5 mejores alternativas a M-Files para 2025

Si el enfoque centrado en metadatos de M-Files no funciona para ti, existen muchas alternativas que pueden convertirse en tu DMS perfecto. Estas son 5 de nuestras favoritas.

Si estás considerando M-Files, pero no quieres tener que diseñar políticas de gobernanza completamente nuevas, probablemente deberías considerar otras opciones.

Aquí encontrarás 5 alternativas a M-Files que varían entre DMS y ECM, e incluyen etiquetado mediante metadatos, indexación y automatización de flujos de trabajo.

¿Qué es M-Files?

M-Files es un sistema de gestión documental (DMS) basado en metadatos que ha rediseñado la forma en que los documentos pueden almacenarse dentro de un DMS.

En lugar de archivar documentos en carpetas asignadas, por ejemplo, por proyecto, los documentos se almacenan según “lo que son”, como contratos, inventarios, etc.

El objetivo de este sistema de gestión inteligente de la información es facilitar la búsqueda, organización y recuperación de documentos.

M-Files es una herramienta muy valiosa si tu organización comparte y reutiliza documentos entre varios equipos o proyectos.

Por ejemplo, firmas de abogados, consultoras, despachos contables y empresas manufactureras utilizan los mismos documentos, aunque se usen en contextos diferentes.

Un ejemplo: los planos de ingeniería pueden pasar de la revisión de diseño a las verificaciones de cumplimiento y a la planificación de la producción, todo mientras son accesibles y buscables por cada departamento.

Además del almacenamiento, M-Files admite búsqueda y captura impulsadas por inteligencia artificial, automatización de flujos de trabajo, colaboración y cumplimiento normativo, lo que lo hace adecuado tanto para compartir archivos simples como para la gestión documental empresarial compleja.

Su interfaz se asemeja al Explorador de archivos de Windows, por lo que la mayoría de los usuarios pueden adaptarse rápidamente sin una curva de aprendizaje pronunciada. Sin embargo, muchos usuarios han informado de que M-Files tiene una interfaz algo anticuada y una curva de aprendizaje empinada debido a su sistema de organización.

Por lo tanto, si planeas cambiar de un DMS a M-Files, ten en cuenta que deberás establecer una gobernanza completamente nueva.

Funciones de M-Files

M-Files combina facilidad de uso con potentes funciones de nivel empresarial. Sus principales fortalezas incluyen:

• Organización basada en metadatos

Como probablemente imaginas, esta es la característica más representativa de M-Files.

Los archivos no se almacenan en carpetas fijas, sino que se clasifican por propiedades como tipo de documento, proyecto, cliente, fecha o estado de aprobación.

Esto permite que el mismo documento aparezca en múltiples búsquedas sin duplicarse. Para las organizaciones que luchan con carpetas superpuestas, este enfoque puede resultar transformador.

Sin embargo, requiere un cambio cultural, ya que será necesario etiquetar los archivos con metadatos de manera constante para que el sistema funcione correctamente.

• Captura de documentos impulsada por IA

M-Files utiliza OCR e inteligencia artificial para extraer información clave de facturas, contratos y otros documentos estructurados, y luego sugiere metadatos automáticamente.

Con el tiempo, la aplicación detectará las correcciones para mejorar su precisión.

Esto reduce la entrada manual de datos y acelera el procesamiento de grandes volúmenes de documentos, aunque la fase de configuración requiere esfuerzo para entrenar eficazmente la IA.

• Automatización de flujos de trabajo

M-Files incluye un diseñador visual de flujos de trabajo para automatizar procesos como aprobaciones, notificaciones y enrutamiento de documentos.

Los usuarios menos técnicos pueden configurar flujos simples, mientras que las organizaciones más avanzadas pueden gestionar cadenas de aprobación multinivel.

Se integra con herramientas como DocuSign para firmas electrónicas, aunque sus funciones de automatización no son tan avanzadas como las de plataformas BPM (Business Process Management) completas.

• Interfaz de usuario y usabilidad

Una de las mayores ventajas de M-Files es su facilidad de uso.

La interfaz de escritorio es similar a la del Explorador de Windows, lo que reduce la curva de aprendizaje.

La mayoría de los usuarios pueden empezar a trabajar con una capacitación mínima. La aplicación móvil también está bien optimizada y ofrece funcionalidad completa en teléfonos y tabletas.

Esto facilita la adopción en comparación con otras plataformas DMS empresariales con interfaces más complejas o poco intuitivas.

• Integraciones

M-Files se integra con herramientas empresariales ampliamente utilizadas, como Microsoft Office, Google Workspace, Salesforce, SharePoint y productos de Adobe. Esto garantiza que los archivos permanezcan accesibles dentro de las aplicaciones que las personas ya utilizan a diario, mejorando la adopción y minimizando las interrupciones.

