El almacenamiento físico de los documentos de su organización puede costarle 10 000 $ al año.

La solución a este problema es clara: un sistema de gestión electrónica de documentos (SGD).

El problema es que muchos no saben exactamente cómo planificar la migración o estimar los gastos totales. En este artículo, le ayudaremos a verlo con más claridad.

Advertencia: Las cifras que verá a lo largo de este artículo no están grabadas en piedra y pueden variar en función de la ubicación, la sensibilidad de los documentos y el tamaño del rezago documental.

¿Cuál es el costo de la migración de documentos?

El costo de la migración de documentos se refiere al conjunto de gastos relacionados con la conversión de documentos físicos en archivos digitales estructurados que se trasladarán a un sistema de gestión de documentos o a una plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM).

El costo de la migración incluye la preparación, la digitalización, la indexación y la verificación de los documentos históricos. El proceso puede realizarse internamente o subcontratarse a proveedores de servicios.

En promedio, las organizaciones pueden esperar:

• Digitalización interna: aproximadamente de 2,5 a 4,5 centavos por página
• Digitalización externa: generalmente de 7 a más de 20 centavos por página, dependiendo de la profundidad de la indexación y los requisitos de tiempo de entrega

Estas estimaciones varían considerablemente según el tamaño del rezago, el estado de los documentos, los costos de mano de obra y el nivel de metadatos requeridos. Para los archivos voluminosos, incluso pequeñas diferencias por página pueden tener un impacto significativo en el presupuesto total del proyecto.

Comprender de dónde provienen estos costos permite a los tomadores de decisiones planificar de manera realista y evitar subestimar el esfuerzo implicado en la conversión de años de archivos en papel en activos digitales utilizables.

También debe tener en cuenta los plazos. Una sola línea de producción que digitaliza de 12 000 a 15 000 páginas por día puede procesar aproximadamente 300 000 páginas al mes.

Los proyectos de mayor envergadura pueden requerir varios escáneres y equipos trabajando en paralelo.

El tiempo de preparación a veces puede exceder el tiempo de digitalización, especialmente para documentos encuadernados o frágiles.

¿Qué factores influyen en el costo de la migración de documentos?

Ningún proyecto de migración es igual a otro. El costo total depende de varias variables operativas que afectan directamente la velocidad de producción, las necesidades de personal y los requisitos tecnológicos.

• Volumen de páginas

El factor de costo más importante es el número total de páginas. Los rezagos importantes requieren más tiempo de preparación, capacidad de digitalización y recursos de indexación. Incluso ligeras diferencias en el precio por página pueden traducirse en cambios presupuestarios sustanciales cuando se trata de cientos de miles o millones de páginas.

• Estado de los documentos

Los archivos más antiguos suelen contener grapas, encuadernaciones, papel frágil y formatos de página mixtos. La preparación de estos documentos para la digitalización puede ralentizar considerablemente la producción. Los documentos limpios y estandarizados son mucho menos costosos de procesar.

• Profundidad de indexación

La indexación es uno de los aspectos más costosos de la migración. Los proyectos que solo requieren un nombre de archivo y una fecha son relativamente sencillos, mientras que aquellos que requieren de 8 a 12 campos de metadatos consultables necesitan herramientas más avanzadas o entrada manual. Sin automatización, cuantos más campos de indexación necesite, mayor será el costo.

• Plazo de entrega

Los plazos más cortos requieren más personal, escáneres adicionales o producción en horas extras. Los proyectos urgentes suelen ser más costosos que las migraciones progresivas repartidas en varios meses.

Cómo planificar su migración a un SGD o ECM

Cada vez más, los documentos se procesan electrónicamente, pero eso no significa que no haya un rezago masivo de documentos y datos que deban integrarse en su sistema de gestión documental.

La migración de sus documentos a su nueva plataforma (ya sea un SGD o un ECM) implica la digitalización e indexación de todos los documentos en papel, incluidos los libros.

El desafío no es moco de pavo; después de todo, su rezago puede contener años de datos.

Los archivos históricos a menudo permanecen encerrados en archivadores, bodegas y salas de almacenamiento. Estos rezagos pueden representar décadas de información operativa, legal y financiera que debe preservarse, digitalizarse y hacerse consultable antes de que una migración exitosa pueda tener lugar.

