Votre système de gestion documentaire sur papier a probablement été adéquat jusqu’à présent.

Mais il y a quelques faits que vous ignorez peut-être.

• Pour chaque dollar dépensé en impression, vous dépensez 9 à 15 $ pour sa gestion
• 45 % du papier de bureau est jeté presque immédiatement
• L’employé moyen gaspille 10 000 feuilles de papier chaque année
• Le papier représente 70 % du total des déchets de bureau
• Par an, chaque employé gaspille environ 50 000 litres d’eau à cause de la production de papier
• 42 % de la récolte industrielle de bois est consacrée à la production de papier

Comment résoudre ce problème ? Avec un système de gestion documentaire sans papier.

Qu’est-ce que la gestion documentaire sans papier ?

La gestion documentaire sans papier consiste à utiliser des logiciels ou du matériel pour gérer l’ensemble du contenu de votre entreprise, de sa création à sa suppression.

Le meilleur outil pour la gestion documentaire sans papier est une GED (DMS) : une plateforme conçue pour stocker, capturer et gérer vos documents.

Avec une GED, vous pouvez stocker des fichiers en toute sécurité, les retrouver instantanément grâce à la recherche, contrôler l’accès avec des autorisations et automatiser des processus tels que les approbations et l’acheminement des documents.

Au lieu d’avoir des armoires de classement interminables et des flux de travail manuels, vos équipes peuvent mettre en place des flux de travail automatisés et récupérer le bon document au bon moment, peu importe où elles se trouvent.

Un logiciel plus avancé (mais très similaire) que vous pouvez choisir pour votre bureau numérique est un ECM.

La gestion du contenu d’entreprise (ECM) est un cadre plus large car il gère tous les types de contenu, y compris les e-mails, les médias, le contenu Web, etc. Il dispose également généralement de fonctionnalités plus avancées, notamment l’automatisation.

Qu’est-ce qu’un bureau sans papier ?

Un bureau sans papier est plus qu’une simple armoire à fichiers numérique où vos documents sont stockés ; c’est un environnement entièrement intégré où les documents, les données et les flux de travail circulent de manière transparente d’un système à l’autre.

En pratique, cela signifie connecter une GED aux outils de gestion de votre parc informatique, notamment les plateformes CRM, les logiciels de comptabilité, les systèmes de communication, et plus encore.

La véritable valeur réside dans la manière dont ces outils fonctionnent ensemble.

Lorsqu’un contrat est stocké dans la GED, il doit être automatiquement lié au dossier client correspondant dans le CRM, ce qui évite les doublons et conserve les informations pertinentes en un seul endroit.

Sans intégrations appropriées, la plupart des organisations finissent souvent par disposer d’un ensemble d’outils déconnectés qui créent de nouveaux problèmes au lieu de résoudre ceux qui existent déjà.

Prenez par exemple une agence d’assurance. Un cas unique d’accident de voiture impliquera de consulter la police et la réclamation du client, les rapports d’incident, les dossiers médicaux, les rapports de police, les estimations de réparation, puis de procéder aux paiements qui impliquent également des dossiers de conformité.

Dans un système papier, ces documents peuvent se trouver dans différents classeurs ou boîtes de réception d’e-mails. C’est le chaos.

Un système de gestion documentaire sans papier permet à l’agence d’assurance de numériser tous les documents et de les extraire des boîtes de réception d’e-mails à l’aide de la technologie OCR pour les indexer et les classer automatiquement dans le dossier du client approprié, d’où ils pourront ensuite être facilement consultés pour la résolution.

Les avantages du passage au numérique

Le passage de votre entreprise à un système de gestion documentaire sans papier vous garantit de pouvoir retrouver tous vos documents en un clin d’œil grâce à l’indexation intelligente.

Bien qu’il existe de nombreux autres avantages que vous devriez prendre en compte :

• Impact environnemental

L’utilisation du papier cause la perte de 4 milliards d’arbres chaque année. Les entreprises se développent et la quantité de documents nécessaires pour chaque activité augmente de manière exponentielle.

Les bureaux sans papier aident votre organisation à réduire son empreinte carbone et à soutenir la durabilité.