M-Files tiene integración nativa con todo el paquete de Microsoft, incluidos Microsoft Copilot, Microsoft 365, SharePoint, Excel, Word, PowerPoint, Outlook y Teams.

Los correos electrónicos, archivos adjuntos y documentos pueden guardarse directamente en M-Files con metadatos aplicados automáticamente, mientras que Copilot mejora la productividad con información y búsqueda impulsadas por IA.

Las 5 mejores alternativas a M-Files

A los usuarios les gusta la potente función de búsqueda y descubrimiento de M-Files, además de su sistema de almacenamiento documental.

Sin embargo, M-Files puede presentar algunos desafíos, como la necesidad de etiquetar disciplinadamente con metadatos, un entorno de desarrollo desactualizado y precios elevados.

Si estos son problemas que deseas evitar o que actualmente experimentas, puede interesarte conocer estas 5 alternativas a M-Files que pueden gestionar tu documentación sin sus desventajas.

Producto	Mejor característica	Ideal para	Indexación / Búsqueda	Automatización / Flujos de trabajo
M-Files	Etiquetado basado en metadatos	Organizaciones con alto solapamiento documental y necesidades de cumplimiento, que quieren abandonar estructuras rígidas de carpetas. Medianas a grandes.	Metadatos completos + texto completo + OCR; búsqueda inteligente en múltiples contextos.	Constructor visual de flujos; enrutamiento basado en reglas; sugerencias con IA; notificaciones automáticas y aprobaciones condicionales.
Dokmee	Personalización total en seguridad y flujos	Empresas que buscan funciones DMS/ECM sin gran disrupción. Departamentos o pymes.	Buena búsqueda + metadatos; captura OCR para documentos escaneados; texto completo.	Automatización práctica; disparadores basados en reglas; menor curva de aprendizaje conceptual.
Laserfiche	ECM empresarial	Instituciones con entornos de alta regulación; organizaciones que buscan flujos preconfigurados y fuerte gobernanza.	Muy sólida: metadatos + texto completo + OCR; auditoría y control de versiones.	Amplia automatización; diseñadores low-code/no-code; plantillas prediseñadas; gran comunidad.
DocStar	Gestión documental + escaneo / imágenes	Grandes empresas o aquellas con requisitos regulatorios estrictos; departamentos con flujos complejos entre múltiples unidades.	Metadatos + OCR + versionado; sólida indexación de documentos escaneados y estructurados.	Automatización del enrutamiento entre departamentos; automatización AP; retención y cumplimiento.
FileHold	Modelo tradicional de carpetas y archivadores	Empresas medianas que prefieren una estructura más convencional.	Buena búsqueda: etiquetado con metadatos + OCR; archivado automático; múltiples repositorios.	Flujos básicos; automatización de repositorios; scripts / metadatos personalizados.
DocuShare	Etiquetado / escaneo de documentos; uso compartido de contenido	Organizaciones que gestionan contenido amplio o ya usan ecosistemas Xerox.	Metadatos + texto completo + OCR; potentes filtros; buen etiquetado.	Herramientas de flujo; automatización de ciclo de vida y retención; colaboración y aprobaciones.

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1. Dokmee

Valoración ⭐⭐⭐⭐⭐

G2: 4.5/5 | Capterra: 4.7/5

Descripción general

Dokmee es un sistema DMS y ECM con suscripción modular que te permite incluir solo las funciones que necesites.

Ofrece almacenamiento documental totalmente personalizable con indexación avanzada, etiquetado por metadatos, control de versiones, roles y permisos, y automatización de flujos.

Además, puedes añadir captura OCR, capacidades ECM, formularios electrónicos, software de chatbot con IA, contador de páginas y más.

Dokmee busca ofrecer herramientas de gestión documental potentes pero con una curva de aprendizaje más suave que los sistemas centrados estrictamente en metadatos.

¿Cuándo elegir Dokmee sobre M-Files?

• Si tu equipo ya cuenta con una estructura de carpetas eficaz. Con Dokmee puedes mantener la navegación por carpetas junto con metadatos.
• Si tienes un presupuesto reducido para las fases iniciales (los planes iniciales suelen ser más económicos que M-Files).
• Si necesitas una implementación rápida con menos capacitación. También puedes iniciar con una implementación híbrida para garantizar una transición fluida.
• Si trabajas en industrias reguladas (sanidad, gobierno, etc.).
• Si necesitas flujos avanzados que activen acciones y faciliten la colaboración del equipo.