La planificación de una migración requiere, por lo tanto, abordar no solo la configuración del sistema y la adopción por parte de los usuarios, sino también las realidades de los rezagos de documentos, la capacidad de digitalización, los costos y la estrategia de indexación. Sin un plan claro, los proyectos de rezago pueden volverse rápidamente costosos, lentos y perturbadores.

Los rezagos de documentos pueden representar años de datos

Los rezagos de documentos no son simples trabajos de limpieza pequeños. En muchas organizaciones, consisten en años de facturas, contratos, expedientes de RR. HH., registros de cumplimiento, documentación técnica y libros encuadernados.

Estos documentos se crearon en una época en la que el papel era el formato de registro principal, y a menudo contienen información crítica que debe permanecer accesible para auditorías, investigaciones judiciales o continuidad de la actividad empresarial.

La digitalización de los rezagos se entiende mejor como un trabajo de producción, no como una tarea de TI.

Requiere personal dedicado, equipo y procesos, similar a una línea de fabricación. Tratarlo como una tarea secundaria ocasional casi siempre conlleva retrasos, problemas de calidad y escalada de costos.

Para muchos, surge una pregunta ante un rezago importante: ¿debo subcontratar la línea de producción de migración o puedo hacerlo internamente?

Costos promedio de migración

Para comprender cómo puede abordar este proceso, desglosemos los costos promedio para ayudarle.

Los costos de migración a menudo se subestiman porque las organizaciones se centran en las licencias del ECM y la implementación, descuidando el costo operativo de la digitalización de los documentos existentes.

En la práctica, la mayor parte de los gastos de migración a menudo proviene de la digitalización, preparación e indexación, más que del propio ECM.

Al calcular todos los costos incluidos cuando se realiza internamente, también debe tener en cuenta el costo del hardware, los preparadores de documentos y los escáneres. Sin contratar indexadores (que analizaremos más adelante), necesitaría de 2 a 3 personas en el proyecto.

Para 2 preparadores de documentos (12 $ la hora) y 1 operador de digitalización (18 $ la hora), podría considerar 2 900 $ al mes por un solo salario, lo que suma 6 720 $ para los tres.

Si incluye la indexación manual, el precio mensual sube a 6 900 $, más los escáneres si necesita comprarlos; el precio final podría alcanzar los 10 000 $ para aproximadamente 150 000 documentos.

Básicamente, los costos promedio de digitalización suelen situarse entre 2,5 y 4,5 centavos por página cuando se realizan internamente.

Los proveedores de servicios externos pueden ofrecer presupuestos que van desde los 7 centavos hasta más de 20 centavos por página, dependiendo del volumen, la complejidad de la indexación y el plazo de entrega.

Y aunque para algunos sea mucho más fácil evitar las complicaciones, debe tener en cuenta que la indexación en este caso solo incluiría de 2 a 3 campos y no es una opción escalable.

Comprender cómo se calculan estos costos es esencial antes de aprobar los presupuestos de los proveedores de servicios o comprometerse con un proyecto interno.

¿Qué es la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es el proceso de convertir documentos físicos en archivos digitales que pueden almacenarse, buscarse y gestionarse en un SGD o ECM.

Este proceso va mucho más allá de la simple digitalización de papel a PDF. Una digitalización eficaz incluye la preparación de los documentos, la captura de imágenes, el OCR, la indexación, el control de calidad, la compresión y la entrega segura en el sistema de destino.

Los proyectos de digitalización modernos se apoyan fuertemente en un software contador de páginas para estimar con precisión la carga de trabajo y el costo. Al contar las páginas en lugar de los documentos, las organizaciones pueden calcular un rendimiento realista, las necesidades de personal y los costos por página incluso antes de encender un solo escáner.

Con el estimador de papel a digital, puede evaluar con precisión el impacto de este proceso en su caso específico, prediciendo las necesidades de almacenamiento, las horas de digitalización y los días laborables que se dedicarán a la digitalización de sus documentos.

¿Por qué es importante la digitalización de documentos antes de una migración?

La digitalización de los documentos antes de la migración a un SGD o ECM garantiza que el contenido existente entre en el nuevo sistema de manera estructurada, consultable y conforme a las normas. Migrar el caos de los documentos en papel a una plataforma digital sin una indexación adecuada solo recrea los mismos problemas en un nuevo formato.

La digitalización también permite a las organizaciones limpiar los registros obsoletos, aplicar políticas de retención y reducir los costos de almacenamiento antes de la puesta en marcha. Al abordar los rezagos por adelantado, las organizaciones evitan abrumar a los usuarios con contenido incompleto o mal indexado después de la migración.