Gardez à l’esprit que cela vous aidera également à rester en conformité avec les lois environnementales telles que l’EUDR en Europe ou le Paper Reduction Act et l’EPR aux États-Unis.

• Économies de coûts

Le papier en lui-même peut sembler bon marché, mais le coût total des systèmes papier s’accumule rapidement.

L’impression, le stockage physique, l’infrastructure de classement et la main-d’œuvre nécessaire pour gérer le tout sont des dépenses opérationnelles continues.

Par exemple, une petite entreprise pourrait dépenser près de 9 000 $ par an en impression, en maintenance du matériel, en main-d’œuvre pour le classement et en stockage physique.

La mise en œuvre d’une GED sans papier peut réduire ce coût à 2 000 $ par an.

• Meilleure collaboration entre les différents départements

Avec une GED, les membres concernés de l’équipe peuvent accéder aux documents, les modifier et les commenter n’importe quand et n’importe où.

Cela a augmenté la collaboration d’équipe de 45 %, car les documents ne sont plus bloqués sur le bureau de quelqu’un en attente de révision.

Avec une GED, vous recevez une notification et pouvez accéder au document immédiatement.

• Automatisation des flux de travail

Les approbations, l’acheminement des documents et les notifications peuvent tous être gérés automatiquement, réduisant ainsi les efforts manuels et les retards.

Le résultat est des processus plus rapides et des résultats plus cohérents.

• Conformité et sécurité renforcées

Les documents physiques sont vulnérables à la perte, aux dommages et aux accès non autorisés.

Avec une GED, vous pouvez attribuer des rôles et des autorisations personnalisés pour décider qui a accès à chaque document et ce qu’il peut en faire. Par exemple, consultation uniquement, édition, partage ou partage avec des filigranes personnalisés.

De plus, la plupart des plateformes de GED intègrent également des pistes d’audit et un cryptage pour garantir que vos documents sont à l’abri de failles de sécurité dangereuses.

Comment passer au sans papier en 5 étapes

La numérisation des documents peut sembler représenter beaucoup de travail et, dans de nombreux cas, c’est la raison pour laquelle les organisations s’en tiennent à des systèmes papier obsolètes.

Cependant, si vous savez comment faire et suivez un processus structuré, vous pouvez migrer tous vos documents efficacement. Surtout si la plateforme que vous avez choisie intègre l’IA pour rendre des processus comme l’indexation précis et rapides !

Étape 1. Auditez vos documents existants

Commencez par identifier les types de documents utilisés par votre organisation, par exemple les contrats, les factures, les formulaires, etc., et la fréquence d’accès à chacun d’entre eux.

Classez-les par importance et par utilisation afin de pouvoir prioriser ce qui doit être numérisé en premier.

À ce stade, il est important d’avoir une gouvernance documentaire en place afin que toutes les catégories de documents suivent les mêmes normes, surtout si vous allez sous-traiter la tâche ou embaucher des intérimaires pour le faire.

Étape 2. Choisissez le bon logiciel

Une fois que vous aurez une idée claire de la quantité et des types de documents que vous gérez, vous aurez une vision précise du type de logiciel dont vous aurez besoin.

Par exemple, vous pouvez choisir entre GED et ECM, décider si vous avez besoin de plus de gestion de tâches ou de stockage de documents, de l’importance que doit avoir l’automatisation et si vous avez besoin d’un déploiement hybride ou si le cloud suffira.

Vous devrez également évaluer votre parc d’outils actuel pour vous assurer que votre nouveau système de gestion documentaire peut s’intégrer à tous les outils afin de ne pas avoir à tout changer.

Si vous êtes prêt à commencer votre processus de recherche, réservez une démonstration gratuite avec Dokmee et voyez comment il peut vous aider ou consultez les 10 meilleures plateformes de GED.

Étape 3. Numérisez vos documents

C’est là que la magie commence.

Mettez en place une ligne de numérisation avec des préparateurs de documents et des scanners pour que le processus se déroule sans heurts et que vous puissiez atteindre un taux efficace de 12 000 à 15 000 pages par jour.

Numérisez les documents physiques et utilisez la technologie OCR pour les convertir en fichiers numériques consultables.

L’OCR permet ensuite d’effectuer des recherches dans les documents et d’ajouter autant de champs d’indexation que vous le jugerez nécessaire.

