Sistema de Gestão de Documentos vs Gestão de Conteúdo Empresarial (DMS vs ECM)

DMS e ECM possuem muitos recursos em comum, no entanto, não são a mesma coisa.

Se você não tem certeza de qual é a melhor opção para você e seu negócio, nós podemos ajudar.

Neste artigo, vamos analisar DMS e ECM lado a lado.

O que é um sistema de gestão de documentos?

Um DMS é um software projetado para armazenar, gerenciar e organizar todos os seus documentos digitais. Eles podem ser documentos digitalizados, contratos, propostas, apresentações…

Seus documentos ficam organizados e armazenados em arquivos digitais. Isso pode ser feito na nuvem ou em seus próprios servidores.

Com seu DMS você consegue organizar seus documentos de forma eficaz e compartilhá-los com as pessoas envolvidas.

Um DMS normalmente inclui recursos como:

• Controle de versões
• Permissões de acesso
• Marcação de metadados
• Trilhas de auditoria

Sistemas de gestão de documentos permitem criar fluxos de trabalho personalizados que automatizam todos os processos, como criação, revisão, aprovação e arquivamento, entre outros.

O que é gestão de conteúdo empresarial?

Um ECM também é uma ferramenta usada para gerenciar documentos durante todo o seu ciclo de vida. ECM é um conjunto de tecnologias utilizadas por grandes empresas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar conteúdos e documentos.

A gestão de conteúdo empresarial controla mais do que apenas documentos: ela gerencia todos os conteúdos envolvidos em uma organização. Isso inclui documentos digitalizados, PDFs, contratos, propostas, mas também imagens, vídeos, e-mails, conteúdos da web e registros.

ECMs integram IA para gerenciar conteúdos em toda a organização, oferecendo classificação inteligente, busca semântica usando processamento de linguagem natural (PLN), análise de conteúdo para conformidade e detecção de riscos, e insights preditivos para apoiar a tomada de decisão.

Ela aprimora os fluxos de trabalho, roteando dinamicamente o conteúdo e automatizando a gestão do ciclo de vida baseada no entendimento do contexto.

Alguns recursos de ECM incluem:

• Gestão de documentos
• Gestão de registros
• Automação de fluxos de trabalho
• Busca e recuperação
• Segurança e permissões
• Ferramentas de colaboração
• Captura de conteúdo (digitalização OCR)
• Marcação automatizada de metadados
• Integrações
• Auditoria e conformidade
• Acesso mobile
• Assinaturas eletrônicas

O objetivo do ECM é melhorar a eficiência, conformidade e colaboração ao fornecer uma plataforma unificada que apoia a criação de conteúdo, controle de versões, acesso seguro, automação de fluxos de trabalho e gestão de registros.

O que DMS e ECM têm em comum?

Primeiramente, DMS e ECM têm uma base em comum: armazenar e gerenciar seus documentos.

Ambas as ferramentas contam com arquivos digitais para organizar seus documentos com indexação avançada e marcação de metadados.

No entanto, há mais semelhanças entre as duas ferramentas. Por exemplo:

• Armazenamento e busca avançada

Como mencionado, ambas as ferramentas têm como objetivo armazenar todos os documentos do seu negócio em arquivos digitais.

Com um ECM e um DMS, você pode acessar e recuperar rapidamente qualquer documento usando busca avançada, indexação e marcação de metadados.

• Automação de fluxos de trabalho

Com um ECM e um DMS, é possível criar rotas personalizadas e automatizadas para seus documentos.

Elas suportam fluxos de trabalho automatizados para revisão, aprovação e encaminhamento de documentos, otimizando os processos do negócio.

• Controle de versões

Ambos os sistemas permitem rastrear todas as alterações que um documento sofreu. Além disso, com ambos os sistemas, você pode acessar a versão mais recente e atualizada do seu documento.

• Funções e permissões

Com ECM e DMS você pode atribuir funções e permissões a cada documento para reduzir o risco de violações de segurança.

As permissões permitem definir quem pode visualizar, editar, enviar por e-mail ou imprimir qualquer um dos seus documentos.

• Trilhas de auditoria

Elas ajudam as organizações a atender aos requisitos regulatórios, fornecendo registros de auditoria e recursos de gestão de registros.

Com um DMS e um ECM é possível ver quem e quando acessou cada documento.

• Colaboração em equipe

O principal benefício ao usar um DMS ou um ECM é conseguir trabalhar em conjunto com o restante da equipe.

Cada membro terá acesso à versão mais recente sempre que precisar abrir o documento, reduzindo o vai e vem entre cópias e documentos perdidos.

Diferenças entre DMS e ECM

Embora DMS e ECM compartilhem muitos recursos e objetivos, também existem algumas diferenças significativas.

Um DMS é focado principalmente na gestão de documentos, como arquivos do Word, PDFs e planilhas, oferecendo ferramentas como controle de versões, permissões de acesso e roteamento básico de fluxos de trabalho.

É ideal para departamentos ou pequenas empresas que precisam de uma gestão documental estruturada sem a complexidade das operações de conteúdo empresariais.

Por outro lado, o ECM possui um ecossistema de conteúdo muito mais amplo.

Inclui todos os recursos do DMS, mas também gerencia tipos de dados não estruturados, como e-mails, vídeos, conteúdos web e imagens digitalizadas.

Além disso, oferece muito mais integrações com sistemas como ERP e CRM, permitindo acelerar processos de negócio.

ECMs automatizam a gestão do ciclo de vida e impõem políticas de governança.

As soluções ECM também oferecem recursos avançados como gestão de ativos digitais e gestão de casos, tornando-as adequadas para grandes indústrias reguladas, como governos, manufatura, saúde e finanças.

Quanto à escalabilidade, soluções DMS funcionam bem para casos de uso isolados, ao passo que ECM é projetado para lidar com volumes muito maiores de conteúdo.

Em essência, um DMS pode ser considerado um subconjunto ou bloco de construção de uma estratégia maior de ECM, útil para necessidades pontuais, mas limitado em seu escopo comparado à governança empresarial que o ECM fornece.

Qual escolher?

Escolher a ferramenta certa para seu negócio é fundamental, mas como decidir?

Um DMS é a escolha certa para pequenas e médias empresas ou departamentos que necessitam de uma solução econômica para armazenar, organizar e recuperar documentos com segurança.

É ideal quando o foco está principalmente na gestão de arquivos como contratos, faturas e relatórios, sem necessidade de integrações avançadas ou governança empresarial.

Por outro lado, um ECM é mais adequado para organizações maiores ou aquelas em setores altamente regulados como saúde, finanças ou jurídico, que lidam com uma maior variedade de tipos de conteúdo em diferentes departamentos.

Se sua empresa precisa automatizar fluxos de trabalho complexos, aplicar políticas rigorosas de conformidade, integrar sistemas empresariais essenciais (como ERP ou CRM) e gerenciar o conteúdo durante todo o seu ciclo de vida, um ECM oferece a base estratégica para apoiar esses objetivos.

Se você está pronto para experimentar um ECM poderoso, por que não testar o Dokmee hoje mesmo?