Software y hardware necesarios para la digitalización de documentos

Además de los miembros del equipo en la línea de producción, también deberá tener en cuenta las herramientas que pueden ayudarle a gestionar la migración sin depender de proveedores de servicios externos.

Escáneres

La selección del escáner desempeña un papel fundamental en la planificación de la digitalización.

Aunque los escáneres más rápidos aumentan el rendimiento, los costos aumentan exponencialmente. Los escáneres de producción básicos pueden manejar eficazmente los volúmenes diarios, mientras que los modelos de gama alta capaces de digitalizar 730 páginas por minuto (por ambas caras) pueden costar 150 000 $, existiendo modelos de menor velocidad vendidos muy por debajo de ese rango.

Para la mayoría de las organizaciones, los escáneres ultrarrápidos no tienen sentido financiero, a menos que los volúmenes de documentos sean realmente masivos. El mantenimiento y los tiempos de inactividad también se convierten en riesgos importantes; a menos que haya varios escáneres disponibles, una sola avería puede detener completamente la producción. Un buen rango es un escáner que procese entre 100 y 160 páginas por minuto.

Los escáneres reacondicionados son cada vez más populares y pueden reducir significativamente los gastos de capital, con modelos de alto rendimiento disponibles entre 5 000 $ y 16 000 $, que pueden ser revendidos posteriormente.

En muchos casos, las organizaciones ya poseen hardware adecuado, lo que hace que la digitalización interna sea aún más rentable.

Contadores de páginas y software de captura

La digitalización interna suele comenzar con una evaluación detallada del volumen de páginas.

Por ejemplo, digitalizar 15 000 páginas al día se traduce en unas 300 000 páginas al mes. Este nivel de producción requiere una línea de producción estructurada.

La preparación de los documentos suele ser la etapa que más mano de obra requiere. Los libros encuadernados se cortan con frecuencia en páginas sueltas para extraer la información que contienen, ya que el valor reside en el contenido, no en el formato físico. La preparación puede requerir de dos a tres personas, según el estado de los documentos, las carpetas, las grapas, los clips y las encuadernaciones.

Con personal experimentado, una línea de preparación puede soportar tasas de digitalización de unas 130 páginas por minuto, lo que da como resultado de 12 000 a 15 000 páginas al día por operador en un turno de ocho horas.

La digitalización en sí requiere generalmente 1 operador trabajando 8 horas al día, o más según la velocidad del escáner y las necesidades de redundancia. El personal de control de calidad es menos crítico que en el pasado gracias a la mejora en la precisión de los escáneres, pero siempre se recomiendan verificaciones puntuales para los documentos de alto riesgo.

Este proceso puede realizarse fácilmente combinando la mano de obra con un software.

Un contador de páginas le ayudará a llevar un registro exacto de todas las páginas que se migrarán a su sistema de gestión documental y cuesta 79 $ al año.

Además, un software de captura digitalizará los documentos y extraerá automáticamente toda la información para su posterior indexación.

Con Dokmee Capture, puede extraer y digitalizar toda la información y luego almacenarla en la plataforma de su elección.

Indexación automatizada

La subcontratación de la indexación sigue siendo una de las partes más costosas y lentas de la digitalización.

Los indexadores humanos introducen manualmente los campos de metadatos, a menudo en centros offshore, lo que genera cuellos de botella, problemas de precisión y de escalabilidad.

Por regla general, los proveedores de servicios solo incluyen unos pocos campos de indexación, como el nombre del archivo y la fecha. Sin embargo, a medida que aumentan los volúmenes de archivos, necesitará muchos más campos que contengan metadatos para una búsqueda y recuperación eficaces de los documentos.

Con los proveedores de servicios, los costos aumentan considerablemente con el número de campos de indexación requeridos, y los plazos de entrega se alargan a medida que crecen los volúmenes.

Al automatizar la indexación con software avanzado, este cuello de botella ha desaparecido en gran medida.

Con las soluciones de captura modernas como Dokmee Capture, el RPA y la indexación impulsada por la IA pueden extraer y rellenar automáticamente 10 o más campos de indexación por documento sin intervención humana. El contenido manuscrito y mecanografiado en más de 50 de los idiomas más hablados del mundo se puede reconocer con precisión.

La indexación basada en IA es más consistente y rentable que la indexación humana. Elimina los errores relacionados con la fatiga y se adapta sin esfuerzo al volumen.

