Tendances de la transformation numérique

L’un des plus grands défis lors de la gestion de documents sensibles est d’éviter tout risque de sécurité.

Mais comment faire ?

Simple : mettez en place une politique et un flux de travail solides pour la rétention de fichiers dans votre système de gestion documentaire.

Qu’est-ce que la rétention de fichiers ?

La rétention de fichiers est le processus par lequel vous stockez et gérez les documents d’entreprise tout au long de leur cycle de vie, depuis leur création, leur distribution, leur stockage jusqu’à leur archivage.

Ce processus vous permet d’accéder à vos documents à des fins opérationnelles, de conformité légale et de référence historique, jusqu’à leur suppression ou destruction.

Des exemples de documents conservés dans le cadre de la rétention incluent les dossiers des employés, les documents fiscaux, les dossiers médicaux, les contrats, les factures, etc. Comme vous pouvez l’imaginer, la plupart de ces documents sont sensibles et doivent respecter certaines réglementations telles que HIPAA, RGPD ou SOX, ou d’autres selon votre pays.

Pour être en conformité avec les réglementations de sécurité, vos documents doivent être conservés entre 3 et 7 ans, selon leur nature.

Il est donc essentiel de comprendre la nature de vos documents avant de définir votre politique de rétention.

Exemples par secteur :

Secteur	Durée de conservation
Entreprises générales	Environ 7 ans
Dossiers médicaux	7 à 10 ans pour les dossiers patients
	30 ans pour les documents de travail
Administration publique	Permanente pour les dossiers publics
	7 ans pour les dossiers du personnel
	+10 ans pour les litiges
Industrie manufacturière	+3 ans pour les journaux de maintenance
	7–10 ans pour les inspections
Immobilier	Permanent pour les titres de propriété
	7–10 ans pour les contrats et rapports

Politiques de rétention de fichiers

Les politiques de rétention déterminent combien de temps chaque type de document doit être conservé, puis archivé ou détruit.

Elles permettent aux organisations de respecter les exigences fédérales, régionales et sectorielles, tout en réduisant les coûts de stockage et les risques juridiques.

Une politique bien conçue définit les délais par catégorie de document, identifie les départements responsables, et spécifie des méthodes sécurisées d’élimination. Elle permet aussi d’éviter la sur-conservation, qui augmente les risques juridiques et de sécurité.

Vous pouvez également automatiser ces politiques — mais n’allons pas trop vite.

Directives de rétention par secteur

Les durées de conservation varient selon les secteurs et les documents.

Il est important de connaître les règles qui régissent votre domaine d’activité et le type de fichiers que vous gérez.

Voici 5 exemples de secteurs :

1. Industrie manufacturière

Les fabricants doivent conserver une documentation importante pour répondre aux normes de qualité et de responsabilité produit.

Des organismes comme la FDA, l’OSHA ou l’ISO exigent la conservation à long terme des dossiers de production, des résultats de tests et des rapports environnementaux. La durée dépend souvent de la durée de vie du produit.

2. Santé

Dans le secteur de la santé, la conservation des dossiers médicaux, des factures et des documents de conformité est essentielle.

La loi HIPAA impose des durées minimales aux États-Unis, mais chaque État peut avoir ses propres règles. Par exemple, les dossiers adultes sont conservés 10 ans, mais ceux des mineurs doivent être supprimés 10 ans après leurs 18 ans. Au Royaume-Uni, les dossiers adultes sont conservés 8 ans, et ceux des enfants jusqu’à leurs 25 ans.

Les prestataires doivent aussi tenir compte des litiges, des audits et des bonnes pratiques médicales.

3. Comptabilité et finance

Les services comptables doivent conserver les documents fiscaux et financiers conformément aux exigences de l’IRS et aux normes GAAP et SOX.

L’objectif est la traçabilité, la conformité légale et la transparence.

Certains documents, comme les rapports d’audit, sont conservés indéfiniment ; d’autres, comme les fiches de paie ou déclarations fiscales, doivent être conservés plusieurs années.

4. Secteur public et administration

Les administrations doivent respecter des normes strictes de conservation pour garantir la transparence et la confiance du public.

