plataforma, o que aumenta os riscos de violações de segurança que expõem suas informações confidenciais.

Risco de conformidade

Para os setores regulamentados, a falta de trilhas de auditoria em ferramentas gratuitas é uma armadilha. Não é possível comprovar a conformidade sem um histórico claro dos documentos, e você corre o risco de sofrer graves penalidades financeiras.

• Em 2016, a Advocate Healthcare foi multada em US$ 5,5 milhões após violações que afetaram aproximadamente 4 milhões de registros de pacientes.
• Em 2012, o HSBC concordou com um acordo de US$ 1,9 bilhão depois que as autoridades dos EUA encontraram falhas graves de conformidade contra a lavagem de dinheiro.

Esses são riscos comerciais fundamentais que um DMS moderno foi projetado especificamente para resolver. Em resumo:

Recurso	Ferramentas on-line gratuitas	Dokmee
Controle de versão	Nenhum. Cria várias versões de arquivo.	Automático. Um único arquivo mestre.
Segurança	Sem comprovação. Os dados podem ser expostos ou vendidos.	Criptografia e controles de nível empresarial.
Trilha de auditoria	Inexistente. Não há registro de alterações.	Registro completo e com carimbo de data e hora de cada ação.
Integração	Nenhum. Requer a troca de aplicativos.	Integração perfeita com o Microsoft 365.
Controle de acesso	Público de base em links.	Permissões granulares e baseadas no usuário.

Como o Dokmee centraliza a edição: Principais recursos

Uma plataforma integrada de DMS ou ECM, como o Dokmee, permite que você gerencie todo o ciclo de vida dos seus documentos essenciais aos negócios em uma única plataforma segura.

Isso vai muito além da simples visualização de arquivos. Ele oferece recursos abrangentes de edição e colaboração para os tipos de documentos mais comuns dos quais sua empresa depende.

Edição, assinatura e redação de PDFs

Os PDFs são o padrão para documentos comerciais em formato final, mas geralmente é difícil trabalhar com eles. Um DMS com ferramentas de PDF integradas resolve esse problema. Ele permite que você:

• Preencher e assinar formulários: Preencha contratos, documentos de integração ou aplicativos diretamente no sistema. Você não precisa de uma ferramenta de assinatura eletrônica separada, como o DocuSign.
• Reduza informações confidenciais: Remova de forma segura e permanente os dados confidenciais de um documento antes de compartilhá-lo. Essa é uma função essencial para os departamentos jurídico e de RH.
• Anotar e comentar: Adicione notas, destaque texto ou solicite alterações em um documento, com todo o feedback rastreado e anexado ao histórico do arquivo.

Edição de PDF em tempo real no software ECM

Sua equipe usa frequentemente documentos como Word, Excel e PowerPoint.

Um DMS moderno se integra diretamente a ferramentas como o Microsoft 365. Eles podem colaborar perfeitamente em tempo real. Embora os sistemas legados, como o SharePoint, ofereçam controle de versão básico, o verdadeiro DMS aprimora esse processo com fluxo de trabalho e controle superiores.

Você pode ser coautor de relatórios, atualizar modelos financeiros no Excel ou criar apresentações para clientes em tempo real. Cada alteração é salva automaticamente como uma nova versão, de modo que sua equipe não precisa enviar rascunhos por e-mail; todos estão sempre trabalhando no documento “mestre” definitivo.

Gerenciamento de imagens e vídeos

Além dos documentos, os ECMs como o Dokmee também são capazes de gerenciar as versões e os metadados de seus ativos criativos e de marketing. Você pode:

• Controle as versões dos designs: Garanta que sua equipe de marketing esteja sempre usando o logotipo ou o criativo de anúncio aprovado mais recente.
• Marque e organize a mídia: Adicione metadados personalizados a imagens e vídeos, tornando-os facilmente pesquisáveis por campanha, produto ou data.
• Gerencie materiais de treinamento: Mantenha seus materiais de treinamento baseados em vídeo e guias de instrução organizados e atualizados.

Agora que você já sabe o que pode editar, vamos ver como esse processo funciona na prática.

Como o Dokmee se compara ao M-Files ou ao Laserfiche

Plataformas como o M-Files e o Laserfiche oferecem recursos poderosos, mas o destaque do Dokmee é a integração perfeita e intuitiva com o Microsoft 365 e a facilidade de uso. Aqui estão as principais diferenças entre essas três soluções:

Recurso/Aspecto	Dokmee	Arquivos M	Laserfiche
Preço inicial	Baseado em cotações	Baseado em cotações	US$ 50/usuário/mês (Starter)
Integração com o Microsoft 365	Simples e intuitivo. Edição nativa do Word/Excel. É necessário um treinamento mínimo.	Boa integração disponível.	Recursos de integração limitados.
Facilidade de uso	Excepcionalmente fácil de usar. Necessidade mínima de treinamento, interface intuitiva.	Curva de aprendizado moderada, pode ser complexa para configurar.	Curva de aprendizado mais acentuada, interface mais complexa.
Configuração e implementação	Configuração simples. Implementação rápida com configuração direta.	Configuração complexa relatada pelos usuários.	Processo de implementação complexo.
Gerenciamento de ativos de mídia avançada	Manuseio avançado de mídia. Gerencia ativos de mídia avançada com campos de dados personalizados.	Gerenciamento de documentos padrão.	Gerenciamento de documentos padrão com algum suporte de mídia.
Captura e digitalização de documentos	OCR avançado. Converte documentos em arquivos eletrônicos pesquisáveis com opções de captura de dados.	Recursos sólidos de digitalização de documentos.	Recursos avançados de digitalização e OCR.
Automação do fluxo de trabalho	Roteamento de documentos baseado em regras. Fácil criação de fluxo de trabalho com processos automatizados.	Recursos avançados de fluxo de trabalho.	Automação do fluxo de trabalho com tecnologia de IA.
Recursos de segurança	Segurança de nível empresarial. Controles de acesso de vários usuários, restrições de arquivos, logs de auditoria.	Recursos de segurança robustos.	Segurança de nível empresarial.
Escalabilidade	Altamente escalável. Adapta-se a qualquer modelo de negócios, de pequenas empresas a grandes corporações.	Altamente escalável para grandes empresas.	Escalabilidade voltada para a empresa.
Recursos de pesquisa	Capacidade de pesquisa baseada em texto. Funcionalidade avançada de indexação e pesquisa de documentos.	Sistema de pesquisa orientado por metadados.	Pesquisa avançada com recursos de IA.
Suporte ao cliente	Excelente atendimento ao cliente e equipe de suporte altamente qualificada.	Bom suporte ao cliente.	Suporte empresarial padrão.
Mercado-alvo	Versátil. Empresas de pequeno a grande porte, especialmente equipes de marketing/criativas.	Principalmente empresas de grande porte.	Grandes empresas e governo.

O fluxo de trabalho de edição segura em 4 etapas em um DMS

Vamos ver como você pode editar seus documentos em um DMS usando o Dokmee como exemplo.

O fluxo de trabalho do Dokmee foi projetado para ser eficiente e intuitivo. Ele torna a edição segura e integrada uma parte ininterrupta do dia a dia da sua equipe e substitui o caos por um processo simples e totalmente rastreável.

1. Etapa 1: Localize e faça o check-out do seu documento com segurança

Comece navegando até o repositório centralizado do Dokmee.

Aqui, você pode usar a função “pesquisa avançada” para encontrar instantaneamente o documento de que precisa. Quando estiver pronto para editar, você faz um “check-out”.

Um check-out bloqueia o documento. Ele impede que qualquer outra pessoa faça alterações conflitantes enquanto você trabalha. Essa etapa simples é o pilar do controle de versão eficaz; os membros da equipe não podem substituir o trabalho uns dos outros ou editar um rascunho desatualizado.

2. Etapa 2: Editar com ferramentas integradas

Depois de fazer o check-out do documento, ele é aberto diretamente na interface do Dokmee usando uma integração interna com o Microsoft 365. Você vê a faixa de opções familiar do Word, Excel ou PowerPoint e pode fazer suas alterações como sempre fez.

A diferença é que o documento nunca sai do ambiente seguro do Dokmee. Não há necessidade de baixar um arquivo para a área de trabalho, abrir um aplicativo separado ou carregá-lo em um editor on-line.

Como a troca de aplicativos é efetivamente eliminada, os riscos de segurança associados à existência de arquivos confidenciais em vários locais são drasticamente reduzidos.

3. Etapa 3: Salvar com controle de versão automático e comentários

À medida que você faz suas alterações e clica em “Salvar”, o sistema de controle de versão do Dokmee funciona automaticamente em segundo plano. Em vez de substituir o arquivo anterior, o sistema salva seu trabalho como uma nova versão.

Você também pode ser solicitado a adicionar um breve comentário resumindo as alterações feitas. Isso cria um histórico claro e legível da evolução do documento, o que é inestimável para acompanhar o progresso do projeto e entender o motivo por trás de edições específicas.

4. Etapa 4: Faça o check-in para criar uma trilha de auditoria

Quando as edições estiverem concluídas, você faz o “check-in” do documento. Essa ação salva a versão final e desbloqueia o arquivo. Agora, outros membros da equipe podem visualizá-lo ou fazer check-out.

A etapa final é o que solidifica sua conformidade e segurança.

Um gerente ou administrador pode agora visualizar a trilha de auditoria completa do documento, com registro de data e hora. Esse registro mostra exatamente quem fez o check-out do documento, quando fez o check-in e os comentários associados às alterações.

