Sistema de Gestión de Documentos vs Gestión de Contenidos Empresariales (DMS vs ECM)

DMS y ECM comparten muchas características, sin embargo, no son lo mismo.

Si no estás seguro de cuál es la mejor opción para ti y tu empresa, tenemos la respuesta.

En este artículo, analizaremos DMS y ECM lado a lado.

¿Qué es un sistema de gestión de documentos?

Un DMS es un software diseñado para almacenar, gestionar y organizar todos tus documentos digitales. Estos pueden ser documentos escaneados, contratos, propuestas, presentaciones…

Tus documentos se organizan y almacenan en archivadores digitales. Esto puede hacerse en la nube o en tus propios servidores.

Con tu DMS puedes organizar tus documentos de manera efectiva y compartirlos con los involucrados.

Un DMS normalmente incluye funciones como:

• Control de versiones
• Permisos de acceso
• Etiquetado de metadatos
• Rastreo de auditoría

Los sistemas de gestión de documentos permiten crear flujos de trabajo personalizados que automatizan cada proceso, como la creación, revisión, aprobación y archivo, entre otros.

¿Qué es la gestión de contenidos empresariales?

Un ECM también es una herramienta usada para gestionar documentos durante todo su ciclo de vida. ECM es un conjunto de tecnologías utilizadas por grandes empresas para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos.

La gestión de contenidos empresariales controla más que sólo documentos, gestiona todo el contenido involucrado en una organización. Esto incluye documentos escaneados, PDFs, contratos, propuestas, pero también imágenes, videos, correos electrónicos, contenido web y registros.

Los ECM integran IA para gestionar contenido en toda la organización, ofreciendo clasificación inteligente, búsqueda semántica usando procesamiento de lenguaje natural (PLN), análisis de contenido para cumplimiento y detección de riesgos, e información predictiva para apoyar la toma de decisiones.

Mejora los flujos de trabajo encaminando dinámicamente el contenido y automatizando la gestión del ciclo de vida basándose en la comprensión contextual.

Algunas funciones de ECM incluyen:

• Gestión de documentos
• Gestión de registros
• Automatización de flujos de trabajo
• Búsqueda y recuperación
• Seguridad y permisos
• Herramientas de colaboración
• Captura de contenido (escaneo OCR)
• Etiquetado automatizado de metadatos
• Integraciones
• Auditoría y cumplimiento
• Acceso móvil
• Firmas electrónicas

El objetivo de ECM es mejorar la eficiencia, el cumplimiento y la colaboración proporcionando una plataforma unificada que respalda la creación de contenido, el control de versiones, el acceso seguro, la automatización de flujos de trabajo y la gestión de registros.

¿Qué tienen en común DMS y ECM?

En primer lugar, DMS y ECM comparten una base común: almacenar y gestionar tus documentos.

Ambas herramientas disponen de archivadores digitales para almacenar tus documentos organizados con indexación avanzada y etiquetado de metadatos.

Sin embargo, existen más similitudes entre estas dos herramientas. Por ejemplo:

• Almacenamiento y búsqueda avanzada

Como mencionamos, ambas herramientas tienen como objetivo almacenar todos los documentos de tu empresa en archivadores digitales.

Con un ECM y un DMS puedes acceder fácilmente y recuperar cualquier documento rápidamente mediante búsqueda avanzada, indexación y etiquetado de metadatos.

• Automatización de flujos de trabajo

Con un ECM y un DMS puedes crear rutas personalizadas y automatizadas para tus documentos.

Permiten flujos de trabajo automáticos para la revisión, aprobación y envío de documentos, optimizando los procesos empresariales.

• Control de versiones

Ambos sistemas te permiten rastrear todos los cambios realizados en un documento. Además, puedes acceder siempre a la versión más reciente y actualizada de tu documento.

• Roles y permisos

Con ECM y DMS puedes asignar roles y permisos a cada documento para reducir el riesgo de brechas de seguridad.

Los permisos permiten definir quién puede ver, editar, enviar por correo o imprimir cualquiera de tus documentos.

• Rastreo de auditoría

Ayudan a las organizaciones a cumplir con requisitos normativos proporcionando registros de auditoría y funciones de gestión documental.

Con un DMS y un ECM puedes ver quién y cuándo accedió a cada documento.

• Colaboración en equipo

El principal beneficio de utilizar un DMS o un ECM es poder trabajar estrechamente con el resto del equipo.

Cada miembro tendrá acceso a la versión más actualizada cada vez que necesite abrir el documento, lo que reduce el ir y venir entre copias y la pérdida de documentos.

Diferencias entre DMS y ECM

Aunque DMS y ECM comparten muchas características y objetivos, también hay diferencias significativas.

Un DMS se centra principalmente en la gestión de documentos como archivos Word, PDFs y hojas de cálculo, ofreciendo herramientas como control de versiones, permisos de acceso y rutas básicas de flujo de trabajo.

Es ideal para departamentos o pequeñas empresas que necesitan un manejo estructurado de documentos sin la complejidad de operaciones de contenido a nivel empresarial.

Por otro lado, ECM abarca un ecosistema de contenido mucho más amplio.

Incluye todas las funciones de un DMS, pero también gestiona tipos de datos no estructurados como correos electrónicos, videos, contenido web e imágenes escaneadas.

Además, ofrece muchas más integraciones con sistemas como ERP y CRM, permitiendo acelerar los procesos empresariales.

Los ECM automatizan la gestión del ciclo de vida y refuerzan las políticas de gobernanza.

Las soluciones ECM también brindan capacidades avanzadas como la gestión de activos digitales y gestión de casos, lo que las hace adecuadas para industrias grandes y reguladas como gobiernos, manufactura, salud y finanzas.

En cuanto a escalabilidad, las soluciones DMS funcionan bien para casos aislados de uso documental, mientras que ECM está diseñado para gestionar un volumen mucho mayor de contenido.

En esencia, un DMS puede considerarse un subconjunto o bloque fundamental de una estrategia ECM más amplia, útil para necesidades tácticas pero limitado en alcance en comparación con la gobernanza a nivel empresarial que permite ECM.

¿Cuál deberías elegir?

Elegir la herramienta adecuada para tu empresa es crucial, pero ¿cómo decidir?

Un DMS es la elección correcta para pequeñas y medianas empresas o departamentos que necesitan una solución rentable para almacenar, organizar y recuperar documentos de forma segura.

Es ideal cuando el enfoque está principalmente en la gestión de archivos como contratos, facturas e informes sin necesidad de integraciones profundas o gobernanza empresarial.

Por otro lado, un ECM es mejor para organizaciones más grandes o aquellas en sectores altamente regulados, como salud, finanzas o legal, que manejan una mayor variedad de tipos de contenido en distintos departamentos.

Si tu empresa necesita automatizar flujos de trabajo complejos, hacer cumplir políticas estrictas de cumplimiento, integrarse con sistemas empresariales clave (como ERP o CRM), y gestionar contenido a lo largo de su ciclo de vida, un ECM ofrece la base estratégica para lograr esos objetivos.

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