Revisión Completa de Hyland OnBase 2025: Funciones y Reseñas de Usuarios

¿Está considerando OnBase como su ECM para gestionar su contenido y automatizar procesos?

Elegir la opción perfecta es tan complicado como importante.

En esta revisión de Hyland OnBase hemos reunido toda la información que necesita saber antes de tomar una decisión.

¿Qué es Hyland OnBase?

OnBase es una plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM) y automatización de procesos desarrollada por Hyland. Como la mayoría de las soluciones ECM, fue diseñado para automatizar flujos de trabajo y centralizar el contenido de su empresa durante todo su ciclo de vida.

OnBase captura información de documentos, correos electrónicos, formularios, registros y archivos de casos para organizarlos, hacerlos accesibles y protegerlos.

La herramienta combina almacenamiento, automatización de flujos de trabajo, gestión de casos, retención de registros y análisis en tiempo real.

OnBase conecta el contenido directamente con los procesos de negocio que soporta.

Esto le permite automatizar tareas manuales (como aprobaciones o ingreso de datos), aplicar políticas de cumplimiento y proporcionar a su equipo (o clientes) acceso instantáneo a la información que necesitan para tomar decisiones.

La plataforma ofrece herramientas de configuración low-code para adaptar flujos de trabajo e interfaces a sus necesidades y se conecta a su ERP, CRM y sistemas de RR. HH.

OnBase admite integración de punto y clic con herramientas como Microsoft 365, SAP, Salesforce, Workday, Epic y Oracle.

Con las API y los servicios web de este ECM, puede verificar facturas del ERP, visualizar documentación de clientes desde la interfaz del CRM o recuperar registros de empleados sin cambiar de herramienta.

La interfaz es intuitiva, a pesar de parecer un poco desactualizada en algunos momentos.

Puede acceder a OnBase por el escritorio, navegador web o aplicación móvil y crear paneles personalizados, atajos y paneles de tareas configurables.

Principales Funciones de OnBase

La belleza de un ECM reside en sus funciones, más allá del almacenamiento de documentos.

Captura Automatizada Multicanal

OnBase captura sus documentos de diversas fuentes, incluidos escáneres, buzones de correo electrónico, servidores de fax, formularios digitales, dispositivos móviles y otras aplicaciones.

Esta información se captura, clasifica y valida en datos de negocio estructurados.

OnBase utiliza OCR y algoritmos de captura inteligente para identificar metadatos automáticamente e indexar documentos para su recuperación.

Esta es una buena opción si gestiona grandes volúmenes de facturas, solicitudes o documentos de RR. HH.

Automatización Avanzada de Procesos

El motor de automatización de procesos de OnBase le permite automatizar flujos de trabajo y reducir tareas manuales repetitivas.

El sistema utiliza flujos de trabajo configurables, reglas de negocio internas y herramientas de diseño low-code con las que es posible mapear procesos visualmente y automatizar acciones como enrutamiento, aprobaciones y notificaciones.

OnBase puede dirigir automáticamente sus documentos y tareas a los usuarios apropiados basándose en una lógica de negocio definida.

Si hay alguna irregularidad o información faltante, la herramienta señala este error para su revisión.

OnBase puede trabajar junto con herramientas de automatización robótica para manejar automáticamente el ingreso de datos o actualizaciones entre sistemas.

Gestión de Casos

OnBase ofrece una visualización centrada en casos, incluyendo todos los datos, documentos, comunicaciones y actividades relacionadas con un caso específico, consolidados en una única interfaz.

Por ejemplo, en un departamento de servicio al cliente, las interacciones, formularios y aprobaciones relacionadas con el pedido del cliente son accesibles en un solo lugar.

Puede realizar un seguimiento del progreso, visualizar los historiales de casos, gestionar plazos y definir escalamientos automáticos cuando un caso requiere atención inmediata.

La gestión de casos incluye un panel centralizado actualizado automáticamente, seguimiento de tareas y registro de actividades, y alertas y recordatorios automatizados.

Para crear su panel de gestión de casos puede usar plantillas de casos de diferentes departamentos.

Colaboración y Control de Documentos

La colaboración y el control de documentos incluyen el intercambio seguro, la coautoría y la gestión de versiones, donde un miembro del equipo puede editar el mismo documento (siempre que tenga los permisos adecuados).

OnBase ofrece control de versiones para garantizar que los usuarios trabajen siempre en la versión más reciente del documento, manteniendo un historial detallado de cambios anteriores en los registros de auditoría.

Las notificaciones integradas y las listas de tareas mantienen a los equipos alineados en cuanto a plazos, comentarios y aprobaciones.

Las funciones de seguridad, como los controles de acceso basados en roles (RBAC) y las pistas de auditoría, garantizan que todas las acciones colaborativas sean rastreadas y cumplan con los estándares corporativos y regulatorios.