La plupart des organisations gèrent cela en deux phases : la numérisation en masse des dossiers existants, puis un processus pour les nouveaux documents en cours.

4. Organisez avec des métadonnées

Plutôt que de reproduire des structures de dossiers, appuyez-vous sur le marquage par métadonnées, en attribuant des attributs tels que le nom du client, le type de document et la date.

Cela crée un moyen plus flexible et plus efficace de récupérer des informations. Des conventions de dénomination cohérentes aident à maintenir l’ordre à mesure que le système se développe.

5. Créez des flux de travail automatisés

C’est ici que toute la valeur d’un système sans papier prend vie.

Les documents peuvent être automatiquement acheminés pour approbation, des notifications déclenchées lorsqu’une action est nécessaire, et le contrôle de version garantit que les équipes travaillent toujours à partir du fichier le plus récent.

Ces automatisations vous apporteront tous les avantages d’un système de gestion documentaire sans papier.

Combien coûte le passage au sans papier ?

Le coût dépendra en grande partie de la taille de votre arriéré de documents et de votre entreprise.

La plupart des organisations ne tiennent compte que des coûts initiaux et ignorent complètement le retour sur investissement. Et oui, parfois le processus de migration peut être coûteux.

Le coût total de la migration couvre la préparation des documents, la numérisation, l’indexation, le contrôle qualité et la livraison dans le système cible. Le montant que vous dépensez dépend fortement du fait que vous gérez ce processus en interne ou que vous le confiez à un prestataire de services.

L’externalisation peut sembler être la voie la plus simple, mais elle a un prix élevé.

Les prestataires de services facturent généralement entre 7 et 20 centimes et plus par page, et cette fourchette a tendance à augmenter car moins de prestataires opèrent sur le marché.

Pour un projet de 300 000 pages, cela se traduit par une facture totale de 36 000 $ à 60 000 $. À ces tarifs, l’indexation est souvent limitée à seulement 2 ou 3 champs de métadonnées, ce qui rend l’archive résultante peu consultable et difficile à adapter.

En revanche, la gestion de la numérisation en interne peut ramener les coûts à environ 2,5 à 4,5 centimes par page. Une équipe de deux personnes chargées de la préparation des documents (à environ 12 $/heure chacune) et d’un opérateur de numérisation (à environ 18 $/heure) revient à environ 6 720 $ par mois.

L’ajout de l’indexation manuelle porte le chiffre mensuel à environ 6 900 $, auxquels s’ajoutent les coûts d’équipement si de nouveaux scanners sont nécessaires, ce qui porte une production mensuelle de 300 000 pages à environ 10 000 $ au total, soit environ 3,3 centimes par page.

Le principal facteur de différenciation entre ces deux modèles est l’indexation.

Les prestataires externes limitent systématiquement les champs d’indexation à 2 ou 3 par document et facturent davantage à mesure que la complexité augmente. Les équipes internes utilisant un logiciel de capture assisté par IA peuvent remplir automatiquement 10 champs de métadonnées ou plus par document, avec RPA gérant 150 000 documents pour seulement 3 000 $, quelle que soit la profondeur de l’indexation.

C’est ce niveau de richesse des métadonnées qui rend une GED véritablement utile plutôt qu’un simple stockage numérique.

Pour calculer le retour sur investissement de votre cas spécifique, utilisez ce calculateur :

Avez-vous besoin d’un bureau sans papier ?

En résumé, oui.

La gestion documentaire sans papier est une décision stratégique qui aura un impact direct sur votre efficacité, vos dépenses et votre durabilité.

La bonne GED servira de base au succès de toute votre stratégie sans papier. Recherchez une solution facile à utiliser, hautement consultable, capable d’automatiser les flux de travail et de s’intégrer aux autres outils de votre pile technologique.

Dokmee offre une solution complète de GED et d’ECM avec un OCR avancé, l’automatisation des flux de travail, de fortes capacités d’intégration et une automatisation croissante.

Il est conçu pour s’adapter aux besoins des entreprises, ce qui en fait un choix pratique dans tous les secteurs, notamment l’assurance, la santé, la finance, le gouvernement, et plus encore. Réservez votre démonstration gratuite dès maintenant.