La importancia de la indexación

La indexación determina si los documentos digitalizados son realmente utilizables.

Sin metadatos enriquecidos, el rendimiento de la búsqueda se resiente, los usuarios pierden confianza en el sistema y la adopción cae. En última instancia, la migración podría resultar inútil y transformar su nuevo SGD o ECM en un simple almacenamiento ordinario, y no en sistemas de gestión documental avanzados.

La indexación asistida por IA le permite aplicar esquemas de clasificación complejos que serían prohibitivos con indexadores manuales.

A diferencia de los equipos de indexación humana, que son limitados, costosos e inconsistentes, la IA puede manejar varios campos de indexación simultáneamente con mayor precisión y menor costo. Este cambio modifica fundamentalmente la economía de la digitalización de los rezagos y hace que los proyectos internos sean viables para organizaciones de todos los tamaños.

Interno vs. Proveedores de servicios, cómo tomar la decisión correcta

Los proveedores de servicios son cada vez más difíciles de encontrar a medida que disminuyen los volúmenes de documentos y desaparecen los flujos de trabajo en papel.

Muchos proveedores cobran ahora tarifas más altas para compensar, ofreciendo a menudo una flexibilidad de indexación limitada. Los presupuestos de 12 a 20 centavos por página son cada vez más comunes y resultan rápidamente poco rentables, especialmente cuando solo se incluyen unos pocos campos de indexación.

En otras palabras, el costo total de la migración para 300 000 páginas podría oscilar entre 36 000 $ y 60 000 $.

Por el contrario, la digitalización interna utilizando escáneres modernos, software de captura e indexación por IA puede alcanzar costos totales de aproximadamente 10 000 $ al mes por cada 300 000 páginas, es decir, unos 3,3 centavos por página, excluyendo el equipo que ya se posee.

La indexación de grandes volúmenes, como 150 000 documentos, puede ser gestionada por RPA por unos 3 000 $, independientemente de la profundidad de la indexación.

Dokmee se encarga de todo el proceso, desde la digitalización y el OCR hasta la compresión y la indexación automatizada, y puede entregar el contenido directamente en Dokmee ECM u otras plataformas ECM. Esta flexibilidad le permite mantener el control, reducir costos y asegurar el futuro de su estrategia de migración.

Valor a largo plazo y ROI de la migración de documentos

Aunque el costo inicial de la digitalización de los rezagos pueda parecer sustancial, los beneficios operativos a largo plazo suelen superar la inversión inicial.

Los archivos digitalizados reducen la dependencia del almacenamiento físico, eliminan el tiempo dedicado a buscar en expedientes de papel y mejoran el acceso a la información crítica. Con el tiempo, las organizaciones se benefician de:

• Recuperación de documentos y toma de decisiones más rápidas
• Reducción de los costos de almacenamiento físico y manipulación
• Mejora del cumplimiento y preparación para auditorías
• Reducción del riesgo de pérdida o daño de expedientes
• Aumento de la eficiencia en todos los departamentos

Una vez que los documentos son consultables y están estructurados dentro de un SGD o ECM, pasan a formar parte de un ecosistema de información conectado que respalda las operaciones diarias.

En lugar de considerar la migración como un gasto puntual, muchas organizaciones la ven como un paso fundamental hacia la mejora de los procesos a largo plazo y la resiliencia operativa.

Planificar la digitalización de los rezagos con confianza

Comprender el costo real de la digitalización de los rezagos en 2026 permite a las organizaciones tomar decisiones informadas. Al contar las páginas con precisión, planificar las líneas de producción, aprovechar la indexación asistida por IA y comparar los costos internos con los presupuestos de los proveedores de servicios, las empresas pueden evitar gastos innecesarios y retrasos.

Una estrategia de digitalización bien planificada transforma los rezagos de documentos de un obstáculo para la migración en un activo estratégico, sentando las bases para una implementación exitosa del SGD o ECM.

Cuente con la automatización de Dokmee para una migración ultraprecisa

Dokmee acompaña a las organizaciones a lo largo de todo el proceso de migración de documentos, desde el conteo inicial de páginas y la captura hasta el OCR, la indexación y la entrega estructurada en entornos SGD o ECM.

Con la preparación y las herramientas adecuadas, los equipos pueden estimar mejor los costos, planificar la producción y transformar los rezagos de documentos en información accesible y consultable que respalde el crecimiento futuro.

Reserve su demo gratuita ahora y deje que nuestro equipo le guíe.