2. Laserfiche

Valoración ⭐⭐⭐⭐⭐

G2: 4.7/5 | Capterra: 4.5/5

Descripción general

Laserfiche es un ECM enfocado en la automatización de procesos y la gobernanza. Está diseñado para grandes organizaciones con procesos multinivel y estrictas regulaciones.

Permite crear flujos como incorporación de empleados o gestión de siniestros, integrando automatización y formularios electrónicos.

Ideal para entornos que dependen de procedimientos claros y estructurados.

Sin embargo, es más complejo y caro, por lo que si solo buscas almacenamiento básico, quizá no sea la mejor opción.

¿Cuándo elegir Laserfiche sobre M-Files?

• Si perteneces a un sector altamente regulado o requiere un cumplimiento estricto.
• Si valoras el apoyo, la estabilidad del proveedor y gastos ocultos reducidos.
• Si no puedes dedicar tiempo a construir esquemas de metadatos desde cero.

3. DocStar

Valoración: ⭐⭐⭐⭐

G2: 3.8/5 | Capterra: 4/5

Descripción general

DocStar es un ECM diseñado para empresas medianas y grandes que necesitan almacenamiento avanzado, captura de documentos, automatización, cumplimiento e integración con sistemas ERP.

Ofrece una plataforma centralizada para gestionar distintos tipos de contenido mediante captura de datos, flujos automáticos y controles de cumplimiento.

Ideal para fabricantes o proveedores de salud que procesan miles de facturas en múltiples ubicaciones.

Funciona bien en entornos multidisciplinarios donde el contenido debe activar flujos simultáneos en RRHH, legal, finanzas y operaciones, garantizando precisión, cumplimiento y eficiencia.

¿Cuándo elegir DocStar sobre M-Files?

• Si necesitas integración profunda con sistemas contables (ERP, AP, etc.).
• Si las auditorías, retención y trazabilidad son prioridades.
• Si manejas grandes volúmenes de documentos escaneados con necesidad de fuerte OCR e indexación.
• Si cuentas con un equipo técnico interno para la configuración (requiere mayor personalización).

4. FileHold

Valoración: ⭐⭐⭐⭐⭐

G2: 4.6/5 | Capterra: 4.7/5

Descripción general

FileHold es un DMS clásico que puede implementarse en la nube o en un servidor local. Es una buena opción para PYMES que desean digitalizar sus archivos sin funciones innecesarias o complejas.

Admite automatización de repositorios (importación automática, separación de archivos), OCR y flujos, aunque con menos dependencia de metadatos que M-Files.

Incluye bibliotecas jerárquicas, etiquetado granular, control de acceso por roles, historial de versiones, retención y archivado automático.

Permite diseñar y gestionar flujos de aprobación, revisiones de contratos o verificaciones de cumplimiento.

¿Cuándo elegir FileHold sobre M-Files?

• Si prefieres estructuras de carpetas o un modelo híbrido.
• Si tienes una empresa mediana y quieres una gestión documental sólida sin grandes cambios culturales.
• Si buscas precios más predecibles para pocos usuarios.

5. DocuShare

Valoración: ⭐⭐⭐⭐

G2: 4.5/5 | Capterra: 4.3/5

Descripción general

DocuShare (de Xerox) es un ECM que evolucionó desde un DMS básico y puede implementarse tanto en la nube como en un servidor local.

Administra el contenido empresarial con funciones de retención, etiquetado, escaneo e imagen, además de colaboración y uso compartido.

Diseñado para escalar desde PYMES hasta corporaciones globales, es ideal para organizaciones que necesitan una gestión de contenido centralizada y segura, dispuestas a trabajar dentro de un sistema empresarial estructurado.

¿Cuándo elegir DocuShare sobre M-Files?

• Cuando tengas grandes necesidades de archivo o retención.
• Si prefieres un proveedor con experiencia en gestión de contenido e imagen a gran escala.
• Si tu presupuesto o recursos internos se alinean mejor con estructuras DMS/ECM convencionales.
• Si tu infraestructura o flujos actuales encajan con la forma en que DocuShare maneja el ciclo de vida documental.

Entonces, ¿qué DMS necesitas?

Sea cual sea tu industria, necesitas un DMS que gestione eficazmente tus documentos durante todo su ciclo de vida:

Captura → indexación → almacenamiento → edición → retención → archivo

Tu DMS o ECM también debe admitir flujos automatizados para que tu equipo pueda trabajar de forma colaborativa, incluso a distancia.

Por último, elige una solución que pueda escalar con tu negocio. Puntos extra si ofrece una suscripción modular, para añadir funciones a medida que las necesites.

Aunque M-Files es una buena opción, Dokmee incluye todas estas características.

Si necesitas más información, contáctanos hoy.