Esse processo de check-in também solidifica sua arquitetura de segurança. Como o documento agora está de volta ao sistema com segurança, os gerentes podem aplicar com confiança permissões granulares no nível do documento (como somente leitura, restrição de impressão ou imposição de marca d’água) adaptadas a usuários ou departamentos específicos.

Em outras palavras, você tem um registro completo e imutável do histórico do documento, além do controle refinado sobre sua visibilidade que as auditorias regulatórias exigem

Os benefícios de um fluxo de trabalho integrado

Esse fluxo de trabalho simplificado traz conveniência para sua organização e resolve os problemas que afetam os processos de edição desconectados.

Aumente a produtividade reduzindo os erros

Depois de eliminar a necessidade de alternar entre vários aplicativos, você recupera as horas que sua equipe perde procurando arquivos e gerenciando diferentes versões. Essa é uma solução prática para equipes reais, por exemplo:

• Sobre o Software Advice, Ruggero, funcionário de uma empresa de médio porte, observou: “Minha experiência com o Dokmee ECM tem sido ótima. O software nos permitiu trabalhar juntos de forma eficiente como membros da organização em diferentes projetos remotamente por meio da facilidade de acesso a arquivos e do upload de documentos de pesquisa.”
• Esse sentimento é compartilhado por Jared, que trabalha em uma empresa automotiva com mais de 10.000 funcionários. Ele disse: “Poder digitalizar e armazenar todos os meus documentos importantes em um só lugar me poupou muito tempo e me permitiu ser mais organizado. Também notei mais colaboração e comunicação na minha equipe […]. Além disso, a segurança dos documentos foi significativamente aprimorada […]”

Esse processo garante que todos estejam sempre trabalhando com o documento mais atual, o que reduz os erros e o retrabalho dispendiosos decorrentes do uso de informações desatualizadas.

Simplifique as auditorias e garanta a conformidade

O controle automático de versões e a trilha de auditoria completa fornecem um registro imutável de cada ação realizada em um documento. Isso é o que transforma a preparação da auditoria de uma confusão manual e estressante em um processo simples e otimizado.

Nossos clientes destacam a “capacidade de rastrear qualquer documento a qualquer momento” como um grande benefício. Se a sua organização opera em um setor regulamentado, isso significa que você pode comprovar instantaneamente quem fez quais alterações e quando, o que torna o cumprimento das obrigações de conformidade mais simples e menos estressante.

Centralize a segurança e elimine as lacunas

A maneira mais eficaz de proteger suas informações confidenciais é manter todos os seus documentos e atividades de edição em um ecossistema seguro.

Esse processo elimina as brechas de segurança criadas quando os funcionários fazem upload de dados proprietários para plataformas on-line gratuitas e não verificadas.

Habilite a colaboração remota e híbrida segura

Para as equipes híbridas modernas, esse modelo centralizado é um salva-vidas.

O acesso baseado na nuvem e as permissões baseadas em funções do Dokmee garantem que seus funcionários possam editar e colaborar em documentos com segurança de qualquer local ou dispositivo, sem comprometer os dados da empresa.

Cada ação é rastreada e a governança é mantida, independentemente de onde sua equipe trabalhe.

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Perguntas frequentes (FAQ)

1. O que é edição de documentos?

A edição de documentos é o processo de fazer alterações em um arquivo, como modificar o texto em um documento do Word, redigir informações em um PDF ou adicionar comentários. Em um contexto empresarial, a edição moderna ocorre em um sistema seguro para rastrear as alterações e manter uma única fonte de verdade.

2. Posso editar um documento gratuitamente?

Existem muitas ferramentas on-line gratuitas, mas elas têm custos ocultos para as empresas.

Eles criam sérios riscos de segurança quando você faz upload de dados confidenciais e levam ao caos do controle de versão. Sua equipe pode perder tempo trabalhando em arquivos desatualizados quando você os utiliza.

3. Como faço para editar documentos?

A maneira comum é fazer o download de um arquivo e usar aplicativos separados, mas isso é ineficiente e arriscado.

A prática comercial recomendada é usar um Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS) integrado. Um DMS permite abrir, editar e salvar documentos com segurança em um só lugar. Ele elimina a confusão de versões e as lacunas de segurança.

4. Como o Dokmee rastreia quem fez alterações em um documento?

O Dokmee mantém uma trilha de auditoria completa e detalhada para cada documento.

Esse registro rastreia todas as ações, inclusive quem visualizou, editou, imprimiu ou compartilhou um arquivo, juntamente com um registro de data e hora, o que significa que ele cria um histórico completo e imutável para fins de conformidade e responsabilidade.

5. Posso editar documentos do Word e do Excel no Dokmee?

Sim. O Dokmee se integra perfeitamente ao Microsoft 365.

Você pode editar documentos do Word, Excel e PowerPoint em tempo real diretamente na plataforma, enquanto o sistema gerencia automaticamente o controle de versão em segundo plano.