Comment garantir la sécurité de la gestion documentaire avec un DMS en 2026

Les deux principales causes de violations de données incluent l’erreur humaine et un stockage cloud incorrect ; elles peuvent entraîner jusqu’à 4 millions de dollars de pertes pour votre entreprise.

Mais si nous vous disions qu’il existe un moyen de protéger vos documents avec un seul outil ?

La sécurité de la gestion documentaire se résume à disposer de la meilleure défense : un système de gestion documentaire.

Qu’est-ce que la sécurité de la gestion documentaire ?

La gestion documentaire englobe toutes les politiques, technologies et contrôles que vous pouvez utiliser pour protéger vos documents dans votre système de stockage. Que vous utilisiez un stockage cloud ou sur site.

Son objectif principal est de garantir que l’information sensible reste confidentielle, exacte et accessible uniquement aux utilisateurs autorisés, tout en assurant la visibilité et la traçabilité de chaque action effectuée sur un document.

Dans les organisations passées d’un système papier ou d’outils cloud basiques, la sécurité documentaire est assurée par un DMS.

Un DMS sécurisé centralise les fichiers dans un environnement contrôlé et applique des mesures telles que l’authentification, le chiffrement, le contrôle d’accès, les pistes d’audit et les politiques de rétention. Cette approche réduit les risques liés aux serveurs non sécurisés, aux pièces jointes par email et aux plateformes de stockage isolées.

Pourquoi la protection de vos documents est-elle importante ?

Cela paraît évident, mais plus de 65 % des personnes utilisent encore un stockage cloud moyen pour enregistrer leurs données, y compris des informations sensibles.

Cependant, bien que ce soit pratique pour un usage personnel, il manque de sécurités avancées pour protéger l’ensemble de votre entreprise.

La protection des documents est cruciale car ils contiennent souvent des informations sensibles, confidentielles ou réglementées telles que des registres financiers, des contrats, des données d’employés, des informations sur les clients et des propriétés intellectuelles.

Une seule violation, une suppression accidentelle ou une divulgation non autorisée peuvent entraîner des pertes financières, des dommages à la réputation, des sanctions légales et une perte de confiance des clients.

Sans sécurité documentaire adéquate, vous risquez une augmentation des fuites de données et des violations de conformité. Les réglementations telles que le RGPD, HIPAA, SOX et les normes ISO imposent des exigences strictes sur le stockage, l’accès et la conservation des informations.

Ne pas protéger les documents peut entraîner des amendes, des litiges, des échecs d’audit et des interruptions d’activité. Au-delà de la conformité, une sécurité documentaire renforcée améliore l’efficacité interne en garantissant que les employés travaillent toujours avec des informations à jour, exactes et autorisées.

Comment sécuriser vos documents avec un DMS

Une plateforme DMS moderne offre plusieurs couches de sécurité pour protéger les documents au repos, en transit et tout au long de leur cycle de vie, de leur création à leur conservation puis leur élimination.

Parmi les fonctionnalités de sécurité d’un DMS :

• Authentification multifacteur

L’authentification multifacteur est l’une des protections les plus efficaces contre les accès non autorisés.

Elle exige des utilisateurs qu’ils vérifient leur identité via plusieurs facteurs, comme un mot de passe combiné à un code unique, une notification via une application mobile ou une vérification biométrique.

Même si les identifiants sont compromis, la double authentification réduit considérablement le risque qu’un attaquant accède à des documents sensibles. Si vous traitez des données financières, juridiques ou réglementées, la 2FA ou l’authentification multifacteur représente une base essentielle de la sécurité.

• Chiffrement (au repos et en transit)

Le chiffrement est une composante fondamentale de la sécurité documentaire.

Un DMS sécurisé chiffre les documents tant au repos (stockés dans le système) qu’en transit (lorsqu’ils sont téléchargés, partagés, envoyés).

Cela garantit que même si des données sont interceptées ou accédées sans autorisation, elles restent illisibles et inutilisables. Un chiffrement robuste protège les informations sensibles de l’entreprise, les données clients et la propriété intellectuelle tout en permettant la conformité aux normes et réglementations sur la protection des données.

• Rôles, permissions et contrôles d’accès

Les rôles et permissions constituent l’ossature du contrôle d’accès dans un DMS.

Avec un DMS, comme Dokmee, les administrateurs définissent précisément qui peut consulter, modifier, commenter, approuver, partager ou supprimer des documents selon le poste, le service ou la responsabilité.

Ce principe du moindre privilège réduit le risque d’exposition accidentelle et limite les conséquences des menaces internes.

Des permissions granulaires facilitent aussi la séparation des tâches, essentielle dans des secteurs réglementés comme la finance, la santé ou le juridique.

• Filigranes sur les documents

Les filigranes ajoutent un niveau de protection supplémentaire pour les documents partagés en interne ou en externe.

En intégrant des filigranes visibles, vous découragez efficacement la distribution non autorisée. Ceux-ci peuvent être constitués du nom de l’utilisateur, d’une adresse email, de la date ou du statut du document.

En cas de fuite d’un document, les filigranes permettent d’identifier l’origine de l’exposition, renforçant ainsi la responsabilité et la gestion sécurisée des documents.

• Annotations et signatures électroniques intégrées

Choisir un DMS avec annotations, signature électronique et édition intégrées assure une collaboration sécurisée et traçable.