De nombreux documents, tels que les procès-verbaux ou ordonnances, sont conservés de façon permanente. La conformité à la FOIA (Freedom of Information Act) exige une documentation rigoureuse et des archives numériques pérennes.

5. Immobilier

Les professionnels de l’immobilier doivent conserver des contrats, baux, rapports d’inspection et déclarations réglementaires.

Ces documents ont souvent une valeur juridique, donc leur conservation doit suivre les obligations contractuelles et les réglementations du HUD, de la FHA ou des autorités locales.

Certains, comme les titres de propriété, doivent être conservés de manière permanente.

Bonnes pratiques pour la rétention de fichiers

Quelques conseils utiles pour configurer vos politiques :

• Utilisez des pistes d’audit pour suivre les accès, modifications et suppressions.

• Configurez l’archivage ou la suppression automatique en fonction du type de document.

• Classez les documents de manière cohérente.

• Mettez à jour régulièrement la politique avec l’aide de juristes ou archivistes certifiés.

• Formez le personnel à la gestion du cycle de vie documentaire.

• Utilisez un DMS sécurisé avec des fonctions d’automatisation intégrées.

Comment automatiser la rétention des fichiers avec Dokmee

Comme mentionné, chaque secteur a des durées et des normes spécifiques, rendant la gestion manuelle fastidieuse et sujette à erreurs.

Avec un DMS ou une plateforme ECM, vous pouvez configurer des flux de travail automatisés qui gèrent tout le cycle de vie des documents.

Ces workflows garantissent que les fichiers sont archivés ou supprimés de façon sécurisée à la fin de leur période de rétention — sans intervention manuelle.

Cela vous aide à rester conforme, à réduire les risques juridiques, et à garder un espace de travail numérique organisé.

Les workflows fonctionnent à partir de déclencheurs (triggers) : une fois une action réalisée, le processus se poursuit automatiquement.

Avec Dokmee, vous pouvez construire vos workflows de deux façons :

Constructeur graphique

Permet de créer des flux en connectant des nœuds représentant différentes actions.

C’est une interface intuitive de type « glisser-déposer ».

Constructeur logique (AND/OR)

Utilise des instructions conditionnelles, avec une logique booléenne.

Permet des automatisations complexes et très précises, mais requiert des notions en programmation.

Exemple 1 : Suppression automatique – service comptable

Supposons que le service comptable traite les déclarations fiscales annuelles.

Selon l’IRS, elles doivent être conservées 7 ans. Dans Dokmee, on crée une règle de rétention pour le dossier "Documents fiscaux".

Fonctionnement du workflow :

• Type de document : Déclaration fiscale

• Métadonnées : Type de document, année, date de dépôt

• Règle : Conserver 7 ans à partir de la date de dépôt

• Action : Marqué pour suppression automatique

• Étape de validation : Notification au responsable conformité

• Action finale : Si approuvé, suppression définitive + enregistrement dans l’audit trail

Cela évite la conservation inutile de données sensibles, réduit les risques juridiques et économise du stockage.

Exemple 2 : Archivage automatique – clinique médicale

Une clinique gère des milliers de dossiers patients.

Les dossiers adultes sont conservés entre 7 et 10 ans, mais peuvent être utiles pour la médecine ou le droit.

Au lieu de les supprimer, la clinique les archive.

Configuration du workflow dans Dokmee :

• Type : Dossier médical adulte

• Métadonnées : Nom du patient, date de dernière visite, type

• Règle : Inactif 8 ans après la dernière visite

• Action : Transfert automatique vers les archives

• Accès : Réservé au personnel médical senior et aux responsables conformité

• Historique : Accès et modifications enregistrés sans limite

Cela garantit la conformité HIPAA et permet un accès sécurisé sans encombrer les dossiers actifs.

Rétention de fichiers sécurisée avec Dokmee

Les outils de rétention de Dokmee assurent que vos documents soient stockés, gérés et supprimés en toute sécurité.

Avec des déclencheurs personnalisés, des révisions programmées et des actions sécurisées, vous pouvez automatiser entièrement la rétention.

Que vos documents doivent être supprimés pour des raisons juridiques ou archivés pour référence, l’automatisation garantit un processus cohérent, conforme et sans effort.

Vous pouvez également contacter l’équipe support de Dokmee pour des workflows complexes avec des déclencheurs avancés.