Retención y Gestión de Registros

OnBase ofrece un sistema de retención y gestión de registros que administra todo el ciclo de vida del contenido de su empresa.

Una vez capturados los documentos, se etiquetan automáticamente con políticas de retención y metadatos según el tipo, departamento o requisitos regulatorios.

Esto facilita que cualquier persona busque cualquier documento sin necesidad de palabras clave específicas.

Con esta función, también puede programar la retención, el archivo o la eliminación automática de archivos. Esta automatización reduce los riesgos legales y garantiza el cumplimiento con estándares como GDPR e HIPAA.

Reseñas de Usuarios

Evaluación ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,4/5 | Capterra 4,3/5

La mayoría de los usuarios destaca que OnBase es fácil de usar y posee una interfaz intuitiva y amigable.

Sin embargo, hay muchos comentarios negativos que resaltan problemas de actualización y cuestiones técnicas, lo que indica que la solución puede ser útil si no necesita una automatización muy avanzada o no almacena volúmenes muy grandes de documentos o contenido en el ECM.

Los usuarios también observan que el precio puede aumentar rápidamente debido a los complementos, aunque muchos mencionan que funciones como Unity Forms valen la pena y funcionan bien con la tecnología OCR.

Algunos usuarios también observaron que, aunque OnBase ha crecido mucho en los últimos años y ha añadido muchas funciones avanzadas de automatización, se ha quedado atrás en la función más básica: el almacenamiento de documentos.

✔️ Pros

• Plataforma low-code para crear soluciones en lenguaje natural
• Retención de archivos automatizada
• Integraciones robustas
• Interfaz fácil de usar
• Captura de documentos a partir de correos electrónicos

✖️ Contras

• A diferencia de otros ECM como Dokmee, OnBase no permite comentarios y respuestas directamente en los documentos
• No posee implementación on-premise, por lo tanto, no es ideal para el gobierno y el sector jurídico. La solución en la nube es el principal problema señalado por los usuarios
• Actualizaciones lentas (principalmente con Microsoft)
• Controles de usuario muy dispersos
• Unity Forms no funciona en dispositivos móviles

Hyland OnBase vs Dokmee

Una alternativa a OnBase es Dokmee. Ambos son plataformas ECM que ofrecen automatización, flujos de trabajo y retención automatizada de archivos. Sin embargo, Dokmee mantiene el enfoque actualizado y protegido en la “gestión de contenido” y ofrece una profunda personalización en la organización y en los roles y permisos.

OnBase se posiciona como una plataforma ECM y de servicios de contenido completa, orientada a grandes empresas, sectores regulados y operaciones globales.

Ofrece amplias capacidades de captura de documentos (incluyendo OCR, ingesta multicanal y extracción de metadatos), extensos motores de flujo de trabajo y gestión de casos, herramientas de gobernanza y gestión de registros robustas y una fuerte integración con sistemas empresariales como ERP, CRM y aplicaciones específicas del sector.

Sin embargo, esta profundidad de funcionalidades tiene sus costos: una curva de aprendizaje más acentuada, necesidad de mayor esfuerzo de TI/configuración, periodo de implementación más largo y un costo relativamente más alto.

Además, OnBase solo puede hospedarse en la nube, mientras que Dokmee ofrece implementación híbrida para una transición más fácil o para quienes trabajan en sectores altamente regulados y necesitan una capa extra de seguridad.

Dokmee enfatiza la adopción del usuario, la agilidad en el retorno de la inversión y una implementación más sencilla.

Está diseñado para capturar, almacenar, buscar y gestionar documentos y contenidos de forma fluida, ofreciendo funciones de flujo de trabajo y retención con menos complejidad.

OnBase puede requerir meses de planificación, ajustes y capacitación antes de la implementación completa, especialmente cuando hay aplicaciones personalizadas. Dokmee generalmente proporciona un comienzo más rápido, permitiendo que las organizaciones implementen capacidades de gestión de documentos y flujos de trabajo de forma más ágil, con un menor costo operativo.

En resumen: si busca una implementación rápida, facilidad de uso, menor costo inicial y un retorno más rápido, entonces Dokmee puede ser la elección más pragmática.

¿Es Hyland OnBase ideal para usted?

OnBase es una plataforma de gestión de contenido empresarial muy completa.

Combina captura inteligente de datos, automatización de procesos low-code, gestión de casos e integración entre aplicaciones.

Es una buena opción si necesita unificar su estrategia de contenido con una colaboración de equipo eficaz.

OnBase ofrece un entorno escalable y seguro que evoluciona según las necesidades organizacionales.

Sin embargo, la configuración inicial y la personalización pueden ser complejas y no existe implementación on-premise, lo que lo hace inadecuado para sectores altamente regulados, como bufetes jurídicos o gobiernos.

Una alternativa sólida que tiene un fuerte enfoque en la gestión documental, retención automatizada, implementación flexible y colaboración es Dokmee.

Si está listo para probarlo, hable con el equipo ahora.