Lorsque vous pouvez examiner, commenter, approuver et signer des documents directement sur la plateforme, chaque action est enregistrée automatiquement dans la piste d’audit du système.

Cela évite les échanges par email non sécurisés, réduit les confusions de versions et garantit que validations et signatures sont juridiquement opposables. La collaboration centralisée dans l’application limite également les allers-retours inutiles et empêche les documents d’être téléchargés, altérés ou stockés hors environnement contrôlé.

• Politiques automatiques de conservation et de suppression des fichiers

Les politiques automatiques de conservation des fichiers ajoutent une couche essentielle de sécurité et de conformité.

Un DMS moderne permet de définir la durée de conservation des documents selon leur type, les exigences réglementaires ou les politiques internes.

Les fichiers peuvent être automatiquement archivés, verrouillés ou supprimés de façon sécurisée une fois la période écoulée. Ceci réduit le risque de surconservation, limite l’exposition légale et garantit une application régulière des exigences de conformité sans recourir à des processus manuels.

• Pistes d’audit et journalisation des activités

Les pistes d’audit sont essentielles pour la sécurité, la transparence et la conformité documentaire.

Un DMS consigne automatiquement chaque action sur un document : dépôt, consultation, modification, commentaire, approbation, partage, signature ou suppression.

Chaque événement est tracé avec l’identité de l’utilisateur, la date, l’heure et la nature de l’action. Ces enregistrements immuables assurent une traçabilité claire, facilitent la conformité lors des audits, l’investigation en cas d’incident et la responsabilisation des équipes.

5 bonnes pratiques pour la sécurité de la gestion documentaire

Bien qu’un DMS intègre de nombreuses fonctionnalités de sécurité, quelques actions restent nécessaires pour garantir que votre DMS soit à la fois sécurisé et efficace.

1. Définir une stratégie de gouvernance

Toute bonne stratégie de sécurité documentaire commence par la gouvernance.

Vous devez établir des politiques claires de gestion documentaire définissant la création, la classification, le partage, la conservation et la suppression des documents.

La gouvernance fournit un cadre décisionnel cohérent et permet d’assurer l’alignement entre les mesures de sécurité, l’activité et les exigences réglementaires.

2. Définir clairement les rôles et responsabilités

En cartographiant les rôles à l’avance, vous facilitez la mise en place des contrôles d’accès et évitez la surexposition des utilisateurs. Cette approche préventive réduit les failles lors du déploiement et de l’intégration des utilisateurs.

3. Examiner régulièrement les pistes d’audit

Les journaux d’audit offrent la visibilité sur qui a accédé à quels documents, quelles actions ont été réalisées et quand celles-ci ont eu lieu. Les examens réguliers permettent de détecter des comportements inhabituels, d’identifier précocement les problèmes de conformité et d’appuyer les audits internes ou externes.

De plus, en cas de fuite, vous saurez immédiatement quand elle a eu lieu sans devoir éplucher d’interminables historiques pour identifier l’origine du problème.

4. Standardiser les pratiques de collaboration

Vous vous assurerez que les documents sont partagés via des liens DMS contrôlés, et non comme pièces jointes d’emails ou téléchargements non sécurisés.

Former les employés à la manipulation sécurisée des documents et renforcer les bonnes pratiques permet de réduire l’erreur humaine, qui reste l’une des principales causes des violations de données.

5. Évaluer et mettre à jour continuellement les mesures de sécurité

À mesure que les menaces évoluent et que les besoins de l’entreprise changent, les politiques de sécurité, les permissions et la configuration des systèmes doivent être révisées pour maintenir un niveau optimal de protection.

Sécurisez vos documents avec Dokmee

Dokmee a été conçu autour de la sécurité documentaire, offrant toutes les fonctionnalités nécessaires à la protection des informations sensibles tout en favorisant une collaboration efficace.

La plateforme propose des options robustes d’authentification, y compris un contrôle d’accès basé sur les rôles, garantissant que les utilisateurs ne consultent et manipulent que les documents correspondant à leurs responsabilités.

Les documents stockés dans Dokmee sont protégés via le chiffrement, le stockage sécurisé et l’accès contrôlé, réduisant les risques d’exposition non autorisée. Les pistes d’audit détaillées permettent de tracer chaque action, de la consultation à la suppression, en passant par l’approbation ou l’édition, assurant transparence et conformité.

Dokmee renforce également la sécurité grâce à l’indexation et à la capture avancée des documents, garantissant une classification précise dès leur entrée dans le système.

Le contrôle de version intégré évite la perte d’informations et permet aux équipes de travailler sur la bonne version. Les annotations, approbations et signatures électroniques en application garantissent des échanges collaboratifs sécurisés et totalement traçables, éliminant les échanges non contrôlés.

D’autres fonctionnalités telles que les politiques de rétention, la gestion du cycle de vie des fichiers, le filigrane et le partage basé sur les permissions, permettent de garder une maîtrise durable sur vos documents tout en respectant les exigences réglementaires.

La solution est en outre entièrement personnalisable pour s’adapter parfaitement à vos besoins et à votre organisation.

Donc si vous souhaitez renforcer la sécurité de votre gestion documentaire, réservez votre démo gratuite dès aujourd’hui.